Backlog・Slack・G Suite・Biscuit……　リモートワークで欠かせないツールたち

リモートワークで役立つツール

いよいよツールの話に入ります。いろいろ使っているので、このあたりは社内のセキュリティ環境とかが関わってくると思うので、こういうのも一例としてあるんだとお聞きください。

まずはBacklogから。なににせよ進捗管理は全部Backlogでやっています。お客様にも一緒に入っていただいて、Backlogで作業するというかたちです。Backlogの使い方裏技12個っていう動画を別途作りました。ぜひご覧ください。

次はSlack。Slackはもちろんチャットして使っていますが、それ以上に通知機能としての役割が今は大きいと思っています。「死活監視でなにか落ちてるよー」とか。「そろそろ終わりの会だよー」とか。

無限に仕事できちゃうんで、19時半になったら「もう仕事終わりなさいよー」とか「Zoom切りなさいよー」みたいなことを教えてくれるbotみたいな使い方です。

あとG Suiteですね。カレンダーとかメールはもちろんのこと、ストレージ、Googleドライブを共有してそこにどんどん全部の資料を入れ込むということをしています。

とくにトレーニング動画が一番いいかなと思ってまして。今もこうやってしゃべっていることを動画にして、それをどんどん保管していくと新人さんに教えるときや難しい実装とかを説明したときに便利だと思います。このへんはまたあとで紹介する予定です。

とはいえツールが絞り込めないので、役に立つのがBiscuit。僕もすごく大好きないわゆるランチャーアプリです。別にStationでもいいですが。ChatworkやIdobata、Typetalk、メッセンジャーなどいろいろ置いて仕事をしています。

Zoomのビデオチャットも活用中です。最近いろいろと問題が発生していたりするので、アップデートやパスワードを付けて対応しています。あとTeamsも試してみたりとか試行錯誤中です。

ビデオで顔が見えて話せると、話していることと内容以外のことが伝わることが多いなと思っています。例えば僕今バーってしゃべっていると、きっと急ぎ目でしゃべっている、緊張していると感じるでしょう。見栄えから伝わることってとても大事だと思っているので、ビデオチャットを使っています。

勤怠管理のToggleは、ボタンをポチッと押すだけ。Krispはノイズキャンセリングです。この発表もKrispを使っているので多少はノイズがキャンセルされてると思います。あとはクラウドサインとかMFクラウドとかも利用中です。

次に紹介したいのがイヤホンマイク。突然ですが、みなさん今ってイヤホンマイク足りていますか？　世間ではイヤホンマイクが売り切れまくってるっていう話をよく耳にします。

そこで私のおすすめなのは、Appleさんから出てるEarPodsです。ここで紹介して売り切れたらすごく嫌ですけども。このイヤホンは、ミニピンプラグのタイプになります。充電いらずで、すごく音質がクリアなんです。

しかもこれはファミリーマートとかでも最近売っているので比較的手に入りやすいし、安いんじゃないかなと思っています。あとカナル式じゃなくて耳を塞がないので痛さが軽減されるのでいかがでしょうか？　ということを紹介しました。

僕たちもずっと付けっぱなしで仕事をしていたので、長時間つけていると耳によくないっていうことがなんとなくわかってきまして（笑）　。なので、骨伝導や首掛けタイプに変更したり、スピーカーにしてみたりいろんな工夫をしながらやっています。

重要なのが椅子と集中できる環境です。このへんは個人によってバラバラだと思うので本当に難しいところなんですが。

トラブルを回避するための方法

今まではリモートワークの上手な仕方みたいな話を紹介しました。ここからはプロジェクトマネジメントとリモートワークのデメリット、よくある問題点とかハマったこととかをお伝えします。

お客様とのトラブルの説明及びPM、プロジェクトマネジメントの悩みについて。これは別にリモートだから関係なく、プロジェクトマネジメントは大変ですよね……って僕はいつも思っています。

話を聞いて一生懸命やっていても途中で変更になったり、間に合わない事態になることもあるでしょう。最近はアジャイルとか短いサイクルで納期をどんどんローンチしていくようなスタイルもあります。

いろんな齟齬が発生するとコミュニケーションのコストもすごくかかるでしょう。打ち合わせがあっても難しかったのに、それがリモートになったら倍くらい難しくなると思います。

なので我々の場合はとにかく一緒に話を進める。それを短く、頻度を多くするっていうのをやっています。幸いリモートになったことで、打ち合わせの時間が移動費込みで考える必要がなくなりました。そこでプロジェクト中にチームでのミーティングを増やす方法を取っています。

そしてそれをひたすらBacklogに納めていくという感じですね。アジェンダとかも画面共有しながらできるわけですし。「今からミーティングします」「よろしくお願いします」「今日のプロジェクトの進捗はここです」と課題を共有。「今日がここだったので要件定義が終わってないので遅れています」「テキストの収集はそろそろお願いしますね」みたいなコミュニケーションで完結します。

これまたボードがめちゃくちゃ便利になりました。

こうやってみなさんと打ち合わせしながら「じゃあ写真の収集は誰々さんですよね」って、ここで担当を変えたり。「要件定義どうなってましたっけ？」って言って、「火ついていますよ、誰がやります？」「じゃあ私やります」「あ、実は誰々さんやってました」「もうやってたんですね。確認済みでしたか」この中身をずらし内容を共有しています。

課題のところで役立つのがショートカットです。課題見ながら、「じゃあこの課題どうですか？」「じゃあ次の課題いきます」「次の課題いきます」「次の課題いきます」とか。これJとKでキーボードショートカットが効くんですよ。これめちゃくちゃ便利です。こんな感じで、とにかくBacklogに納めてやっていきます。

マイルストーンもねマイルストーンに狭めてからクリックして、ここでJとかKとか押すとね、次行ったり戻ったりするんです。便利ですね。そんな感じで延々とやっている感じです。

ただどうしてもテキストの力で伝えないといけないところもあります。それについてまだちょっとわからない、苦手な人は名村さんの『誰がどう見てもそうとしか受け取れない文書術』がとてもわかりやすくまとまっています。ぜひこちらをご覧ください。

仕事をしているとトラブルになるのは予想がつきます。対処方としてミーティングを定期的にやりつつ、その課題にトラブルもご質問もチャットでいただいたものもなんでもかんでもとりあえずBacklogに入れる。Backlogを見ながら話をするのが我々のスタイルです。

社内での上手なコミュニケーションの取り方

リモートワークだと初めのころはきっと疑心暗鬼になりますよね。私たちもそうなっていました。雇主側から言うと、働いてんのかな？　と思うだろうし。「ちょっと今いいですか？」っていうのに反応がなかったりして、2回くらい連絡してもやっぱり反応がなかったりすると、どう考えても働いてないんじゃないかなっていうのを気にします。

反対の場合も考えられ、実はちょうど今買い物行ってたり、たまたま子どもの面倒見てたっていうのが重なってたりとか。あとは本当によくないのは、めっちゃ集中している結果通知に気づかなかったとか通知をオフにしていたとかいうこともあるかもしれません。そうなると働いてたのに働いてなかったと思われる可能性があります。

逆にリモートで雇われてる側は、これだけ働いているけど上司の人が見たときにパフォーマンスとして出ているだろうか不安になりますよね。あの人怒られてたから、私あの人よりも働いてないってことはもっと残業しないといけないのかしらみたいなこともあるかもしれません。

その疑心暗鬼を解決するためにどうしようかっていうことで、最初はSlackのステータスを変える対応をしていました。実践すると、ステータスを変えるのを忘れてしまって、仕事しているのにゲームしているアイコンになってたりすることもあったので（笑）。

とりあえず我々はZoomです。Zoomにつながってるのでオンだろうがオフだろうがわかります。オフになるときはオフになりたいって言ってくださればいいのですし。Zoomにいるっていうことがオフィスにほぼいることと一緒です。そのときに難しい顔をしていたり、家族のことで集中できなかったらそれは仕方ないと思っています。

さみしいっていうのがあります？　そろそろ出てきました？　僕は毎日さみしいなと思っていますけども（笑）。これについてはx_チャンネルっていうのを増やして、必死に雑談をなんとか増やす作戦をいろいろやっています。

x_art-desigh、x_book、x_css、doubutu、game、goahn、manga、mono、music、norimono、tenki、zenpan、wordpress、youtubeってありますが。これは、このことに関したおもしろいものがあったらただ貼り付けるだけです。

Twitterでおもしろいものがあったらそれを動物のところに貼り付ける。YouTubeでおもしろい動画があったらyoutubeで貼り付けるみたいな感じです。おもしろいことを発信したり発信されたりして、それに対して「これやばい」とか書くだけでもコミュニケーションのきっかけになります。

あと1on1を実施したり、プレミアムフライデーを我々はやり出しました。みなさん働きすぎてると思うので、働かない時間をあえて作ろうという試みです。金曜日の夕方以降は早めに仕事を終えて、好きな飲み物を飲んで乾杯したりすることをやっています。気合いの入ったスタッフはそれ用におつまみを作ったりするほどです（笑）。

ただZoomでやっていてもどうしても業務の話題になりがちです。そこで僕は必死に雑談を作ろうとしています。僕が一番気に入ってるのは、突然出てきて「オッス、オラ悟空です」と言ったり、突然歌い出すことですが、最近は誰も笑ってくれません。反対に、僕の歌にいかに笑わないかっていうようなかたちです。

家では働きにくいっていうのは絶対に直面する問題だと思っています。そもそも僕が、今こうやって話ができてるのは部屋があるからで、しかも私の家は子どもがいないので邪魔されるリスクが少ないですし。こうしていても大丈夫な状態だからできるっていうだけの話です。

このコロナ禍の状態は、緊急事態だと思っているので、パフォーマンスは落ちて当たり前。どっちかと言うと家族優先でっていうことで我々はやっています。明日病気になったら後悔するじゃないですか。きっと仕事めっちゃがんばってたより子どものケアしてあげたかったなって思うじゃないですか。この話はまじめすぎるので置いといて。

机や椅子、デバイスとかモニターなど仕事に必要なものは、なるべく会社から経費で出るようにしています。地方だと1部屋が数万円で借りれるので、書斎として会社が賃貸しても、交通費と考えたらそんなに変わらないでしょうし。このへんは、会社のみなさんで話し合いながらやっていただければなと思っています。

あと教えにくい、社内文化が共有できない問題もあるでしょう。その場合、我々はひたすらビデオを活用しています。これはまず新人さんが入ってきたときに、初めての方へ、WordPressの開発基礎、php基礎、git基礎、npm操作、コンソール操作、エディターの使い方、あとWordPressのスノーモンキーとか、デフォルトのテーマを読んでみるとかいうのがあって。WordPressのテーマの中かな、オリジナルテーマを作ってみましょうみたいなのをどんどん書いてあります。

「とりあえずこれを見てください。これがわかるかわからないかで業務の内容が変わってくるので、まずこれを見ていただいてとりあえずセットアップとかやってみてくださいね」みたいな感じで進めます。当然これでわからないことがあれば、また説明した動画を撮って、アップデートしていく流れです。

サーチコンソールのこととかデモサイトのこととか、ディレクションの小話とか、ひたすら貯まっています。最近の問題はこれが検索できなくて、誰もよく覚えてないっていう問題がありますけども（笑）。

これは私が大雑把なだけで、もっとみんな詳しい方がやってくださる分には大丈夫でしょう。ぜひこのあたりも試していただければと思います。

というわけで、ブワ～っとしゃべりましたけども、こんな感じです。なるべくツールに頼るところは頼って、なるべく快適にシンプルに素敵に仕事ができればいいなと思って日々やっております。

私が一応社長でやっていますけど、どんな気持ちで対応すべきなのか悩みますし、社長が今どうしているかわからないっていう話もよくネットで拝見します。

今は、いろんなことがあって、困ったり不安になったりしている時期です。わからないことはわからないって言う。できないのはできないって言う。それについてちょっと腹が立ったら腹が立ったって言う。

できることはやる、できないことはできないって言うのを実践して助け合うのが最良です。なるべく透明にすることでお金の出入りだったり、仕事の進捗も遅れてたら「遅れてるのでごめんやけどちょっと働いてくれる？」とか。遅れてなかったら「今日はもう休もう」とか言ったりして、なるべく楽しく仕事ができたらいいなと思っています。

リモートワークとプロジェクトマネジメントは日々アップデート中です。今日の内容が今後どうなるかわかりません。新しいツールが登場したり、それこそ強力な脆弱性で全部やめる可能性だってあります。

いろいろと状況が変わり続けるところなので、これは現時点での私の考えと思っていただければ幸いです。みなさんとも情報を共有させていただいてアップデートできればと思っています。私の話は以上です。本日はありがとうございました。