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ガリガリ君の赤城乳業が語るクラウド導入の9ステップ

ガリガリ君の赤城乳業が語るクラウド導入の9ステップ

日本マイクロソフトが開催したイベント「FEST2015」に赤城乳業株式会社システム部の吉橋高行氏が登壇。「ガリガリ君を支えるクラウド情報基盤~3 か月で実現した Notes から Office 365への移行事例~」と題する講演で、赤城乳業がグループウェアをNotesからOffice 365へ移行した際の具体的なステップについて解説しました。移行前は主に7つの課題があったそうですが、それをいかにして解決したか、またどのような観点でグループウェアを選んだのか、詳細に述べられています。

(提供:日本マイクロソフト株式会社)

シリーズ
Microsoft Dynamics「FEST2015」 > ガリガリ君を支えるクラウド情報基盤~3 か月で実現した Notes から Office 365への移行事例~
2015年9月3日のログ
スピーカー
赤城乳業株式会社 吉橋高行 氏
PR Job Board

赤城乳業がOffice 365を導入した事例を解説

b 吉橋高行氏(以下、吉橋) 私、赤城乳業株式会社の情報システム部、吉橋と申します。赤城乳業ですので、アイス屋の情報システムの人間です。 先ほど、ちょっと前にこの会場入らせていただきましたらマイクロソフトさんが講演をやられてまして、すごい上手な講演で、そのあとに私がやるっていうのがかなりプレッシャーかかっています。 こういう壇上は不慣れなものなので聞きづらい点が多々あるかと思うのですが、45分間よろしくお願いいたします。 本日のタイトルとしましては、「ガリガリ君を支えるクラウド情報基盤」というタイトルで、Office 365の導入事例をご説明させていただきたいと思っております。 このあと詳しくご説明させていただくのですが、我々1996年という、結構Notesのユーザーとしては古いほうなのかなと思われます。こちら1996年からずっと運用していたのですが、さまざまな問題もありました。 具体的には7つの課題を抱えており、それを短期間で改善しました。具体的に9つのステップでご説明をさせていただきたいと思います。 同時にさまざまな製品、何社も検討させていただきましたが、コスト的にもOffice 365がトータル的に勝っていたという実例をみなさんにご紹介できたらと思っております。 本日の目次になりますが、全体で3部構成を予定しております。最初に会社の紹介を入れさせていただき、そのあとにグループウェアの我々の歴史。本日メインになりますシステム導入の9ステップ。 9ステップはこちらに出しております、一般的なシステム導入のステップになります。それを我々はこういう形でやりましたよ、という紹介になるかと思っております。 c

メッセージは「あそびましょ」遊び心を大事にする会社

それではさっそく会社紹介のほうからご説明差し上げたいと思います。我々コーポレートメッセージとしまして、「あそびましょ」を掲げさせていただいております。 この「あそびましょ」、遊び心というのを我々は重要視してまして、たまに変わった製品、「そんなの食べれないよ」という製品などもあるのですが。 どういうポリシーで掲げてるかをお時間をいただきまして、私のつたない説明というよりは、みなさんちょっと目で追って読んでいただき、各々が感じ取っていただければいいかと思います。ちょっとお付き合いお願いいたします。 はい。このような形で、ポリシーを掲げておりまして、我々、名刺の裏にもそのような文面を付けている会社でございます。

従業員340名の「強小カンパニー」

それだけだとどんな会社かわからないと思いますので、もうちょっと具体的なご説明をさせていただきますと、我々はアイスクリーム専業メーカーでございます。 d 従業員は340名という少ないながら、会社のポリシーとしては「強小カンパニー」。強くて小さい会社を目指しております。 本社は埼玉県の深谷市というところでございまして、有名なものがほぼなくて、ねぎと「ふっかちゃん」くらいです。ちょっと余談になるのですが、ゆるキャラグランプリというのを今開催しておりまして、今全国2位です。 ここ今年、5位、4位、3位、昨年は2位まで来ておりまして、今年最後のノミネートで1位を狙っております。今「みきゃん」が1位ですので、ぜひとも、みなさんの投票をよろしくお願いしたいなと思います。

2000年にリニューアルした「ガリガリ君」は現在5億本

このような会社でございまして、商品的にはこのようなラインナップを設けております。このようなラインナップはあるのですが、やはり我々の会社は「ガリガリ君」で有名になったと思います。 このガリガリ君の一番転換期なんですが、2000年に大リニューアルかけておりまして、これを機にガリガリ君の歌だとか、CMで流れてるお馴染みのソング。そういったものを仕掛けまして、その後2000年に1億本突破。現在5億本までいっている商品になっております。 もう1つ我々の強みとしましては、1991年からですからもう24年、60円の価格帯でやっているという会社になっております。 チャネル別の売上になります。こちら1993年なのですが、一般小売店が緑色。コンビニエンスがオレンジ色。量販店が青色で、93年当時は一般のお店とコンビニエンス。 我々はコンビニエンスの黎明期から、コンビニ戦略を取っておりまして、コンビニエンスの成長とともにあります。当時コンビニエンスはまだ2万店舗の成長市場で、2003年には4万5,000店舗と、コンビニエンスと同時に売上を伸ばしていった会社になっております。 そのあと、コンビニが飽和状態になりましたので、さらなる成長戦略として量販店を近年市場拡大しているという形になっております。このような戦略を取ることによって、幸いなことに業績も伸ばせてきております。

グループウェアは1996年にNotesを導入したのが始まり

すみません。ちょっと会社紹介が長くなってしまいましたが、それでは具体的に本日のメインテーマであります、Office 365導入の話をさせていただきたいと思います。 グループウェアの遷移を冒頭にもちょっと紹介させていただきましたが、我々は1996年にNotesを導入いたしました。そのあと2003年にNotesの6.5にバージョンアップさせていただきまして、しばらく社内ではバージョンアップする、しない、他のソリューションへ乗り換えるというお話もあったのですが、なかなか実行できず、今年の1月からOffice 365を導入させていただいております。 e このようにOffice 365の導入まではずっとNotesを使っておりましたので、我々は社内でグループウェアという言葉を使っていなくて、メールもデータベースも、Notesが社内のグループウェアのすべてのシステムを意味していたという時代です。 そんな我々がクラウドシステムに切り替えたのですが、その詳しいステップをこのあとのシステム導入の9ステップで、ご紹介をさせていただきたいと思います。 この9ステップ。みなさんよくご存知のステップなのかなと思います。現状分析から始まり、要件整理をして、RFP(提案依頼書)を投げ選定し起ち上げて、評価をして、さらに次のステップへの活動になります。

Notesを利用していたときに生じた課題

実際のスケジュール感ですが、3ヶ月で構築というのは、すみません、ちょっと全体が3ヶ月っていうのはさすがに厳しい。検討からすべてというのは難しいので、我々の3ヶ月と申し上げましたのは、Office 365に決めて設定段階からユーザートレーニング、移行。このステップを3か月間で凝縮してやったということです。 ここが一番コストがかかりますので、ここを圧縮すれば、社内的にも楽になりますし、コストも負担が減ることになります。
ですから、その前段階、グランドデザインの構築から始めますと、去年の3月ごろから徐々に社内で一部スタートをしていたというところになっております。
その具体的なステップの第1ステップ。現状分析から始めさせていただきます。我々、Notesを長年活用しておりまして、その時の7つの課題を説明させていただきます。 実際には長年使っておりましたので他にも多々ありますが、代表的な7つの課題と受け止めていただければいいかなと思います。 まず1つ目になりますが、全社員へ情報を伝えるツールがないことです。我々アイスクリーム製造会社ですので、事務系の人間は1人1台パソコンありますが、どうしても工場の人たちはパソコンの前に座る環境がない。 実際に工場、こちら具体的な数字で書いてありますが、製造課というところですとパソコンは5台のみでした。51人に対して5台のみで、実際その5台も全員が使えるような環境ではなくて、やはり管理職が各種レポート、日報の整理などで使っていたのが実情になっております。 NotesのIDを、本当に毎年のように全社員に配ろうかどうしようかという話もあったんですが、やはりNotesのID、1ライセンスが高いので、「高いわりに、有効活用って何なの?」「配信したい情報って、結構限定的なんだよね」というところがあって、なかなか踏み切れませんでした。それで全員配っても環境すらないので、実際には駄目と。 そんな感じでしたので、IDの配布率というのは、実際には全社員の6割強というところです。その残り4割はどういう形で情報共有をしていたかというと、やはり口頭で、あと掲示板がメインなのですが、我々の工場24時間稼働でやっており、どうしても人の入れ替えなどがありますので、なかなか情報も伝わりませんでした。

ワークスペースのメンテナンスが大変だった

その他の課題としまして2つ目なのですが、Notesというソリューションは、ローカルのパソコンにアプリケーションと自身のIDと、この2セットがないと起ち上がらないので、やはりNotesを見る専用のパソコンが必要でした。 あと3番目としましては、開発の自由度は高いのですが、データベースが乱立していることです。このデータベース、我々の開発側も悪かったのか、ユーザーから電話がかかってきて、「こんなデータベースが欲しいんだよね」、そのニーズに応えてしまう。 そうするとデータベースを作ったはいいが、個人最適になり、そのようなものが溢れていくと、「実際に必要なのはなんだっけ?」という状況になっていたという感じです。 4番目のワークスペース。これワークスペースというのが、Office 365などで申し上げますと、ポータルサイト的なものかと思います。こちらも個人で自由に変更可能。 データベースアイコンという、大きさ的には2センチから3センチぐらいの四角いアイコンがありまして、それを自分で自由にペタペタ貼るというシステムでしたので、自由度は高いのですが、我々300台ぐらいパソコンがあれば300台ともワークスペースが全部違うので、やはりメンテナンスする側も、伝える側もかなり大変だという実情がございました。 あと続きまして新着情報などがすべてメールでした。何かものを伝えるときはポータルサイト的なところがなく、すべてメールでしたので、情報ですとかタスクの一覧性がほぼなかったということになります。 6番目のところの、iPhoneを導入したが活用できてないというところになります。これ、当たり前の話でございまして、Notesの6.5を我々が導入したのは2003年です。 2003年に作ったシステムですから、2003年をみなさんも回顧していただけるとわかるかなと思うのですが、スマートフォンがあったわけではなくて、携帯電話は普通のガラケーといわれているもの。 どういう時代だったかっていうと、やっとカメラ機能が付いて、いま死語になった写メールというのが一番流行りのワードだった。そういう時代でしたから、iPhoneなんか対応できるわけないという感じです。あとサーバーが老朽化していて、いつ壊れるかわからないということもございました。 そのような中、次の我々の望むシステムって何なのっていうところで、要件整理をしたのが次のステップになってございます。すみません。ちょっと文字が細かくて、一つひとつ読むことはできないと思うので、イメージだけ見ていただければいいかなと思います。 このような形で、あるべき姿。各部門からヒアリングをしながら一覧表にまとめていきました。 f

望むシステムを要件整理したところ46機能に

こちらをメール機能ですとか、ポータル機能、ワークフロー機能などの切り口で、最終的には項目的にまとまったのが、この46機能になっております。 さらにこの46機能の中で、細かい要件をぶら下げていくことで、我々のニーズを洗い出しました。今までNotesになかった、この辺のコミュニケーションが、新しく出てきたニーズだったかなと思います。 このような形で、46機能の洗い出しができたのですが、「それをどういう形で、誰が使うの?」を整理したのが、次のステップになってございます。 このような形で我々は本部体制を引いておりまして、管理本部で、どういう機能を使うかということで星取りをしています。 工場の人たちは、このような形で「スケジュール管理は必要ないですよ」ですとか、「稟議はほぼ打たないですよ」「ファイル管理もほぼないですよ」という形で、どこの部署が何を使うかを一覧化したのがこちらになっております。 併せまして、「ポータルだと何を見たいの?」と、「モバイルだと何見たいの?」を整理したのがこれになります。このあとのステップでご説明いたしますが、これを元にRFPを投げたというイメージになってございます。

SIerに対しては「費用見積もりシート」を作成するべき

そのRFPに移らせていただきます。提案依頼書ですね。各SIerさんに「我々は、こんなシステム、こんな状況で、こんなシステムを望んでますよ」というものです。 具体的にメインには、この4つのRFPを投げた感じになってございます。この本文、先ほどご説明したところを要約したのが、こちらのほうになっておりまして。 g ユーザーの企業の方々が本日多いと伺っておりますので、実際SIer様からすごく嫌がられる話なのですけど、この「費用見積もりシート」というのを、ぜひ皆様方も作ったほうがいいかなと思われます。 これ何かと申し上げますと、各SIerさんの見積もりって我々が横並びにしたい軸とずれてます。結構サマリーしてあって「ここは見たいんだけど」「このコスト見たいんだけど」っていうのが全然見られなくなっておりますので、我々から「この切り口で、見積もりを出してください」と。 例えばポータルの機能の構築はいくら。さらにライセンスはいくら。SI費用はいくらと、我々から、それぞれ指定してしまいましたので、それをいただければ、数社ありましたので、横軸に並べればどこがどのぐらいのコストで構築できるかがわかるようになっております。 あと、意外と面倒臭いのがQAのやりとりで、メールだとバタバタしてしまいますので、QAするときは必ず指定のフォームでやり取りしましょうと。この辺のルール化もしました。 このような形でRFPを投げさせていただきまして、そのあと待ってるのが選定計画になっております。

ユーザー評価の一次レベルは情報システム部員で

実際に8社にRFPを投げましたので、基本は社内のユーザーに評価していただくというところがあったんですが、さすがにユーザーに、それだけの数を評価していただくのは酷ですので、まず一次レベルは情報システム部員で評価をさせていただきました。 評価システムの一覧は、Notesのバージョンアップ、Office 365。こちら実際構築を請け負っていただいたのがJBS様になっております。あとMSさんの関係ですとシェアポイントのオンプレで、シェアポイントに関してはオンプレとクラウドのハイブリットでご提案いただいていました。 その他、あまり口に出したら問題あるかなと思うんですが、同じクラウドとしましては、G社のAですとか、クラウドとオンプレ両方あるのですが、S社のGルーンですとか、すべて代表的なシステムは見させていただきました。 評価の軸は大きく2つに分けまして、プレゼンの評価と、将来性になっております。ここ、「ちょっとOffice 365、全然評価に丸が付いてないじゃん」という声があるかもしれないですが、我々は最初のプレゼンではワークフローとセキュリティというところが、「ちょっと不安があるかな」と評価を下げさせていただいた感じです。 実際に、それでも将来性はずば抜けてるので2次に選出。そのあとユーザー評価で、実際に各本部から合計8名の方々。立場的には平社員から次長・課長とバラエティに富んで評価をしていただきました。 この2次プレゼン、ユーザーへのプレゼンで、方向性をほぼほぼ固めまして、最終的に役員選考に持っていきました。

2次プレゼンは一般社員が理解しやすいようにリクエスト

その2次プレゼンなのですが、こちら一般社員ですので、こういうプレゼン評価って慣れてないかなと。慣れてないですから、どう評価したらいいかわからない。各社、各々いろいろなことやられてしまうとユーザーも混乱してしまうので、構成自体に我々はリクエストを出してしまいました。 そのリクエストというのが、まず、そのソリューションの選定根拠ですね。あと、前出7つの課題というところを申し上げましたが、そちらどう解決するのか。あと3番目が実機デモなのですが、こちら右側にあります通り、ユーザーがイメージしやすいような形で、1日の業務に合わせたデモをお願いしました。 朝会社に来てポータルサイトを確認して、そのあとメールを確認して、メールの返信をする。スケジュールの確認をして登録。ワークフロー処理。外出先でモバイルみたいな形で、実際デモをしていただきまして、バーチャルでユーザー評価していただきました。 実際に残りましたのが、この3システムになります。やはりNotesは、我々社員も長年馴染んでおりますので、やはり評価は正直高かったです。 このAシステムというのはオンプレのシステムなのですが、ご覧の通りコストがバカ高くなってまして、そんなに多くの機能をリクエストしたの? というところもあったと思うのですが。 それを馬鹿正直に見、数多くのソリューション群で構築ですとこれぐらいコストがかかってしまい、このコストがNotes1に対して1.5倍。ランニングコストだと2.3倍。5年間の総トータルが1.8倍でした。

Office 365のイニシャルコストはNotesの半額だった

「ここはもう高くて駄目だね」と、早々に諦めたのですが、もう1つがこちらのOffice 365で、クラウドの製品ですからイニシャルコスト的にはNotesのバージョンアップの半額でした。 ランニングコストですが、Notesから比べましてもほぼ同等な見積もりをいただいておりましたので、ランニングに関してもコストメリットがあるだろうと、総トータル5年間のコストでも、現状のバージョンアップよりコストダウンが図れました。 やはりテレビ会議ですとか、デスクトップ共有ですとか、今までにないことができるというのも、大きなメリットだったのかなと。 ただ逆にデメリットとしましては、今までNotesからクラウド系になって、一気にユーザーインターフェースが変わりますので、ユーザーにどうやって使いやすさを出していこうかと、あとはワークフローとセキュリティが最後まで検討したところです。

サードパーティー製品を導入することでデメリットをカバー

最終的に各社デメリットありましたので、その辺をどうクリアするか検討し、最終的に決まりましたのがOffice 365で、操作画面に慣れが必要というところはシンプルでわかりやすいポータル設計をしましょうと。あときめ細かいユーザートレーニングをやりましょう。 あとワークフローに懸念ありでしたので、Office 365はサードパーティ製品がすごい充実しておりましたので、具体的にネクストセットさんのクラウドワークフローを導入させていただきました。 合わせてセキュリティのところは、やはり同様にサードパーティ製品の「HDE One」さんを入れることによって、一気にデメリットが解消し、これは間違いなく我々の会社でいけると。 やはり大きかったのがNotesは入れてその時点でシステム構築は進化が止まってしまいますが、Office 365は常に進歩しておりますので、10年後という切り口で見ると、やはりその辺のメリットっていうのも大きいよねと。最終的にOffice 365に決定させていただいたという感じになっております。

セキュリティではメール送信の一時保留などを追加

セキュリティなのですが、軽く触れさせていただきますと、メッセージのセキュリティで、メールを一時保留して誤送信を抑止する機能があります。 何でこのようなところが重要だったかと申し上げますと、今まで社内メールはNotes、外部メールはOutlookで、誤送信防止を取っておりました。ですが、ユーザーの使い勝手がすごい悪くて不評で統一しましょうと。 でも、「統一したとき、絶対誤送信起こるよね」という課題がありまして、この送信の一時保留を機能入りさせていただいた感じです。 同様にアクセスセキュリティで漫画喫茶でも実際業務ができちゃうので、「それはちょっとまずいよね」で、アクセスは会社のネットワークに繋がってるもの、スマートフォンは認証付けたものと制限をしています。あとデバイスのセキュリティも入れて。このような形でセキュリティも強化、同時にできたという感じになってございます。 続きまして、設計開発に切り替えさせていただきます。実際、設計から開発、構築まで一気に飛んでしまうのですが、SharePoint Onlineが我々の全社ポータルになるんですが、Notesのデータベースでは実際にデータベース1,000個近くございました。精査しますと、実際にはこのぐらいのスペースで収まってしまった。バラバラだったのが集約されたというイメージですね。

支店ごとの日々の売上進捗を全社員に共有

逆に、Office 365を導入することによって、エリアだけ見ましても3分の2ぐらいOffice 365で初めて構築したエリアでございまして、この右上のところはチャネル別の日々の売上。これは一部の社員と管理職以上が、日々の売上を閲覧できるところになっております。 h 下が支店別の売上進捗で、前年対比と計画対比のグラフになってます。これは社内でもいろいろあったのですが、全社員に公表しようとなり。私たち情報システムの人間だからいいですけど、営業にとってはとんでもないことを我々がやってしまったかなと。 デモ画面なので結構デコボコはないのですが、実際にはデコボコが激しく、そのデコはいいんですけど、ボコの支店はかなり社長からクレームの電話がかかってくるらしいです。。 このような機能ですとか、実際我々は年間200品近く新商品出しておりますので、社内でも新商品の共有がなかなかできてなかったのを、この画像で共有。 あと社内のイベント。月次のイベントですとか、年1の定例イベントなど、本社系の人間はやはりこういうのを直接聞くことができるのですが、地方の支店の人はなかなかそういう情報を聞くことができないので、動画をこちらにあげました。 今までもテキストを起こしてテキストで配布してたのですが、実際社長がどういう口調で、どういう表情で言ってたかというのは、やはり実物(動画)を見ないと本意は伝わらないですが、これを実施することによって可能になりました。このようなポータルサイトを構築した感じです。

Skype for Businessを新たに導入し、プレゼンスを確認

Exchange Onlineの活用は、クライアントのOutlook、今まで使ってたものはすべてやめました。インターネット上のOutlookに一気に変えました。ローカルのパソコンにデータが残りませんので、セキュリティ面も強化しますし、我々の管理も強化されたことになります。 このOffice OnlineとDelveの活用ですと、サイトに質疑応答的なExcelを置きまして、ユーザーがそこにQを入れてあげる。Qが入るとDelveの画面でこの人から新しいメッセージがあると気づきますので、我々がAを返してあげるみたいな活用をしております。 続きまして、やはり今までなかった「Skype for Business」、キーワード的には何個か挙げさせていただいたのですが、こちらもうちょっと具体的にご説明をいたします。 Skypeを入れるまで、一般的なことかと思うのですが、何か確認したいなっていうことがありますと、電話をして「いらっしゃいますか?」と。いればそのまま繋がるからいいですけど、なかなか繋がらない。 そうしますとコールバックをお願いしても、いつかかってくるかわからない。じゃあメールを送ろうと。メールを送るときに、私は用件だけを送れますが、どうしても若手の人間は「お疲れ様です」から始まり、「よろしくお願いします」と、お決まりの文章を入れないとならない。 そのメールも、いつ確認していただけるかわからないので、1つのQに対して、Aが返ってくるまでかなり時間がかかっていました。 それをSkypeの機能を活用しまして、プレゼンス(在席)情報。ちょっと見づらいかと思うのですが、この「ネギシ」というアイコンが緑色になっておりまして、これ「在席してますよ」「パソコンに向かってますよ」ということです。 じゃあネギシは繋がるので、Skypeの機能であるショートメッセージを送りますと、ネギシは確実にパソコン向かってますので、情報が飛んできたことがすぐわかって、すぐ返してくれるということです。 この機能のいいところは会議中ですとか、ちょっと確認したいことがあると、ちょっと打って確認できますし、夜間・休日「こんな時間に確認とったら失礼だろう」というときに、「あ、土曜日なのに仕事やってるな。だったら連絡取っても大丈夫だね」と確認ができる。便利なようで、不便なのかなっていうのも実際はあるのですが、こんなこともできる感じです。

取りづらかったアポイントはオンライン会議で解決

あと仕入先との商談ですが、実際に大手商社さんと、我々は埼玉の深谷というところなので、アポイントが取りづらい。先方も我々のところ来ると半日がかりになってしまいます。 そのときに何かないかなといろいろお話をしてたところ、その商社さまもOffice 365導入の企業様でしたので、お互いにSkypeでオンライン会議しましょうと、現場と商社で活用も始まっております。 あと我々がびっくりしたのは、SIerからのデモ、実際に立場的にはマイクロソフト様とグループウェアという観点ですとライバル企業になるところから、「Skypeで会議やりませんか」と提案を受けました。 Skypeで実際にデスクトップ共有というツールを使いまして、先方のデスクトップを我々の本社で画面を通して、そこで提案をいただくというものです。その企業さんはライバル企業ですけど、いいものは積極的に使おうというポリシーらしく、このような形でいろいろな会社でも活用されてるシステムでございます。 システム構成はこのようになっておりまして、インターネットからHDE One、これでセキュリティをしっかりとしますので、安心となっております。 実際にものができましたら、次の移行というフェーズになります。移行するのにNotesのデータベース、生きてるもの、死んでるもの合計1,000ありました。運用中のもの、バックアップとして残ってるもの、死んでるものと、「各分類で要否をどうするの?」を決めようとしたのですが、ユーザーに聞いてると「これ、らち明かないね」と。個人最適になってしまう。 実際それが正しいのかどうなかっていうのは微妙なのですが、経営会議にかけまして、更新をどうしましょうかと大方針を決めまして、「Notesは1年間、閲覧用としては残すんだから、基本移行はいらないよね」と決めました。これを決めたことによって、短期間の移行ができたのかなと思われます。

社員へのハンズオン説明会は計23回実施

続きましてユーザー説明会。我々2014年度、去年の1月に、基幹系のシステムを全刷新させていただきました。そのときにやはり実感として、実体験として重要だなと思ったのが、このユーザートレーニングになります。 実際にいくらいいソリューションを構築しても、ユーザーが使えなくては何もなりませんので、しっかりここは手間暇をかけてやろうと、大きく2部構成。座学で基本的なところと、「現状、我々こうなんだよ」という説明と、メインがハンズオン。このようなシステムとなりますを、みなさんハンズオンでやりました。 我々300数十名の会社ですから、全国8会場で合計23回、ユーザートレーニングを実施しました。平均すると一回17人。実際ハンズオンですと、これが本当限界になるのかなと思われます。 このような形で、無事に移行も済みました。今年の1月からシステムが起ち上がりまして、評価になりますが、導入前の課題、全社員へ情報を伝えるツールがないところはクリアできました。 パソコンを持ち歩かないと駄目というのもクリアです。タブレットからも閲覧可能になりました。DB乱立というところも、ポータルサイトでの情報の整理と、ユーザビリティもアップしております。 ワークスペースが個人により偏りがあったのも、「ポータルサイトで情報はすべてそこに集約しましょう」となりました。進捗情報などの共有は、メール偏重、今まで全社員にメールを送ってたものは「掲示板に挙げましょう」と決めました。 iPhoneで外部でメールの確認もできますし、稟議情報も確認できるようになりました。サーバに関しましては、クラウドサービスなので、すべて7項目の課題をクリアになってございます。

導入効果「Skypeを使うことで本社と支店の距離が短縮した」

続きまして導入の効果になります。今回このような形で挙げさせていただいておりますが、何個かピックアップして見てみますと、「Skypeを使うことによって、本社と支店の距離が短縮した」こと。 今まで支店は「孤島」って社内で言われてたのですが、やはり情報もそうですが、なかなかコミュニケーション取りづらかったのを、Office 365を入れて距離的にも近くなりました。 あと意外と効果が上がったのが、社内メールの送信数減で、今までなんでもいいからメールを送っていたのが、メールを送らずに済んだのは、ポータルサイトの有効活用ですとか、同じメールでもショートメールを送ることで、かなりの量が削減できてるのかなと思います。 Officeのライセンス費用削減で、実際にOffice Excel、Word、PowerPoint。我々のライセンス形態でパソコン、タブレット、スマートフォン、各5台までインストールできますので、各デバイスごとにライセンスを買ってたものが、1ライセンスで済むので、全体的なコストの削減にも役立っています。

社員のOffice 365 ID所持率は100%に

これらの効果をサマリーいたしますと、情報共有の実現で見ますと、今まで6割しかIDを持ってなかったのが、全社員にOffice 365を導入いたしまして、切り替えましたので所持率100%が実現できました。 かつ個人IDのファイルなどが必要ありませんので、どこでも閲覧できますのと。スマートフォンでもできますし、スマートデバイスからも見られるようになりました。制約がなくなりました。 情報伝達、処理効率アップで見ますと、やはり我々一番大きかったのが、稟議処理と会議の日程調整になります。 我々小さい会社ですので、スピード経営を全社目指しておりまして、稟議も1日、遅くても2日以内には全決済しようと。それがなかなか出先では、今までできてなかったのですが、スマートフォンからでも稟議が確認できるようになったのがかなり大きいかなと思います。

全社員の予定表が共有することで会議を設定しやすく

あと会議の日程調整。今までNotesのときは実は各部署で予定表を構築しておりましたので、全社的な行動予定で横串通ったものがありませんでした。 今回Office 365の予定表を全社導入することによって全予定が1つに固まりましたので、空き情報を検索しながら会議の予約が取れます。 これは極端な話、「この日程どうですか?」「駄目です」「代わりにこの日程どうですか?」「それ駄目なので、この日程どうですか?」ってやっていると、すぐ2、3日経っちゃうのが、ほんの数秒で予約が取れるようになった。かなりメリットとしては大きいと思います。あと先ほど申し上げました通り、Skypeの活用により、コストも削減できました。 あとセキュアな環境での情報処理では、私自身もそうなのですが、メールの送信保留などをやっておりますので、実際に宛先間違いで「あ、違うところに送ってしまった」というのを保留中に削除、ここ8ヶ月の間に1回ほどありました。 あと、送ってから「内容直したいね」というのも、実際に一時保留5分間はそこに止まってますので、直すこともできてセキュリティ面も強化されました。

今後の目標は「ローカルのデータをゼロに」

最後になりますが、今後の展開になります。今日ご説明を差し上げましたが、まだまだ使ってない機能も多々ございます。次に活用目指したいなと思っておりますのが、「OneDrive」で、我々はまだパソコンにファイルを置いているんですが、それをクラウド上に置くことで、「ローカルのデータをゼロにできたらいいね」と夢見ております。 これらを使うことにより、120%の実務運用を目指しまして、最終的には利益貢献できるシステムにさらに成長させていければいいなと思っております。 以上、我々、赤城乳業によるOffice 365の導入事例を終了させていただきます。ご清聴、ありがとうございました。 (会場拍手) FEST2015の公式イベントレポートはこちら

  

「FEST2015」について

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FESTは、従来開催していたThe Microsoft Conference、マイクロソフト ジャパン パートナー コンファレンス、Microsoft Dynamics Forumを発展/統合し、年に1度開催する日本マイクロソフト最大の新しいイベントです。 本年のFEST2015では「革新とその先への共創」をテーマに、ビジネスからテクノロジまでを広く網羅した最新の動向、活用事例、技術をお届けしました。

(制作協力:VoTX

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