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事業拡大に伴う成長痛をどう乗り越えるか? 業務効率化を叶えたkintone活用術

事業拡大に伴う成長痛をどう乗り越えるか? 業務効率化を叶えたkintone活用術

2018年4月11日、Zepp名古屋にて、「kintone hive nagoya vol.2」が開催されました。kintone hiveは、日頃から業務でkintoneを活用しているユーザーが一堂に会し、さまざまな業務改善プロジェクトの成功の秘訣を共有する場です。本パートでは、東京・名古屋でITコンサルティング、プロモーション事業を展開する株式会社ミライクの越村氏が登壇。事業拡大に伴ってどうしても増えてしまう負荷を、業務効率化で乗り越える方法を紹介しました。

(提供:サイボウズ株式会社)

シリーズ
kintone hive > kintone hive nagoya vol.2 > kintoneで変わること、叶うこと。
2018年4月11日のログ
スピーカー
株式会社ミライク 経営企画室 室長 越村泰典 氏
サイボウズ株式会社 kintone プロダクトマネージャー 伊佐政隆 氏

株式会社ミライクの越村氏が登壇

越村泰典氏(以下、越村) みなさん、こんにちは。株式会社ミライクの越村と申します。弊社がkintoneの運用をするうえで、実際に変わったこと、叶ったこと、そして、今後もっと叶えたいと思っていることを、本日お話させていただこうと思います。本日はよろしくお願いいたします。 (会場拍手) 越村 まず当社の概要になるんですが、弊社、株式会社ミライクと申しまして、2011年12月に創業しました。今年で7年目になります。主な事業軸としまして、ITコンサルティング事業、Webコンサルティング事業、そして、プロモーション事業を行っております。 次に、私の簡単な自己紹介をさせてください。改めまして、私、越村泰典と申します。年齢は33歳で、名古屋出身で名古屋育ちです。ここに経営企画室とか、創業メンバーとか、ちょっとえらそうに書いてあるんですけれども、弊社はまだまだ未熟な会社です。この後ご紹介させていただきます、弊社で行っている事業の立ち上げから推進・運営を、実際に現場に立って行っている人間です。 そのうえで、弊社が実際にkintoneで運用している事業について、ご紹介させていただこうと思います。 写真にあるように、私は本当にそれぞれの事業で現場に立っておりまして、真ん中の写真はイベントスタッフとして立ってたり、カフェではランチのピークタイムに実際にフライパンを振るって、パスタをつくったりしてます。この後登壇されるみなさんとか、伊佐さんに事前打ち合わせで来ていただいたのが、当店になります。 この後、弊社の事業紹介から、その中で出てきた課題と、それをどのように解決してきたかをお話させていただこうと思います。 ただその前に、今日このkintone hiveにお集まりいただいたみなさまは、すでにkintoneをご利用されていらっしゃったりして、「もっともっといい運用の仕方はないか?」とか、「もっとヒントはないか?」ということで、ご来場していただいていると思います。じゃあ、私は今、何のためにここに立っているんでしょうか? もちろん弊社の事業のご紹介をしたうえで、kintoneの運用方法のご紹介もさせていただくんですけれども、今回の登壇のきっかけになったのが、弊社の代表に「いい勉強になるから、ちょっとやってこいよ」と言われたことで、今回ここに立つことになりました。

ITコンサルティングとプロモーション事業を展開

ただ、こういった資料作成ですとか(プレゼンの)練習、ましてや当日ここに立ってるこの緊張感は、勉強と一言で片付けるにはあんまりに過酷な状況じゃないかなと、僕自身今思ってます。 この後、弊社の各事業をご紹介させていただくんですけれども、その中で少しでもご興味を持っていただいた方いらっしゃいましたら、本日、私いつもよりも多くの名刺を持ってきてます。ぜひお気軽に、この後お声がけしていただければと思います。じゃあ、弊社の事業の紹介から簡単にさせていただこうと思ってます。 弊社のITコンサルティング事業部では、東海地区の中小企業向けに、ネットワーク環境の構築、また、それに付随するネットワーク製品の販売やシステム開発を行っております。
とくにお客さまに強く訴求しているのが、パソコンでの業務改善、または、それにまつわる保守やサポートといったものになります。
お客さまにパソコンの業務改善を提案する中で、まず大事になってくるのが、「そのお客さま先のスタッフさんがパソコンで、どんな内容で、どんなものを使っているのか?」。そして、「そのパソコンの使い方は、どんな時間に、どれだけのボリュームで使っているのか?」。 また、「その使っている内容は、どんなファイルにアクセスをして、さらに閲覧をし、編集をしているのか?」。こういったものをログ解析のログ管理の機能を使いまして、分析・収集を行っております。 では次に、弊社のプロモーション事業をご紹介させていただきます。弊社のプロモーション事業は、約2年前に創業して5年目の年に発足しました。この際に、今までITの事業を通じて、東海地区で約500社のお客さまとお取引をさせていただきました。 ただ、そんな500社のお客さまの中に、やっぱり非常にすごくいい商品を持ってる方だとか、サービスまたはノウハウといったものを持っているお客様も非常に多くございました。 そんな中で、弊社は今までパソコンを通じて、お客さまの業務改善をすることで、利益を守るお手伝いをしていたんですけれども、弊社の次のステップとして、そういったいい商品やいいサービスを持っているお客さまの利益をつくる、もっともっと伸ばすというところに従事できないかということで、プロモーション事業を発足させていただきました。ちょっと簡単に、弊社のプロモーション事業の一例をご紹介させていただきます。

毎日の勉強会で社員のモチベーションが低下

愛知県は日進市にございます牧場施設の愛知牧場さんというところで、閑散期である冬季の集客プロモーションをご依頼されました。そこで弊社が企画・実施したのが、幼稚園児や小学生を対象とした、牧場のお仕事体験です。 そこで先ほどご説明した、弊社のITやWebの事業部とも連携しながら、お客さまのこういった予約画面であるとか、予約の管理画面から、さらにその顧客情報まで一括管理できるシステムを構築させていただきました。 おかげさまで、今のところ一応3回の開催をしてるんですけれども、その実績として約1,600名のお子さまに参加していただきました。今回は対象が非常に小さなお子さまですので、同伴されるお父さんやお母さんも含めて、延べ約3,000名の集客に成功しました。 ただ、いろいろな事業を推進する中で、当然現場単位でいろんな課題が出てきました。弊社のITコンサルティングは、パソコンさえあればどんな企業も対象のクライアントになります。そうすると、お客さま先の業種やご要望も非常に多岐にわたります。 弊社がお客さまに業務改善をご提案するうえで、お客さまの業務内容・業務フローを把握することが、非常に大事になってきます。そうすると、各営業マンごとに得意な業種、不得意な業種というのが出てきました。 例えば今のスライドに出てるAさんであれば、建設業だとか不動産業のお客さんが得意だよ、Bさんは商店や飲食店が得意だよ、Cくんにいたっては運送業のお客さんばっかり訪問してるよと、営業マンの訪問先に非常に偏りが出てくるようになりました。 ここで、弊社はまず改善策として、そういった業務内容を共有するために、勉強会を開きました。また、私どもが扱っているIT商材は、日々目まぐるしくやっぱり業界が変わってきますので、そういった商材知識だとかトレンド、また、いろんなお客さまからお問い合わせいただく内容の共有をするために、毎日毎日勉強会を繰り返しました。 そして、勉強会をしてもなお、こういった課題がさらに出てきました。営業先から帰ってきて、Excelの打ち込み作業があるよ。お客さまからの問い合わせに対応したいんだけれども、履歴を探すのが大変だよ。また、そういった情報を共有するのに非常に時間がかかる。 こういったものが課題として挙げられてきまして、そのうえで、どんどんどんどん、勉強会もやりながら、こういった事務処理もやりながらということで、退社時間がどんどんどんどん遅くなっていって、社員のモチベーションがどんどん下がっていってしまいました。

提案精度が上がり、成約率と顧客満足度がアップ

そこで出会ったのが、kintoneというサービスです。弊社と同じフロアで働くビジネスパートナーであるウィルビジョンさんという、kintoneのサービスをカスタマイズしている会社さんからご紹介していただいて、kintoneというすばらしいプラットフォームに出会うことができました。 ただウイルビジョンさんからは、「どんないいサービスも顧客情報や問い合わせ内容を、こまめに地道に入力することが大事だよ」というふうに言われました。なので、弊社はまずそういったところを入力するところから、徹底してやってきました。 そこから今まで挙げた業務のうえでの課題をどう改善したかという、具体例をご紹介させていただきます。 まず顧客管理。弊社の今までの顧客管理は、担当者がそれぞれExcelで顧客シートを作っていました。そして、外回りの営業マンが外から確認ができるように、ファイルサーバーを設けて、さらにVPN接続をして、外からスマホで確認をしたり、ノートパソコンで確認をしたりということで、運用をしていました。 ただそんな中でも、例えば弊社の営業マンがこの駅の近辺にいて、ちょっと時間に余裕ができたよといった時に、弊社の顧客のシートは、お客さまの名称ごとであるとか、担当者ごとに整理されていたので、非常に見つけづらい環境になっていました。 そこで顧客情報をkintoneで管理することによって、アプリ内検索でエリア分析をすることになり、非常に検索が簡単になりました。また、さらにその訪問したお客さま先の入力を徹底してきました。 そのうえで、先ほどご説明させていただいたお客さま先の業務内容だとか、受注に至った業務改善前のフローであるとか改善後のフロー、また、いろんな業種の客さまがお見えになりますので、そういった専用ソフトの詳細まで記入しました。 また、これは弊社の営業マンの活用事例なんですけれども、例えば「明日、プラスチック加工の会社さんに営業しに行きますよ」といった時に、弊社の営業マンは前日にここのキーワード検索にあるように、加工というかたちで検索をかけます。そうすると、今まで弊社の他の営業マンが訪問した、加工に携わる会社さんの情報が出てきます。 そのことで、担当の営業マンがお客さま先のそういった業務内容を把握したうえで(営業に行けるようになったり)、今までは担当者ごとに蓄積されていたノウハウを、会社全体のノウハウとすることができました。それによって、営業マンの提案精度が格段に上がり、成約率と顧客満足度の向上につながりました。

スピーディーな顧客対応が可能に

続いて、お客さまからいただく問い合わせやパソコンの障害といった内容のご説明をさせていただきます。 お客さまからいただいた問い合わせの内容は、顧客情報と同じようにこういったかたちで一覧にさせていただいています。そのうえで、お客さまから仮に「PDFが開かないよ」といったお問い合わせ、障害をいただいた時に、今までは弊社の技術サポートスタッフは、先輩社員に電話をしたり、上長や他の営業マンに電話やメールをして、確認をしていました。 そうすると、どうしても上長の時間を圧迫したり、お客さまへの対応が遅くなってしまう問題がありましたので、こういったかたちでPDFを検索することによって、今まで弊社に寄せられたPDF関連の障害が、一覧として表れます。そこで同じような、似たようなものを探すことによって、お客さまへの対応が非常に早くなりました。 障害にあたった原因から、障害の復旧のフローまでを事細かに入力していきました。さらに、その障害の内容は先ほどの顧客情報と紐づいておりますので、担当の営業マンがその障害内容が完了しているのか、または、進捗がまだ続いているものなのか、というのを事前に把握したうえで、お客さま先に訪問し提案するようになりました。 続いて、弊社のプロモーション事業部で運用している活用方法を、ご紹介させていただきます。当社のプロモーション事業部は、案件単位で売上、原価、そして、粗利を把握するために、kintoneで販売管理を行っております。 そして、kintoneのプロセスを利用し、ステータス管理をすることによって、ステータスを確認して担当者フォロー(をしています)。例えば、ちょっと見づらいんですけども、この「仮登録」となっているのは、まだ弊社で受注をしてないお客さんです。 そういったお客さんを他の担当者が見ることによって、「お客さま先にそろそろフォローしたほうがいいんじゃないか?」とか、「そろそろ電話したほうがいいんじゃないか?」というお問い合わせをしたりだとか。あと、「請求可」となっているものに関しては、「あ、もう請求していいんだな」ということが一目瞭然でわかるようになりました。

受注情報や入出金の情報を一元管理

実際にどんな情報管理をしているかというと、こういった受注情報であるとか、見積情報、請求や入金といったところまで、一元管理をしております。さらに、kintoneで入力した情報を、専用の帳票ツールを使うことによって、見積書や請求書というものも、紙で自動で出力するようにしております。 これによって、案件単位の管理や担当者フォロー、そして、見積内容の共有や請求を一元管理できるようになりました。 続いて、弊社のカフェにおいて、どのような運用をしてるかご紹介させていただきます。 弊社のカフェでは、レジの(現金が入っている)キャッシャーとパソコンをkintoneを通じて連動させており、こういったお金の受け渡し、「ランチがいくらですよ」「おつりがいくらですよ」という受け渡しまで、レジで行っております。 そして、この女の子が操作しているようにこちらで操作をすると、どんなメニューが入って、それがキッチンにオーダー指示伝票というかたちで印刷までされます。 これは会計明細になるんですけれども、これを一覧表示することによって、仮にレジ内で現金の誤差が出てしまった時に、どこの会計でズレが出てしまったのかという、振り返りもできるようになりました。 さらに、こういった売上の集計ですとか、どんなメニューがどれだけ出ているかというところも集計・分析することによって、メニュー開発やメニュー変更にも役立っています。 続いて、弊社のカフェの事業を通じて、kintoneを活用したうえで、今後弊社が築いていきたい未来のお話をさせていただきます。 飲食業だとか小売店をされていらっしゃるお客さまであればわかると思うんですが、非常に僕らの作業で負担になっているのが、棚卸しという作業です。これをkintoneでリアルタイムに在庫管理をすることによって、今後その棚卸にかかっている労力や時間を短縮しようと考えております。 さらには、関東のほうではすでに始まっています、コーヒーの月額定額サービスも始めたいと思っております。それをICカードで顧客管理をすることによって、さらにそれをkintoneと紐づけ、お客さまの年齢や性別、さらにお住まいの地域まで分析することによって、属性分析ができるんじゃないかと思っております。 その属性分析をもとに、今後お客さまが本当にほしいもの、叶えたいものをカタチにしていって、弊社のお客さまとさらにまた別のお客さまがつながる架け橋となる場になれないかと思っております。

変わらないために変わりつづける

まだ大きくはないんですけれども、小さいところから少しずつ動き始めてます。それをちょっと簡単にご紹介させてください。左上の写真は、先日実際に開催された、リアルなkintone Caféということで、kintone女子会を開催しました。また、各種スクールであるとか懇親会、企業をまたいでの勉強会も行いました。 サイボウズさんから今後リリース予定のチーム応援ライセンスを使い、情報共有してさらに展開できないかと思っております。 最後にはなりますが、弊社の社是であります「変わらないために変わりつづける」、お客さまの叶えたいものを叶えるには、僕らは変わりつづけないといけないと思っております。現状に満足せず、kintoneの運用を含めチャレンジしつづけたうえで、お客さまの叶えたい未来を創造していくべく、努力していきます。 本日は拙いお話で、わかりづらい部分もあったかと思いますが、もしご興味いただける内容がございましたら、この後、お気軽にお声がけしていただければと思います。どうもご清聴いただき、誠にありがとうございました。 (会場拍手) 伊佐政隆氏(以下、伊佐) 越村さん、ありがとうございます。 越村 ありがとうございます。 伊佐 トップバッター緊張しますね。 越村 いやー、本当に緊張しました。 伊佐 お疲れさまでした。 越村 お疲れさまです。 伊佐 ちょっといくつかお聞きしてもいいですか? 越村 はい。どうぞ。 伊佐 すごい理想的だなと思ったんですよね。データをしっかりkintoneに入れ……。まあ、「いいシステムがあっても、データが入ってないと意味ないよ」という話を先に言われたって言ってましたけど、それを徹底するのはけっこう大変だなと思ったんですよ。 越村 本当に大変でしたね(笑)。 伊佐 どうやって徹底させるべく活動したんですか? 越村 そこはもう本当に地道というか、泥くさいんですけど、とにかくもう声かけと、やっぱり常に周りで声かけをし合ってましたね。もう帰ったら、「今日の内容入力した?」とか、そういったかたちで。 伊佐 営業マンのノウハウを共有しようという勉強会を繰り返して、ちょっとみんなのやる気がなくなってきちゃったって話があったじゃないですか。これと「kintoneを入れたから、みんなデータちゃんと入れようよ」って、すごく似てるというか、同じ結果になりやすいなと聞いてて思ってしまったんですけど、そこはなんかちょっと違ったんでしょうかね? 越村 もうぜんぜん。例えば僕らの勉強会は、本当に1時間から2時間ぐらいかけて行ってまして。それが訪問前にお客さまの情報を見るだけで済んでしまいますんで。そこがやっぱり大きく時間短縮につながりましたね。

細かく入力されたデータに助けられる

伊佐 なるほど。じゃあ、現場のメンバーも含めてみんな、「これ、データを入れたら、どうなるか」という、「どれだけ自分たちが便利になるか」というのを確認しながらやってた、ということなんですか? 越村 そうですね。やっぱりそれを実際に体験したので、そういうのが重要だなと気づくことが、その段階で初めてできたと思います。 伊佐 あー、いいですね。なにか運用を徹底するのに、社内の影の功労者みたいな方っていらっしゃるんですか? 越村 いますね(笑)。うちの技術のサポートスタッフで、本当にマメに入力してて。やっぱりその履歴を見ると、「あ、俺たちもやんなきゃダメだな」っていうのは、すごくありました。 伊佐 なるほど(笑)。どうやってその人見つけたというか、その人はそんな一生懸命やってくれたんですかね? 越村 たぶん……、性格もあるんじゃないですかね(笑)。 伊佐 それはありますね。でも、細かく入れてくれてる人がいて、そのデータに助けられると、やっぱり「自分もちゃんと入れなきゃな」って思いますもんね。 越村 そうですね。 伊佐 やっぱり1人でも2人でも、そういう仲間を増やしていくのがいいんですかね。あともう1つ聞いていいですか? 越村 はい。 伊佐 レジでkintoneが裏側に動いてるって、めずらしいというか。レジシステムって世の中にたくさんあるじゃないですか。なぜあえてkintoneを使おうかなと思ったんですか? 越村 たまたま弊社の同フロアで先ほどご説明したウィルビジョンさんっていうパートナーがいらっしゃったんで、最初は本当に「え、kintoneでやれたらおもしろくない?」っていう、「できそうじゃない?」っていうところからスタートしましたね。 伊佐 そうなんですね。そこからつながって、今度はチーム応援ライセンスで、地域の方とか企業間をつないでっていう、すごく素敵なビジョンだなと思いました。 越村 ありがとうございます。 伊佐 ぜひまたそこは教えていただきたいなと思います。本日はありがとうございました。 越村 ありがとうございました。 (会場拍手)

  
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