改善のヒントは“現場”にある--アナログ業務の効率化を目指す、ガテン系総務の挑戦

業務の足場はkintoneで固める~ガテン系総務の挑戦2~

kintone hive in Cybozu Days 2017 Tokyo
に開催

サイボウズ株式会社が主催する「Cybozu Days 2017 Tokyo」のなかで、kintoneによる業務改善プロジェクト成功の秘訣や活用のノウハウを共有する「kintone hive」が行われました。以前kintone hive fukuokaでも登壇した株式会社ダイワの髙田直哉氏は、前回に引き続き「業務の足場はkintoneで固める~ガテン系総務の挑戦2~」というテーマで、kintoneによる業務改善の事例を紹介しました。

提供:サイボウズ株式会社

「足場の魅力を伝える」ガテン系総務の挑戦

髙田直哉氏(以下、髙田):みなさん、こんばんは。「こんにちは」でした、すみません。緊張しています(笑)。

株式会社ダイワ総務部人財開発課の髙田直哉と言います。本日はこのような舞台で講演させていただくこと大変に嬉しく思っております。みなさんに少しでも、1つでも多くプラスを持ち帰っていただけるようにがんばっていきたいと思っております。

本日のタイトルは「業務の足場はkintoneで固める ガテン系総務の挑戦2」でお送りさせていただきます。

今年の4月、「kintone hive fukuoka」で同様のタイトルで講演をさせていただきました。先ほどの映像を見ていただいた通り、私たちは足場の会社なので、このタイトルがピッタリだろうということで今日もこのタイトルで講演をさせていただきます。

私の本来の業務は主に「採用活動」をしています。ただし総務部という立場上、いろいろな業務が舞い込んできます。5月からはなぜかラジオDJをやっております。

映像ですが、明日の活力ラジオ『ビケメンスタイル』毎週木曜日18時半からコミュニティラジオ天神でやっております。こういったところでもお話をさせていただいております。

先ほどから何度か出てきている「美形男(ビケメン)」という単語ですが、これは私たちの造語です。「ビケ足場を組み立てるイケメン」ということでやっております。

(スライドを指して)爽やか系のビケメンから左端の彼は「ビケマッチョ」と言われてます。こういった方々を紹介するサイトを運営しています。

また、先日トヨタのC-HRで痛車を作りました。業者に痛車を作ってくれとオーダーしたところ、どこに出しても恥ずかしくない痛車ができました。非常に目立ちますが、いたって正気ですので大丈夫です。

ここにも掲載されている私たちのキャラクターもあります。「安全まもる君」です。LINEスタンプのキャラクターから発信しておりますが、いろいろなところでまもる君を使わせてもらってます。

コードが書けなくても使える「kintone」

髙田:私の本来の業務というのは、こういったかたちで足場の仕事の魅力をみなさんに発表するものです。その上で、しっかりkintoneにも携わらせていただいております。「じゃあ、なにに使ってるの?」となりますが、さまざまなところで使っています。

先ほど(業務の紹介で)ありましたトラック管理、携帯電話の管理、みなさんに配られていますガイドブックにも記載されている採用の応募者の情報共有、従業員名簿にも使っております。建設業はさまざまな資格が必要です。この名簿を見れば「この人がどのような資格を持っているのか」が1発でわかります。

また事務員さんへの業務の支援や経費精算、イベント企画、社員旅行の名簿も、こういったkintoneでやっています。kintone化した業務の一例です。

アワードを記念しまして、ここで「あいうえお作文」をやってみようかなと思います。「kintone」をお題にカ行でいきますね。

「カ」、カンタンに入力できる。

「キ」、キントーンで情報共有。

「ク」、クリックしてね、保存ボタン。これ大事ですね。

「ケ」れども、私は、「コ」ードを書けない。しっかりオチたでしょうか、大丈夫でしょうか(笑)。

私はコードを書けないんですね。ただkintoneの活躍の幅が広がってくると「なにか1つ足りないな」と思うところが出てきます。「工事の進捗状況をガントチャートで示したい」「名簿の中の生年月日を入力すれば年齢が出るようにしたい」などいろいろあります。

それでもシステム会社に頼むほどではない場合、私はみなさまのお知恵を拝借しています。

cybozu developer network、kintone hive online、そしてユーザーコミュニティ「kintone Café」などに参加して情報収集をしていきます。プラグインを使ったり、外部サービスを使ったりして自分で工夫しながらさまざまな要望に応えていきます。

現場の声を聞きながら開発していく

髙田:本日は「現場の声から1つのアプリができた」という事例を紹介させていただきます。事業部長が言いました。「みんなの休暇を一目でわかるごとしちゃらんね」。

これだったらkintoneで簡単にできそうだな、ということで取り組みました。「3分でアプリができる」という謳い文句のkintoneですが、本当にプロトタイプが3分でできました。

この入力画面ですが、事務員さんが作業員の分も入力するので簡単にしました。ルックアップの項目を使って名前の一部分だけ入力すれば、所属や部門が簡単に入るようになります。これで部門ごと拠点ごとの休暇が一覧で見られるようになったわけです。

事務員さんが、毎月届く休暇のメールと勤怠表を付き合わせるために残業していたんですね。それが大変で「あぁ、これは大変だ。これで残業になってるんだ。任せちゃりぃ!」ということで、さっそくアプリを改造していきました。

最初はルックアップ用の名前と部門と拠点しかないアプリでした。ここに「関連レコード一覧」を追加したんです。休んだ理由が有給なのか、公休なのか、忌引きなのかが一目瞭然になりました。

有給の計算もしていたので、「じゃあ、これも追加しましょう」と改造しました。入社年月日、これで入社年数を簡単に計算できます。これはcybozu developer networkで拾ってきたJavaScriptを使ってます。

もともと有給計算はエクセルブックを1人ひとり作っていたんですね。その数字を取りまとめているエクセルファイルもあったということでした。

これでどうなったか言うと、休暇のメールのやりとり、エクセルブック、それを取りまとめたエクセルファイル、すべていらなくなりました。事務員さんは「ばり助かっとうよ」と言いました。ちょこちょこ博多弁を入れています。

でも「これだけではちょっと物足りないな」となります。one more thing……なんかやりたいなと思いました。Webhookを使いたく、探すとkintone hive onlineにありました。

今年の2月にWebhookというのが公開されましたが、これなら自分でできそうだなと。自分で勉強しながら、レコードが入力されたら事務員さんにメールがいくというシステムを作りました。これで負担なくメールの通知ができるようになったんですね。

会長から学んだ現場からのアイデア

髙田:わが社の創業者であり現会長である田中会長ですが、週に1度、現場に行ってパトロールをします。「オーナーパトロール」といっています。

会長は「現場には匂いがある。空気がわかる。そしてやるべき優先順位が見えてくるんだ」と言います。

お客様によりよいサービスを届ける、ビケメンがよりよい作業環境になる、そういうことを考えながら現場で会長は発信し続けています。その姿を見て、私は「改善のヒントは現場にある」「私もどんどん現場に行って改善をしていこう」と思いました。

私が大切にしている言葉があります。「人の前に明かりを灯せば、自分の前も明るくなる」。

もともとkintoneは私の業務を楽にするために導入したツールでした。ただそれだけではいけない。人の業務を楽にしてこそ、明かりを灯してこそ、私の業務改善になっていくんだということをkintoneを通じて知ることができました。

まだまだ私の会社の中ではkintone化したい業務が山ほどあります。FAXや社内メール、紙エクセルなどですね。エクセル集計の業務もいろいろあります。

昔ながらのガテン系独特の気合いでがんばろうもいいですが、やはり「煩雑な業務をなくしてみなさんが楽しく仕事ができる」環境づくりを総務の立場からやっていきたいと考えております。

最後に、「kintoneを乗りこなしてアナログ業務を明るく照らそう!」と添えて私の事例講演とさせていただきます。本日はありがとうございました。

(会場拍手)

伊佐政隆氏(以下、伊佐):髙田さんありがとうございました。機材の少し調子悪かったですね。本日はまもる君が応援に来てると聞いたんですけど。

髙田:先ほどのLINEスタンプのキャラクターということで紹介したのですが、まもる君があそこに。

伊佐:目立ちますねぇ(笑)。大きいですね。ありがとうございます。あれはどんなときに使っていらっしゃるんですか?

髙田:イベントだったり、あとは企業説明会とかそういったところで。

伊佐:なるほど。今日は髙田さんからみなさまの知恵を使うというアイデアをいただきました。「みなさまの知恵を使って自分たちの業務改善をするんだよ」と。kintone Caféやcybozu developer networkをご紹介いただきましたけれども、それにも少し関わっていらっしゃるということで。

髙田:そうですね。kintone Café福岡のメンバーとしても活躍しているんですけれども。……自分で「活躍している」と言うのもすごいんですけど(笑)。

伊佐:最初は参加する側だったんですか?

髙田:そうですね。私もしゃべりたい感じになってきて、全国イベントが去年からありまして、それで私も登壇させていただきました。

伊佐:スライドがあるかな? これですね。

髙田:今週金曜日です。高円寺のヴァル研究所さんでkintone Café Japan 2017が行われることになっています。

伊佐:これ、「kintone」と書いてあるんですけど、別に僕らなにもしてないんですよね。不思議なことに。

髙田:ユーザーコミュニティで運営していますので。そのなかでも私は岐阜のSIer森田さんとセッションを組んでやるということなんですよ。本当に「立場とか地域を超えてkintoneでみんな楽しくやろうぜ」というすごくいい会だなと思っています。

伊佐:いいですね。自分が困っている、だから助けを求めに行って、今度は自分が助けられる立場になって共有していこうという流れが生まれているんだろうなと。いろいろあって懇親会しか行けないんですけれども、懇親会は必ずいきますので。ぜひまたお願いします。

髙田:そうなんですね(笑)。わかりました。よろしくお願いします。

伊佐:髙田さん、ありがとうございました!

髙田:ありがとうございました。

(会場拍手)

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