約1700の店舗と生じる膨大な事務仕事…
ゲオ本社の若き社員は「無駄なやり取り」をどう解消したか

kintoneで全国の店舗情報を1つに

kintone hive nagoya vol.1
に開催

業務の中でkintoneを活用しているユーザーが一堂に会し、kintone活用のコツをそれぞれの視点で解説するイベント「kintone hive」。名古屋での初めての開催となった「kintone hive nagoya」では、株式会社ゲオホールディングス分析部マスタ課の大西智子氏が登壇し、「kintoneで全国の店舗情報を1つに」というテーマで、「店舗情報申請システム」による業務効率化の事例を紹介しました。

提供:サイボウズ株式会社

ゲオのkintone活用例を公開

大西智子氏(以下、大西):改めまして、こんにちは!

会場:こんにちは。

大西:ありがとうございます。株式会社ゲオホールディングスの分析部マスタ課の大西智子と申します。よろしくお願いいたします。

(会場拍手)

大西:私からは、「kintoneで全国の店舗情報を1つに」ということで、事例紹介をさせていただきます。まず初めに、私の自己紹介を行わせていただきます。2015年12月に株式会社ゲオホールディングスにアルバイトとして入社いたしました。

そして、そこで初めて任された業務というのが、kintoneでのアプリ作成でございます。本日ご紹介させていただきます「出店・閉店・リニューアル申請者アプリ」を、このときに作成いたしました。そのあと、『kintone university』のスペシャリスト編とデベロッパー編を修了いたしております。

そして、2016年12月に改めて、正社員として入社いたしました。それからは、kintone全体の運用管理と、引き続き、アプリ作成を行っております。

趣味は、こちらに描いてあるような似顔絵を描くことです。あとは、テーブルゲームなども好きで、週末によく行っております。

続いて、事業紹介を行わせていただきます。株式会社ゲオホールディングスです。本社は、ここから徒歩20分ほどのところにございます。設立は、1989年1月でして、1部上場いたしております。従業員数は、グループ全体で3,984名在籍いたしております。店舗数はグループ全体で1,686店舗、全国展開いたしております。

ここからは、店舗紹介を行わせていただきます。

まず、みなさんご存知かと思いますが、CD・DVDのレンタルショップ『GEO』でございます。こちら、全国展開いたしております。

続いて、『2nd STREET』です。こちらは、家具・家電・趣味用品・衣類など、あらゆるものを、買取・販売いたしております。今もっとも、弊社で力を入れている事業となっております。

続いて、『GEO mobile』です。こちらは、スマホやタブレットを中心に、買取・販売をいたしております。

最後に、『ウェアハウス』です。こちらは、アミューズメント施設でして、関東を中心に展開している事業となっております。これら合わせて、1,686店舗、展開いたしております。

今、みなさんにご覧いただいているのが、GEOの公式ホームページであります『GEO Online』でございます。

これからの発表で、私、「店舗情報」という言葉を口にさせていただきます。その際はこの赤く囲まれた枠の中の、例えば、営業時間でしたり、定休日、取扱商材のことを指しているんだなぁと、ご理解いただけますと幸いです。

続いて、エリア紹介させていただきます。全国の店舗情報を各エリアごとに管理いたしております。北は北海道から、南は沖縄まで、7つのエリアごとに店舗情報を管理しています。

ムダの多かった従来の店舗管理

店舗情報の伝達方法について、これからご紹介させていただきます。先ほどのホームページなど、みなさんのところに、店舗の情報が伝わるまでに、2種類のスタッフが関わっております。

まず1つ目は、エリアスタッフでございます。こちらのエリアスタッフ、先ほど説明したエリアごとに配属されており、店舗の情報を収集しているスタッフとなっております。

もう1つは、本部スタッフでございます。こちらは、店舗の情報を登録しているスタッフとなっております。

まず、店舗の情報に追加や変更があった際、申請書を入力いたします。その申請者をメールに添付いたしまして、そのメールを本部宛に送信いたします。

メールを本部スタッフが受信しましたら、申請書の中身を確認いたします。もし、このときに問題がございましたら、エリアスタッフに問い合わせをします。

なにも問題がなかった場合は、サーバーに登録して、店舗情報が公開されるというのが、今までの流れとなっております。

こちら、ご覧いただくと、このメールでの運用、なんら問題がないように感じるかもしれませんが、いくつか問題点がございました。

まず、1つ目に、申請書の見落としが発生いたしておりました。エリアスタッフが本部スタッフに対して、申請書が添付されたメールを送信いたします。この図のように、エリアスタッフと本部スタッフが1対1の関係でしたら、このメールでの運用はなんら問題はないかと思います。

ですが、先ほどご説明させていただきました通り、エリアスタッフは7名おりまして、各エリアスタッフそれぞれ数百店舗の店舗情報を管理しております。

そのため、1度に複数の申請書が来てしまい、本部スタッフは大変困っておりました。登録済みの申請書と、未登録の申請書が一目でわからないということで問題が生じておりました。

2つ目は、新しい申請書の定着に時間がかかるという点でございます。例えば、2nd STREETで植物を取り扱うことになったとします。その際、植物の項目が追加された申請書を、エリアスタッフに配布いたします。

その後は、その申請書で連絡を出してほしいのですが、エリアスタッフが複数おりますと、なかには、古い申請書で連絡をしてくるスタッフもおりました。

そうすると「新しい申請書に変えてくださいね」と、本部スタッフとエリアスタッフとの間で、無駄なやり取りが発生しておりました。申請書のフォーマットを変更すると、定着するまでに時間がかかるという問題点が生じておりました。

3つ目に、情報共有に時間と労力を有するという点でございます。店舗情報というのは、さまざまなスタッフが知りたい情報となっております。

ほかのスタッフが本部スタッフに対して、最新の店舗情報を公開してくださいと問い合わせをすることが、何度かございます。

そうしますと、本部スタッフは最新の申請書を探し出しまして、それをそのスタッフに送っておりました。

こちらも1対1の関係でしたら、問題ないのですが、ほかの部署のスタッフでしたり、同じ部署の違うスタッフが問い合わせをしてきたり。ということで、1日に店舗情報に関する問い合わせが、多数発生しておりました。

そこで、店舗情報の公開を求められるたびに、申請書を探し出し、メールを送信するということで、手間が発生しておりました。

「3つの問題点」をどう解決したか

これらの、大きく分けて3つの問題点が生じておりました。このとき、ちょうどkintoneを導入して半年ほど経っておりまして、これらの問題点をkintoneだったらどう解決できるだろうということで、話し合いを進めてまいりました。

まず1つ目に、申請書の見落としに関しましては、「プロセス管理で整理が可能だよね」という話になりました。続いて、新しい申請書の定着に時間がかかるのも、アプリの設定ですべてのレコードに反映されますので、それも解決できるという話になりました。

また、情報共有に時間と労力を有するのも、kintoneの特徴でありますクラウド管理で、いつでも、どこでも、誰でも、自由に閲覧が可能ですので、それで解決できるという話になりました。

そこから、kintoneでこの運用をカバーしていこうと、話が進んでまいります。そこで作成されたのが、本日ご紹介させていただきます『出店・閉店・リニューアル申請書アプリ』でございます。

ここからは、このアプリを使いまして、どのように業務改善がされたのかをご紹介させていただきます。

まず、エリアスタッフが出店・閉店・リニューアル申請書アプリに入力をいたします。

新規の店舗の場合は、新しいレコードを作成いたしまして、入力をしております。既存の店舗に関しましては、すでに登録されているレコードを呼び出しまして、そこに入力をしています。

申請ボタンを押しますと、本部スタッフに通知が入るようになっております。本部スタッフは、レコードの中身を確認いたしまして、問題がなければ、サーバーに登録しております。

サーバーに登録ができましたら、先ほどのレコードの登録完了ボタンを押します。そうしますと、エリアスタッフに通知が入るようになっています。

また、翌日になりますと、サーバーから「DataSpider」を通して、店舗マスタのほうに最新の店舗情報が送られるようになっております。あと、この店舗情報というのは、循環するようにしています。

この出店・閉店・リニューアル申請書アプリを作るにあたって、難しいコードなどがある際は、開発会社のLexues様にご協力いただいております。

“新”店舗管理アプリの効果は…

続いて、このアプリの中身について、ご紹介させていただきたいと思います。まず始めに、店舗名で検索して、指定の申請書を呼び出せるようになっております。先ほどあったように、サーバーで配布された検索プラグインとなっています。

こちら、店舗名のところに、「黒川」と入力していただきます。検索ボタンをクリックいたしますと、店舗名で、黒川というキーワードが部分一致しているレコードがこのように出てくるようになっています。それによって、すぐ申請書が呼び出せるようになりました。

今までの運用ですと、エリアスタッフが個々で申請書を管理しておりました。そのため、店舗ごとのフォルダを作成し、その中に申請書を保存している状態でした。

それですと、申請書を探し出すのに、まずフォルダを探して、そのあとに、一番最新の申請書を探すという作業をしていたため、大変手間がかかっておりました。ですが、こちらによって一瞬にして申請書を呼び出せるようになりました。

ほかの機能との連携も効果的

続いて、ルックアップ(注:アプリに入力するデータを他のアプリから取得できるようにする機能)で簡単に入力ができるようになりました。

こちら、コードを入れていただくと、それに紐づく名称というのが自動で反映されるようになっております。それによって、入力の手間というのが省けるようになりました。

続いては、宛先の入力不要でワンクリックで送信が可能となっております。今までは、メールでの申請でしたので、メールに宛先を入力して、そのあと、本文を入力していました。毎回同じ宛先なのに、そのような手間がかかっておりましたが、kintoneに乗り換えたことによって、ワンクリックで送信が可能となっております。

送信しましたら、本部スタッフのポータル画面に、このようにアイコンが現れるようになっております。これによって、本部スタッフは今自分が何件、未登録の申請書があるのかというのを、数字で明確にわかるようになりました。

また、こちらのアイコンをクリックすると、未登録の申請書に直接飛ぶとこができるようになりましたので、スムーズに作業に取りかかれるようになっています。

「プリントクリエイター」でPDFの出力も可能になっております。こちらは、ユーザーの方から、従来の書式のものも欲しいとご要望頂いたため、追加した機能でございます。

このように、出店・閉店・リニューアル申請書アプリを導入いたしまして、スタッフのみなさまから、さまざまなご感想をいただきましたので、一部ご紹介させていただきます。

まず、「各店舗の進捗状況が確認しやすくなった」。また、「メールを追う必要がなくなり、作業時間が短縮できた」。あとは、「遠方のスタッフとのやりとりがしやすくなった」と、みなさまからご好評をいただいております。

作業時間も大幅に改善されました。まず、エリアスタッフが7名おりまして、1日の業務時間が60分でしたが、そちらが50分になり、10分の削減がされました。

また、本部スタッフは3名おりまして、1日の業務時間が60分でしたが、20分削減いたしております。

そして、こちら、月に換算してみますと、エリアスタッフ1人当たり200分削減いたしております。また、本部スタッフ1人当たり400分削減できております。

このようにkintoneに乗り換えたことによって、業務時間の削減ができるようになりました。

膨大にある全国の店舗情報を一括管理

ここからは、連携して、さらに業務時間の削減ができたことについてご紹介させていただきます。

まず、店舗情報は、ほかの業務でも必要な情報となってまいります。物件を管理している業務や、店舗設備を管理している業務などでも店舗情報を取り扱っております。

そこで、このようにそれらのアプリも作成いたしております。

出店・閉店・リニューアル申請書アプリから送信された最新の情報を、本部スタッフがサーバーに登録いたしまして。そのあと、登録完了ボタンを押しますと、自動で、物件アプリと店舗情報アプリに店舗の最新の情報が飛ぶようになっております。

また、先ほどご紹介した通り、DataSpiderから店舗マスタに最新の情報が届いていることで、出店・閉店・リニューアル申請書アプリを起点にいたしまして、すべてのアプリの店舗情報が更新されるようになっております。

最後に、今後の課題をご紹介させていただきます。今、現状といたしまして、サーバーへの登録は、本部スタッフが手動で行っている状態でございます。今後は、それを自動で登録できるようにしていきたいと思っております。

今回、出店・閉店・リニューアル申請書アプリを作成いたしまして、まず、全国の店舗情報を1つにまとめられたところが、一番大きな点でございます。それによって、各スタッフが自分の見たいときに、最新の店舗情報を見ることができるようになりました。

今現在、kintoneのユーザー数、300人ほどおりまして、アプリ数100個ほどとなっております。

徐々に、kintoneの良さというのが弊社のなかで伝わっていっている状態です。今後は、もっとアプリ数を増やしていきまして、さらにスタッフの業務改善に努めていきたいと思っております。

以上です。ご静聴、誠にありがとうございました。

(会場拍手)

kintoneをスタッフみんなが愛用

伊佐政隆氏(以下、伊佐):ありがとうございました。素晴らしいプレゼンテーションを。初めてじゃないですよね!? すごくお上手で。

大西:前に、「kintone cafe」で、1度お話させていただきました。

伊佐:なるほど。今日は、教えていただいた事例のなかで、活用効果の時間を計ってらっしゃったじゃないですか。あれ、1つずつって、見逃しがちだなと思ったんですよ。

1日1作業10分とか20分とか、あそこは、あえて計測しにいったんですか? 素晴らしいなと思ったんですが。

大西:あそこは、アプリでアンケートアプリを作りまして、それで、kintone導入前の作業時間とkintone導入後の作業時間をそれぞれ書いてもらって、集計した時間です。

伊佐:業務改善というのは、ちょっとしたことなんで、ちょっと便利になったで、満足してしまうことが多いと思うんですけど。ああやって計測をして、みなさんからフィードバックを受けて、また、この活動で、みんなの協力によってこれだけ成果があがってるよねというのを共有すると、社内でもどんどん改善の輪が広がっていくのかなと、聞いていて思いました。そのへんは実感がありますか?

大西:そうですね。現在、依頼者に頼まれてアプリを作ってる状態なんですね。

要望もたくさん出るんですけど。それは、その人が使ってくれていて、もっとこうしてほしいっていう思いがあるから出てくる要望だと思うんです。

なので、そういう点で、みなさんがいろいろ求めてくれてるというところがうれしく思いますし、広がっていってるのかなというふうな思いもあります。

伊佐:もともとプログラマーだったんですか?

大西:まったく(笑)。

伊佐:カスタマイズしてそうなお話もありましたけど。

大西:基本的には、基本機能でやって、あとはプラグインとか、サイボウズデベロッパーネットワーク様に書いてある……。

伊佐:tipsとかを読みながら。

大西:はい。JavaScriptとか、それを使って、あとは、開発会社のLexuesさんに頼んでっていうかたちで、私自身はそんなに書いてないです。

伊佐:すごいですね。素晴らしい成果と、いわゆるアイデアを教えていただいた気がします。ありがとうございました。

大西:ありがとうございました。

(会場拍手)

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