システム担当者不在の企業にkintoneを導入するには?

原田大輔氏(以下、原田):こんにちは、ウエダ本社の原田と申します。いきなりなんですけれども、昨日「M-1グランプリ」を見た方は、どれくらいいますか?

(会場挙手)

原田:なるほど、おもしろかったですかね。「M-1グランプリ」のステージが今日の会場に見えて、緊張でぜんぜん笑えなかったんですよね、昨日。

(会場笑)

原田:ですので、今日は帰ったらすぐ、「M-1グランプリ」を見ようかなと思います。

(会場笑)

原田:ということで、私からは「システム担当者不在の中小企業が語る、『kintone』導入のコツ」というテーマで発表させていただけたらなと思います。よろしくお願いいたします。

まず、自己紹介させていただけたらなと思います。私は「原田大輔(たいすけ)」と申しまして、どう考えても「原田大輔(だいすけ)」と読まれることが多いかなと思います。

生まれたときに、私のおじいさんが英語にハマっていたらしくて(笑)。die(だい)が少しネガティブな意味があるということで、点々を取られて、大輔(たいすけ)になったということです。

die(だい)は、ぜんぜんスペルが違うんですけれども(笑)。病院などでも、90パーセントくらいは(間違えられます)。ふりがなを振っておいても「原田大輔(はらだだいすけ)さん」と呼ばれるんです。そんな名前なのですが、ぜひ覚えて帰ってください(笑)。

理想のオフィスを具現化するお手伝い

私はオフィスの提案営業をしています。働く場であるオフィスについて、みなさんが「理想のオフィス」だと思い描くものを具現化するような、そんな提案をずっとさせていただいています。

私どもの会社はウエダ本社と申しまして、今年で80周年を迎える会社です。「働く環境の総合商社」ということで、独立系のディーラーとして京都でずっと事業をさせていただいています。

場所は、京都タワーからほど近い五条通で南と北にございまして、今は北のビルのみで営業活動をさせていただいています。

今の南ビルは、2011年ごろにリノベーションをさせていただいて、SOHOのビルとして運営させていただいているところです。我々の働いているオフィスは、一応こんなかたちでオフィスの提案営業をさせていただいていることもあり、ちょっとおしゃれで、小綺麗にさせていただいています。

我々社員が、理想の働き方や理想の働く場について、1年間かけて考えまして、生まれたのがこのオフィスになっています。いつもライブオフィスとして使っていますので、またお近くに寄られた際は、お越しいただけたらなと思います。

先ほど中小企業と申しましたけれども、我々の会社は30人くらいの規模ですので、中小企業といってもどちらかといえば「小」のほうかなと思っています。実は80年の歴史があるんですが、ずっとこの人数でやってきたわけではないんです。

もともと株式会社ウエダ本社という、今でいうところのホールディングスがあって、子会社もいくつかございました。文具の卸からスタートしていまして、そこでは事務機器を販売している会社であったり、オフィスの提案ということで、工務店さんの下請けに入って内装工事などの商売をさせていただいたりしています。

このように、多種多様で幅広い営業提案をさせていただいていました。ただ、2003年ごろにちょっとした煽りもありました。それによって統廃合が行われ、現在の30人規模の1つの会社になったと(いうことです)。

アカウントを取った後、1年眠り続けていたkintoneを起こす

子会社がいろいろ集まって1つの会社になったものですから、多くの課題が出てきました。

(スライドを指して)それがこういった課題です。「ちゃんと引き継げていない」とか「誰がなにをやっているかわからない」みたいなことですね。あと「俺は忙しいけど、あっち暇そうだな」みたいな(ものもありました)。そんな課題がもう、山のようにありました。

要は、仕事が完全に属人化していたんですね。よくお客さんから「(御社は)本当に個人商店の集まりだね」みたいに言われている時期がございまして、これはなんとかクリアしないとまずいよねということになりました。みんなが違うことを進めていてもコミュニケーションを取って、1つの方向性に向かって仕事をしないとだめだよねということで、kintoneを導入することにしたのです。

最初は、うちのトップに「導入してはどうか」とトライしてみたんですけれども、結局アカウント取って1年くらいは、ずっと寝かせた状態でいました。

その間に、私は一応リーダーみたいな役割になったのですが、それまで旗振り役がいなかったこともあって、(kintoneを導入しても)うまくいかなかったのかなと(思います)。

今年の4月なんですが、経営企画に欠員が発生しましたので、中途で人を採用しました。そこで「うちはこんな会社です」というものを見せたときに、言われた一言がこれです。「顧客情報、どうなってんのかさっぱりわかんないっすね」。

まさに今、そこが大きな課題だったんですけれども、これまでほったらかしにしていたのです。

「これはいかん」ということで、中途採用した森島君と2人で、再度kintone導入のチャレンジをすることになりました。

顧客情報という重要な資産を、きちんと活かしたい

こうしてチャレンジがスタートしたんですけれども、なにから始めようかと(いうことになりました)。僕もITリテラシーは低いですし、森島君も別に、もともと前職でシステム担当だったというわけではありませんでした。

そこでまずは、「kintoneをどう使うか、目的からちゃんと定めようよ」ということで、なぜ使うのかを、現場レベルでいろいろ精査していきました。

その中で、先ほども出ましたけれども引き継ぎミスが発生していたり、案件共有ができていないといった課題がありました。各々で役割がいろいろございますので、本当になにをしているかわからなかったんです。

片一方ではコピー機を売っている、片一方では工事の仕事をしているみたいなかたちで、誰がなにをしているかがよくわからなかったので、まずは共有をしようよとなりました。また、顧客情報が管理できていませんでしたが、そこが一番の資産じゃないのかということで、顧客のビッグデータみたいなものを作って、そこに全部の情報が紐付くようにするのを目的としてアプリを構築していきました。

(スライドを指して)こんなイメージですね。顧客のリストが真ん中に来て、日報や担当者リスト、案件、さっきお話ししたコピー機リストなどが、全部紐付くかたちになっています。見た目はどこにでもあるようなものですが(笑)。(kintoneを)使われている方でしたら、たぶん「ちょっとしょぼいなあ」と思われるかもしれないですが、このようなかたちで使っていました。

この顧客リストですが、住所、URL、締め・支払日など、お客さんの情報を全部蓄積して使っています。どのようにして紐付けをしていっているかを、ちょっと今からご説明させていただこうかなと思います。

日記、名刺、コミュニケーションの改善

例えば、先ほど内装工事と言いましたけれども、うちには設計部隊や、内務のサポート部隊などがあります。営業が外出しているときに、それらの部署とリアルタイムで連携が取れるように、コメント行をけっこう使っています。

ここからは紐付けです。まず、担当者リストアプリみたいなところですね。これはなにかというと、ただ単に交換した名刺を入れていくだけで、会った顧客に全部紐付いていくというものです。もともと違うソフトを使っていたんですが、それもお金がかかるということで、いまは単純にスキャンしたデータをここにどんどん蓄積していくかたちで使っています。

名刺も個々で管理していたため、その人が辞めてしまったら、それまで誰と会っていたかがわからなくなっていたんですね。引き継ぎのときには、そういうことが多々あったんです。それが、いまではすぐわかるようになっています。

続いて日報です。サイボウズさんにもお聞きしたんですけれども、kintoneを使われている方にとって、一番メジャーなものかなと思います。私たちも、もともとは「サイボウズOffice」で、スレッド形式でずっと日報をつけていました。「気付き」と呼んでいましたけれども、スレッド形式なので、見られるのはその日だけなんです。

振り返りも一切できず、ぜんぜんうまく使えていなかったため、kintoneできちんと日報のアプリを作って、顧客ごとに日報が紐付くようにしました。例えば、「今日はこういうことがありました」と書いて紐付けておくと、そこを上長が見たときにしっかりとフォローできる仕組みで、いまは使っています。