ムダや非効率は「コミュニケーションの薄さ」が原因
LINE WORKSが目指す“脱・昭和的な働き方”

ユーザーが語る、LINE WORKSを活用した働き方改革の秘訣

LINE SMB Conference
に開催

2018年11月26日、LINE株式会社、LINE Pay株式会社、ワークスモバイルジャパンの3社が共催する、中小企業様向け「LINE SMB Conference 2018」が開催されました。本パートではキーノートとして、LINE公式アカウントの新プランや、LINE PayとFreeeによるSMB(Small to Medium Business)向け会計ソフト「LINE店舗経理」、ビジネスチャット「LINE WORKS」のフリープランの提供開始などが発表されました。本パートでは、「ユーザーが語る、LINE WORKSを活用した働き方改革の秘訣」と題し、ワークスモバイルジャパン執行役員の萩原氏によるプレゼンテーションと、実際にLINE WORKSを導入した2社が働き方の変化を語りました。

提供:ワークスモバイルジャパン株式会社

「自社の働き方は昭和的だ」と感じている企業は5割以上

萩原雅裕氏(以下、萩原):本日はご来場いただきまして、誠にありがとうございます。入口のブースでちょっと気になるキーワード(がありました)。

知っている方もいらっしゃるでしょうか。「昭和的な働き方」ということで、私どもは何度か、交通広告を出させていただいたりしています。

みなさまの会社ではいかがでしょうか。昭和的な働き方は、まだ残っていらっしゃいますでしょうか。先ほども「イノベーションしてください」というお話がありましたけれども、どんな働き方が昭和なのか。電話がコミュニケーションの主流であるとか、朝礼があるとか、会議が多いなど。

いろいろな観点があると思いますが、私どもが調査したところによりますと、なんと54.6パーセントの方が、「自分の会社は昭和的だ」と回答されました。不思議なんですけれども、20代の若手の方よりも、50代の方のほうが「うちの会社は昭和的だ」という回答をされているんですね。これはなぜなんでしょうか。

このセッションでは、昭和的な働き方を分析するのではなく、こういったこれまで培ってきた働き方があるなかで、企業さまがどのように働き方を変えていくのかということを、みなさまと考えていければと思っております。

わかりやすく言うと、新しいものをつくるほうが簡単です。いままでのものを変えるほうが大変です。働き方と同様です。これまで培ってきたやり方があればあるほど、なかなかそれを変えていくのは難しいです。このあと、このあたりの秘訣をおうかがいできればと思っております。

2万7,000社が利用するビジネスコミュニケーションツール「LINE WORKS」

萩原:その前に、LINE WORKSのことをご存知ない方もいらっしゃると思いますので、簡単にご紹介させてください。LINE WORKSは、LINEの使いやすさと便利さをそのままに、企業でもご利用いただけるような機能を備えたビジネスチャット、コミュニケーションツールになっております。

LINEがいわゆる消費者向けのサービスとなっているのに対して、私どもワークスモバイルは、LINE WORKSという法人向けのサービスを提供する会社でございます。仕事用のLINE、これがLINE WORKSです。

おかげさまで、2万7,000社を超えるお客さまにご利用いただいております。ロゴに出ているような大手のお客さまだけではなく、中小企業のお客さまが中心となっておりまして、業種を問わず、幅広いお客さまにご利用いただいております。

ですので、実はもしかすると、みなさまにとって非常に身近な企業さまでもご利用になっている方がいらっしゃるかもしれません。

LINE WORKSは、これまで有料版だけでご提供してまいりましたけれども、先ほど石黒が発表させていただいたとおり、新たに無料版のフリープランをご提供させていただくことになりました。

無料とは言っても、あくまでLINE WORKSは仕事用ですので、LINEとは少し違います。LINEはプライベートとしてご利用いただくものです。個人のアカウント、個人のスマホ(ですから)、データの管理は個人でしていただくと。機種変更時の管理も個人でしていただくというかたちですね。

一方で、LINE WORKSは仕事用ですので、基本的には会社が管理して使うものになります。データも会社が管理するので、機種変更などがあっても、ちゃんとクラウドからデータをとってくることができます。

効率化とチームワークの両立によって業績を上げる

萩原:そして、もちろん仕事用ですので、それに必要な機能を備えています。仕事で必要なコミュニケーションは、チャットだけではないと考えております。

例えば同僚と何か会議をする、もしくは何かの予定を共有する時に、カレンダーを使っていただいたり、全社員にいっせいに何かを伝えたい時には、我々が「ホーム」と呼んでいる、掲示板の機能を使っていただけます。

資料をやり取りする際には、フォルダやドライブ機能を使っていただく。社員から意見を収集したい場合には、アンケート機能を使っていただく。このように、お仕事で必要なコミュニケーションを幅広くカバーできる機能を備えております。そして、もちろん管理機能やセキュリティも、万全になっております。

LINE WORKSを使って、みなさまに実現していただきたいことは、業務の効率化とチームワークの両立です。

非効率な業務を改善して、真っ先に残業を解消することは当然として、私どものLINEの良さを使って、「チームとしての一体感や活気ある職場づくり」「社員の方の自発的な行動を促すような仕組み」という、この2つをぜひ両立していただきたいと思っております。

これを実現して、業績を上げていただくことが、私たちがみなさまに実現していただきたい働き方改革と考えております。

では、LINE WORKSを使うことで、なぜこの2つが実現できるのかと言いますと、とくに現場の方が、スマホとチャットで仕事をするからなんです。

もちろんみなさまは、たぶんスマホを身につけていらっしゃると思います。そして、チャットの特徴は、例えば前置きがいらないこと、短い会話形式であること、手軽さなど、いろいろあります。

とにかく、難しいことを覚える必要はないですよね。そしてスマホですから、このスクリーンショットにあるように、難しいスキルを使いこなせない方でも、仕事に必要な写真や動画などのデータを簡単に送ることができます。

これによって待ち時間がなくなり、現場の状況が写真や動画で正確に把握できるようになります。それによって、適切な判断ができるようになります。このような現場の業務の効率化に、非常に大きく貢献します。

本当のチームワークは、チームとしての生産性の高さ

萩原:なかでもとくに、判断を早めるうえで、(LINE WORKSをご利用いただいている)お客さまに「これはいいね」と言っていただけるのが、既読機能です。LINE WORKSは仕事用ですので、LINEよりもさらに仕事の場面で使いやすくできております。

例えば忘年会の連絡にはスタンプで返事をしてくる松本部長が、なぜか緊急事態にはなかなか返事をしてくれない。こういった、「どうしたらいいか」という判断を待つのは、現場の社員にとって無駄な時間になってしまうんです。

外勤の方が連絡をくれないですとか、上司の方が捕まらないので判断ができない。それによって、お客さまに返信ができなかったり、現場の状況に対応できなかったりするときに、LINE WORKSであれば、誰が読んでいて誰が読んでいないのかを確認でき、(スライドを指して)ここでいうと右側上、松本部長は読んでいないことがわかります。

読んでいないとわかったら、次のアクションをとれるんです。ほかの人に連絡をして伝えてもらうなり、確認してもらうなり、緊急なので電話をするなり、次のアクションがとれ、判断ができるようになります。これが現場の業務にスピード感をもたらします。

さらに、チャットのやり取りだけではなくて、ファイルをやり取りしたり、予定なども会話のなかで自然に共有することができます。あえて情報共有の仕組みをつくる必要がありません。

このトークルームに、日々のやり取りが自然に蓄積されていきます。そこにたまっていくのは、現場の最前線の生の情報です。これを見返せば、新入社員でも過去にどんなことがあったのか、次にこのお客さまに対応する時にはどうしたらいいのかといったことが分かります。そういった過去を振り返りながら、次の業務に活かすことができます。

つまり、人材育成や組織力を高めるところにも役立つんです。我々が考えるチームワークは、単に仲がいいという意味ではありません。チームとしての生産性が高いことです。これを、この仕組みで実現していただいているお客さまがたくさんいらっしゃいます。

スマホとチャットで仕事をするという新しい働き方によって、業務を効率化し、チームワークを両立させて業績を上げる。これが私たちが考える働き方改革です。

大変お待たせしました。今日はこういった新しい働き方を実現していただき、すばらしい成果を上げていらっしゃるお客さまに、直接お話をうかがいたいと思います。

ここからの進行は、弊社マーケティングチームの長橋にバトンタッチをしたいと思います。では長橋さん、よろしくお願いします。

LINE WORKSで働き方改革に取り組む2社が登壇

長橋明子氏(以下、長橋):みなさま、こんにちは。ワークスモバイルジャパンでマーケティングを担当しております、長橋と申します。本日、こちらのトークセッションのモデレーターを務めさせていただきます。どうぞよろしくお願いいたします。

それでは、このセッションでは実際にLINE WORKSを活用して、働き方改革を実現された2社のお客さまのお話をうかがってまいりたいと思います。

お一人目は、株式会社アミナコレクションの代表取締役社長でいらっしゃいます、進藤さわとさまです。進藤さま、こちらへお願いいたします。

アミナコレクションさまは、雑貨やアパレルなどの商品の企画、制作、販売をされていらっしゃいます。(スライドを指して)こちらの「チャイハネ」など8ブランドの小売店を、全国に100店舗お持ちでいらっしゃいます。

店舗のエリアマネージャーの方や倉庫勤務の方、またオフィスで働く方々など、おもに社員の方々にLINE WORKSをご活用いただいております。進藤さま、今日はどうぞよろしくお願いいたします。

進藤さわと氏(以下、進藤):よろしくお願いします。

長橋:お二人目は株式会社第一印刷所の取締役、東京本部本部長でいらっしゃいます、柳沢佳嗣さまです。柳沢さま、こちらへお願いいたします。

第一印刷所さまは新潟県新潟市を本拠地とする印刷会社さまで、今年でなんと創業75周年を迎える老舗の企業でいらっしゃいます。LINE WORKSは、2016年からお使いいただいていまして、実は非常に初期からのユーザーさまになります。

東京では、営業担当や外勤のプランナーの方、また新潟本社でも工場の方や経営陣の方など、全社員でお使いいただいております。柳沢さま、本日はどうぞよろしくお願いいたします。

柳沢佳嗣氏(以下、柳沢):よろしくお願いします。

LINE WORKS導入前の課題は「コミュニケーションの偏り」

長橋:さて、冒頭の萩原の話にもありましたけれども、本日のテーマはこちらになります。アミナコレクションさまは創業42年目、そして第一印刷所さまは創業75周年と、2社とも非常に長い歴史と伝統をお持ちの会社でいらっしゃいます。さらに、お二人とも創業者から会社を引き継ぐ立場にいらっしゃるということです。

やはり、社歴が長い社員の方も多いですし、こういった長く積み重ねた歴史や伝統がある企業で仕事のやり方を変える、新しいツールを導入することは、なかなか大変なことだと思います。そうしたなかで働き方改革を実現されているお二人が、社内改革をどのように実現されたのかを、こちらのセッションで探ってまいりたいと思います。

最初におうかがいしたいのが、LINE WORKS導入前に抱えていた働き方の課題です。今回はわかりやすくするために、お二人には実際にフリップボードへ回答を書いてきていただきました。それでは、お一人ずつうかがっていきたいと思います。

まず、進藤さまにおうかがいいたします。メインは小売業ということで、店舗で働いている社員の方も非常に多いと思うんですが、どんなところが課題でしたでしょうか。お願いいたします。

進藤:はい。「コミュニケーションの偏り」という課題がありました。

長橋:具体的にはどういったところでしょうか?

進藤:店舗が100店舗を超えて、倉庫も巨大になっており、本社が別にあって、組織の人数がどんどん増えてくると、セクショナリズムが起き始めてきたんです。

そうすると狭い人間関係で、もっと言うとプライベートのLINEで繋がっている人も出てくるので、友だちに入れる人と入れない人が出てきます。そうすると、LINEで繋がっているところはすごくコミュニケーションが進んでいますが、そうでない人とは、メールをするのも億劫になって、コミュニケーションの密度がばらつくという課題が起きてきました。

長橋:なるほど。確かにLINEだとなかなか(連絡先を)交換するのもちょっと……。

進藤:それほど仲良くないから、なかなか(LINEの友だちを追加する機能である)「ふるふる」をしないとか。

長橋:わかりました。ありがとうございます。

単純な情報共有に膨大な時間を奪われていた

長橋:次に柳沢さま、印刷製造業の観点でいかがでしょうか。

柳沢:「アナログ大好き」。

長橋:おおー、いいですね。これはどういうことでしょうか?

柳沢:進藤さんと違って、こんなにたくさんの方の前で恥部をさらすようで嫌なんですが、印刷会社という名前のとおり、社員はアナログが大好きなんですね。

製品と言いますか、商材が印刷物なので、商材を愛しているというのは大変いいことなんですけれども、日頃の業務でもアナログ中心になりがちだったところがあります。

例えばFAXを多用するとか、報連相(報告・連絡・相談)も「口頭のほうが気持ちが伝わるんだ」と。単純にメールやLINEでポンと送るのではなく、口頭で報告したほうが伝わるんだという考えが根底にありました。

そのため、よくFAXで質問が飛んできて、それに対する回答をFAXに書いて、またそれをFAXで送って。もうその時点でFAXを2回送っているので(印字が粗くなって)じゃりじゃりになっているんですけれども、FAXだと届いているかわからないので、また電話をするんですよ(笑)。

そして、電話で「このFAXはどう書いてあるの?」というやり取りを平気でしていたところがあります。

これが一番問題なのは、電話をしていると本人も仕事をした気になってしまいますし、周りも仕事をしているように見えてしまうんですけれども、単純な情報共有にすごく時間がとられていたという状況がありました。

長橋:なるほど。こういった状況は、印刷会社さまならではと思いきや、実はいろいろな企業さまでも同じようなことをお聞きするな、という印象ですね。未だにFAXを使われている方もとても多いと思いますし、電話をしていると仕事をしている気になるのは、まさに「なるほど」という感じでした。ありがとうございます。

情報共有における「スピードと正確性」が圧倒的に向上

長橋:それでは、次の質問に入っていきたいと思います。こういった状況のなかで、LINE WORKSを導入されて、アミナコレクションさまは1年半ぐらい、第一印刷所さまは2年近くになりますが、どういった変化がありましたでしょうか。

これは最初に柳沢さまに聞いてみたいと思います。柳沢さま、お願いします。

柳沢:はい。

長橋:(フリップボードに書かれている)「ノンコア業務削減」。どういうことでしょうか?

柳沢:わかりづらいんですが、私はノンコア業務と呼んでいます。いわゆる生産性が高くない、価値を生み出す(コアな)業務以外のことになります。とくにLINE WORKSで言うと、やはり情報共有が圧倒的に改善されました。

製造業には、いろいろな工程があり、いろいろなラインがあります。とくに私の業種ですと、一つ一つカスタマイズして商品をつくっているところがあるので、スケジュールや仕様が変わると、営業から工場に連絡して、情報がバトンのように工場の中をかけ回るんです。

例えば、途中の工程の人が「これじゃまずいぞ」と1回フィードバックしたら、また営業まで戻ってきて、1回やりとりしたり。そういったことがあったんですけれども、LINE WORKSのグループで一気に情報共有ができたり、やはりスピードや正確性というところで、圧倒的に変わったかなと思っています。

だから日頃から社員には、こういったコアでないところは、一生懸命やることが大切なのではなく、スピードと正確性が大事なんだよ、という話をしています。

長橋:ありがとうございます。やはり伝言ゲームになってしまうだけで、いろいろな社員の方の無駄な時間を使ってしまうところがかなり大きかったということだと思うんですよね。

ちなみに、第一印刷所さまの導入事例は、弊社でもかなりいろいろと活用をさせていただいています。先ほどの石黒のキーノートにあった、残業時間30〜40時間削減というのも、実は第一印刷所さまの成果になります。

お使いいただいた結果、いろいろな部門の無駄の削減に繋がっていらっしゃるのかなと。

毎日100本以上かかってきた電話が鳴らなくなるほどの変化

柳沢:あとは、電話がなくなったことが大きいです。さきほど言った工場の窓口の方にはかっていただいたところ、毎日100本以上鳴っていた電話が、ほぼ鳴らなくなったくらいです。そこは本当に業務スタイルが変わったのかなと感じています。

長橋:ありがとうございます。まさに働き方改革ですね。では次に進藤さま、いかがでしょうか。

進藤:コミュニケーションの密度がアップしたと思います。お店が100店舗ありますから、そこで働いている人たちは、お店に向かおうとしているエリアマネージャーへ。インドや中国の工場で打ち合わせしている人は、本社の人へ。全員がスマホをもっていますので、どこにいても即時にコミュニケーションがとれるようになりました。

いつでもどこでもコミュニケーションができるし、どんどん判断ができる。それが進んだことが大きいかなと思っています。

非効率や無駄な仕事は、だいたいコミュニケーションが薄いところで起きているので、こうやって全体が高まってくると、気づかないところで課題が解決されるといったことがどんどん増え、非常に雰囲気が変わったのかなと思います。

長橋:アミナコレクションさまの場合、もともとの社員さま同士がすごく仲がいいというか、進藤さま自身がかなりエネルギッシュで、「みんなでやっていく会社」というイメージがあります。そのあたりが、LINE WORKSを導入されたことで、さらに変わったという経験はありますか?

進藤:やっぱり仲がいいと言っても、少し偏りがあったんですよね。それがLINE WORKSですと、全社員が入っていますので、どんどんグループに行って、どんどん話が進んでいきますから、いままで以上に人間関係に広がりが出たように感じていますね。

長橋:なるほど。ありがとうございます。それでは、3つ目の質問にいきたいと思います。会場のみなさまで、LINE WORKSを今日初めて知ったという方もおそらくいらっしゃるんじゃないかと思います。そこで、もしかしたらみなさまが思っているんじゃないかなということを、ここであえて聞いてみたいと思います。

実はLINE WORKSは、お客さまからよく「LINEと何が違うのか」「LINEじゃダメなの?」と聞かれることが多いです。ずばり社員の方から、導入の際に「どうしてわざわざLINE WORKSを入れるのか?」「LINEでもいいんじゃないの?」というご意見が出たり、あるいは反対意見のようなものはありましたでしょうか?

ここは、サクッと一言で聞いてみたいと思います。進藤さま、いかがでしょう?

LINE WORKSの導入を決めた理由

進藤:うちはまったくなかったですね。まずは、個人のスマホに会社の情報が残ってしまうという機密性の問題があります。これは非常に危惧していた問題なので、LINE WORKSなら解決できるということで、マネージャーがみんな喜んでいました。

あとは、プライベートのLINEをパソコンなどにセッティングしておくと、奥さんからのLINEがポンと来たり、ぐずぐずなものが仕事に入り込むので、それもなくなるといったことです。個人のスマホを使いすぎてバッテリーがなくなってしまうといった、いろいろな問題があったので、みんな喜んでいました。あとは、もちろん海外勤めもあり、(連絡が取りやすくなるということで)誰も反対しなかったので。

長橋:なるほど。それはすごいですね。もともとLINEを使われているというお話がありましたが、そこからあえてLINE WORKSに移ってもらうことは大変でしたか?

進藤:みんなもプライベートのスマホで、プライベート混じりでLINEを使ったりして、気持ち悪がっていたので、早く移行したいという感じですね(笑)。

長橋:なるほど。では、ちゃんと会社として用意してもらったことで、従業員の方にとっても結果的にはよかったという感じですね。

進藤:そうですね。どうしてLINE WORKSがいいのかという話をちゃんとすれば、とくに若い人から40代ぐらいまでの方はわかってくれるんじゃないかなと。

長橋:40代ぐらいの方は(笑)。なるほど、わかりました。ありがとうございます。では柳沢さま、いかがでしょうか。

柳沢:はい。

長橋:(フリップボードを読み上げて)「LINEダメじゃん」。LINEのイベントでなかなか……(笑)。

柳沢:進藤さんのところは、たぶんITリテラシーが高いんです。若い社員の方も多いと思うんですけれども、うちの会社は逆で、やっぱり抵抗勢力もいました。

ただ、(反対派の)敗因としては、うちも事実としてLINEを業務で使ってしまっていました。要するに(私物のパソコンやスマートフォンなどを会社の許可なく業務に使用する)「シャドーIT」が横行していたところがありました。

うちの会社は、プライバシーマークも取得していますし、個人情報を扱ったりもしています。お客さまの情報を個人のLINEでやり取りするということは、コンプライアンス上はあり得ないというところです。

どちらかと言うと、システム導入を決めた大きな原因は、ちょっと勘違いされましたけど、「LINEじゃダメじゃん」というところから入って、だったら「LINE WORKSでしっかり法人契約を結んで、安心できるかたちでやる」ということなんです。

あと、やはり進藤さんがおっしゃっていたように、実は掲示板の機能などが地味に便利で、他社さんのチャットサービスと比較した時に、そうしたところが充実しているのが、けっこう決め手になったところはあります。

中小企業こそITツールをビジネスに活用するべき

長橋:なるほど。LINEがダメなわけではなく、LINEでそういった個人情報やお客さまの機密情報を扱うことが会社としてやっぱりよくない、というお話ですよね。わかりました、ありがとうございます。

それでは、次は最後の質問になります。ここはぜひ、お二人のご意見をゆっくりおうかがいしていきたいところになります。お二人とも、会社の責任ある立場で、働き方を変えようと、いまお話しいただいたようなさまざまな取り組みをされています。

そのなかで、今日はおそらく会場にいらっしゃる方にも、これから働き方を変えようとか、あるいはまさにいま取り組み中である企業さまが多くいらっしゃると思います。とくにそういった方に向けて、アドバイスやエールをお願いできればと思います。では柳沢さま、いかがでしょうか。

柳沢:はい。いわゆる経営的なお話になると恐縮というか僭越なので、今日のLINEというテーマでお話しします。私が2年前のシステム導入で一番大事に考えていたことは、やはり定着性だったんです。

システム導入を考えると、いろいろなハードルがあります。例えば、マーケティングオートメーションやSFA(営業支援ツール)など、たいそうなシステムを入れる時に何が起きるかと言うと、仏をつくっても魂がないということが起こります。

とりあえず仏はつくったんだけど、会社でうまく回らないということがあるんですが、LINE WORKSに限って言うと、魂を入れなくても勝手に仏ができあがっているんです(笑)。そこがすごいところで、やはりコミュニケーションツールなので、主旨や会社の方向性を新たに示さなくても、自然と社内に定着していく。

導入して感じたことは、LINEさん全体が社会のインフラになっているところがあるので、とくに我々中小企業であれば、こういったインフラをうまく活用しない手はないだろうというところがあります。そのため、まだ活用されていない企業さまがいらっしゃるのであれば、ぜひご活用いただくほうがいいんじゃないかなと思います。以上です。

長橋:ありがとうございます。

実際、印刷業というアナログな業界のなかで、まさに(働き方を)変えられているお姿は、たぶんみなさまも本当に心強いと思いますし、とても参考になるお話ではないかと思います。ありがとうございます。では、進藤さまはいかがでしょうか。

ビジネスコミュニケーションはメールからチャットへ移行

進藤:LINE(がサービス提供を開始したの)が2011年ですか? ついこの間なんだな、とびっくりしました。僕も奥さんに進められてLINEをプライベートで始めたんですけれども、メールなどはやる気が失せるじゃないですか。LINEになると、もうガラッと変わって、(LINEでやり取りすることが)当たり前になったと思います。

仕事場ではまだメールなどが横行しているような感じですが、変わっていくのは自明かなと思うので、やらなきゃ損というか、早くやらないと。そうすると、プライベートでメールやLINEを書く時の「すっきり感」のようなものが、仕事でも普通に出てくると思います。もしまだ導入されていない会社があれば、普通にやったほうがいいんじゃないでしょうか(笑)。そう思います。

長橋:ありがとうございます。先ほど岸先生の講演のなかにも、「最先端のデジタルであり、ICTを活用すること自体がイノベーションの始まりになる」というお話がありました。お二人が実現されているのは、まさにそういうことではないかなと、お話を聞いていて思いました。

まだまだお話をうかがいたいところではあるんですけれども、お時間の関係でこちらまでにさせていただきたいと思います。今日の2社のお話は、非常に参考になるお話も多いかと思いますので、ぜひ会場のみなさまも参考にしていただければ幸いです。

進藤さま、柳沢さま、本日は貴重なお話を聞かせていただきまして、どうもありがとうございました。

(会場拍手)

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