日本人は「とりあえず」で人を巻き込み、時間を奪う　澤円氏が指南する、働く「時間」の意識の変え方

“プレゼンの神様”が語る、働き方のアップデート

澤円氏：みなさん、こんにちは。澤でございます。おぉ、いっぱいいる。こういう大会場で人前で話をするのは久しぶりですね。2年前までは、本当に毎日のようにやっていたんですけどね。久しぶりのこの感覚、そしてCybozu Daysに登壇することは、僕にとっては相当スペシャルな体験です。

なぜかというと、あとで自己紹介しますけれども、ちょっと（サイボウズ主催のCybozu Daysには）登壇しづらい会社に勤めていた。大人の都合っちゅうものがありまして、なかなか出られなかったんですけど。もう大手を振って出られるということで、相当興奮しております。

うれしいついでに、これはイベントで必ずやっていたことなんですけど。マスクしていますから大丈夫ですね、みなさん。自撮りいきますよ、いい顔してくださいね。はい、チーズ。……もう満足したから帰ってもいいくらいなんですけどね。そういうわけにはいかないので、プレゼンしていきたいと思います。

改めまして、澤でございます。よろしくお願いします。

（会場拍手）

40分間みなさんからお借りしまして、「本気で『働く』をアップデートしたいあなたに贈る処方箋」ということで、働き方に関するお話をしたいと思います。難しいテクノロジーの話は特にしません。できる限りわかりやすく、みなさんのマインドセットをアップデートしていくお話をしていきたいなと思っております。

2020年は「リモートワーク元年」

さて、COVID-19の与えたインパクトをちょっと考えてみましょう。COVID-19はどんなインパクトを与えたのか。もう言うまでもないですけれども、非常に大きなインパクトが「移動」に関するところですね。移動が自由にできない世の中になっちゃいました。なかなかサッと遠くに行けないという状態。

今回（のCybozu Days）はみなさん、（会場への）移動も含めて体験できているわけなんですけれども。これを取り戻すまでの間に、約2年の時間を要したわけです。長かったですね。

そしてその間、何もかもがストップしていたのかというと、それなりにできることもありましたね。人類には、幸いなことに残された道がありました。何かというと、「データ＆通信」になるわけですね。データ＆通信の世界があったがゆえに、どうにかこうにか我々はビジネスを回すことができました。本当にラッキーでしたね。

そして非常に多くの人が外出の自粛、そして在宅勤務という働き方をしたんじゃないかなと思います。なにしろ「移動するとリスクがありますよ」と言われているわけですから、おいそれといろんな所に出かけることができないわけですね。そもそも出かける場所がなかったりもしましたよね。ですので、移動ができない。そして在宅勤務がかなり浸透した1年だったんじゃないかなと思います。

去年が「リモートワーク元年」だと言ってもいいんじゃないかなと思います。去年から今年にかけて、この約2年の間に初めてリモートワークを体験した方は、どのぐらいいらっしゃいます？

（会場挙手）

多いですね！　ありがとうございます。「けっこう不自由だな」と感じた方はどのぐらいいらっしゃいます？

（会場挙手）

ありがとうございます。「むしろ私、リモートワークのほうがすげぇ向いてた。これぞライフワーク」という方は？　いますね。けっこう多いな。ありがとうございます。

ちなみに僕もリモートワーク大好き派です。こう見えて……どう見えるのかわからないですけど、ものすごい引きこもり野郎で、できれば家から一生出なくてもいいぐらいの勢いなんですけれども。

「デジタル」は人類のインフラになった

実は僕、Microsoftという会社に勤めてたんですけれども、おかげでMicrosoftに勤めている時も……去年の8月末で辞めたんですけれども、それまでの3～4年ぐらいの、3年ぐらいの間は、あまり会社に行ってなかったんですね。

お客さんと会わなきゃいけないとか、よっぽどの時以外は基本的に全部リモートでやっていました。滅多に姿を現さないので、会社の中でつけられたあだ名が「はぐれメタル」でしたね。はぐれメタルスライムですね。たまにしか現れなくて、会心の一撃で仕留めないとダメなやつ。

あれによくなぞらえてたんですけれども、しまいに辞めちゃったんですね。もしかしたら辞めたことを知らないで、いまだに「あいつ、はぐれメタルだからどっかに隠れてるんじゃないか」と思ってる人もいるかもしれないですけど。

いずれにせよ、そういった状況になった時に、デジタルは間違いなく人類のインフラになったわけです。デジタルがあったからこそ、人類はどうにかこうにかビジネスをつなげられたわけですよね。

この前の青野さんの対談を聞かれた方は、どのくらいいらっしゃいます？

（会場挙手）

けっこういらっしゃいますね、ありがとうございます。青野さんのお話の中にもありましたけれども、かなりリモートワークを通じて社長業をやられていたと。その中でデジタルによって自分の考えていることとか（を発信している）。

「分報」というのをやっていましたね。分刻みでひとりごとのようなレポートをどんどん出していたと思うんですけれども。あれもデジタルがあったからこそできたこと。

「元に戻す」という意識は、プラスに働かない可能性もある

ですが今、僕はみなさんの前に姿を現せるようになりました。つまり2年前まで当たり前のようにやっていたことが、またできるようになっていたんですけれども。そこでちょっと考えていただきたいことがあります。

この状態、つまり「前はできていて、今できるようになったこと」を、「元に戻す」だと思ってはいないか、ということなんですね。それがダメだと言っているわけではありません。まったくなってない、というわけではありません。ただこの「元に戻すんだ」という意識は、ともするとプラスには働かない可能性もあるわけですね。

なぜか。なんといっても2020年は、世界がリセットされた年なんです。2020年を境にして、世界はまったく別に生まれ変わったわけです。この2020年の世界のリセットは、25年ぶりのリセットだと僕は言っています。

2020年を境に25年前ですから、今から数えれば26年前になるわけなんですけど、何がありましたかね。これは言うまでもないことなんですけれども、1995年です。Ｗindows 95が出た年ですけれども、要するにインターネット元年なんですよ。

別にこれは僕が長らく社畜をやっていたからＷindows 95の話を出してるわけじゃないんですね。あくまでも「インターネットに接続する」ことがみなさんの生活に溶け込み始めた、一番最初のステップが1995年だったと。

COVID-19は「インターネット登場以来の衝撃」と言っています。インターネットが登場したことによって、その前後で別世界になったんですよね。手を挙げると年齢当てクイズみたいになっちゃうので言わないですけれども、1995年よりも前から仕事をしていた人だったらこれ、よーくわかると思うんですよ。僕は1993年に社会人になっていますから、その前後を社会人として体験してるんですね。

ビジネスの在り方を根本から変えた電子メール

仕事のやり方が根本から変わりました。それまで当たり前だった電話やFAXから、どんどんインターネットを使った通信が行われるようになりました。今更FAXとメールを比較する人っていないじゃないですか。いないですよね？　実は当時はいたんですよ。いたというか、当たり前のように「メールとFAXはどっちが送れる情報が多いんだ」って、雑誌の記事になったりしてたんですよ。

これを今やったら、ちょっとバズり系のWebメディアの記事にしかならないですよね。ということは、今リセットがかかってる状態を元に戻そうと考えるのは、もしかしたら今「FAXを使って仕事をしよう」と思ってるぐらいに、バカげたことになるかもしれないんですよね。ですので、アップデートしていかなきゃいけない。

電子メールはビジネスのあり方を根本的に変えました。ただ単に「メールというものが登場した」というので思考を止めてしまうのではなくて、ビジネスのあり方がどうやって変わっていったんだっけ、というところまで。かなり細かく見て、抽象度を上げていくことが大事なんですね。

ちなみにメールに関して、一般社団法人日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査」で数字が出ています。仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第1位は、今でもメールなんですよ。2021年ですからね。コロナ禍を経て、メールが未だに1位です。

どれくらいかというと、98.9パーセントですよ。去年は99.1パーセントという数字が出ていて、若干下がっているんですけど、ほとんど変わっていないですよね。それくらいまだまだメールがやり取りの中心である。もちろんWeb会議やチャットが地位をグッと上げているし、利用率も上がっているとは思うんですけれども、でも未だにメールなんですよね。

メール中心のビジネス社会で起こる「メール多過ぎ問題」

メールはものすごくたくさんやり取りされている。結果的に何が起きるかというと、「メール多すぎ問題」が起きるわけですよ。届いたメールは全部、1通残らず読む生活をしてますよという方は、どのぐらいいらっしゃいますか？

（会場挙手）

1人だけいらっしゃいますね。すさまじいマイノリティですね。ほとんどの方が読みきれないですよね。僕はダメ野郎なんで……Microsoftにいた時、とにかくメーリングリストでくるメールが多かった。1日に少なくとも500通くらいきていたんですね。

とてもじゃないけど読んでいられないということで、途中からメールを読むのを諦めて、用事があったらチャットがくるのを待とうという生活をしていたら、辞める時に未読メールが35万件くらいありました（笑）。相当僕、恨まれてるんだろうなと思います。

そもそもメールの特徴というのは、開くまで自分に関係あるかどうかすらもわからないんです。これが問題なんですよね。開くまで、必要性や緊急性が不明。それを1人が全部やっていくとなると、どうやったって時間が足りなくなるんですよ。

僕は「ちゃんとする」という言い方をしますけれども、全部のメールを「ちゃんと読まなければならない」というマインドセットになってしまうと、どうしても時間が足りなくなる。そういった問題に直面します。

日本人は「To」「CC」に入っている人数が世界で一番多い

だいたいこの背後にあるものをお話しします。「悪魔の言葉」と言っていますけれども、これが出てきたら要注意。「とりあえず」です。「とりあえず」のあとにどういう選択を取るかによって、みなさんの人生が豊かになるかが決まるんです。オーバーに言っているように聞こえるかもしれないけど、時間の使い方というのはすなわち、人生をどう過ごすかと完全イコールですからね。

あと、もう決まりごとというか、絶対的な真理なんですけれども。人生って必ず終わりがあるんですよね。人生は要するに、カウントダウンしているんですよ。基本的に割り当ては1人1回までです。2回目の人は、あとで個別に話があります。いないですよね。今のところ手が挙がったことないんですけど、いないよな。今日も残念、会うことはできなかった。

「とりあえず」で呼ばれたあとはどうなるか。日本人は特に「とりあえず」で巻き込むんですよね。「とりあえず」だと、（「やらない」ではなくて）「やる」を選びます。「とりあえずあの人も呼ぼう」「とりあえずメール送っとこう」ということで、「とりあえず」はだいたい「行動する」という選択肢になります。

実際に数字が出ている話なんですけれども、日本人は宛先の「To」あるいは「CC」に入ってる人数が、世界で一番多いんですよ。

実際のところ、Microsoftがこういった発表もしていたんですね。僕が在職中に、チームメンバーが調査をしていました。グローバルで見た時、Microsoftは190ヶ国以上で仕事をしてましたから、その中で比較をした時に、ToとCCに入ってる人数が「日本法人が一番多い」という数字が出たんですよ。「仲良しだねぇ」って言われましたね。いい意味じゃないです、これは皮肉です。

日本人は「礼儀正しく時間を奪う名人」

結局そうすると、メールを読まなきゃいけない時間を割り当てられてしまう人が増えるわけですよね。自分にあまり関係ないようなメールも読まなきゃいけないとなると、そのぶんだけ……大した時間じゃないかもしれないですよ。30秒かもしれないし、1分かもしれないけど、それでも（人生の）時間は増えないんですよね。減っているんです。そう考えると、それが少なければ少ないほどいいってことになるわけですね。

でも、送る側は送る側で「とりあえず送っておかないといけないんじゃないかな、失礼になるんじゃないかな」と思うんですよね。とりあえず、返事まではくれなくてもいいけれども、CCぐらいには入れておいたほうがいいかな……とか、そう考えるんです。

この「失礼」という言葉に対して、特に日本人は非常に敏感です。もちろん礼儀正しい国民性だと、プラスに考えられるところもあるんですけれども。ただやはり「とりあえず送る」とか「とりあえず巻き込む」ということをやると何が起きるかというと、時間がなくなるんです。さっき言ったとおりですね。

これ、僕はなんて言っているかというと、日本人は「礼儀正しく時間を奪う名人」です。礼儀は正しいんですよ。だけどその礼儀を重んじるあまり、時間というものを使ってしまう。これがすごく重要なポイントになります。ですので、「送る」ことによって礼儀を果たそうと思う前に、「相手の時間を奪うことにならないか」と考えてください。こっちのほうがよっぽど大切です。

時間は貸し借りするもの

つまりどういうことかというと、「相手が本当にアクションをしなきゃいけないか」。「相手が知っておいたほうがいい」というレベルだったら、僕は送らないほうがいいと思っています。相手が受け取ったあとでアクションを取るかどうかで考えてください。「アクションを取るかもしれない」という場合もありますね。その場合には、その確率が高いかどうかを考えてください。

まず「この人は何もすることがないけども、とりあえず知らせておこう」というくらいだったら、僕は送らないほうがいいと思います。

先ほど冒頭、僕はこういうあいさつの仕方をしました。40分の時間を「お借りする」という表現をしました。よくこれ「時間を頂戴して」という表現をする人もいて、別にそれを否定しませんけれども、僕は時間は「貸し借りするもの」だと思っているんですね。借りてるんですよ、僕。なので返さなきゃいけないんです。

でも時間は一方向にずっと進んでいってしまいますから、逆流できないんですよね。なので40分を借りたら、できる限りためになる話、おもしろい話をして、これが無駄だとならないように努力するのが僕の仕事になります。時間というのは貸し借りするものです。

だから口癖にしてみてください。「時間をお借りします」と言ってください。マインドセットが変わります。「借りているものを返さなきゃいけないよな」「借り逃げってわけにいかないよな」となると、選ぶ言葉や取るアクションはどんどん変わっていきます。時間は貸し借りするものです。

人を巻き込む時のキーワードは「アクション」

「いやぁ、借りるのはちょっと気が引けるなあ」と思っても、1人で全部やろうとすると破綻しますからね。なんでもかんでも1人で全部できるスーパーマンみたいな人だったらいいですけれども、会社であったりそういったところで仕事をしていると、1人で全部やるのはちょっと無理ゲーですよね。リソースが足りません。

せっかく組織に属しているんだったら、あるいは何かのコミュニティに属してるんだったら、そういう人たちと協業するのも大事な仕事です。ビジネスパーソンというのは、矛盾してるように見えるかもしれないですけれども、必要に応じて人を巻き込む、そして大きなことを為すというのが仕事のあり方です。

だけど「とりあえず」で、アクションを取らなくてもいい人たちの時間を奪っちゃダメですよ。ここの塩梅が大事なんですね。そのポイントが「アクション」というキーワードになるわけです。

そして、人を頼るのも仕事のうちだと覚えておいてください。巻き込むのは大いにけっこうですよ。でも巻き込んだんだったら、頼ってください。要するにその人たちにアクションを取ってもらうようなやり取りをしてほしいんですね。呼ぶだけ呼んどいて放置が一番失礼ですからね。

「なんで呼んだの？」「いや、呼ばなきゃ失礼だと思って」。だけど、することがないんだったら、呼ぶほうがよっぽど失礼ですからね。ですので、次にその人たちにアクションがいくかどうか、何かすることがあるかどうかで、全部ふるいにかけると考えてみてください。

届いたメールを共有できる「メールワイズ」

このあとは、サイボウズさんのイベントですから、まさか僕がメールワイズの話ができるなんて思いませんでしたけど。ちなみに気づいた方は気づいてるかもしれないですけど、靴はメールワイズの色です。ちなみにこの巻物（ストール）はサイボウズ Officeの色ですからね。このへんの媚の売り方は、サラリーマン時代にしっかり身についています。

さて、メールワイズ。メールワイズのブースにもう行ったよって方は、どのぐらいいらっしゃいます？

（会場挙手）

あんまりいないじゃないですか！　このあと、みなさんで大挙して押し寄せてくださいね。ブースの人たちをパニックに陥れてください。……怒られるかな？（笑）。

ではメールワイズがどういう製品か知ってる人は？

（会場挙手）

半分いるかな。よかった。では、こんな製品です。

何かというと、通常のメールはToで1人に送って、自分のところにくる。他の人がCCとかに入っているかもしれないけれども自分が受け取ることってありますよね。あるいはToに1人しか入ってない場合もあるかもしれないですが。

メールワイズは、届いたメールを共有できるサービスです。つまり、会社のオフィシャルなメールが自分に届いたら、それを自分のチームメンバーと共有ができます。「えっ、自分のプライベートなメール？」……プライベートなメールじゃないですからね。

はっきり言いますけど、会社という場所のメールボックスは共有資産です。なので他の人から見られることを前提に考えたほうがいいですよ。あまり会社のオフィシャルなメールで転職相談とかしないほうがいいですからね。就業規則をよくよく見ると、だいたいの場合そういったものを（会社が）見られるような設定になっていますから。

起こりがちな「お客さんのアドレスの削除し忘れ」を防ぐ

それは置いておいて。自分のところに届いたメールを他の人と共有して、別の人が送り返せるような設定ができます。例えば個人のメールアドレスじゃなくて、最初から営業用のアドレスとかにしておくという手もあります。それを複数の人で見られるんですね。

細かい説明はブースで聞いていただければいいんですけれども、パッと見るとこんな感じです。そのメールに対して「どういう意図で私は返信しましたよ」というコメントを付けられるんですよ。

さあ、考えてみてください。ふだんだったら「あの人にはこういう意図で返信しよう」と思ったら、お客さんのメールアドレスだけピッピッとどけて、社内の人だけにして、そして「これに関して私はこう返信しておくからね」というやり取りをする。この経験、たぶんほとんどの方がありますよね。

まぁ、だいたいミスりますよね。「このお客さんって曲者だよね」というメールに、思いっきり（お客さんが）1人入ってたりするんですよね。削除し忘れとかいますよね。そういうことあるんですよ。そして張り切って「思いっきりお客さんにかっこいいメールを書いたで！」と思ったら、よくよく見たら社内の人たちしか入っていなかったとかね。そういったことが起きませんよ、というツールです。

これを見ていただくとわかるんですけれども、かなり細かく設定がなされています。これがどういう類のメールなのか。先ほど、メールは開いてみるまで緊急度がわからないという話をしましたけれども。誰かが見たらその緊急度合いを情報として共有することができます。「これはとっととやったほうがいい」「お客さんが怒っている」「すぐに対応しないと会社の信用に関わる」、そういった情報を付加して処理できるんですね。

これは既存のメールシステムと連携させられます。例えばGmailとかOffice 365とか、ほかのメールシステムでも構わないんですけれども、それと連動させて使えるツールなんですね。※注：GmailやMicrosoft365で利用しているメールサーバーとメールアドレスを、メールワイズに設定し送受信可能。

学びにつながる「舞台裏」の共有

さらに見てみると、ブースで細かい説明を聞いていただければわかるんですけれども、コメントを読むことができます。「こういう意図で私は返しました」というコメントを見る。この「舞台裏」がポイントなんですね。

「プロセスエコノミー」というキーワードなんかもありますけれども。今、世の中は「舞台裏」が熱いんです。どういうことかというと、結果だけをシェアする時代から、プロセス全体をシェアする時代に、どんどんシフトしてきています。『プロセスエコノミー』という本も出てるんですけれども、いろんなエンターテイメントなどで、プロセスを見せることによって見ている人たちの満足度を上げるのが、今のトレンドになってきていますよね。

アイドルなんかだと、だいたい育成のプロセスも含めてコンテンツになってたりしますよね。あるいは飲食店も、オープンキッチンなんていうのはまさにプロセスを見せることで、ある意味エンターテイメント的な色彩がある。

ビジネスの世界も「プロセス」を知っておくことによって、模倣できたりするんですよね。先輩社員が「そういう思考プロセスでやっている」とシェアすることで、いろんな効率的なやり方や、あるいはそれが合わない場合もありますけど、その価値判断を知ることができるようになると。でもこれは、プロセスを知らないと学び取ることはできません。こういったところが今後、すごく重要になってくるかなと思います。