Box × LINE WORKSで拡がる便利な世界

田草川葉子氏(以下、田草川):では、ここから後半パートです。「Box × LINE WORKSで拡がる便利な世界」と題しまして、私、ワークスモバイルジャパンでカスタマーエクスペリエンスを担当しております田草川がバトンタッチをさせていただきます。

一緒にご登壇いただきましたのは、後ほどBox連携のところでご登場いただきます、株式会社メタバーズの島谷様でございます。どうぞよろしくお願いいたします。

島谷直芳氏(以下、島谷):お願いします。

田草川:拍手をもう一度お願いします。

(会場拍手)

島谷:島谷と申します。よろしくお願いします。

田草川:島谷さんには連携Botの開発秘話などをお話しいただければなと思います。山崎さんも引き続きよろしくお願いいたします。

実はこのお二人、なんと今日は関西方面からわざわざ本イベントのために足を運んでいただいております。山崎さんは三重県から、島谷さんは京都から来ていただいております。

お越しのみなさまも、遠方から来ていただいている方、または都内など近郊から来ていただいている方もいると思いますが、このセッションだけではなく、Box World Tourを1日楽しんでいただき、なにか1つでもおみやげがあればなと思っております。

では、さっそく本題に入らせていただきます。(スライドを指して)まずこちらの図ですね。井村屋グループ様のBox活用の全体像を、図でいただいておりました。こちらはかなりいろんな連携がされています。複合機、FAX、またスマートフォンの写真撮影の管理、Box Notesの活用とかあるんですけれども、山崎さんにご説明いただいてもいいでしょうか?

セキュリティの高さと連携ソリューションの豊富さという魅力

山崎光一氏(以下、山崎):弊社から2つぐらい挙げさせていただきますと、「あずきバー」ですとか肉まんなどのレシピ、それに例えば先人の知恵だったり、生産等のテストの結果など、そういったものすべての情報をBoxに集中管理させて、無駄な情報のやりとりをなくしてスリムにしていきたいと考えています。

Boxのいいところは、セキュリティが高くて信頼できるというところもあるんですけれども、連携ソリューションがかなり豊富であるというところに魅力を感じています。

15時20分から、弊社井村屋のセッションもブースCでありまして、そちらでは事例をご紹介させていただこうと思っているんですけれども。こちらでは簡潔にさせていただいています。

連携ですが、リコーの複合機と直接スキャンやプリントができるサービス、スマートフォンとの連携、NTTコミュニケーションズさんのシングルサインオンのサービスを組み合わせてセキュリティを強化したりしています。

最近力を入れているのは外部とのコラボレーションですね。社内の生産性を上げるところと、外部とのやりとりもより強化していきたいと考えています。そしてLINE WORKSについては、今日このあとお話しさせていただくというところになっています。

田草川:ありがとうございます。PRまでしていただいて。次のセッションもみなさまぜひ聞いてください。

信頼性の高いBoxにすべての情報を一元管理するというところと、さまざまなコラボレーションができるというところ、また外部連携もできるというところで、Boxの全体像を今ご紹介いただきました。

Boxにアップした画像の共有リンクを、LINE WORKSで個人のLINEへ送信

田草川:実際にLINE WORKSを活用して、少しおもしろい使い方をしていただいているので、1つご紹介したいと思います。こちらも解説をお願いします。

山崎:はい。こちらの事例ですが、LINE WORKSには個人のLINEと友達になって連携できる機能があります。そちらの紹介になっています。

弊社は、社内託児所「アイアイキッズルーム」という、社員のお子さんを扱うところがあります。そこで以前はなにかイベントなどがあると写真を撮って壁に貼り出して、お父さんお母さんに数枚「どうぞ」と持っていただくようなことをしていたんです。

BoxとLINE WORKSはほぼ同時期ぐらいに導入しているのですが、まず保育士さんが日々のお子さんの様子をBox Captureでスマートフォンから直接Boxにアップロードして、その共有リンクをLINE WORKSを使って定期的にお父さん・お母さんの個人LINEに送るということをしています。

これによって、日々のお子さんの様子が画像であったり動画でも見れたりしますので、非常に安心して預けられると喜んでもらっています。

田草川:ありがとうございます。Box Capture、共有リンク、そしてLINE WORKSの外部連携機能を使ったLINE連携。すべてのツールをうまく活用して運用しているという例になります。これ、親御さんはとても安心してデータを見れるようになりますね。

山崎:そうですね。本当に喜んでいただいていまして。(スライドを指して)こちらの写真はお父さん・お母さんと保育士さんがランチ会で意見交換しているところなんですけれども、聞いてみるとお子さんの写真をいろいろ見たいので、Boxアプリとかもけっこう使い込んでいて。質問もエグいような内容が多くてですね。求めるシーンで提案するのは非常に重要なんだなと感じましたね。

田草川:親御さんがBoxアプリを使いこなしているんですか?

山崎:そうですね、「一括でどうやってダウンロードするの?」みたいな感じですね。

田草川:おお、すごい。

山崎:いろいろ質問が飛び交ってました。

田草川:活用されてますね。

チャットボットを介した利用率向上施策

田草川:では、いよいよ本題に入ります。BoxとLINE WORKSの連携についておうかがいしたいと思います。こちらの仕組みについて、あらためて山崎さんからご説明いただけますか。

山崎:仕組みは、使い慣れたLINE WORKSのチャットのUIで、Boxに入っているなにかしらの文章のキーワードを入力すると、チャットボットを介してBoxの文章を検索します。それを返すというかたちになりまして、使い慣れたUIからBoxの文章をより活用しやすい仕組みになっています。ですので、ユーザーの利用効率向上に寄与できるのではないかと考えています。

田草川:ありがとうございます。LINE WORKSのUIを活かしていただいて連携をするという仕組みをご紹介いただきました。こちらに関してなにか、島谷さんからコメントがあればお願いします。

島谷:そうですね。弊社の「Botbird for Business」というツールを使っていただいているんですけれども、これは自動会話という、いわゆるチャットボットを簡単に作れるツールなのですが、これにはいろんな会話の条件分けとかができます。こういう会話が来たらBoxさんのファイルを取ってきてとお答えすると、そういったことをさせていただいています。そんな感じですね。

田草川:シナリオで回答できるものはBotbirdから。それでないものはBoxの検索でということですか?

島谷:そうですね、そんな感じにやっています。

田草川:ありがとうございます。

メールを8本作れる時間を、社内の問い合わせ対応に費やしていた

田草川:これだと外出している社員もすごく探しやすいなと思います。ただその時って「Boxのアプリの検索からいけばいいんじゃないかな?」なんて私は思ったりするのですが、そもそもBotを使った連携というのはどのようなきっかけで実現したんですか?

山崎:最初からチャットボットを導入しようというわけではなくて、当時、生産性向上プロジェクトというのが発足してまして。そことの共同で「社内の問い合わせが多いんじゃないか?」ということで、社内向けのアンケートを実施しました。

社内のアンケートを600台のPCに送ったんですけれども、回答を得たのは220人ぐらいでした。それはパソコンを前向きに使っていただいているユーザーと仮定しています。ポイントが、1日1人あたり、弊社の場合は48分、なにかしらの問い合わせをしていることがわかりました。

その内訳をいろいろ分析してみますと、チャットボットなので自動応答とかシステムで対応できそうものが42パーセント程あるのではないかと調べました。(スライドを指して)その内訳がこちらに大きなグラフになっていまして。主にシステム関連の問い合わせと、総務・人事系、あとは商品に関する問い合わせというところが上位を占めています。

田草川:ちょっとおもしろいデータですね。平均で48分。

山崎:そうですね。

田草川:山崎さんが問い合わせ対応に追われていたとおうかがいしましたが。

山崎:私は多い日はほぼ1日見てることもありますけど(笑)。

田草川:そうすると、業務時間が問い合わせ対応で埋まって、残業になるって感じなんでしょうね。

山崎:日によってはそうですね。

田草川:ちょっと余談なんですけれども、メールを1通作成するのに平均6分かかるというデータがあるんですね。そう考えると、だいたい8本ぐらいのメールが打てる時間を、社内問い合わせ時間に費やしちゃってるんだなというのを、このデータを見て私は感じました。