「管理」「記録」「使い回す」　時間管理のプロが実践するNotionの3つの使い方

自己紹介

白鳥友里恵氏（以下、スワン）：よろしくお願いします。今回、私もこのイベントのおかげで学んだんですが、スライドはNotionで作ればいいんだと気づきました。Googleスライドを使うのはおそらくこれが最後だと思うので、よろしくお願いします（笑）。

はじめまして。スワン（swaaan）ということで、今回はNotionの話をしたいと思っています。まず簡単に自己紹介したいと思います。本名の名字が白鳥なので、ニックネームとして“スワン”でやらせてもらっています。

群馬県生まれで、大学は多摩美術大学でした。どちらかと言うとデザインよりは油画専攻で、現代アートを専攻していました。

独学でデザインを始めて、制作会社でアルバイトしたり、新卒でサイバーエージェントに入り、その後前職のメルペイでtoC、toBなど、いろいろなプロダクトの開発をしつつ、2020年独立しました。

今は本当にいろいろなことをやっていて、自分で新しい事業の準備をしたり、パートナーさんと協業したり。ラジオを録ったり、YouTubeしたり、noteを書いたりと、いろいろ発信もしています。

もろもろやっているので、ぜひよろしくお願いします。noteと、特に最近YouTubeでNotionの使い方の動画を出しています。もしかしたら参加者の中にも、見たことある方もいるかもしれませんが。

アイスブレイクではないですが、小咄をします。最近自分が携わっているスタートアップで、Notionを導入している企業がかなり増えていて、ある企業が使っているNotionの中に、Notionの使い方のようなタブがあったので、「おぉ～、もうまとまっている。すごい」と思って開いたら、自分の動画が貼ってあったという話があって（笑）。

そんなこんなで、もしよければみなさんのお友だちとか、会社とか、Notionを使うときのイントロダクションとして、（私の）動画やnoteを使ってもらえたらな、なんて思っています。

ちょっと宣伝になります。今日も簡単に話せたらと思っているんですが、Notionのタスク管理のコンテンツなどを実際に執筆した本『あなたの24時間はどこへ消えるのか』も絶賛発売中です。もしよければ、手に取ってもらえたらなと思っています。

Notionの3つの使い方

ここから今日の本題です。今日話すこととして、私がNotion化していること。さっきのスライド然り、使う方の数だけバリエーションがあるというか。「そんなやり方があったんだ！」みたいな。

私もいまだにあるので、今回はなるべく量を優先して、私がどんな情報をNotion化しているかを話せたらと思っています。

ふだんもTwitterやnote、YouTubeなどいろいろしていますが、あまりふだんは公開していない部分も、今日はここだけということで公開できたらと思っているので、楽しみにしてもらえたらと思っています。

私は3つの観点に関してNotionを使っているので、今日はおおまかに3つのカテゴリーに分けて紹介できたらと思っています。1つ目が、情報を管理する。2つ目が、情報を記録する。3つ目が、情報を使い回す。

本当にいろいろな使い方がありますが、主にこの3つにカテゴライズされるようなことが多いかなと思うので。それぞれに代表するような私の使用例を今回持ってきたので、画面と一緒に紹介できたらと思っています。

Notionで情報を“管理する”

1つ目が“管理する”ということで、この使い方をしている方はけっこう多いんじゃないかなと思います。「こんなお悩みありませんか？」ということで、実際に私が悩んだこと、そしてそれをNotionで解決したことを紹介します。

毎日のタスクがすごくある。特に最近は副業がある方も多いと思うので、本当にタスクが終わらない方もすごく多いと思います。

この引きこもり生活が始まって、みなさんも1年くらい経ったと思うんですが。ついAmazonでポチってしまったり、物が増えているけど、同じもの買ってしまったり。ストックの管理がうまくいかない、なんて方。

私もずっとWebの業界で働いているので、新しいものが大好きで。ついサブスクリプションなど、いろいろなものにお金をかけてしまい、いつの間にか引き落とされてお金がぜんぜんないときがあって。こういった部分をどう管理しているかを、紹介できたらと思います。

Notionで管理する：毎日のタスク

管理する代表的なものを3つ持ってきました。1つ目が毎日のタスク、2つ目が持っている服、3つ目がサブスクの合計額です。順番に画面を見せながら、話せたらと思います。

私は毎週タスクを、月、火、水、木、金、週末というかたちで、毎週月曜に1週間分のタスクをバーっと振って、計算して、実際に月曜から順番にチェックを埋めていくかたちにしています。

仕事のことから、買い出しのこと、親に返すメール。本当にここに私の公私すべてのタスクがあるということで。本当にすべてのことがひっくめてあるので、私の第二の脳みたいなかたちで、このタスク管理を使っています。

これが使えなくなったら、私の仕事がたぶん破綻するだろうな、っていうのがけっこう目に見えているんですけれど（笑）。これはテンプレート化されているんですが、私は1週間のタスクをこんなかたちで管理して、これを使い終わるとアーカイブして、また1週間新しいものを使うかたちで利用しています。

ここに雪だるまマークがあると思うんですが、このアイコンは私はこの1週間をどんな1週間にしたいか、というもので。アイコンを選んで楽しんでいます。あとから見返して「あ、この1週間休んでたんだな」とか。

例えば炎のアイコンのときは「すごくやる気のあったときなんだな」みたいに、ちょっとした自分のメンタルの記録として使っている部分があります。先週はけっこう寒かったので、「寒かったなぁ」と思いを込めて雪だるまをつけていました。

Notionで管理する：持っている服

続いて、これもYouTubeとかで発信したことがあるので、もしかしたら見た方もいるかもしれません。私、けっこう気をつけないと服を買いまくって、買ったわりに着るものがない、よくある負のサイクルに陥りがちなんですけど。

今はNotionで自分が持っている服をすべて管理して、本当におかげさまで、20着以内で1年間の服を回せています。

“トップス”というポジション、ニットセーターなのか、赤のダウンなのかのように、具体的にどういうものなのか書きつつ、購入金額。あとは色、季節で使えるもの、通年で使えるもの、ブランド、数。購入した年も書いてあります。

これを見て、定期的に自分の服を入れ替える参考にしたり、「私の服に対するコストの感覚ってこれくらいなんだ」とか。アプリ版のNotionを開いて、このページを見ながら何を足そうか考えながら買い物に行っています。

いまも、もれなく更新され続けています。捨てたものも、下のほうに別途管理をしていて。2019年から毎年私が何を買って、何を捨てたのか。印象的だった理由があると、記載していることが多いです。

2019年のこのへんとかわかりやすいんですけど、ユニクロ系の服は着潰したって書いてあるので、耐久力がなかったんだと思います（笑）。「もうちょっといい服を買ってもいいかな」という分析になったり。あと、このサラファインもそうですが、「肩から見えるとダサいので、そもそもインナーがいらないトップスに揃えた」って書いてあります。

こういう記録を残すことによって、「あぁ、私ってこういう服買ったほうがいいんだな」とか、「こういう服ってどうせ捨てることになったり着なくなったりするので、やめよう」って。

本当に今は服を買う精度がめちゃくちゃ上がったので。こういうかたちで、自分がどういう行動をして、どういうものを捨ててきたのかの記録を管理するのは、すごくおもしろいと思っています。

Notionで管理する：サブクリプション

こちらもよく話している部分ではありますが、私のサブスクリストです。iCloudだったりやGoogle One、スマホの楽天モバイルなど、月額で何に課金しているかをすべて書いています。月額のものと、年額のもので分けていて。

私はNotionにお布施の気持ちを込めて課金しています（笑）。こんなかたちで年間の額を出しつつ、マネーフォワードと実際に見比べたりしながら、どの支出を削ろうか、増やそうか相談しています。家計簿としても使っているようなかたちです。

Notionで“記録する”

ここまでが“管理する”で、次は“記録する”です。これはチームで使っていても、個人で使っていても本当に感じるところですが、記録して貯めていく。しかもそれを階層的に整理していけるのは、すごく強いなと思っています。

「みなさんこんなお悩みありませんか？」で、またお悩みコーナーです。例えば、デザイナーの方だとビジネス書や専門書など、いろいろな本を読まれる方が多いと思うんですけど。結局「今年私なんの本読んだんだっけ？」って、Kindleを開かないと思い出せなかったり。

Twitterを運用していたり、仕事をしていても成長実感がない。「どれだけ変わったんだっけ？」という変化量が見えなかったり。あとは副業とか、時給で仕事しているときに、「どれくらい仕事したんだっけ？」っていう定量が測れないところがあると思います。

ここでもまたサンプルを3つ紹介できたらと思います。1つ目は漫画も実用書もすべて含めて、自分が読んできたすべての本のログを取っています。2つ目がSNSの運用、分析ということで、例えばTwitterや、今やっているYouTubeのフォロワーなど、いろいろな数字の伸びですね。KPIの伸びを分析するのに、Notionを利用しています。

3つ目が作業時間のログ。例えばですが、パートナーの企業さんとの自分の作業時間が、実際にどれくらいかかっているのかのログを取っています。これも見たほうが早いと思うので、実際の画面を見せようと思います。

Notionで記録する：読書リスト

こんなかたちで、読書リスト。読書リストは実はEvernoteの時代から取っていて、全部移行しました。今は2カラムで、本と漫画で分けていて。毎年自分が「お、今年は50冊いったな」とか「60冊いったな」みたいなかたちで、ナンバリングをした状態で、本や漫画を管理しています。

実は2015年の読書リストまで残っていて。新卒の頃に読んでいた本や、転職したタイミングで読んでいた本など、年代分けをしておくと、「この頃ってリサーチにすごく興味があったんだな」とか、「この頃対人関係で悩んでいたから、人とのコミュニケーションの本をたくさん買っているな」とか。

本って、当時の自分の悩みがけっこうストレートに現れるので、ログとしてもすごくおもしろいです。あと数を数えておくと、「今年中にあともう1冊読みたいな」みたいにモチベーションを自分で上げられるので、これはすごくおすすめです。

Notionで記録する：分析・運用

2つ目が、分析や運用ということで、例えばですが、私も今YouTubeの運営をしているんですが、ネタ帳みたいに動画の公開をまとめていたり。反応が実際にどうだったかをまとめています。

あとTwitterも2018年くらいから自分のフォロワーがどれくらい増えたか。その時々で、どんなツイートをしたときに伸びたか、のような理由をザザッとメモしておくと、1年目でこんな伸びだったけど、3、4年目でギュギュギュッと上がってきたな、みたいな。

簡易的ではありますが、自分の成長実感だったり、自分のいろいろな運用が正しかったのかを振り返るきっかけになります。こういう数字は、YouTubeでもまとめていて、自分の中で精査しています。

Notionで記録する：作業時間

あとこれもめちゃくちゃ生々しいものになるんですが（笑）。実際にお手伝いしている企業さんの稼働について、カレンダーなどで作業時間をメモしています。こんなかたちで、ガチガチのリアルな私の作業時間です。

「今日は何時間やったな」みたいに作業時間をメモして。それこそ自分の月末の請求書の精査にも、この数字をそのままもってくれば間違いないし、何をしたかも覚えている。こういうかたちで、仕事にもガッツリ使っています。

Notionで“使い回す”

最後に“使い回す”にいきたいと思います。私、本当にもの忘れが激しくて。集中すると、いろいろなことが頭の片隅からポイポイ出て行っちゃうタイプですが、これもNotionが、私にとってはある意味秘書のような役割として助けてくれていると思っています。

最後のお悩み、「みなさまこんなお悩みありませんか？」。例えば、旅行へ行こうってなったときに、なんだかんだ忘れ物があったり。あとは「住民票ってどうやって発行するんだっけ？」「引っ越しのときって何するんだっけ？」とか。

例えば副業とか、フリーランスであれば自分の受ける仕事って決断していると思うんですが、毎回受けるか受けないか悩む、みたいにいろいろな自分の悩みってあると思います。

今回はこんなかたちで、持ち物リストと、書類などの取り寄せ方法、そして仕事の意思決定リストということで、私はNotionにこれらのものをまとめています。これも、画面を見せしながら話せたらなと思います。

Notionで使い回す：持ち物リスト

いきなりものすごい量のTODOが出てきてあれなんですけど。これは私の泊まりの登山に行くときの持ち物リストです。これをテンプレート化していて。登山って忘れ物があるとけっこう致命的なもの、命に関わるじゃないですけど、かなり身の危険があるものなので、絶対に忘れ物をしてはいけません。

例えば着るものや食事、コンパスは持ったかとか、ヘッドライトは持ったかみたいなことです。いざ急に「登山に行くぞ」となっても、このNotionのテンプレートをバッと展開して。スマホ片手に家中のものを引っ張り出しながら、床にどんどん集めていってパッキングする。

これは日帰り旅行版とか、日帰り登山版とかいろいろあります。こんなかたちで、けっこう使い回すような持ち物リストだったり、確認リストを作っておくと、すごく自分の時間短縮になります。物忘れとかうっかりがなくなるので、本当にすごくおすすめです。

Notionで使い回す：セルフコンフル

こちらが行政とか、各種手続きの情報をまとめていて。……セルフコンフルと私は読んでいますが、自分へのwikiですね。これは2019年くらいかな。パスポートの更新をしたんですが、毎回「パスポートの更新ってどうやるんだっけ？」っていちいち調べて。

住民票や戸籍謄本の取り寄せだったり、書類系を取り寄せるとき、どこに、どの住所に、どういう手続きでやるんだっけ？　が最初は困って、毎回ググると情報が古かったり新しくなったり、右往左往してしまうので。

自分の中で1回手続きをしたものは、すべてこういうかたちでwiki化をして。パスポートの申請や更新であれば、このとおりにやっていけばすべてが済む。ほかにも引越しの水道やガスなどの申請、そういうのもすべてまとめています。1回やったらどんどん自分が次から楽になり、時短にもつながるので、すごくおすすめです。

Notionで使い回す：仕事の意思決定リスト

最後はすごく恥ずかしい、仕事選びリスト。自分の価値観マップのようなものになります。いろいろな副業やお仕事、いろいろなものを受けることが多いと思うんですけど。

毎回自分がどんな軸で、どんな価値観で仕事を選んでいるのか、案外自分の中で認識できていない、腑に落ちていない方ももしかしたらいるかもしれません。私もまさにそんな人間だったんですが。

自分の中で、「こういう仕事は受けたいな」「こういう仕事は……」。もちろんいろいろな条件や相性もあると思いますが。こういう仕事を受けると自分の中で幸せになるし、相手も幸せになってwin-winになれるという心構えを、自分の中でいろいろ精査した結果をまとめたものがこちらです。

基本の心構えということで、けっこう私は助けたがりみたいな、ちょっと自分で言うのも恥ずかしいんですけど（笑）。人が喜んでくれている姿がすごく好きで、たまに犠牲的になりすぎる部分もあるので、まずは自分を大切にしましょう、みたいな。そういうマインドセット。

あと本当にお恥ずかしい話ですけど、例えば目先のお金だったり、欲みたいな部分に囚われすぎると、後悔するお仕事も多いので。そういうところは一番下にも書いてありますが、どうやって好きなことやるか、他人の優先度に振り回されないか、と。

「こんな心構えでやりましょう」というものを、自分の中で毎回仕事を受けるたび、このページを見て確認をしていて。その下にチェック項目があると思いますが、これ本当に内緒にしてほしいなというのもありつつ（笑）。ここだけで公開できたらと思うんですが。

仕事を選ぶ4つの価値観

私は緊急性、熱量、相性、妥当性という、4つの項目でお仕事をいつも判断しています。例えば緊急性で言うと、今まで自分がキャリアの中で経験したことがないことだったら、けっこう貴重なので受けたいなとか。あと、同じような機会を得るのがなかなか難しいお仕事って、やはり真っ先に飛びつくべきだったり。それもけっこう大事だなと思っています。

熱量で言うと、「3秒でやりたいと即答できる」とか、すごくわかりやすいと思います。自分の中でどれくらい判断がすぐできるか。それこそ相手の事業が本当に成功してほしいか。いつか転職してもいいって思うくらい、相手の企業やサービスが好きになれるかを見ています。

あとは相性ですね。やはり人と人なので、どうしても相性の問題はあります。例えば、信頼のおける人からの紹介だったり、ミッションとか代表さんに共感できるところがあるかとか。

あと妥当性で言うと、報酬や、すごく地味ですが、連絡手段がメールではなくSlackだったり。あと、先方が期待しているコミット量と、自分が実際に見合う動き、パフォーマンスが出せるかだったり。

全部を埋める必要はありませんが、自分の中で来た案件に対して、これをポチ、ポチ、ポチと押して。今回はすごく熱量はあるけど、ちょっと妥当性が低いかも。相性はメチャクチャいいけど、緊急性が低いな、みたいなかたちで。「今回はどういうジャッジをしようか」と、自分の中でブレずフラットに意思決定ができます。

意思決定は、デザイナーの方はビジュアルの話から仕事の話、概念の話まで本当に広いと思いますが。ブレない意思決定をするために、こうやって自分の中で言語化しておくことはすごく楽しいですし、ブレない生き方ができるかなぁなんて思っているので、これもおすすめなのです。