DXに対する社内からの反発…へこむ担当者に常務が与えた助言　年6,000時間の「承認時間」を削減した、kintone全社導入のきっかけ

入社して気づいた職場のカオス

山田駿氏（以下、山田）：こんにちは、株式会社ミエデンの山田と申します。ただいまより「ゆるくつながり、壁を壊せるチームへ」というテーマで発表いたします。どうか肩の力を抜いて、ゆるーく聞いていただけたらなと思います。よろしくお願いします。

（会場拍手）

本日お伝えしたいことは、「kintoneをもっと広めたい」「若手が活躍する場を作りたい」、そして「会社の壁をちょっと壊していきたい」という3つです。私は山田駿と申しまして、新卒入社の4年目、今年で26歳になります。kintone歴2年の社内情シスです。

弊社・株式会社ミエデンは1967年、昭和の時代からスタートした、三重県を中心に活動するITの会社です。近年では自社データセンターを使ったサービスの提供も行っています。

今日はこの会社に入社した私の目線で、どうやって壁を壊していったのかというお話をしていきます。

時は遡り、2020年に入社をした私は自治体営業部の配属となります。「どんな会社だろう」とドキドキしながらドアを開けると……待っていたのはカオスな職場でした。

まずは「闇鍋ファイルサーバ」と呼ばれるお客さまごとの案件情報のファイル。

同じような名前の、同じような内容のファイルがいくつも、いくつも、いくつも並んでいる状態でした。さらに「大事な情報は先輩の脳内」。情報共有がされておらず、日々の営業活動の情報等は先輩に聞かないとわからない状況で、初心者に厳しい環境だったんですね。

そういった現場でモヤモヤすること1年。2021年にふとしたきっかけで、「kintoneを営業部門で、5ライセンスのスモールスタートで始めよう」といったきっかけが訪れます。この時に私もアプリ作成担当者として、2つのアプリを作りました。

まずは「案件情報」のアプリ。闇鍋ファイルサーバーでぐちゃぐちゃになっていた情報を、いったん整理しようとまとめました。また先輩の脳内に頼らなくてもいいように「活動情報」のアプリを作って、そこに日々の営業活動を記録していただく仕組みにしました。

最終的にはこの2つの情報をひもづけて、日々の活動を記録する仕組みを作りました。これが、kintoneの標準機能で簡単にできるところが「いいね」ポイントですね。

この仕組みが徐々に広まって、2022年には全社にkintoneの利用を拡大していくことになります。この時に私も営業部門から情報システム部門のkintone担当へと異動しました。

「現状維持」という社内の壁

山田：スライドは利用拡大時のテーマです。

私の上司の小柴常務という方の、「kintoneを使って、ゆるくつながり、不要な情報の壁を壊すチームを作れたらいいね」という言葉から、私もその目標に向かって「よっしゃ、やろう！」と走り出したわけですが……。

とんでもない壁が訪れます。「現状維持」という社内の壁ですね。

まずは「システム×平成」。見てください、「平成35年」。

平成31年を越えて、存在しない年月を刻み続けている社内システムが、まず大きな壁として立ちはだかります。右側のお弁当注文システムといったものも、同じサーバーの中で動き続けていました。

2つは同じ時期に作られていて、とにかく古すぎてメンテナンスができない。どうやって作られたのかがわからないし、古いブラウザでしか動かないから遅い。そういった問題山積みなシステムが、壁として立ちはだかります。

もう1つの壁が、「超アナログな運用」です。こちらはデータセンターの入館手続きのフローで、弊社の社内の人間であっても、データセンターへ入館する際は必ず申請が必要です。

紙に、上司の押印、そして社内便での物理的な配送。どうやっても1日から2日かかるという、とんでもないアナログな運用を行っていました。

kintone全社導入に対する社内からの反発と常務の助言

山田：さらに当時、全社でのkintone導入を決めた時の社内の反応になります。

「は？　現場でアプリ作んなきゃいけないの？」の声から始まって、私たち情シス部門が現場を知らない中でアプリを作って見せると、今度は「いやいや……現場の運用も知らないのに、こんなおもちゃみたいなもん作ってくるんじゃないよ」。

「人も時間も金も全部ムダ」といった声が上がったり。最終的には「新しいシステム、ミスすると怖いからもうログインするのやめとくわ」という声も聞こえてくるようになりました。

思わず私もこの壁に挫折してしまいます。

「IT企業なのにITを使いこなせてないやん」と、思わず上司に相談するわけです。「どうしたらいいですか？」。こんな時に小柴常務は「私にいい考えがあるよ」と、次のような提案をしてくれたんです。

「いいかい。人はみんな、お腹が減る。お腹が減るんだから、お昼ご飯を食べるよね。じゃあお昼ご飯を食べたい人にkintoneを使ってもらおうよ」と、生活の中にkintoneを取り込むという提案がなされます。

みなさん、もうお気づきかなと思うんですけれども、こちらです。「システムの壁を壊す」ということで、「お弁当注文アプリ」が誕生しました。

内容は至ってシンプルで、ハンバーガーのアイコンで今日食べたいものをポチっと選ぶ。次に現れる注文の画面で、支払額やお釣りなどがわかるシステムですね。まずこれを作りました。ここまでは旧システムとほぼ同じですが、ここからがポイントです。

じゃん！

写真や口コミを載せられるようにしたんですね。余白の部分を作って、ユーザーのみなさんに投稿してもらい、シェアしてもらう。コミュニケーションが生まれることを狙って意図的にこんな作りにしました。

また、ゆるくかわいいイラストを使った使い方ガイドも添えて、初心者でも使いやすく、使ったらどんどん好きになってもらえるような、ゆるくつながる場所をアプリの中で作りました。

年間300万円の経費と6,000時間の承認時間を削減

山田：この取り組みによってkintoneにチャレンジするユーザーが増え、私たち情シスも「チャレンジしてくれた人を1人にしない」と、部署の垣根を越えてゆるく交流ができるようなワークショップを作りました。

ワークショップはkintoneの基本的なお話から、日々の業務のモヤモヤなども共有いただける場にしましたが、ここで「アナログ運用、しんどいよね」という声が挙がり、「じゃあ、みんなで壁に立ち向かおう」と、1つのアプリが完成しました。

ドンッ。アナログ運用の壁を壊す、入館申請のアプリです。

kintoneの標準機能でできるものですが、冒頭でご紹介した1日から2日かかっていたあのフローが、kintone化することで最短5分で完了するようになりました。

このアプリは、入館申請の受付をしていた20代の若手がワークショップの中で作ったものです。こういった現場の若手がアプリを作ってくれたことに大きな価値があると思います。

さらに、これまでお客さまの入館申請はFAXで送られていましたが、「お客さま用の入館申請も一緒にカイゼン！」ということで、トヨクモさんのフォームブリッジを使ってお客さまも直接kintoneに入れるようにしました。

このように、若手が主役となって壁を壊す大きな大きな一歩を踏み出せることになりました。

最終的には、総務・人事・経理部のみなさんと力を合わせて、古いシステムのワークフローなど、社内の約70種類の申請書をkintoneに集約しました。このkintone化によって、旧システムを廃止して年間300万円の経費削減と、年間6,000時間の承認時間の削減に成功しています。

また、数値だけでなく、ポジティブな声が多く寄せられるようになり、少なくとも「お金のムダだよ」といった声はもう聞こえません。

今後は「全社員業務改善人材化計画」……と難しい名前をしていますが、要するに「kintoneを軸に、これからもどんどん改善していけたらいいな」と思っています。全国各地でバラバラだったシステム運用のフローを見直したり、「このスペースの中だったらいくらでも失敗してもいいよ」というアプリ作成のチャレンジ環境を作って、チャレンジする市民開発者を増やすといった取り組みをしています。