請求書業務のDX推進が遅れている、2つの原因
大西勝也氏：みなさん、こんにちは。Bill One事業部 事業部長の大西と申します。まずは私の自己紹介をさせていただきます。2011年にSansanに入社し、1年間の営業を経てから、6年間マーケティングの責任者を行いました。
テレビCMを始めたりと、日々、社会にSansanを広げる活動を行ってきました。その後2年半、Eightで企業向けサービスの立ち上げを行い、2020年12月からBill One事業の責任者を務めています。
さて、先ほど寺田より、日本企業のDXの遅れについての話がありましたが、特に請求書業務のDXは顕著だと捉えており、原因は大きく2つあると考えています。まず1つは、請求書業務は請求書を発行する側に依存しているということ。そしてもう1つは、請求書の情報が限定的にしか活用されていないことです。
まず「請求書を発行する側に依存している」という点についてですが、請求書は各社さまざまな方法・形式で作成され、発行されています。そして到着タイミングもバラバラで、受け取る担当者も複数人存在しています。請求書の受領企業は、送付方法や形式、到着時期などをコントロールすることができません。つまり、受領側のみでデジタル化を推進できないということです。
そしてもう1点の「請求書情報が活用されていない」ということについて、ご説明します。これまで請求書は、会計ルールに従い、請求書情報を会計システムなどに蓄積していました。会計システム上の情報は一部の人しか見ることができないため、活用の機会が限定的になっていると言えます。
しかしこの情報は、言わば企業と企業の「取引の証」です。企業と企業の関係値の深さでもあるこの情報に、我々は大きな可能性があると考えました。いつ・どの会社に・どれだけの取引規模が発生したのか。この情報が正確にデータ化され、全社で共有・活用されることで、事業的なメリットを生み出せるはずです。それがトリガーにもなり、請求書業務のDXが加速すると考えています。
クラウド請求書受領サービス・Bill Oneの「4つの機能」
当社が提供するBill Oneは、これまでに挙げた課題を解決し、請求書業務のDXを行うソリューションです。
Bill Oneは「Smart 請求書受領」「Smart 支払業務」「Smart 請求書DB（データベース）」「Smart Billing Network」の4つの機能群から構成されています。それぞれ、詳しくご説明します。
まずは「Smart 請求書受領」です。すべての請求書はデジタルデータとしてBill Oneに集約され、いつでもどこからでも請求書を確認することができます。先ほどもお話ししましたが、請求書はさまざまな方法・形式で作成され、発行されています。
請求書の受領企業から発行企業に対して、形式や方法をすべて統一してもらうことは難しいため、Bill Oneは発行企業に負担をかけずに、今までどおりの方法・形式のまま、受領企業の請求書業務をデジタル化します。
メール添付やアップロードはもちろん、紙の請求書についても、我々が代理で受領してスキャンを行うことで、あらゆる方法の受け取りを可能にします。また、当社が培ったアナログ情報を正確にデータ化する技術によって、どんな請求書であっても正確にデータ化します。これにより、あらゆる請求書をオンラインで受け取り、請求書受領をスマートにします。
続いて「Smart 支払い業務」です。請求書受領の起点がBill Oneになるので、業務フローをデジタルで再構築することができます。
先ほどの「Smart 請求書受領」によって、すべての請求書が正確にデータ化されます。これにより請求書の業務フローは、従来のアナログな手入力の業務から、デジタルな業務へと変化します。つまり、Bill Oneで請求書の支払業務に関するワークフローを構築することが可能です。
「ハンコを押すために出社する」……そんな話がニュースになっていましたが、Bill Oneでは、支払依頼やデジタルハンコを使った支払い承認を行うことができます。その際に必要となる関連資料やコメントなども、Bill Oneに添付することが可能です。これにより、従来アナログで行っていた業務を、すべてデジタル化することができます。
加えて、従来請求書の情報は手入力で行うことが多かったため、入力ミスが発生した場合などは経理から差し戻され、業務効率の悪化を招くこともありました。正確な請求書データを利用することで、そのようなミスもなくなります。
現在Bill Oneは、「勘定奉行クラウド」「弥生会計」「kintone」とシステム連携の発表をしています。今後はさらに多くのシステムと連携できるよう、APIの開発も完了しております。また、全銀協規定フォーマットで出力する支払データもリリースする予定です。これらによって、請求書の支払業務をデジタル化し、スマートにします。
Bill Oneの導入により、全社で業務がスピーディーに
そして「Smart 請求書DB」。網羅的かつ正確な請求書データベースによって、部門を越え、会社の資産として活用することができます。先ほどの「Smart 請求書受領」と「Smart 支払業務」によって、Bill Oneには網羅的で正確な請求書のデータベースが構築されます。
この請求書データベースには、企業と企業の取引情報が蓄積されています。先ほど、請求書のDXが進まないもう1つの理由として、この「請求書情報が限定的にしか活用されていない」という点を挙げました。Bill Oneは請求書を全社のデータベースにし、全社で活用できるようにします。
例えば、新たな営業機会を創出すること。購買・仕入取引をしている企業の情報を営業部門に共有することで、営業活動の中でこの情報を活用できるようになります。「現在、営業でアプローチしている会社が、すでに取引関係のあった会社だった」というような、請求書版の「それさぁ、早く言ってよ〜」ということもあるかもしれません。
そして、購買の適正化。異なる部門で同じものを買っていて、それが余っているというのは、よく目にする光景です。これらをまとめて購入できれば、もっと安価にできた可能性があったかもしれません。企業間取引を全社で可視化することで、適正購買を実現できます。
さらには、意思決定の加速にもつながります。請求書の特徴として、1枚の請求書を複数部門で按分し、実績管理することがあります。例えば、10万円の請求書を「A部門に3万円、B部門に4万円、C部門に3万円」といった場合、按分後の金額をそれぞれの部門で管理するのは難しく、月次決算が完了したあとに、経理から実績金額の共有を受ける方法が一般的です。
しかし月次決算は、請求書が到着してから1～2週間、長い企業では1ヶ月程度かかりますので、それまでは実績金額を把握することができません。Bill One上では、利用実績の状況が瞬時に把握できるので、事業の意思決定を加速することができます。
最後に「Smart Billing Network」です。請求書の発行企業と受領企業のつながりの情報を活用することで、請求書のやり取りのスピードを上げ、月次決算の早期化を可能にします。
請求書は、企業と企業の取引の証です。また、請求書の発行企業と受領企業をつなげており、そこにはネットワークが存在しています。「Smart Billing Network」は、請求書のやり取りのスピードを向上させます。担当者が受け取った請求書は、すぐに会社としても確認ができるようになり、請求書受領が会社単位になることで、業務が担当者で止まることを防ぎます。
加えて、届いていない請求書があればBill Oneでアラートを出し、ネットワークを使って発行企業に連絡できる機能も予定しています。これらにより、請求書のやり取りのスピードを上げて、月次決算の早期化を可能にします。
また、このネットワークは加速度的に伸びており、請求書の送付サービスと連携することで、今後さらに拡大しようと思っています。政府と民間で構成されている「電子インボイス推進協議会（EIPA）」における請求書の電子化の観点からも、このネットワークは後押しできると考えています。
Bill Oneを導入した企業が行う作業は「たった一つだけ」
Bill Oneは「Smart 請求書受領」「Smart 支払業務」「Smart 請求書DB」「Smart Billing Network」の4つの機能群で、請求書業務のDXを進めます。これは、クラウド名刺管理サービス・Sansanが取り組んでいたことと似ています。
かつて名刺は、営業マンが引き出しに入れて、必要な時にだけ連絡先を参照するためだけの紙でした。それがSansanによって、名刺が正確にデータベース化され、企業の情報資産となり、働き方が変わります。そして、デジタルデータとなったものが外部サービスとも連携し、反社チェックなどの新しい価値も提供しています。今では名刺メーカーやオンライン名刺といった取り組みにより、名刺の概念を変えています。
Bill Oneは去年からテレビCMを放送していますが、キャッチコピーは「名刺の次は、請求書」です。名刺に起こしたDXを、請求書にも起こそうとしています。では、Bill Oneが具体的にはどのように請求書業務のデジタル化を実現しているのかをご説明します。
請求書の通常の業務フローをお話しします。まず、請求書が会社の郵便ボックスに届きます。それを総務担当者がピックアップし、各部門の処理担当者に振り分けます。処理担当者は請求書の内容を確認し、問題がなければ上長に承認依頼を行います。そして、上長は請求書を承認し、サインします。最後に、承認された請求書は経理へと提出されます。
これが、多くの企業で行われている請求書業務の流れです。総務担当者は、請求書を受け取るための出社を余儀なくされ、請求書は経理処理としてだけ使われています。そして支払いチェックではヒューマンエラーが多く、手戻りが起こり、時間がかかる。
多くの企業では、紙の請求書に情報を蓄積するため、デジタルでのデータベースも構築されておりません。紙の請求書がハブになると、どうしてもこの体制を変えることはできません。Bill Oneを使い始めた企業がすることはたった一つ、「自社に届く請求書の届け先をBill Oneに変更する」だけです。
煩雑な請求書の処理を、よりスマートに実現
では、Bill Oneを導入すると、業務フローはどのように変わるのでしょうか。まず、処理すべき担当者にオンラインで直接請求書が届くので、受領振り分けの業務は不要になります。「受け取りのために出社しなくてはいけない」なんてことはありません。そして経理担当者にとっては、誰がいつ受け取ったのかが即座にわかるので、進捗確認の問い合わせに労力を割く必要もありません。
また、請求書を処理する担当者や上長、経理担当者もすべてBill Oneで業務を実施できるため、請求書業務をデジタルへと進化することができます。請求書業務を楽にするだけではなく、そこで形成された正確な請求書データベースによって、新たな営業機会の拡大、適正な購買など、各部門で役立ててもらうことができます。
Bill Oneを使えば、どんな企業でも簡単に、あらゆる請求書をオンラインで受け取ることが可能になります。それにより、企業のテレワークや業務のデジタル化が推進され、請求書に関するDXが促進されます。
さらに、蓄積された請求書は、全社の資産になるので、営業の強化や購買の適正化を行うことが可能になります。これまでは社内で限定的にしか見ることができなかった、請求書の情報を社内で共有することで、事業的なメリットを生み出せるようになります。今回はこれらのすべてを、従業員100名以下の企業向けに無料提供します。
中小企業向けに提供する、無料のサービスプラン
それではここから、今回新たに提供するサービスプラン「スモールビジネスプラン」についてご説明します。
スモールビジネスプランは、従業員100名以下の企業さまを対象としたプランです。初期費用・月額費用ともにかかりません。Bill Oneの基本機能はそのままに、請求書のデータ化や代理受領、スキャン受領を無料で提供します。
このプランでは、受け取ることができる請求書の枚数は毎月100件までとなっており、閲覧できる請求書データは最新の500件までとしています。毎月100件を超えて請求書を受け取る場合や、500件を超えて過去の請求書の閲覧が必要な場合には、有料プランへの切り替えが可能です。本日（2021年5月27日）より提供を開始し、Bill OneのWebサイト上でお申し込みを受け付けております。
では、なぜ月の受け取り枚数を100件とさせていただいたのかをご説明します。以前当社で実施したアンケート結果によると、月の受領請求書枚数の平均は96.1枚でした。これを網羅する数値、つまり平均的な企業はカバーできる数字として、今回は月に100件という基準を設けさせていただいております。
スモールビジネスプランのメリットは、「無料で請求書のDXを始めることができる」「テレワークを推進できる」「社長の経理業務負担を軽くできる」ことだと考えています。それぞれ詳しくご説明します。
まず「請求書のDXを始めることができる」。コストをかけずに、自社のDXを一歩進めることができます。多くのデジタルツールはコストがかかるので、それが障壁となり、なかなかクラウドサービスの導入が進まないという調査結果もあります。ただし我々としては、まず始めていただきたい。そして、事業がデジタル化することへの価値を感じていただきたいと思います。
無料でWebの申し込みをするだけで使い始められるので、これまでデジタルツールを活用したことのない企業さまにも、ぜひ活用していただきたいと思っています。
請求書業務の効率化だけでなく、テレワークも推進
次に「テレワークを推進できる」。請求書の処理業務は、企業のテレワークを阻害しています。当社の調査によると、経理・財務部門の92.4パーセント、非経理部門の82.5パーセントが、請求書に関する業務のために出社を余儀なくされていたことがわかりました。請求書は、経理のみならず全社の従業員のテレワークを阻害しているのです。
これまでにBill Oneは、さまざまな企業のテレワーク実施に貢献をしてきました。しかし、企業規模の小さな会社さまにとっては「コスト的に折り合わない」という声があったのも事実です。これを無料で提供することによって、100名以下の企業さまのテレワーク実施に貢献できればと思っています。
最後に「社長の経理業務負担を軽くできる」。多くの中小・小規模事業者は、社長や代表の方々が経理業務を兼任されています。経営を考えるべき企業のトップが、請求書の処理やアナログな業務に手を取られるのは、生産性の低下を招きます。では実際に、どのくらいの時間をかけているのでしょうか。当社の調査では、1枚の請求書の処理時間は、平均53.4分かかることがわかりました。
一つひとつは短いのですが、積もり積もってとても多くの時間を割いています。請求書業務のデジタル化によって、そのような企業の生産性向上に貢献したいと考えています。
もちろん、当社としての狙いもそこにはあります。ビジネスインフラになり得るために、当社のサービスをよりたくさんの企業に使っていただきたいと思っています。Bill Oneのネットワークに参加する企業が増えれば増えるほど、Bill Oneの認知度向上はもちろん、このネットワーク自体の価値も上がり、さらなるユーザー企業の獲得にもつながることを見込んでいます。
最後に、対象について改めてご説明します。スモールプランビジネスプランの対象は、全国の99.7パーセントを占めると言われている、従業員100名以下の中小・小規模事業者です。エリアや業種・業態は問いません。請求書の処理は、いかなる企業も行う業務です。日本全国で請求書業務にお困りの企業、テレワークができずにお困りのみなさまにご利用いただけます。
今回、スモールビジネスプランを無料提供し、1年間で5,000社、そしてBill Oneのネットワークに参加する企業を10万社にすることを目指しています。請求書のDXを、よりスピード感を持って後押ししていきます。
私からのご説明は以上です。最後に、寺田よりお話しさせていただきます。
Bill Oneは「単なるソフトウェア」にとどまらない
寺田親弘氏：最後に改めて、私からお話をさせてください。当社では、「非連続な成長」という言葉をよく用います。文字どおり、いわゆる物事の連続的な成長から予想される姿ではない、まったく別の次元の姿です。
インターネットの出現、スマートフォンの出現……我々人類の進化を推し進めてきたイノベーションが、これまでに多数起きてきました。Bill Oneは、請求書業務を単なる紙の処理で終わらせず、ビジネスにおいて価値あるものに変えていく。Bill Oneを中小・小規模事業者のみなさまに活用いただくことによって、国内のDXが少しでも前に進めばとてもうれしいです。
今回の無料提供の決断は、当社として小さいものではありません。Bill Oneは単なるソフトウェアではなく、代理受領、データ化、人的なコストを伴うリッチなサービスです。これをそのまま無料で提供することは、相応のリスクがある判断だと思っています。
しかしこの判断を後押ししたのが、我々が年初に掲げている「ビジネスインフラになる」というビジョンです。Bill One スモールビジネスプランという一手は、当社が日本のDXを支えるビジネスインフラになっていくための、大きな一手として進めていきたいと思っております。
私からのプレゼンテーションは以上です。ご清聴ありがとうございました。
