業績が低い会社ほど、会議に費やす時間も回数も多い　「無駄な会議」からの脱却法

無駄な会議が生まれる3つの原因

大原瞳氏：この度はご視聴ありがとうございます。チャットワーク株式会社の大原です。本セミナーは、「無駄な会議が長時間労働の原因？　社員の働き方を変えるコミュニケーション術」と題しまして、社内の無駄な会議がもたらす影響を分析し、会議を有効なものにするためのコミュニケーション方法について解説をいたします。

テレワークが増え、ビデオ会議の頻度や時間が増えた企業さまもいらっしゃるかと思います。本セミナーをご視聴いただき、社内の会議が本当に必要なものなのか。また必要な会議をどのようにすれば効率化できるのか。少しでも参考にしていただけますと幸いです。

はじめに、無駄な会議とはどのようなものなのかを確認し、その無駄な会議を防ぐためのポイントを解説いたします。その上で、会議自体を減らすための日頃の社内コミュニケーション方法についてご案内をし、最後にビジネスチャット国内利用者数ナンバーワンのChatworkについて、少しだけご紹介をさせていただきます。

ではまず、無駄な会議とは一体どのようなものなのか。なぜ会議が無駄と思われてしまうのか、実態を確認していきます。

みなさまは、日頃の会議でこのように感じることはないでしょうか。「会議が終わっても何も決まっていない」「終了時間がいつも延びている」「些細な議題でも会議を開いている」。無駄な会議の原因はいくつか挙げられますが、大まかにはこちらの3つが原因です。

その他、新型コロナの影響でテレワークが急速に進み、ビデオ通話での会議が増えることで、「無駄な会議が増えてしまった」と感じる人もいるかもしれません。では、無駄な会議が多いと企業にどのような影響があるのでしょうか。

部長クラスの年間会議時間は434時間以上に

こちらは、「残業や長時間労働の原因について、どのように考えていますか？」というアンケート結果の上位4つです。

「無駄な朝礼や会議・打ち合わせが多い」と回答した人が、全体の35.7パーセントもいるという結果でした。この結果から、長時間労働の原因として、無駄な会議が関係していることがわかります。

また、会議に費やす時間について役職別に見てみると「メンバー層」が一番少ないですが、それでも1人あたり1週間に平均3.1時間の会議を行っており、年間にすると154時間も会議をしていることになります。

係長や部長など役職が上がるにつれて会議の時間も多くなり、部長クラスでは年間で434時間以上と、人件費に換算すると年間15億円分も会議に費やしていることになります。

こちらは、「業績が上昇している企業」「横ばいの企業」「下降している企業」の会議にまつわる調査です。業績が下降している企業では、会議1回あたりの平均所要時間が他と比べて明らかに多く、1日あたりの平均会議参加回数も最も多いという結果でした。

会議をすること自体が悪いということではまったくありませんが、仮説として「無駄な会議が多い企業ほど業績が下降しているのではないか」とも考えられます。

では、このような無駄な会議を防ぐにはどうしたらいいのでしょうか。ここからは、そのポイントを解説していきます。

有意義な会議にするための条件

まず、目指すべき会議とは何かを再確認しましょう。議論するテーマやゴールが明確に決まっていること。また、会議終了時にその会議で決まったことと、その後やるべきことが明確になっていること。さらに、決められた時間内に会議が終わること。これら3つができていれば、有意義な会議だったと言えるでしょう。

この3つの項目を目指すためには、会議前の準備と会議中の進め方を改善する必要があります。議論するテーマやゴールが明確であること、また決められた時間内に終わることを目指すためには、会議前の準備が大切です。そして、終了時に決まったこととやるべきことが明確になっているためには、会議の進め方が重要になります。

まず、会議前にやるべきポイントはこちらの2点です。

1つ目は、そもそも会議を開かない、またはメンバーを呼ばないことを考えることです。会議自体が目的になってしまい、内容が薄くなっている会議があれば、開催頻度などを見直してみましょう。特に定例で開催されている会議は形骸化しがちなので、要注意です。

次に、参加しているメンバーも適切かどうかを振り返ります。報告を受けるだけの人や、あまり内容に関係していないメンバーまで参加していないかを考え、必要な人だけを呼ぶようにします。そして、「会議を開かなくても進められる内容がないか」を検討します。2つ目のポイントにもつながっていきますが、情報共有を会議中に行わないことも大切です。

進捗報告や情報共有など、参加者が他の人に対して一方通行で話をするだけの内容は、会議前に事前に共有できる方法を考えましょう。例えば、メールで事前に報告内容を共有することもできると思います。事前に共有された内容を会議前に確認しておき、会議が始まってすぐに議論ができる状態にしておきます。

もちろん、テキストや資料だけでは伝わりにくいところもあるかと思いますので、会議中に臨機応変に補足することも必要です。このように、会議を開く前には無駄だと感じる会議の内容をきちんと振り返り、目的やメンバーを整理したり、会議以外でできることを検討してください。

会議を円滑にするファシリテーターの役割とは

続いて会議中のポイントとして、司会者やファシリテーターが会議を進行するようにしましょう。会議におけるファシリテーターとは、会議を円滑に進行する人のことです。

基本的にファシリテーターは会議中に自分の意見や主張を述べることはなく、会議の内容が議題やテーマから逸脱しないようコントロールしたり、発言者や意見の偏りをなくし、方向修正することが主な役割です。

ファシリテーターが行う会議の大まかな流れを、こちらにまとめています。まず全員が意見を出しやすい場を作り、参加者の意見を引き出します。そして、議論がずれてしまわないよう調整をしながら論点を絞り込み、合意に向けて意見をまとめます。最後に、全員の認識にずれがないかを振り返るのが大きな流れです。

うまく会議を進行できるようになるまでには時間と経験が必要になりますが、無駄な会議をなくすために、ファシリテーターを置くこともぜひ検討していただければと思います。

無駄な会議を減らすために日々取り組めること

ここまでは、会議の内容を見直して会議をより有効にするためのポイントを解説しましたが、ここからは会議をできるだけ少なくするための日頃の社内コミュニケーション方法についてご提案させていただきます。

会議を減らすためには、日頃から会議をしなくても済むようなコミュニケーションをとることが必要です。そのためのポイントはこちらの3つです。

1つ目は、先ほど会議前にやるべきこととして、「情報共有は会議中に行わないこと」とご説明しましたが、その情報共有や報告を非同期で行うことです。2つ目が、会議以外でもアイデア出しをすること。3つ目が、そのコミュニケーションを可視化することです。

報告や情報共有を非同期で行うことについては、「非同期」がポイントになります。会議前に情報共有をするといっても、対面や口頭で説明をするのでは、結局会議で話すのと変わらないか、むしろ個別に伝える回数が増えてしまい余計に非効率になってしまいます。

報告や情報共有は、報告者が都合のいいタイミングで関係者全員に周知ができる、非同期のコミュニケーションで行われるべきです。非同期のコミュニケーションができるツールは、メールやビジネスチャットなどが挙げられます。

続いて、会議以外でもアイデア出しをすることです。情報共有を会議前に行うことで、会議を意見出しの時間にすることができますが、会議以外の時間でも同じことができれば、より会議時間を減らすことができます。

「日頃の雑談の中で良いアイデアが生まれた」といった経験は、みなさまもお持ちではないでしょうか。このような、気軽にアイデア出しや簡単な議論ができる場所や環境を用意することも大切です。

日々の生産性を高めるビジネスチャット

そして、このコミュニケーションを可視化することが、最も重要なポイントになります。せっかくの意見出しも、口頭で行われたまま流れてしまえば、なかったことと同じになります。できる限り、テキストなどの可視化された状態でコミュニケーションをすることで、都度進捗報告を資料にまとめたり、会議で状況確認をする必要がなくなります。

非同期でいつでも意見出しができ、コミュニケーションが可視化されるツールとして、ビジネスチャットがお勧めです。ビジネスにおける非同期コミュニケーションツールは、まだまだメールが主流ではありますが、中には個人向けのSNSなどのツールを使っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

複数人での情報共有という点ではどのツールでも可能ではありますが、メールには件名や宛先の選択、「お世話になっております」や「よろしくお願いします」といった、毎回入れなければならない文章など、独特の文化があります。一通一通を送るのに時間と手間がかかる上、TOやCCの選択をミスすると誤送信のリスクもあります。

個人向けのSNSツールは、本題だけで気軽にやり取りができ、絵文字やスタンプなどで感情が伝えやすいというメリットはあります。しかし、そもそもビジネスに適したセキュリティを備えていなかったり、仕事とプライベートを分けたい人にとっては公私混同となり、ストレスになります。

ビジネスチャットでは、グループを作ってやり取りをすることで、複数人でも効率的に情報共有をすることができます。絵文字などで感情表現がしやすいという個人向けSNSの良さも持っていながら、ビジネスでも安心して使えるセキュリティが用意されています。

このような特徴から、会議以外の日頃のコミュニケーション手段として、ビジネスチャットをお勧めしております。会議前の情報共有が簡単にでき、会議後でも議事録の共有や追加の質問ができます。セキュリティも、安心して使えるものがほとんどですので、ぜひ検討してみてください。

国内利用者数No.1のChatworkが持つ魅力

最後に、ビジネスチャットツールにおいて国内利用者数ナンバーワンのChatworkを簡単にご紹介させていただきます。

よくある個人向けのチャットツールのように、既読・未読の判別や、アカウントのオンライン状況をあえて見えないようにしているため、非同期のコミュニケーションが実現できます。

メイン機能はシンプルに4つで構成されており、「一対一や複数名でやり取りできるグループチャット」「仕事の見える化ができるタスク管理」「大容量でも簡単にアップできるファイル共有」「気軽に会議ができるビデオ音声通話」です。

他のビジネスチャットツールにはないタスク管理の機能を使うことで、会議前にやってもらいたいことや、会議で決まったやるべきことをメンバーにタスク化できます。タスクは通常のメッセージとは異なり、画面右側に付箋のように固定表示されますので、他のメッセージに埋もれることなく確認ができます。

また、完了ボタンを押せば完了通知が自動で流れますので、タスクがきちんと実行されたか把握しやすくなります。タスクの完了状況は同じチャットに参加している他のメンバーでも見ることができますので、お互いにフォローもしやすくなります。このタスク機能は議事録の共有以外にも、電話対応の折り返し依頼などにもお勧めの機能です。

本セミナーでは会議を効率化する方法について解説しましたが、オンラインでの会議を開催する必要があれば、Chatwork Liveでビデオ通話を行うことができます。画面共有もできますので、資料を映しながらの会議も可能です。スマートフォンやタブレットでも参加でき、移動中や外出先、自宅でも会議に参加することができます。