知られざる社会保険労務士の業務

辻野扶美氏(以下、辻野):みなさんこんにちは。辻野社会保険労務士事務所の辻野扶美と申します。みなさんは社会保険労務士の仕事をご存知でしょうか? 以前は全く別の仕事をしていましたので、実は私も知らなかったんです(笑)。

一言で言うと、会社の総務をサポートする仕事です。特徴としては3つあります。1つ目は人に関する手続きの代行、2つ目は働く人の困りごとの解決、そして3つ目は職場のルールを作る。そういった仕事をしています。

どうして私が社会保険労務士になったのか、お話させていただきたいと思います。これにはきっかけがありました。

夫が海外赴任することになって、それに付いていって海外で5年間暮らしたことがありました。その期間にいろいろ感じたことが、私の人生観を大きく変えるきっかけとなりました。

いわゆる女性解放運動などと言われるものの先進国でで、日本とはまったく社会保証制度が違う、とても子を産み育てやすい環境のもとで、2人の子どもに恵まれました。

周りに住む人たちの感覚が「人生はバカンスのためにある」「楽しむために仕事をする」。そういった人たちの中で、「苦難は美徳」「一生懸命汗して働くことこそがえらいんだ」と、それまで考えていた日本人の私は、「これまでは一体何だったんだろう?」「仕事をするだけの人生なんて、ちょっとおかしいな」と思うようになりました。

そのうち帰国をするときが来ました。私もなにか世の中のために役に立ちたいと思い、仕事を探したんです。でも戻ってきたとき、私は35歳の2人の子持ち。平日だけ働いて夕方17時には帰りたいし、土日も休みたい。正社員がいい。そんな都合の良い正社員の仕事なんて、10年以上前の当時には、あるわけなかったんです。

人生は選択できるはず。そう思っていたのに、女性には選択肢がないのかな? そう思いました。女性の方、今までこんなこと思ったことないですか? 私はまさにこのとき来たんです。「女性に生まれて損した」って。

〇〇さんの奥さんだとか〇〇君のお母さん、そのように呼ばれることというのはとても幸せなことだと思います。でもその前に、私は辻野扶美なんです。

人生は選択です。私を雇ってくれる職場がないのであれば、「よし、自分で職場を創ろう!」、そのように思いました。

病床の先輩社労士から託された言葉

そして社労士の勉強を始めて、資格を取り、事務所を開業することになりました。最初の従業員はパソコンとレーザー複合機でした。なぜならば、どんな時間でも私に付き合ってくれるからです。

そしてこの頃、とても大切な出会いがありました。先輩の社労士、鈴木哲朗先生との出会いです。まだそれほど仕事がなかったので、社労士会の勉強会には片っ端から出席していたんですが、そこで出会ったんですね。

哲朗先生は「うちに手伝いに来てみないか?」と声をかけてくださいました。あとでわかったんですが、この方はものすごい方だったんですね。仕事にはとても厳しくて、ときにはお客様のことさえも叱る。宮城県の社労士や周辺の企業では有名な一目置かれていた方だったんです。

私は喜んでお手伝いに出かけることにしました。本質的なことをいろいろ教えていただいたりしながら、仕事に励んでいました。

とはいっても、やはり家庭では精一杯、仕事も目一杯。そしてこのころから親の具合が悪くなりました。まさに八方塞がりの状況でした。

そして、こんなことがあっていいものか、そういう出来事が私を襲ったんです。あんなにお元気だった哲朗先生が、なんとガンに侵されていた。それがわかりました。

哲朗先生は病床で私の目を見て力を振り絞りながら、こうおっしゃいました。「俺、もうダメみたいだ。辻野さん、あとを頼む」。先生が渾身の力を振り絞って仰ったその言葉を受け取った私には、お断りすることなど、できませんでした。

そして哲朗先生は帰らぬ人になってしまったのです。

私は傍らで哲朗先生のお仕事をいつも見てきました。哲朗先生は大切なお客様をこの私に託されたんだ。そのように思いました。やるしかない! 私は覚悟を決めました。

家事と仕事の両立に奔走

当然、仕事は激増です! スタッフはもちろん増員しましたが、私は、まだ暗い朝2時に起きて仕事をして、日が昇り、18時になったら自宅に走って帰る。

お弁当を作って、子どもたちに朝食を食べさせて、保育所に送り、急いで事務所へ。夕方までギリギリまで目一杯働いて、保育所には毎日走って迎えに行っていました。

そして夕食を食べさせて、宿題を見て、お風呂に入れて、それから寝かしつける。そういったような日々が続きました。でも、こんな私にも1つだけほっこり和む大切な時間がありました。それは、寝る前に子どもたちと一緒に読む絵本の時間でした。そして、また2時に起きる。

そんな生活が毎日毎日……。「時間がない!」「早くしなくっちゃ!」「締め切りに追われる」「どうしよう!」。こういう生活でした。

でも、トラブルがなければ、まだこれでいいんです。トラブルが、緊急事態が、多発します。保育所からの「迎えに来てください」の電話。子どものことですぐに対応しなければいけないこと。お客様のところで労災が起きればすぐに対応しなければなりません。

そして東日本大震災が起きました。被災の企業に対しては待ったなし。すぐにやらなければならない。さらに、最も頼りにしていたスタッフが、家族の都合で東京に引っ越すことになってしまいました。

あぁ、どうにかしなくちゃ。どうしたらいいんだろう。そうだ、やはりITだ! もともとエンジニアだった私は、時間を買うつもりでITに投資して徹底活用することにしました。気がつくとなんと30種類以上のITシステムを導入していたんです。

それでもまだ課題は山積み。どうしよう! まず、努力が見えない。何をやっているかわからないんですね。状況が見えない。いちいち担当者に確認しなければなりません。成果が見えない。特定の人への業務がどうしても偏ってしまう。2度手間、3度手間の多発。無駄、抜け、ダブりが出てくる。

kintoneで業務の「みえる化」

そこでお待たせしました、kintoneの登場です! いろいろお世話になっているスマイルアップ(合資会社)の熊谷(美威)さんと半年間の真剣勝負が始まりました。業務の本質は何なのか? 何を残したいのか? 何がいらないのか? どういうふうにしたら効果的なのか? 

毎日のように喧々諤々、ときには喧嘩のようになりながらも一生懸命取り組みました。なんとkintoneのアプリは3回も作り直しているんです。(今は)こうやって「みえるシステム」ができたんですけれども、その全体像をご紹介したいと思います。

まず中央にはお客様情報となる「みえる顧客」があります。それを取り囲むように、都度あるお仕事についての都度情報。そして毎月あるルーチン情報からなります。都度情報もルーチン情報も、みえる顧客に紐付けされます。

なんと言っても特筆すべきは日報作成です。一生懸命、1日入力していた内容を、ワンクリックで日報として作成することが実現できました。このときまさに「kintoneは女性にとっての武器だな」と確信しました。

それでは何が見えるようになったのか? みえるシステムで見えるものを紹介します。顧客が見える、状況が見える、受渡が見える、そして時間が見える。

まずは顧客からご紹介します。みえる顧客で私たちが大切にしているのは、会社情報とお付き合い情報です。これらをご紹介したいと思います。スライドが細かいのでズームアップしてご紹介しようと思います。

まず代表者様をなんとお呼びするか? これはすごく大事なんですね。それから代表者さまはどのような方なのか? この例ですと、2代目以降、強いリーダーシップがあり、決断力がある。従業員のことをよく考えている。そして親孝行。

また同じように大切なのはお客様の窓口担当者の方です。山田花子さんなんですが、ポイントはこの方を花子さんと呼ぶ。それをみんなで共有しています。

それから訪問関連情報をご紹介します。最適な訪問時間はあるのか? 車で訪問する場合にはどこに車を停めていいのか? この場合は、斜め向かいの立体駐車場に停めるということを記録しています。

今までご紹介したのは固定的な情報なんですが、次は月次概況です。みえる月報から拾い上げた情報を簡単に紹介します。「手続きを終えました」「届出完了しました」「手続き予定です」「協定を締結しました」。このようにお客様の最近の動きがわかって、顧客のみえる化が図られています。

それで何を得たのか? 短時間で深い話ができるようになりました。そして全顧客が特別待遇。すぐに本来の業務に全力投球できます。

業務の処理を効率よく

つづいて状況を紹介したいと思います。みえる案件に顧客共通の手続きを登録している一覧の画面から見たいと思います。一目で案件状態が今どうなっているのかということがわかります。ここでは作業中の案件がどうなっているのか、その状況を確認してみたいと思います。

みえる案件に紐付いている、みえる処理により、日付があって、書類を回収した、それは完了したという現在の状況が見えます。

これら一つひとつの処理は全部時間を入力しているので、この案件がこれまでどれだけ時間がかかっているのか、そういうことも確認することができています。まさに状況のみえる化ですね。

それから担当者別の状況も見ることができます。この方の場合は青の手続き業務を一番多くやっていることがわかります。