スライド資料作成の鉄則は「左グラフ、右メッセージ」　相手に「最速」で伝えるパワポのコツを、プレゼンのプロが解説

伝わるプレゼンのコツには「4つのポイント」がある

前田鎌利氏：これ（プレゼンテーションが伝わるメカニズム）をしっかりと頭に入れた上で、じゃあどうやったら「伝わる」か。それには4つのポイントがあります。まず1つ目からいきましょう。

1つ目は「目的」です。何のためにプレゼンするか。「モチベーションを上げたい」「相互理解を働きかけたい」「納得感を醸成したい」「協業してメリットを持たせたい」、もちろん「決裁を取りたい」など、いろいろあると思います。

何のためにこのプレゼンをするのか。まず大前提ですよね。目的やゴールです。これがよくわからなくて、ただ単に報告資料だけの時もありますが、報告だけであれば、「じゃあ読むだけでいいじゃん」となっちゃいますね。

プラスアルファで、ネクストステップに進む。「だからこうします」ということがないと、報告も聞きづらくなってきます。

2つ目は「相手欲」ですね。これ、忘れがちなんですが、やはりプレゼンって相手がいてなんぼなんです。だから、相手がそもそも何が欲しいのか、何を求めているのか、仮説を立てて臨まないと伝わらないわけです。

当然、話し方も変わる。だからこそ、相手欲を考える。「共感したいのか」「自信を付けたいのか」「納得したいのか」「決断したいのか」など、いろいろあると思います。なので、今回のこのタイミングで行うプレゼンでは、相手はきっとこういうことを知りたいんじゃないかな（と仮説を立てる）。

「だからこう伝えよう」「いっぱいある選択肢の中で、これをぜひやるべきだ」「（相手に）確信を持ってもらうためには、どういう伝え方をしたら良いのか」「やはりエビデンスをしっかり示したほうが良いだろう」など、いろいろ出てきます。（相手欲によって）伝え方が変わるんですよね。

「そもそも決裁者は、プレゼンをする人に対して不信感でいっぱい」

そして3つ目。これがとても重要なんですが、先ほどもお話ししました「質疑応答」です。「質疑応答」とは、決裁をする人が質問してきたことに対して、応じる者がちゃんと答える。このやり取りですよね。このインタラクティブなやり取りが、実はプレゼンテーションの中ではすごく大きなウェイトを占めています。

そもそも決裁者は、プレゼンをする人に対して不信感でいっぱいです。「その提案、大丈夫？」と、不安感でいっぱいです。だから、プレゼンを聞いただけで「不」が取れて、「信頼」と「安心」が勝ち取れるかというと、そんなことはないんです。

相手が思っていること、わからないことを質問にしてきた時、それに対して的確に答えること。これができて初めて、信頼と安心が勝ち取れるんですね。社内でプレゼンをして必ず通る人は、信頼と安心を勝ち取ることができている人です。

「このデータはありますか？」「いや、ないです」「こういう場合はどうするんですか？」「考えてないです」、これじゃあ通らないですよね。だから、しっかりと質問を想定してそれに対するカウンター、返す言葉も考えておく。これが大事になります。

そして最後、4つ目が「念（おも）い」です。「念いってこういう字で書かないよね」と思うかもしれませんが、漢字の表記として「念う」というのはあります。これは「念（ねん）」という字ですよね。「信念」や「念願」、こういう強い気持ちを表します。こういう時に、「念」という字を「おもう」と読ませて使っています。

会社で言えば、「企業理念」に「念い」が入っていますよね。だから、みなさんがプロのビジネスパーソンとして、会社の中で何かしらプレゼンをする時には、企業理念がしっかり腹落ちしていないと説得できないわけです。

何のためにやるか、理念を実現させるためにやる。その理念を実現させるために、これを通して欲しい。そういうプレゼンをしなきゃいけないんです。

各企業の文化によって、好まれるプレゼンスタイルは異なる

次は「プレゼンのスタイル」についてです。これにはいろいろありますが、大事なのは「企業文化」です。今日ご参加のみなさんの会社も、その文化はさまざまだと思います。

例えばAppleでは、もちろんKeynoteを使ってプレゼンします。僕が前にいたソフトバンクも、Keynoteやパワーポイントなどを使ってプレゼンしていきます。一方、AmazonだとWordでプレゼンするんです。会社によって使うツールがまったく違うわけですよね。

さらにもう1つ、「組織文化」があります。営業、財務、人事、マーケティング、技術部門、それぞれ行うプレゼンは全部違います。伝える中身や要素が違います。

そうすると、当然フォーマットの中身もちょっと変わってきますよね。Excelで説明したほうが、しっかり伝わるし正確だということもあると思います。こういった組織の文化も、社内では大きなウェイトを占めています。

最も大変なのが「相手のタイプ」ですね。例えば上司。これも上司によってプレゼンの好き嫌い、好みなどいろいろあります。「文字がびっちり埋まっていないと嫌だ」という人もいれば、「文字よりも質問した時に出してくれるエビデンスが大事だよ」という人もいます。相手のタイプによってぜんぜん違うものになるわけです。

「企業文化」「組織文化」「相手のタイプ」、この3つの変数のかけ算で、同じ企業の中であってもプレゼンのスタイルはいっぱいあるわけです。今日はたくさんあるプレゼンスタイルの中から、より高い確率で多くの方を説得できるものをご紹介し、そこからちょっとしたTipsをお伝えしたいと思います。

「最速」で資料作成するためには、グラフはなるべくシンプルに

とはいえ、時間があと30分ちょっとしかないので少しショートカットして、「ここは」というところに絞ってお伝えしていきます。

まず「構成」です。社内プレゼンの構成は「課題解決型」がおすすめです。課題があって、なぜそれが発生するのか原因を伝える。

「だからどうするのか」「こういう解決策があります」「こういうことをやりたいです」「するとどうなる」「するとこんな効果が見れますよ」。このように、「課題」「原因」「解決策」「効果」の順番でストーリーを作るんですね。

もし（ストーリーを）作る時に悩んだら、これを思い出してください。この順番で組み立てておけば、スッと通るようになります。毎回「どこから話そうかな」と悩むだけでもすごく時間がかかります。だから、悩まずに、根拠となるデータと結論をワンセットにすることが大事になります。

実際にここから、パワーポイント（でのプレゼン資料作成）を最速で行っていくためのTipsをお伝えしたいと思います。まずポイントとしては「シンプルグラフ」です。グラフはなるべくシンプルにしてください。

（スライドにあるこのグラフは）書籍の売上推移で、「6月から7月が約2倍になった」と、ここだけが言いたいんですね。それなのに点線の罫線も入っているし、メモリも多く、桁数も千円単位でカウントしにくく、わかりにくい。

これを見やすくシンプルに変えていきます。言いたいのは「2倍増」なんだから、そこだけ数字を見せてあげればきちんと伝わります。どうですか？　すごくシンプルになりましたよね。（数値も）万単位に変えて、パッと見てわかりやすくなっていると思います。

スライド資料の鉄則は「左グラフ、右メッセージ」

やっちゃいけないものも少しご紹介すると、例えば3Dのグラフですね。これは見づらいんです。手前を取るのか奥を取るのかもわからないし、3月と6月、どっちが高いかもわからないでしょ？　パッと見て理解しづらい、ずっと見ていないとわからない。これをシンプルにしていきます。

3Dのグラフを使う人は、作れたことがうれしくてずっと使い続けているんです。これはもうやめましょうね。2Dにしてください。そして縦軸と横軸を入れ替える人がいます。ちょっとでも奇抜に見せたい。気持ちはわかるんです。

ただ、決裁者からすると、見慣れていないものをいきなり出されると、理解することに時間を割いちゃうんですよね。大事なのは、決裁者にジャッジさせることです。決めてもらわなきゃいけないんです。

なのに「見づらい」「わかりづらい」となってくると、「これ、合っているかな。大丈夫かな」とチェックしちゃうんですよね。なので、見慣れたものにすることがすごく大事な要素ですね。迷ったら会社の株主総会の資料や四半期に1回出している資料などを参考にしてみてください。

そして基本のテクニックとしては、「左グラフ、右メッセージ」をおすすめしています。上に結論が書いてあるのはまだ良いんですよ、パッと見てわかりやすい。下に結論が書いてあると、前の（席の）人の頭が邪魔になって読めなくて、体を揺らしてチェックしなくちゃいけなくなります。

おすすめなのは「左グラフ、右メッセージ」です。左から入ってくる情報は右脳でジャッジします。右脳はイメージや直感にひもづいていますね。右側から入ってくる情報は、左脳の言語野で処理します。なので「左にグラフ、右メッセージ」は脳内処理スピードが一番速い見せ方となります。ソフトバンクの株主総会の資料なども、まさにこの方法を使っています。

これが逆になると、理解するスピードがグッと遅くなるんです。目線も大きく動かす必要が出てきます。なので「左グラフ、右メッセージ」、これを押さえておきましょう。　

1つのスライドにつき、使用するカラーは最大3色まで

2つ目は「ワンカラー効果」です。（スライドにある）これは、女性顧客構成比です。30代女性が最大の所有者だというので、青で38パーセントと書いてありますが、他にもいっぱい色を使っていますよね。これだけたくさん色を使うと、目がチカチカしてきます。

できればワンスライドにつき、多くても3色まで。この場合、言いたいのは「30代女性、38パーセント」だから、そこだけしっかりインプットしたい。それにはどうすれば良いのか。

こうやってワンカラーにします。「30代女性、38パーセント」なので、30代の女性をターゲットにしますよと。これだけで十分です。ワンカラーで注目させることも目線の誘導の1つなので、ぜひおすすめします。

基本の3つ目は「1スライド、1グラフ」です。1枚のスライドの中に3つぐらいグラフが入っていると、説明を聞いている人は、「どのグラフについて話しているのかな？」と、考えてしまいます。

実は伝えたいことは、（スライド）左下にある「保守契約数の減少が顕著である」ということだけなんです。あとは補足資料だったりします。じゃあ、どうやって見せるか。このように、シンプルに「前年比20パーセント下がってしまいました」（とグラフで見せて）「原因はこうです」というのを、（口頭で）続けていくのが良いと思います。

このようにシンプルに見せられると、目線があちこち迷子にならないんです。なるべくしっかりとメッセージを研ぎ澄ませて見せていくことが大事になります。

残りのスライドはAppendix、つまり補足資料に回しておいて、質問された時にだけ出せば良いんです。ジャッジをする人と、直属上司のようにチェックをする人では、役割が違います。なので、最終ジャッジを求めるプレゼンではなるべくシンプルにします。でもAppendixはしっかり用意して、質問に答えられるようにしておく。これが大事な構えになってきます。