スケジュール管理が苦手なら“タスク単位”に分解する　「いつまでに・何を」を見える化する進捗管理のテクニック

まずはタスクを洗い出し、所要時間を見積もる

——これまでのキャリアの中で、スケジュール管理の失敗によって仕事や人間関係にどのような影響がありましたか？

くろむ氏（以下、くろむ）：原因としてはタスク処理に掛かる時間の見積の甘さになるのですが、とあるコンペで企画・資料作成を任された際の経験です。

コンセプト設計や具体的な施策内容を固めるまでに時間を要しすぎ、その後の資料作りの作業が押してしまい、提出期限の直前は深夜残業が連日発生、案件統轄者への確認依頼・確認の時間が十分に確保できない、といったことが何度も発生してしまいました。

結果、運よく受注できるものもあれば、「もう少しやれていれば……」という感じで失注することもありました。額面もなかなか大きいジャンルの業種の仕事だったので、1つの案件にかける熱量と案件価格も大きく、やりがいある反面、失注時のダメージも大きかったです。それによって統轄者から詰められることも多く、なかなかに堪えました。

——その失敗から、あなたは何を学びましたか？

くろむ：「時間の見積もりなんて、ほとんど正解がないようなものだ」という意見です。もちろん納期は厳守としても、最初に立てたスケジュールほどアテにならないなものです。私の場合は、走りながらゴールと進捗をよく確認して細かく管理する、という方法が良かったなと思います。

スケジュール管理というより“スケジュール付きタスク管理”といった感じで、タスクに期日があると認識するのがいいのかなと。

進捗遅れの原因に、“タスク＝作業量が見えていない”ということもあると思うので、タスクの洗い出しに日数をつけて、納期までにタスク単位で期日を調整する感じでしょうか。

ToDOリストを入力して満足してしまう

——現在、あなたが実践している具体的な方法を教えてください。

くろむ：初期段階のスケジュールは、納期をしっかりと決めた上で、大まかなフェーズで線を引きます。そのフェーズに対してタスクを洗い出し、順序を整え、「ここまではいつまでに」と区切り、それに対してタスク管理をしていくのが性に合っています。

最初は大きめの紙などにタスクと懸念・割り振り先・期日を書き上げて、別途スケジューラに落とし込み、メモに必要事項を書いていく……というやり方です。

なので、ToDOリスト管理というよりは、カレンダーやスケジューラ上でタスク管理する、というイメージですね。

——その管理手法を習慣化するために、どのような工夫をしていますか？　また、忙しくて挫折しそうになった時、どう乗り越えていますか？

くろむ：ToDOリストってなんとなく続かないんですよね。一度書いたら修正できない・しにくい、とか、書いて満足する、みたいな。あとは期日が直感的でない。何より、頑張って書いて管理すればするほど積み上がっていく感じが……。

カレンダー・スケジューラ上だと、まず“いつまでに・何を”が目に入るのでわかりやすく、タスクの調整も直感的にやりやすい。調整がやりやすいと、タスクも途中で修正しやすい。

挫折しそうな時は、細かくしなくてもいいものは、大雑把にして管理・入力負荷を減らし、苦を減らすことですかね。「とりあえず入れておいて、落ち着いたら調整していいんだ」と思うことです。

部下がスケジュール管理で失敗した時こそ良い機会

——部下のスケジュール管理が原因でトラブルが起きた時、あなたはどのように指導していますか？具体的な声かけや工夫があれば教えてください。

くろむ：誰だって失敗やトラブルは起こすので、なぜ起こったか・何をしておけば防げたか・軽減できたかを自分なりに考えることは必要だと思います。

そして、その考えてくれたものに対して良い・悪いとか結論を出すのでなく、そのトラブルの経緯と照らし合わせながら、合っているかの答え合わせを一緒にやるのがいいのかなと思います。

同じ目線に立って考える姿勢、考え方のエッセンス的なものの伝達・共有など、多少時間は掛かっても（部下の成長にとって）活きるものが多いのかな、というのが持論です。

——スケジュール管理や時間の使い方で悩んでいる人に向けて、あなたの失敗から学んだ経験から、伝えたいことを一言お願いします。

くろむ：スケジュール管理は“決められた時間の中で”“どれだけの質（タスク）を”というのが基本です。

みなさんがスケジュール管理・時間の使い方で“何に”・“どういうところで”悩んでいるのかを振り返るのが良いと思います。その結果で“自分の課題・問題・性に合う解決策”を探されてはどうでしょうか。

個人的には、『その時間の中でやるべき・なすべきこと、本当に明確になっていますか？』というところが肝心だと思います。

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