タスク管理を上手く行う方法とは？　個人・チームどちらも使えるおすすめの実践術 [1/2]

タスク管理がなぜ重要なのか

現代のビジネスパーソンは、日々増え続けるタスクに追われています。メールの返信、会議の準備、プロジェクトの進行管理、締め切りの迫った報告書作成など、やるべきことは次から次へと発生します。こうした状況で、タスク管理がうまくいかないと、重要な案件を見落としたり、締め切りに間に合わなかったりという問題が生じてしまいます。

効果的なタスク管理は、単に仕事を忘れないようにするだけでなく、自分の時間と人生をコントロールするための重要なスキルです。適切にタスクを管理することで、仕事の生産性が上がるだけでなく、ストレスも軽減され、仕事とプライベートの調和が取れた充実した日々を送ることができるようになります。

本記事では、タスク管理の基本から応用まで、実践的なメソッドを紹介していきます。

タスク管理における整理と優先順位づけ

タスク管理の第一歩は、やるべきことを可視化し、整理することから始まります。頭の中だけでタスクを管理しようとするやり方には、必ず限界があります。だからこそ、まずはタスクを可視化することから始めましょう。

タスクの洗い出し

まずは、あなたが抱えているすべてのタスクを書き出してみましょう。この段階では量が重要です。小さなタスクから大きなタスクまで、思いつくものをすべて書き出します。この作業自体が、頭の中を整理する第一歩となります。

優先順位の設定

次に、書き出したタスクに優先順位をつけていきます。タスクには「重要度」と「緊急度」の2つの軸があります。

• 重要かつ緊急･･･即座に取り組むべきタスク
• 重要だが緊急ではない･･･計画的に取り組むべきタスク
• 緊急だが重要ではない･･･可能であれば他者に委任するタスク
• 重要でも緊急でもない･･･やらない選択も検討するタスク

特に注目すべきは「重要だが緊急ではない」タスクです。これらは長期的な目標達成や成長に関わる項目が多く、計画的に時間を確保しないと後回しにされがちです。

ドイツ式ライフコーチの西村栄基氏は『残業せずに結果を出すドイツ人の働き方』で、ドイツ人のタスク管理について次のように述べています。

それに対してドイツ人の場合は、与えられたタスクを定められた時間内に終えるところはすごく勤勉なんですけれども、それ以上でもそれ以下でもないという感じです。

タスクにしても、「その期日までにどうやっても達成できないだろう」という時は、期日自体をずらしてしまうところがありますね。自分で勝手にずらすんじゃなくて、もちろん上司やお客さん、関係者と相談して、ちゃんと理由を説明した上で、自分のできる範囲の中での作業をこなすみたいなところが1つの違いです。

引用元：残業せずに結果を出すドイツ人の働き方　日本の3倍休んで成果は1.5倍のタスク管理と会議術（ログミーBusiness）

このような優先順位づけと調整によって何から手をつけるべきかが明確になり、タスク管理の効率が大幅に向上します。

実践的なタスク管理法

理論を理解したら次は実践です。ここからは、すぐに始められる具体的なタスク管理の方法を紹介します。

「デイリーリスト」と「ウィークリーリスト」の活用

効果的なタスク管理のためには、「今日やること」「今週やること」という具体的なリストを作成することが有効です。

ウィークリーリストでは、毎週日曜日か月曜日の朝に、その週に達成すべきタスクをリストアップします。このリストは、あなたの長期的な目標や月間計画と連動させると良いでしょう。

デイリーリストでは、毎朝または前日の夜に、その日に取り組むタスクをリストアップします。この時、ウィークリーリストを参照しながら、その日に取り組むべきタスクを選び出します。

株式会社QUESTO代表取締役の黒田剛氏は、前日の夜にToDoリストを作成することの重要性を次のように述べています。

もう1つは、前の日にそれを書くというのが重要で、頭の中で「こういうふうにやる」と、すでにシミュレーションをしているわけですよね。

例えば前日にToDoを書く時に、「明日は打ち合わせの準備をしないといけないけど、時間がないな。あっ、目黒駅から渋谷に行くまでの電車の中でできるな」とか考えるので、翌日にスムーズに動けるんです。みんなこれをやっていないので、自分だけ1日が2周目みたいな感じなんですね。

引用元：明日のToDoリストは「トイレに行く」「歯を磨く」レベルで細かく書く　仕事の生産性が劇的に上がるノート術（ログミーBusiness）

このように、前もって計画を立てることで、当日はスムーズに行動に移すことができます。

タイムブロッキングの導入

タイムブロッキングとは、カレンダーに特定のタスクを行う時間帯をあらかじめ設定しておく方法です。会議や約束などの固定スケジュールだけでなく、「報告書作成」「メール処理」といったタスクにも時間枠を設けます。この方法には以下のようなメリットがあげられます。

1. 時間の使い方が可視化される
2. 一つのタスクに集中できる
3. 現実的な予定を立てやすくなる

ただし、予期せぬ割り込みや緊急タスクが発生する可能性もあるため、「バッファ」も設けておくことが重要です。

タスクの細分化

大きなプロジェクトや複雑なタスクに取り組む際は、それを小さな部分に分解することが効果的です。例えば「プレゼン資料作成」というタスクは、以下のように分解できます。

1. 内容の構成を決める
2. 必要な情報を収集する
3. スライドの下書きを作る
4. グラフや図表を作成する
5. デザインを整える
6. 原稿を作成する
7. レビューと修正

このように細分化することで取り組みやすくなり、進捗状況も把握しやすくなります。

デジタルのタスク管理・紙のタスク管理

タスク管理のツールは大きく分けて「デジタル」と「紙」の2種類があります。どちらが優れているというわけではなく、それぞれの特性を理解し、自分のスタイルに合ったものを選ぶことが大切です。

デジタルツールのメリット

デジタルツールでのタスク管理では、以下のような性質・機能をメリットとして活用できます。

1. どこからでもアクセスが可能
2. 検索機能が使える場合がある
3. 通知機能が使える場合がある
4. 共有機能が使える場合がある
5. 連携機能が使える場合がある

紙のメリット

紙でのタスク管理では、以下のような性質をメリットとして活用できます。

1. 手で書くことで脳に情報が定着しやすくなる
2. 自分だけの記法やレイアウトを自由に作れる柔軟性
3. 電源やネット環境を気にする必要がない
4. 視覚的な満足感が得られやすい
5. デジタルデバイスの画面から離れる時間を作れる

ハイブリッドアプローチ

デジタルと紙の両方を状況に応じて使い分けてタスク管理をするのも良いでしょう。例えば、長期的な計画や大きな目標はデジタルツールで管理し、日々のタスクや思考の整理は紙のノートで行うといった方法です。

さらに、ただツールを使い分けるだけではなく、タスクごとに色分けをして管理をしている方もいらっしゃいます。

ライフコーチの高田晃氏は手帳を色分けして使うことについて、次のように述べています。

赤、青、緑で使い分けています。赤が仕事関係、青がプライベート、緑はこの右側に書かれている1週間の目標に関係する予定です。

目標自体は仕事もプライベートも混じっているので、赤でも青でもいいんですけれども、あえて緑にしている理由としては、1週間のスケジュールをバッと見た時に、極端に緑が少ない週は、目標に関する動きが取れていないっていうことなんですよね。

逆に緑がけっこう入っている場合は、「この1週間はちゃんと動けているな」とわかるので、目標に関するものは緑で色分けしています。

引用元：目標達成できる人がやっている手帳の書き方　1週間のスケジュールを「色分け」する理由（ログミーBusiness）

このように、自分にとって重要な領域を明確にし、視覚的に管理することで、バランスの取れた時間配分が可能になります。