ビジネスパーソンが1日平均「2時間半」も費やす、メール処理　日々の作業ストレスを軽減する「メールワイズ」導入のコツ

多くの会社で行われている、メールとチャットの併用

山口ほだか氏（以下、山口）：メールとは別にチャットなどでもコミュニケーションを取っているということですが、沖さんはこの運用はいかがですか？　

沖沙保里氏（以下、沖）：正直、別でやっているというお話は多く（の企業さんから）聞きます。（仕事の連絡のメインが）Gmailなどの普通のメーラーだと、（社内で）相談するのはLINEやチャットツールだったり、もしくは電話をして「このメールの件どうする？」というお話をするというのは、けっこうよく聞きます。

山口：そうですよね。会場のみなさんもいかがですか？　ふだんメール対応でお仕事されていることが多いと思うんですが、「このメールの回答、どうやってやったら良いのかな？」と先輩に聞きたい時は、LINEや別のチャットツールなど、メールじゃないツールを別々で使っている方はどれくらいいらっしゃいますかね？

（会場挙手）

山口：けっこう手が挙がりますね。

沖：けっこう挙がってきましたね。

なかやまきんに君氏（以下、なかやまきんに君）：やはりそうですよね。それが早い、というか。メールでもグループでCCが入っていたりするじゃないですか。でも、そこで1回1回聞くのも他の人にも見られてかさばるなという時は、LINEやチャットツールを使われていますよね。

沖：そうですね。

ツールの併用によって、過去のやり取りを見失うことも

沖：ただ、メールとチャットツールがバラバラになってしまうと、チャットで「あの件だけど」「どの件？」というやり取りになってしまって、どの件かの特定かで苦戦しているというお客さまの声も多く聞きます。

なかやまきんに君：あります。

沖：そんなお悩みがある方に、ぜひメールワイズのコメント機能をご紹介したいなと思っています。

なかやまきんに君：メールワイズのコメント機能？

山口：メールワイズ、製品名です。

なかやまきんに君：もちろんそうですよね。（発音良く）「Mailwise.」。正式に言っておきました。

沖：正式に。

なかやまきんに君：英語で。

沖：さすが、海外留学されてしていただけあって発音が良いです。

なかやまきんに君：ありがとうございます。僕もそれにすごく興味があって。

山口：画面を共有しながら、沖さんにメールワイズをご紹介いただきたいと思います。

複数人で1つのメールボックスを共有できる「メールワイズ」

沖：投影させていただいているのが実際のメールワイズの画面なんですが、コメント機能（の紹介）に入る前に、まずはメールワイズがどういう製品かをお話しさせていただければと思います。

メールワイズという製品は、みんなで同じメールボックスを見る製品になっています。通常のメーラーですと、個人のメールボックスにメールがそれぞれ入ってくると思うんですが、メールワイズはみんなで同じ画面を見るものになっています。

通常、個人のボックスに送信したメールが入ってしまうと、「誰が何を送ったかわからない」「同時にメールを送っちゃった」「誰が送っているかわからないのでそのまま」ということもあると思うんです。

（メールワイズの）良いところとしては、誰が返信していて、誰がまだメール対応をしていなくて、どういうメールの返信をしたかといったやり取りを全部共有で見ることができるところです。

このメールワイズの画面と、もともとご用意いただいていたメールボックスの画面を比べていただければと思うんですが、メールの下にスケジュール等と書いてある。

なかやまきんに君：書いてありますね。

沖：こんなふうに、メールの下にコメントを書くことができる機能があります。

なかやまきんに君：なるほど。ということは、メール1件1件に対してチャット機能がそのまま入り込んでいる、という感じですよね。

沖：そうですね。良い例えをありがとうございます。

コメント機能の活用で、メール対応を効率化

沖：メールとチャットがそのままセットになってくっついるんですが、コメント欄はあくまでも社内のコミュニケーションの場所になるので、メールにそのままくっついて送られることはなく、社内の確認で使うことができるようになっています。

こういうコメント機能があると、メールの返信の効率化もできると思いませんか？

なかやまきんに君：これはすごく良いですね。

沖：ありがとうございます。

なかやまきんに君：特に僕の仕事もそうですし、みなさまもあると思うんですが、それぞれがバラバラの依頼と言いますか。テレビもあったり、雑誌もあったり、「写真だけを送ってください」とかいろんな種類があるので、下に（チャットが）付いているのはすごく良いですね。

沖：ありがとうございます。私はチームリーダーという仕事をさせていただいているんですが、ふだんからメールワイズを使っていて、メンバーからの相談にもサッとコメントで返信してお手伝いしているので、とても便利です。

なかやまきんに君：なるほど。これはシンプルで良いですね。

スケジュールを忘れを防ぐ、便利なラベル機能

沖：もう1個、ご紹介したいメールワイズの機能があります。赤で「未処理」とか「継続中」と書いてあるんですが、これは「処理状況ラベル」という名前です。「今、処理をしているよ」「まだ手を付けていないよ」「対応中だよ」というステータスを見ることができます。

ラベルはカスタマイズできるようになっていまして、これは私が勝手に作っちゃったんですが、「なかやまきんに君確認待ち」とか。

なかやまきんに君：なるほど。

沖：ここを変更すると、「なかやまきんに君に確認してほしいよ」というメールの色が付きます。さらに絞り込んでみていただくと、なかやまきんに君さんは「自分が今、確認しなきゃいけないメールだな」というのがわかるようになっています。

あと、上のほうに「お知らせ」という欄があるんですが、何だと思いますか？

なかやまきんに君：書いてあるのは、今後のスケジュールとか、忘れないようにするためのメモ書きみたいな感じですよね。

沖：そうですね。ありがとうございます。スタッフ2名の方で500件のメール処理をしているとなると、仕事中に見ているのってほぼメールの画面なんじゃないかなという気がしているんですよね。

そうなると、忘れちゃいけないスケジュールだったり、「マスターズのコンテストがあるよ」ということをお知らせしておきたいと思います。お知らせしておきたい情報をこの中に出しておくと、常にみなさんへの連絡事項として使っていただくこともできる機能になっています。

なかやまきんに君：そうですね。チャットだけでは、誰かが忘れていたり。

個人で管理すると、メールの返信漏れが発生することも

山口：流れてほしくない情報をここに出す。事前の打ち合わせで、スタッフさんは「お知らせ機能、良いね」とおっしゃってくださいました。

なかやまきんに君：確かに思います。僕らはまだ（スタッフが）2人ですが、みなさんが多い人数でやっていたら、より「これも覚えておかないといけなかった」というものはありますよね。

沖：そうですね。個人個人で（管理を）すると流れちゃうので、人数が多くなると「この人は聞いてなかった」ということが出てきちゃうかなと思います。

なかやまきんに君：そうですよね。例えば、11月29日。「良い肉の日。プロテインは多めに飲む」「えへ」とかね。

山口：それは標語ですね。

沖：（笑）。

なかやまきんに君：「おい、ばかやろう。そんなの書くんじゃないよ」「えへ」とか良いですね。はははは。ぜんぜん笑ってくれないですね。それは僕が悪いんですが。

山口：みなさん、今日はお仕事で（このセッションを）聞いていらっしゃるので。

なかやまきんに君：真面目に聞いているから。すみません。

沖：ぜひ、みなさんも笑っていただければと思います。

山口：笑っていただければ。

なかやまきんに君：それを言われるのが一番つらい。

（一同笑）

沖：失礼しました。

なかやまきんに君：「次は笑ってくださいね」というのが一番ドキッとしますので（笑）。でも、フォローありがとうございます。

同じ文面を何度も送る時も、クリック1回で返信が完了

山口：例えば、お知らせ欄になかやまきんに君さんの大きいスケジュールを書いておくと、「ある時期に来たメールに対する返し方が一定期間決まっている時がある」と、スタッフさんもおっしゃっていました。

コンテストの前には食べる仕事がNGなので、「この期間は食べる仕事が来たら、すぐに『申し訳ない。この期間は無理なんですよ』と毎回メールを打って返している」ということだったんです。毎回メールを打って返すというのも、メールワイズで解決できる良い機能があるんですよね。

沖：ありがとうございます。もう1個ご紹介したい機能は、テンプレートという機能です。いろんな人に同じようなメールを返すことがあったりすると、毎回同じものを書くのって、実はけっこう面倒だったりするかなと思います。

例えば「コンテスト前なのでお仕事を受けるのを控えたいな」という時に、「返信する」をクリックいただきますと、右側に「テンプレート挿入」というものがあります。他のメール製品だとあまり見かけないかなと思うんですが、こちらのテンプレート挿入をクリックしますと、「コンテスト前」という選択肢が出てきます。

ここをクリックしますと、テンプレートで入っていた文章がメールの中にそのまま入ります。「送信する」をクリックしますと、文章が全部入った状態で送信することができるので、タイピングせずにメール返信ができちゃうんです。

毎回同じようなものを返す時には、こういったテンプレートも使っていただくと、業務の効率化にもつながるかなと思います。

なかやまきんに君：1つ返すだけでも、それが掛ける400とかになれば、かなりの時間削減になりますよね。

山口：キーボードを打たないまま、クリックだけでお問い合わせへの最初の返信が済んでしまう、テンプレートという機能をご紹介いただきました。

累計1万2,000社で導入されているメールワイズ

山口：さあ、どうでしょう。ここまでたった3つの機能しかご紹介していないんですが、メールワイズのことはだんだん気になってきていただけましたか？

なかやまきんに君：チャットの段階でも、僕はすぐに取り入れたいなと思うくらいです。

沖：うれしいです。ありがとうございます。

なかやまきんに君：知らないことがいっぱいあるなと思って。さらに、今みたいなテンプレートとかカテゴリ分けも付いているので、本当に取り入れたいですね。

沖：ありがとうございます。

山口：メールワイズという製品は、累計で1万2,000社と多くの企業さまで導入実績がございます。今日のセッションをご覧のみなさんの中にも、「メールワイズを使っているよ」という方もいらっしゃるんじゃないかなと思っていますが、みなさんいかがですかね？　あ、ちらほら手が挙がっている。

沖：ありがとうございます。うれしいです。

なかやまきんに君：けっこういらっしゃいますね。すごい。

山口：「メールと一緒にチャットを使っているよ」という方よりも、（メールワイズを使っている方は）ずっと数は少なかったかなと思っていますが、日頃営業の現場で「メールワイズを使ってみようと思うんだよ」というお客さまとお話しされている沖さんから見て、メールワイズを検討する方はどんな課題を抱えている方が多いんでしょうか。

沖：いろんなお客さまとお会いしているんですが、なかやまきんに君さんの事務所みたいに、メールはふだんのお仕事でも使うので、「ちょっと面倒だな」と思いつつも、（今以上に）便利になるという発想がないというか。「メールってこんなもんだな」と思って使ってらっしゃるお客さまが多い印象ではあります。

山口：そうなんですか。

1日の労働時間の中で、メール対応は「2時間半」にのぼる

山口：ある調査では、ビジネスマンは1日の労働の中で2時間半もメール対応に使っているというデータがあるんですよ。

なかやまきんに君：ほう。

山口：こういった調査データを見ると、仕事の多くの時間をメール対応に割いているので、「こんなもんかな」と思ってしまって、「解決したい」というふうにはなかなか思えないものなんですかね。

沖：心の中ではそう思っている方も多いと思うんですが、ここにいらっしゃる多くの方も、メール対応はほとんど毎日あると思います。

メール対応って、常に案件そのものなんです。スライドを出させていただいているんですが、（メールは）現在進行形の大事なビジネスなので、「ちょっと不便があっても回っているから良いかな」というのと、メーラーを変えることにストレスを感じてしまう方もすごく多いです。

現状で止まることなく、ストレスなくそのまま使えるほうが良いので、「いろいろ気になるけど、まあ良いか」と思って使われている方が多い印象ではあります。

ご提案させていただくと、多くのお客さんに「メールワイズはすごく良いね」と言っていただくことが多いんですが、明日から急に使えるかと言うと「ううーん」と渋られる方が多いかなと思います。「明日からメールワイズです」と言われたら、なかやまきんに君さんはどうですか？　すぐに使えそうですか？

なかやまきんに君：いや、でも僕はやりたいなと思います。

沖：本当ですか。ありがとうございます。

なかやまきんに君：でも、確かにそう言われた気持ちもわかります。今はギリギリでも「（メールって）こんなもんかな」と思っているし、まったく機能していないわけじゃないので、「じゃあ今からやります」とはならない人も多いだろうなと思います。

最低限の設定から始めて、必要に応じて機能を追加

沖：特になかやまきんに君さんみたいに、「ぜひ新しいのを取り入れよう」という前向きな方だったら良いんですが、人数が多い会社さんだったりすると抵抗勢力もいたりして。そうすると「嫌だな」と言って、導入に前向きに進まないという話もよくおうかがいします。

山口：実際に導入をする時、何かうまくいくコツはあるんですかね。

沖：実はメールワイズにはいろんな機能がいっぱいあるので、今日はご紹介しきれなかったものもあるんですけれども、欲張って使ってしまうとルールが定まらないこともあったりします。

なかやまきんに君さんのふだんの筋肉トレーニングと同じで、まずは事前にどういうふうにメールを使っているのか情報収集して、イメージトレーニングをする。あとは、使う機能を3～4個にギュッと縮めて使っていただくのが良いんじゃないかなと思います。

ちなみに今回ご紹介した機能の中で、なかやまきんに君さんが「特に興味あるな」とか、「使いたいな」と思った機能ってありますか？

なかやまきんに君：メール1個1個にコメントを書き込めるというのが、僕はすぐにでも一番使いたいなと思いました。

沖：ありがとうございます。まずはそこから使っていたただいて、「もっといろんな機能を使いたいな」と思ったら、機能を拡張していっていただければ良いかなと思っています。

なかやまきんに君：なるほど。まずは最低限でも良いから、便利だと思うものを入れて、必要だったらそこからもっと増やしていく。

沖：増やして拡張していくと、より便利に回していけるかなと考えています。

「筋トレ」と「メールワイズ」には共通点がある？

なかやまきんに君：筋トレもそんな感じかもしれないです。みんな、トレーニングやダイエットをなんとなく「やりたいな」と思ったとしても、「でも大変そうだな」という気持ちがあると思うんです。

僕がそういう方におすすめするのは、お腹とかお尻とか腕とか、まずは自分の体で一番気になる部位の一種目を1日10回でも良いのでやりましょう。そこから慣れて変化を感じたら2種目に増やしたり、回数を増やしたり。そこは、自らの判断でできますので。

そういう感じでおすすめすると、続かなかった方も「10回で良いんだ」と思えて続いたり、「余裕が出てきたので次のステップに行くか」という方も多いです。（メールワイズの機能の拡張と）なんか似ていますね。

沖：確かにそうですね。私もダイエットしようと思った時、「とりあえずご飯抜こう」という発想になっちゃうので、そうではなく「どこが体の中で気になるのかな」「お腹が出ているなら腹筋」というふうに考えたほうが良いってことですね。

なかやまきんに君：はい。最初はいろんなことをやりたいけれども、まずは自分の一番気になるところのみをやる。それが一番モチベーションも上がるし、次のステップにも行きやすいかなと思います。

沖：なるほど。メールワイズと筋トレ、つながっちゃいましたね。

なかやまきんに君：似ているところありますね。

沖：ありがとうございます。

コメントを書き込むと、自分以外の画面にもすぐに反映

山口：先ほど「お気に入りだ」と言ってくださったコメント機能を、この場で1回練習してみたいと思います。

なかやまきんに君：やりたいですね。

沖：ぜひ。なかやまきんに君さんのPCに、投影の切り替えをお願いできますでしょうか。「なかやまきんに君確認待ち」というメールがあるかと思います。

なかやまきんに君：このカテゴリのところですね。

沖：右側に「CybozuDays2022　ステージからのお知らせ」という青いリンクがあるので、そこをクリックしていただいて良いですか。

なかやまきんに君：えい！

沖：実際のメールの画面を開いたかたちになっていまして、カーソルを当てているところがちょうどコメントを書き込めるところです。なんでも良いので、コメントを書いていただいても良いですか。

なかやまきんに君：はい、わかりました。あ、間違えた。

（一同笑）

なかやまきんに君：やばい。もうばれてしまった。「P・A」と打とうとしたのに、「P・W」になってしまった。やばいやばい。恥ずかしい。できました。

沖：ありがとうございます。

なかやまきんに君：とりあえず「パワー」と入れてみました。

沖：そうしたら、下に「書き込む」と入れていただくと。

なかやまきんに君：ここですか。えい！

沖：はい。ありがとうございます。そうすると、私のメールの画面にもコメントがそのまま入っています。

チャットを併用せずとも、メールのみで社内共有が可能

沖：実際には「この案件、どうしましょうか？」というコメントのやり取りが入ってくるので、LINEを使わずにコミュニケーションを取ることができるようになっています。

なかやまきんに君：ええ!?　本当ですか。

山口：本当に、LINEぜんぜん出てこなかったですね。

なかやまきんに君：戻って見てみて良いですか？

沖：はい。大丈夫です。私のパソコンでもまったく同じ画面が見られるので、ここに追従して私もコメントを入れることができます。

なかやまきんに君：簡単でわかりやすい。色も文字も大きいし。

山口：実際にLINEも使われているということなので、スマホでメールを確認したいことも多いんじゃないかと思います。

なかやまきんに君：あります。

沖：せっかくなので、スマホの画面もお見せしたいなと思います。こちらでも同じようにメールが見られる状況になっていまして、先ほどなかやまきんに君さんが入れてくださった「パワー」というコメントが見られます。

なかやまきんに君：本当だ。もう出てるんですね。

沖：ここに対して、私が返信してコメントすることができたりします。

なかやまきんに君：「パワー」のあとに「あ」ってやばい。これ、焦りますよね。「あ」しか反応ないけど、確実にすべったな。今のは例ですからね。

沖：そうですね。私のタイプが遅くてうまくいかなかったです（笑）。

なかやまきんに君：スマホだったらこういう感じで（コメントが見られる）。

沖：はい。コメントを見ていただくことができる状態になっています。

メールワイズがあれば、面倒なツールの併用からも解放

沖：メールワイズ、使っていけそうな気がしてきましたか？

なかやまきんに君：本当に即入れたいなと思います。

山口：ありがとうございます。このセッションが終わったら、ぜひ沖さんにご相談ください。

沖：はい。ぜひ導入相談をお受けさせていただきます。

なかやまきんに君：ぜひお願いします。

沖：ありがとうございます。メールワイズにはポイントがいろいろあるんですが、「今日はみなさんにこれだけでも覚えて帰ってほしい」というキーワードがあります。メールワイズなら、メールの内容に関する会話がメーラーの中でできるので、LINEや他のチャットツールも使わずにできます。

山口：今日会場にお越しいただいたみなさまの中で、「（メールと）チャットツールを併用して使っているよ」とおっしゃっていた方。繰り返しになりますが、メールワイズならメールの内容に関する会話がメールのすぐ側でできるというところを、覚えて帰っていただければ大変うれしいです。

そろそろ終了のお時間が近づいてまいりましたので、最後にみなさまとの記念撮影をしたいなと思っております。と言いたいところなんですが、実はこのCybozu Daysのために新ネタを考えてきていただいたと、スタッフさんからうかがっております。

なかやまきんに君氏が、この日のための「新ネタ」を披露

山口：ぜひ新ネタをみなさんに披露していただいて、ここからは撮影OKタイムとさせていただきたいんですが、ご準備いただいてもよろしいでしょうか。

なかやまきんに君：新ネタですね。わかりました。メールワイズの機能で「断る」というのがあったら書いていたのに、まだ僕は取り入れてなかったですからね。じゃあみなさん、新ネタいかせていただきます。それでは準備いたします。パワー！

山口：え？

なかやまきんに君：まずはこの格好で行かせていただきます。それでは行きたいと思いますので、私の最新のギャグでございます。行きます！　パワーー！！　ハッ。

沖：あれ？　今の新ネタでした？　

山口：新ネタでしたか？

なかやまきんに君：今までやったことない新ネタですよね。

山口：というか、タンクトップ。

沖：タンクトップのワイシャツ。

なかやまきんに君：そうです。ふだんはタンクトップでやっていますが、今日はネクタイを付けてシャツの袖なしのパワーということで、新ネタでございました。

山口：なるほど。

沖：ワイシャツタンクトップ、初めて見ました。

なかやまきんに君：99パーセントの人がウケてないですね。

（会場笑）

沖：（笑）。そんなことないですよ。

なかやまきんに君：そういうことってあるんですね。初めての体験。

山口：初めての体験をされて。

なかやまきんに君：（笑）。

山口：なかやまきんに君さんが初めての体験をされた、ということですね。逆に、これが新ネタのリアクションだと思っていただくと良いのかなと思います。

なかやまきんに君：新しい。

メール対応のお悩みは解決できたのか、できなかったのか？

山口：（新ネタを）見せていただいたところで、最後にお聞きしたいことがあります。

なかやまきんに君：何でしょうか。

山口：本日のセッションを受けて、メールワイズでメール対応のお悩みは解決できたのか、できなかったのか。なかやまきんに君さんの筋肉に聞いてみていただけますか？

なかやまきんに君：わかりました。おい、俺の筋肉、おい、聞かれていますよ。

今日はメールワイズで僕の悩みは解決できたのかい！　できなかったのかい！　どっちなんだい！　でーーーきーーーたっ！　パワー！！

（会場拍手）

山口：ありがとうございます。

沖：ありがとうございます。生で見られて感無量です。

なかやまきんに君：いやいや。ありがとうございます。解決できました。いろいろとお話をうかがえて良かったです。

山口：こちらこそ、ありがとうございました。