6割の企業が活用できていない「日報」のある“共通点”　ビジネスチャンスを広げる、3つの日報活用術

日報に感じる「強制感」や「やらされ感」

望月翔太氏：「価値のある日報とは？　上位3パーセントだけが知っている効果的な日報の活用術」について、株式会社サンロフトの望月より紹介させていただきます。

今回のアジェンダになります。1.日報に対する考え、2.活用されない日報の特徴、3.上位3パーセントだけが知っている日報活用術、4.日報定着のコツ、5.nanotyのご紹介。このような流れで紹介させていただきます。

まず、「日報に対する考え」ですけれども、みなさまの会社では日報を付けておりますでしょうか。なぜ日報を導入するのか、目的はさまざまですけれども、概ねこちらに挙がっている内容が含まれているのではないでしょうか。

3つ挙げさせていただきました。「作業の進捗状況、状況把握のために日報を付けている」「課題の早期発見のために日報を付けている」「月次業務に必要な情報をまとめるため」。大きく分けて、このような理由で日報を付けている会社が多いのではないでしょうか。

では次に、こちらのスライドで日報のイメージについて紹介したいと思います。日報に対するイメージを、一般社員と経営者で分けてみました。イベントに出店した時、来場いただいたお客さまに私たちでヒアリングをさせていただいているんですけれども、だいたいがネガティブな回答で返ってきました。

こちらに一般社員と経営者・管理職と分けていますけれども、一般社員の場合は「書くのが面倒くさいよ」とか、「書いていても見てもらえないよ」とか、「何のために書いているのかわからないよ」という意見をよくいただきます。

経営者・管理職に関しては、「業務の進捗を確認したり、すべての社員の日報を読むのが大変だよ」とか、「毎日は読んでいないですね」という意見をいただいております。

青く囲っている部分に特に多かったキーワードを出しております。みなさま日報に対して「強制感」であったり「やらされ感」というような、「ネガティブなイメージが強い」といった印象を持たれているようです。

6割の企業が、日報をうまく活用できていない

日報の活用に関する統計も紹介したいと思います。こちら、「効果的に日報を活用できているかどうか」という統計を円グラフで出しております。全体の6割は「日報の活用があまりうまくできていないよ」という回答になっております。

先ほど、「イベント会場でヒアリングした中でも、ネガティブな回答が多いですよ」とお話させていただきましたけれども、実際に6割の企業は日報がうまく活用ができていないという結果が、統計からも出てきております。逆に4割の企業に関しては効果的に活用できたり、中には「非常に効果的に活用できている」と回答している企業もいらっしゃいます。

6割の方が「活用できていない」と回答されておりましたけれども、活用されない日報の特徴をまとめてみました。

チェックシートに特徴を書き出してあります。みなさまも、自分の会社はいくつチェックが入るのか、試していただければと思います。チェック数が多ければ多いほど、うまく活用されていない日報になっている可能性があります。ぜひ今付けている日報はどんなものか、確認してみてください。

活用されない日報の特徴は「一方通行」

この特徴をさらにまとめたものがこちらになります。「社内の日報体制がこんなかたちになっていませんか？」ということで書かせていただきました。

管理体制のイメージとなりますけれども、部下から上司に日報を提出して、何もフィードバックがされていない状態のことを、私たちは「一方通行型の日報」と呼んでおります。社員が日報を提出しても特にリアクションを返すことなく、ただただ提出することだけを目的に日報を付けているものになります。

この日報体制の傾向としては、提出率がだんだん下がってきてしまったりですとか、あとは周りの社員がどんな仕事をしているのかをなかなか共有ができずに、実際にその情報を持っているのは上司だけになってしまうことが、課題として挙がってきます。みなさまの会社ではこのような日報管理体制になっていないか、今一度確認いただければと思います。

上位3パーセントの企業が実施している、効果の出せる日報

先ほどの統計結果の中でも、3パーセントの企業は「非常に効果的に活用されている」と回答しております。では、どのように日報を活用しているのか、活用術を紹介していきたいと思います。

先ほどの一方通行型の日報とは異なる、双方型の日報になるんですけれども、それぞれ目的別に紹介していきたいと思います。

まず1つ目ですけれども、社内課題を社員全員で解決させる日報。先ほどの一方通行型とは異なり、一般社員の方が日報を上げた時に、きちんと管理職とか経営層の方たちがリアクションとして返してあげる。そんな体制が作られている日報体制になります。

主な運用の流れとしては、一般社員の方に現場の課題の見える化、解決策の提案をしていただきます。それに対して、管理職、経営者の方たちが日報でコメントを返します。併せてその解決策を元に、課題解決に向けて実際に社内で取り組んでいくところがポイントとなってきます。

実際に取り組んだ結果どのような効果が出たのかを、社員全員に共有することも大事なポイントとなってきます。これを繰り返していくことで、この日報の効果としては、改善ポイントを現場から挙げてそれの解決に導くことで、「業務の効率化」「業績の向上」が生まれてきます。

併せて、日々の日報の中で、一般社員の方たちが現場のさまざまな課題を探しながら、解決策を考えるといった意味で、自律型社員の育成の部分にもつながっていきます。

日報で、ビジネスチャンスを発掘できる？

では次に2つ目ですけれども、新たなビジネスチャンスを発掘する日報になります。特にチェーン展開されている企業とか、あとはメーカーさんで効果の出せる運用になると考えております。こちらは共有型となりますので、上司と部下だけではなくて、一般社員の方たちにも日報を共有するようなスタイルとなっております。

運用の流れとしましては、まず社員がそれぞれ日報を書きます。その日報の中で現場の意見として、お客さまの声とか、成功体験、失敗体験みたいなものも共有していただきます。それを他の社員も見られますので、それぞれの社員が経験した成功体験であったり、失敗談を把握することで、他の社員も自分の学びに変えて、日々の業務に落とし込めるようになります。

あとは、経営層の方たちも、けっこう大きな企業になってくると、現場の声を吸い上げるのがなかなか大変になってしまうかと思います。そういった時にも、現場の声を日報から吸い上げることで、新しい事業の展開であったり、今の既存事業の強化、商品開発といったところにもつなげていけるようになります。

こちらの効果としては、先ほどと同じく「業績向上」もそうですが、新しい情報収集ルートを確保するところも出てきます。あとはノウハウ共有による社員の育成速度のアップも見込めるようになってきます。

ビジネスパーソンに必要な能力が、日報で身につく

3つ目ですね。こちらは少し変わっていまして、今までは業務を報告するタイプの日報を紹介してきましたけれども、社員が成長するための日報を付けている会社さんもいらっしゃいます。こちらが新しいタイプの日報活用術になりまして、自分のために1日の振り返りをまとめる日報を付けるという運用をされております。

運用の流れとしては、1日の振り返り、働いてきた中での「気付き」をまとめる日報となります。あくまでも「自分のための日報」という管理になってきます。自分の1日の仕事を俯瞰してみて、どういった反省点があったのかを振り返り、気付き、まとめていくところが、「メタ認知能力の強化」につながっていきます。

そこでメタ認知した気付きを改善する方法を自分の中で考え、まとめていくことが「論理的思考」になります。最後に、考えた改善案をどのように伝えていくか。社内でまとめて、伝えていくところが大事なポイントになってきます。そのまとめていく力が「言語化能力」というかたちです。

ビジネスパーソンに必要な基礎能力であるこの3つの能力が、日々の日報の中から身に付くところが、大きな効果、特徴となっております。

あとは、社員がそれぞれ、自分の仕事の振り返りをしながら毎日日報を付けていきますので、社員の働き方に変化が起きたり、自律型の社員も育つようになります。

日報を定着させる5つのコツ

日報の活用術を3つ紹介しましたけれども、真似してすぐに効果が出るものではなく、社員に定着させていく必要があります。そちらのコツを5つにまとめましたので、紹介させていただきます。

1つ目が、「日報の目的や書き方を社員全員に理解させる」こと。社員全員が納得して日報を書くことが大事になります。活用されない日報の特徴でも説明した通り、一方通行型にならないように注意していく必要があります。

2つ目が、「日報の導入範囲を決める」ということ。従業員の数が多くなればなるほど、全社一斉導入よりは、ある程度部門や社員を絞って運用していくことが大事となります。その中で出た課題を確認しながら、全社員に広げていくことが、定着の速度を速めていくことにつながります。

そして3つ目ですね。「日報へのフィードバック」ということで、こちらも一方通行型のところで紹介させていただきましたけども、運用は書き手と読み手、両方がしっかりと日報に関わっていくことが大事になってきます。

4つ目に「長所伸展」と書かせていただきました。日報では部下の粗探しをするのではなく、社員のいいところを見つけて伸ばしていくこと。日報の中にはけっこう課題も含まれていますけれども、あくまでもダメ出しをするのではなくて、社員のいいところを伸ばしていくところとして活用していきましょう。

最後に5つ目ですね。「日報は1日にしてならず」ということで、日報を定着させる中で一番重要なものになります。日報は、導入したその日から効果が実感できるものではありません。ダイエットとか筋トレとかされている方たちはおわかりかと思うんですけれども、1日筋トレをやったからといって体重が落ちる、筋肉が付くというわけではありません。日報もそれと同じになります。

半年とか1年といった中長期的なスパンで、社員に定着させていく必要があります。中長期になるからこそ、今まで説明してきた日報を導入する目的ですね。こちらが明確化していないと、何のために日報を付けていたのかがなかなか振り返られなくなってしまいます。あくまでも目的は明確化した上で、中長期スパンで日報を運用していくことをきちんと考えていきましょう。

大事なのは、社員と経営層が一体となって日報に取り組むこと

それでは本日のまとめとなります。日報を導入している6割の方たちが、効果を実感できていないという統計結果が出ておりました。その中でも「活用されない日報」として、一方通行型の日報を紹介させていただきました。部下が上司に提出する一方通行型の日報が、効果がなかなか見られない日報として最近多く挙がっております。