人手不足に悩む企業が“シフト管理”を見直すべき理由--業務効率化以外のメリットに注目

潜在労働力の活用を阻む壁

――潜在労働力の活用には、制約があって今まで働けていなかった方の採用や、今、働いているスタッフの“もっと働きたい”希望を汲み取ることが重要だというお話がありましたが、それを実行するにあたって課題はあるのでしょうか？

髙槻洋介氏（以下、高槻）：例えば、今すでに所属しているスタッフの潜在労働力を活用するために、勤務時間のこまめな調整や店舗間での情報連携を行うことは、今すぐに現場で実施できることではあるのですが、一方で、非常に徹底が難しい側面もあります。

私たちがお客様から聞いたお話では、人手不足ではあるももの、日々の、店舗運営をしながらスタッフ全員に連絡するのは大変なので、手間や時間をかけるくらいなら、「自分や社員が残業して対処すればよい」「多少、スタッフが少なくても気合で乗り切ろう」などとシフト管理者の方が考えてしまうことも多いようです。

ですが、「社員の残業で対応する」「気合で乗り切る」といった手段では、人手不足という問題の解決につながらないばかりか、店長や社員の長時間労働や、お客様へのサービスレベルの低下を招きかねません。

また、近隣エリアの店舗間でのスタッフの共有も、店長同士の仲が良く、密に連携を取っていればうまく機能するものの、どうしても仲の良さといった属人的な要素で実現性が左右されてしまうとお聞きします。なかなか組織の中で仕組化が難しい領域なのだと思います。

このように、特に、今働いているスタッフの“潜在労働力の活用”に関しては、調整する手間や負荷、関係性の薄い店長にお願いする精神的な障壁などが実施を阻んでしまいがちです。ですので、現場や店長の努力に委ねるのではなく、組織的に仕組みやシステムを導入していくことが望ましいと考えております。

潜在労働力の活用のカギは“シフト管理”

――潜在労働力の活用には課題があることがわかりました。それを乗り越えるにあたって何か効果的な方法はあるのでしょうか？

髙槻：このような課題に対して、私たちはシフト管理システムの活用が非常に有効な解決策になると考えております。スタッフとの勤務時間の調整や近隣店舗との情報連携が手間や時間をかけずに実現できるからです。そうなれば、こまめな対応ができなかったことも、負荷なく実現できるようになります。

その様な考えの下、私たちが提供しているサービスが、スタッフ最適活用のためのシフト管理システム『シフオプ』です。『シフオプ』を活用すれば、スタッフの勤務時間調整に時間や手間がかかるといった問題はなくなります。これまで電話やメールで各スタッフにその都度、連絡を取って、また、収集したものを表計算ソフトや紙などに転記していた作業が不要になり、希望勤務時間は自動で画面に反映されます。また、スタッフに対してこまめに勤務時間調整することが可能になります。

ある映画館のお客様は、ヘルプ出勤依頼の機能を活用し、シフトの埋まらない時間の出勤をこまめにスタッフに依頼しています。その結果、スタッフは勤務時間わずか1時間のヘルプにも、きちんと応じてくれていて、これまでは埋まっていなかった細かい空きシフトが埋まるようになりました。同時に勤務シフトの作成や調整にかけていた時間は、導入前の約半分になったのです。

また、『シフオプ』は、店舗間のスタッフ共有についても効果を発揮します。近隣店のシフト表を各店の店長が確認できるようにしたり、SV（スーパーバイザー）がエリア内の店舗のシフト表を確認できるようにしたり、ということが設定によって可能です。さらに、近隣店に所属するスタッフへのヘルプ連絡も可能になるので、店長間の仲の良さに頼らずに、他店舗の店長やSVからスタッフへ直接ヘルプの依頼をすることができます。その結果、よりスムーズで漏れのない店舗間のスタッフ共有が可能になります。

ある居酒屋チェーンのお客様は、この機能を活用して、以前より取り組んでいた店舗間のシフト共有とヘルプ促進をより強化するために『シフオプ』を導入しました。その結果、今では店舗の総労働力の約10パーセントを他店舗からの応援スタッフで対応しています。

このように、『シフオプ』は、これまで活用されていなかった今すでに働いているスタッフの“潜在労働力活用”に非常に有効なツールなのです。

シフト管理の煩雑な業務を簡略化

――なるほど、『シフオプ』は潜在労働力の活用に非常に有効そうですね。もう一つの潜在労働力活用である「制約があって今まで働けていなかった方の採用」にも役立ったりするのでしょうか？

髙槻： そのような方の採用と『シフオプ』を始めとするシフト管理システムの導入はセットで進めるのが望ましいです。というのも、制約があって今まで働けていなかった方の採用を進めていくと、これまで以上にさまざまな希望勤務日数・時間を抱えた方を管理しなければいけなくなります。その分、勤務時間や人件費の管理が非常に難しくなります。シフト管理もその一つです。アルバイト・パートの方を雇用している飲食・小売・サービス業の店舗では、実に、平均月15.1時間をシフトの作成や調整に費やしているようですが、そのような業務負荷がさらに増すことになります。

これが、例えば『シフオプ』を活用することで、従業員の方がPCやスマホで申請した希望シフトが、自動で各店舗専用のシフト作成画面に反映されます。その後は、希望通り働ける時間は承認し、希望通り働けない時間や人手の足りない時間を調整していけばいいので、スタッフの希望が多様化したり、スタッフの人数が増えたりしても、今までと比べて非常に効率的に勤務時間を管理することができます。

実際に、『シフオプ』をご利用していただいているカフェ業態の店舗では、導入前まで、約70人のスタッフのシフト希望を紙やメール、電話で集め、表計算ソフトでシフトを作成していました。また、人手が不足している場合にはアルバイトの方に直接電話で空き時間を確認しており、店舗の運営業務がかなり圧迫されていました。そこで、『シフオプ』を導入していただいたところ、こうした煩雑な業務が効率化され、シフト管理の業務時間が合計26.4時間から7.5時間に減り、約72パーセント削減された計算になります。

希望が多様化し、人数が増えると、どうしても調整に時間がかかってしまうという管理上の問題で、なかなか短時間勤務を取り入れられることに踏み切れない企業様も、今後、『シフオプ』によって調整や管理の工数を減らすことが可能となることで、主婦やシニアの方など、潜在的な労働力の活用に、より積極的になって頂けるのでは、と期待しています。

法令遵守や店長教育のためのサポート機能も

――実際に『シフオプ』を導入された企業やお店からはどのような声が寄せられていますか？

その他『シフオプ』には、コンプライアンス強化につながるといったメリットがあります。作成したシフトに労務の諸法規に抵触するようなリスクがある場合、画面上に注意が表示されるので、スタッフとシフト共有する前にリスクに気付くことができるというサポート機能も提供しています。

「18歳未満の方は、22時以降の勤務不可」「外国籍の方は週28時間以内」など、シフトを作成する担当者はとても複雑なルールを考えながら毎月のシフトを調整しなければならないのですが、紙や表計算ソフトでシフトを管理していると、それらをすべて考慮してシフトを組むのはなかなか難しいですよね。

『シフオプ』のシステム上には考慮すべき項目に沿ってアラートが表示されるので、法令を遵守した上でシフトが組めるようなサポート機能を提供しています。それにより「こういう勤務のさせ方はダメなんだ」ということを店長の方に守って頂き、かつ、同時に学習して頂けるということで、『シフオプ』を活用されているお客様もいらっしゃいます。

また、シフト表に登録されたスタッフの勤務予定時間も自動集計できますが、さらに、時給等の給与情報を設定することでシフト作成段階での人件費総額も算出されるので店舗の人件費管理も強化できます。どのようなシフトを組んでいるかを本部が確認でき、予算通りの人件費に収まっているか、繁閑に合わせて最適なスタッフ配置ができているか、シフト作成段階で本部が確認できるのです。

『シフオプ』には、このように今まで見えていなかった管理者の店舗運営の実態を明らかにする効果もあるので、店舗管理を強化する目的でご導入いただく場合も多々あります。

働き手の働きやすさも向上

――それでは、シフト管理が変わることで実際にそこで働く側の方にとっては、どのようなメリットがあるのでしょうか。

髙槻：店長がシフト作成の手間に苦しんでいるのと同時に、スタッフ側もシフト提出を面倒に感じていました。それがスマホやPCでの簡単な操作に変わり、合間時間で、手軽にシフト提出ができるようになっております。また、企業によっては確定したシフトはお店まで見に行かないと確認できなかったのですが、スマホやPCなら時間・場所を選ばずに確認できるという点もメリットです。

また、これまでは自分の希望のシフトを提出してから決定するまでにかなり時間がかかっていました。そうすると、当然ながら自分のプライベートの予定も立てづらいですよね。その部分がスムーズかつスピーディに行われると、予定が立てやすくなるということもありますね。

そういった意味では、働き手の働きやすさの向上にも貢献できているのではないかと思います。

働き手のニーズを尊重する時代に

――よくわかりました。最後に、御社としてより働きやすい社会を作るために今後取り組んでいきたいことはありますか？

髙槻：今後の大きな流れとして、労働力そのものが減っていくことは避けられません。そのなかで、働き方に制約のある方で、減少した労働力を埋めていくことや、今持っている労働力をいかにフル活用していくかが重要だと考えています。今以上に短時間での勤務や複数の仕事を掛け持ちするケースが増えてくるのかなと思っています。

そういった働き手の多様性やニーズに社会がどう応えていけるかということを考えていく必要があります。しっかり応えていかないと、「人材は必要だけど、働き手のニーズとマッチしない」ということが起こる。それはもったいないことだと思います。

そして、このようなミスマッチや業務の煩雑さといった問題が店長の負荷増大につながる状況は、この先もずっと続いていくと思われます。『シフオプ』などのサービスをより多くの企業にご利用いただくことで、働きたくても働けない、あるいはシフトの希望が通らないというミスマッチをしっかりと埋めていくということに、引き続き、貢献していきたいと思っています。