アトラシアンがTrello、Confluenceなどを大幅刷新　新たなワークマネージメントソリューションのかたち

アトラシアンが提供するワークマネージメントソリューション

平間愛氏（以下、平間）：みなさんこんにちは。アトラシアン株式会社の営業促進プログラムマネージャーの平間と申します。本日はお時間をいただきまして、ありがとうございます。私は普段、さまざまな部門が活用する製品説明の資料などを作成する仕事をしています。今日は直接みなさんにお話できて、うれしく思います。

本日は、急な変化を迫られている働き方に対してアトラシアン製品がどう支援できるのか、また、そのためにアトラシアンが行っている新しい取り組みについて、お話したいと思います。

最初に、弊社の取り組みの全体像について紹介します。弊社では、アトラシアン製品の最適な組み合わせを活用した包括的なソリューションで、お客さまの課題を解決するための投資を行ってきました。

このセッションでは、ワークマネージメントの分野を取り上げます。弊社のワークマネージメントソリューションは、Jira、Confluence、およびTrelloを横断し、テクニカルではない業務部門がアジャイルな作業方式を採用して、ビジネスゴールを達成するのを支援します。

あらゆるチームが作業の管理のために、強力かつ連携されたツール群を必要としています。アトラシアンは、チームが生産性確保のために必要とする、あらゆる要素のコラボレーション、コミュニケーション、および管理を実現するための、業界で最高レベルの製品を提供しています。

Trelloは、チームが場所を問わずにプロジェクトを整理および追跡できる、使いやすいデジタルワークスペースを提供することで、視覚的なコラボレーションを促進します。Jiraは、より構造化されたプラットフォームを必要とするチームを対象とした製品です。特定のワークフローを適用して、それに従って作業が進むようにします。Confluenceは、多くのナレッジや情報が組織を横断して流れるようにすることで、チームワークを変革します。

あらゆる部門のチームが、根本的に新しい作業パターンの採用を進める状況で、アトラシアンは、組織を横断してスケールし、オフィス内、リモート、あるいはそれらの組み合わせなど、すべてのタイプの業務を支援します。

ニューノーマルにおける「Team Anywhere」

ここ1年の間に、みなさんの生活はどのように変わったか思い起こしてみてください。外出は必要最低限に制限され、仕事はテレワークが中心となった企業も多いと思います。

それに伴い、仕事のルーティンやミーティング、習慣やツールはどう変わったでしょうか？　一部の部門だけでなく、営業、マーケティング、人事、経理など、企業全体が影響を受けたと思います。さらに言うならば、みなさんの企業だけでなく、世界中のあらゆる企業が同じように変化を余儀なくされています。

アトラシアンでは、この状態が一過性のものだとは思っていません。もはや以前の状態に戻ることはありませんし、新しい働き方が定着してくると考えています。実際にアトラシアンでは、この先、約5,000人の社員が常に通勤してオフィスで働くのではなく、いつ、どこで、どのように働くのか、各人の状況に合わせてベストな選択ができる、新しい働き方に移行することを決断しました。

そしてこの構想に「Team Anywhere」という名前を付け、3つの要素から具体的な内容を設計し、実現に向けて取り組んでいます。3つの要素は次のとおりです。

Talent Everywhere、人材はどこにでもいる。Work Flexible、柔軟な働き方。Reimagine Teamwork、チームワークの再創造。このような変化を乗り切るためには、働くことに対する、これまでの常識や習慣、ツールをアップデートしなければなりません。

リモートワークでは、同じ場所に集まって働くスタイルとは違い、円滑なコミュニケーションを取ることが難しくなります。必然的に、テキストや音声を使ったやり取りが中心になりますが、メールよりも気軽にスピーディーなやり取りができるチャットや、文字では伝えづらいことを相手の表情を見て話し合えるビデオ会議ツールがあると良いでしょう。

それだけでは情報が流れて見過ごされてしまうこともあるため、情報を蓄積して共有するストック型のコミュニケーションツールも必要となってきます。

ストック型コミュニケーションツール「Confluence」の機能

このような目的のためにアトラシアンが提供しているツールが、Confluenceです。Confluenceでは、ページ単位でコンテンツを作成して、その内容に対して「いいね」やリアクションを行うことで、双方向のコミュニケーションを行うこともできます。

コロナ禍で弊社の全社員が、いち早くリモートワークに移行できたのも、このConfluenceが、離れている社員とのコミュニケーションのための中心的な役割を果たしたからです。ここで、Confluenceの最近の改善や機能追加を振り返ってみたいと思います。

Confluenceは、2019年に新しいエディタのリリースを開始しています。このエディタの新機能として、画像の端をドラッグしてリサイズを行えるようになり、より直感的に編集できるようになっています。

これまではページに要素を追加する際はマクロは{}（中カッコ）リンクは[]（大カッコ）など、複数のショートカットキーを使い分ける必要がありましたが、新しいエディタでは、すべての要素をスラッシュコマンド1つで呼び出せます。

また、従来のエディタでは、ページを公開するまでマクロの内容は確認できず、マークダウンもサポートされていませんでしたが、新しいエディタではこれらの問題点も解消しています。

さらに、新しいエディタはマルチプラットフォームを想定して作られているため、PC、スマートフォン、タブレットなどを使用した時にも、ページが同じように表示されます。

ページのベースとして使えるテンプレートの追加にも力を入れています。人事やマーケティングから、ビジネス戦略やチームの生産性アップなど、あらゆる分野で使える90種類以上のテンプレートを提供しています。

新人研修用のページ、キャパシティプランニング、ミーティング議事録、意思決定用ページなど、あらゆるテンプレートをご用意しています。ページの編集時にテンプレートをカテゴリごとに参照し、プレビューを確認してワンクリックでページに適用できます。

デフォルトのテンプレートを、部門などの要件に合わせてカスタマイズして共有することもできます。これらは新規ページの作成時に呼び出すことができますが、弊社のWebサイトでも公開しています。ご関心をお持ちの方はこちらのURLをご確認ください。

視覚的、かつ直感的な操作が可能にすること

外部のリンク先の情報を表示する、スマートリンク機能にも力を入れています。

現在は、こちらの一覧にある製品のURLへのスマートリンクをサポートしています。リンク先の情報は、このスクリーンショット上部のように埋め込んだり、スクリーンショットのOne DriveやGoogle Driveリンクのようにカードとして表示したり、スクリーンショット下部のBitbucketリンクのようにインラインで表示したりできます。

最終更新日やファイル種別などをページ内で確認できる他、リンク先によってはConfluence内で直接編集することもできます。これにより、さらに視覚的、かつ直感的なページを作ることができるようになります。

また、多くのユーザからご要望いただいていた機能を実装しました。ページへのインラインコメントを、ページの編集中に確認して適宜返信や解決できます。これにより、ページへの指摘の確認と、それらの反映を1か所で行えるようになりました。

この機能はモバイルアプリでも提供しておりますので、ぜひご活用ください。

Confluenceのホーム画面も刷新しています。これまでサイドバーとして提供していたメニューを上部に移動させ、製品のどこからでも直感的に利用できるようにしました。よくアクセスするスペースのショートカットを追加した他、「最近」メニューには最近表示したページ、作業したページ、下書き、スター付きページをまとめて、それぞれのユーザが作業をすぐに再開できるようにしました。

画面右側では、管理者が構成できるアナウンスメニューやアクティビティフィードなどの、チーム向けの機能を表示しています。以上、駆け足ではありますが、Confluenceの新機能や改善点をご紹介しました。

プロジェクト管理ツール「Trello」を再創造

現在はリモートワークで勤務を行っている方も少なくはないかと思います。リモートワーク下では誰が、いつまでに、何をするのか、また、その進捗を把握するのが難しいとお考えになったことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか？

そんな時にはTrelloが便利です。Trelloは世界に5,000万人以上に使われている、もっとも人気のあるプロジェクト管理ツールの1つです。

付箋紙をホワイトボードなどに貼る感覚で、手軽にタスクを管理できます。本日の基調講演で発表したとおり、私たちは今、このTrelloを新しい時代のワークマネージメントの中心として、新たに再創造しています。その第一歩として、今回搭載された新機能を、少し掘り下げてご紹介します。

まずは新しいビューをご紹介します。Trelloボードは、チームのコラボレーションを視覚的かつシンプルで楽しいものにすることで革命を起こしました。これと同様にビューは、チームがTrelloで作業を表示したり、作業に取り組んだりする方法に革命をもたらします。チームはビューを使用することで、Trelloのデータをコンテキストを保持したままで、より有意義な方法で視覚化できます。

ボードを横断して情報をまとめ、チームが同じ状況を共有して追跡できるようにします。今回は5つの新しいビューを追加しました。これまではベータ版としてビジネスクラスのお客さまに段階的に提供していたものです。

スケジュール管理がよりカンタンに

まず、タイムラインビューをご紹介します。タイムラインビューは、スケジュール表あるいはガントチャートのようなビューです。さまざまなレーンでカードを分類し、それぞれの開始日と終了日に基づいて、タイムラインを表示できます。

日付部分では、表示単位を日、週、月、四半期、または年で切り替えられるため、チームの週次目標から四半期計画や年次ロードマップまで、あらゆるタスクを管理できます。

レーン上にあるカードの両端をドラッグして、開始日と終了日を直接変更できます。このスクリーンショットでは、レーンはボード内の各リストになっていますが、他にメンバーやラベルをレーンに使用することもできます。このため、スイムレーンのような運用も行えます。作業をさまざまな側面から管理するのに便利です。

このビューでは、各カードが開始日と終了日に基づいて表示されるため、すべてのカードが表示されるわけではない点に、ご懸念をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。

この問題に対応するため、各レーンの条件を満たすが期限を持たないカードを、未スケジュールメニューから確認できるようにしてあります。＋記号をクリックしてこのようなカードを確認し、期限を直接追加できます。タイムラインビューはモバイルアプリにも対応します。ぜひお楽しみください。

今後は、レーンをドラッグで調整する機能、未スケジュールのカードをドラッグ＆ドロップでスケジューリングできる機能、カードの絞り込み機能、特定のメンバーやラベルを非表示にする機能などの追加を予定しています。

カレンダービューでは、ボード内のカードを期限に基づいてカレンダー上に表示できます。ここでは、ドラッグ＆ドロップでカードを移動することで期限の変更を行える他、タイムラインビューと同様に、開始日と終了日をドラッグで調整できます。

また、Business Classで提供している、カード内のチェックリスト項目に期限とメンバーを設定できる高度なチェックリストをご利用の場合、その期限もカレンダー内に表示できるようになります。

カレンダーからカードを、直接作成することもできます。Trelloではすでに、カレンダーPower-Upを提供しており、多くのお客さまにご愛用いただいております。カレンダービューはカレンダーPower-Upを強化したもので、ここでご紹介した機能の多くは、カレンダービューのために作成されました。

今後はカードの絞り込み機能、カードの素早い同期機能、週末を非表示にしたり、デフォルト設定を追加したりする、高度な設定機能の追加を予定しております。

マップ、ダッシュボード、テーブルビュー

これまでマップPower-Upとして提供していた機能を、マップビューとして提供いたします。マップビューでは、カードに紐づいている位置情報を地図上で表示できます。営業などの訪問先の一覧や、オフィスの所在地の整理などに便利です。

リンクされている位置情報は、Google Mapで開くこともできます。情報はオフラインでも使用でき、再度オンラインになった状態で、変更が自動的に同期されます。

マップビューは現在、ボード単位でのみ表示できますが、今後は、複数ボードを横断した位置情報の表示機能を追加することを予定しています。

ダッシュボードビューでは、ワークロードを管理してボトルネックを回避するために、プロジェクトやプロセスの鳥瞰図を確認できます。リスト、期限、メンバー、およびラベルごとのカード数の統計情報を、棒グラフや円グラフで表示できます。

これらを要件に応じて追加、削除、または編集できます。それぞれの統計情報は、過去ひと月分遡って表示できます。今後は、グラフの内容を詳しく確認できる、ドリルダウン機能の追加を予定しています。

複数ボードに渡るビューとして、テーブルビューを提供します。ここでは、チーム内の複数のボードを指定し、そこに含まれるカードを一覧として表示できます。それぞれの列の見出しから、並び替えや絞り込み条件を指定できます。

例えば、チームの作業の中で期限の近いものや、期限切れのものから順に作業を表示したり、特定の社員に割り当てられた作業のみを表示したりできます。

クイックフィルターを使って、素早く条件を設定することもできます。ここに表示されているカードは、テーブルビュー内で直接編集できます。指定した表示条件に後から素早くアクセスしたり、それを他の人と共有したりしたい場合、ブックマークメニューを使って現在の表示条件を呼び出すURLを生成し、それを使用できます。

ここまでにご紹介した5つの機能はTrelloのBusiness Class、またはEnterpriseプランでご利用いただけます。これは、我々が構想している最終的なビューへの始まりに過ぎません。

将来、複数のボードのカレンダーやタイムライン、ダッシュボードをまとめて俯瞰できるようになります。開発者のみなさんがこのビューをカスタム開発できるよう、プラットフォームを公開する予定です。今後の情報のアップデートを、ぜひ楽しみにお待ちください。

カード機能がさらに進化

次にTrelloの新しいカードタイプをご紹介します。他のボードのURLをカードのタイトルに入力するだけで、そのカードをボードカードに設定できます。ボードカードには宛先ボードの背景が設定され、クリックすると宛先ボードにジャンプできます。これにより、複数のボードに渡るコラボレーションを、さらに簡単に行うことができます。

リンクカード機能では、Confluenceのスマートリンク機能と同様、サードパーティへのリンクを元に、宛先ページの情報を自動的に取得して表示できます。リリース時点では、数種類のサードパーティ製品のみをリンク先としてサポートしていますが、今後、サポート対象の拡大を予定しています。

多くのお客さまからご要望いただいている、複数のボードでカードの最新情報を自動的に同期できる、カードのミラーリング機能を近日中に提供することを予定しています。楽しみにお待ちください。

また、より簡単なナビゲーションを実現する、サイドバーを追加します。新しいサイドバーは、ワークスペース、つまりは従来のチームで分類されます。サイドバーでは、対象のワークスペースに含まれるボードの一覧の他、スター付きのボードと、ビジネスクラスをご利用の場合は、チームテーブルのリンクを確認できます。

こちらは今後、段階的に適用を開始することを予定しています。先ほどご紹介した新しいカードタイプと、このサイドバーはすべてのプランのお客さまに提供されます。

そして、まったく新しいTrelloの始まりを表現するため、製品のロゴとルックアンドフィールも刷新しました。

Trelloはこの先、単なるプロジェクトツールではなく、チーム全体が抱えるワークをマネージするハブとして生まれ変わります。今後のTrelloの動向にご注目ください。

アトラシアンのワークマネージメントツールでは、多数の新機能を提供中であり、これらの追加は、今後も予定されています。Trelloでは、チームの作業を新しい方法で視覚化し、柔軟性を通じてチームの生産性を次のレベルに引き上げることができます。Confluenceの新機能は、チームのより効果的なコラボレーションを支援します。

フローを簡略化するため、自動化、スマートな提案、および通知の活用に焦点を当てています。公開フローの改善を行い、編集モードにコメントを表示できるようにすることで、編集エクスペリエンスを、さらにシームレスなものにしています。最後に、今後提供予定の新しい製品や機能を少しだけお見せします。

ビジネスユーザー向けの「Jira Core」とは

アトラシアンには、ご存知のとおり、人気のプロジェクト管理ツールが他にもあります。それはJiraです。Jira Softwareは、アジャイル開発に特化したソフトウェア開発チーム向けのプロジェクト管理ツールですが、これをビジネスユーザー向けにした、Jira Coreという製品を数年前にリリースしました。

しかし、開発プロジェクト向けという複雑さを排除した作りにしたため、その強力な機能を失ってしまい、「廉価版Jira」のように思われている方も少なくはないかと思います。現在、このJira Coreを一から設計し直し、完全に刷新する計画を進めています。これからその一部をお見せします。

新しいJira Coreには、リストビューが追加されます。ここでは、プロジェクトの課題がリスト形式で表示されるため、プロジェクトの全体的な状況を一目で確認できます。リスト上でそれぞれの列をクリックすると、各課題を直接編集できます。画面下部の「アイテムを追加」メニューを使い、ここから課題を追加することもできます。Jira内で、スプレッドシートと同じ操作感をご利用いただけます。

このスクリーンショットでは表示されていませんが、リストの右上には、自分に割り当てられた課題や完了した課題をワンクリックで表示できるクイックフィルターが用意されています。

また、カレンダービューの追加も予定しています。プロジェクト内の各課題に設定された期日を、カレンダー形式で確認できます。各課題は、その時点でのステータスに応じ、対応するステータスカテゴリの色で表示されます。

灰色が未着手、青色が進行中、緑色が解決済みを指します。もちろん、カレンダーから課題を直接作成できます。他にも追加のビュー、テンプレート、フォーム、承認機能などの追加を予定しています。

さらに、これらをJiraに組み込みの自動化機能と連携させることで、あらゆるビジネスタスクをJira Core内で行うことができるようになります。刷新された製品は近い将来、みなさんにお目見えする予定です。最新情報にぜひご注目ください。

進捗報告のためのフレームワーク

現在開発中のまったく新しい製品をご紹介して、私のセッションは締めくくりたいと思います。みなさんはさまざまなプロジェクトのステータスに関する、あらゆる関係者への情報共有は、どのように行っていますでしょうか？

長い間、関連情報をスプレッドシートで管理していて、それが更新されずに放置されていたり、複数のバージョンがあって、どれが最新かわからなくなってしまったり、過去の履歴を追うのが難しかったりした経験はないでしょうか？

スプレッドシートでの管理は、決してコラボレーティブなプロセスではなく、結局のところ、進捗確認や報告に割く時間を増やしてしまうという皮肉な状況が生まれます。

そこでアトラシアンでは、このステータスの共有方法の問題に着目し、数百人規模だった頃から5,000人以上となった今に至るまで、関係者に仕事の進捗を共有するためのシンプルなフレームワークの構築に取り組んできました。

基本的な考え方は、関係者へのシンプルな週次報告です。使い方のイメージはこうです。まず、プロジェクトオーナーが、プロジェクトのホームページを作成します。ここでは、何をするプロジェクトなのか、目的、評価指標などの質問項目があらかじめ用意されているため、質問に答えるだけで、必要十分な情報を含むホームページを、簡単に作ることができます。

このプロジェクトの進捗状況が必要な人やステークホルダーは、プロジェクトをフォローすることで、進捗のアップデートを受け取ることができます。そして、手動のリマインダーが不要になります。毎週金曜日になると、プロジェクトオーナー宛に週次報告を更新するように促す通知が送られます。担当者はこれを受けて製品にアクセスし、週次報告を入力します。