Zoomはつなぎっぱ、日報は夕礼で　オールリモートワークでうまくやるためのコツ

株式会社mgnのリモート事情

大串肇氏：今回のテーマは『リモートワークでプロジェクトマネジメントを上手く行うための技術』です。株式会社mgnの大串肇、通称めがねがお届けしますので、よろしくお願いします。

開始前に「リモートワークしていますか？」というアンケートを取りました。「している」と「7割くらい」が全体の90パーセントほどを占めている結果です。やっぱりJbUGで参加している方はきっとWeb関係、プログラマーとかIT関係の方が多いのかなと思っています。

本題に入る前に、私が何者かについてから。WordPressを利用した制作と解析、運用保守、コンサルティング、追加の制作などをワンストップでやっている株式会社mgnに所属しています。

仕事の内容はECサイトやメディアサイト、コーポレートサイトなどのサイト制作。その後のクライアントさんに貢献できるようにフォローなどの仕事もしています。

その中で仕事の根幹にあるのが、プロジェクトマネジメントです。弊社の場合、少しだけスタッフ同士が遠方に住んでいるという特徴もあります。

最初は1年の半分がリモートワーク、半分が事務所で働くスタイルでした。そこからさらに進み、約2年前からは、ほぼリモートワークになっています。今では週に1回事務所に集まるというかたちです。

距離がある中で、快適に効率よく働くための必要不可欠なものがリモートワーク。今回は、プロジェクトマネジメントとリモートワークでやってきて、成功と失敗について紹介します。

正直なところ、我々のようなWeb業界はコロナ渦の影響は受けにくいです。しかし、リモートが難しい業界もたくさんあると思います。

飲食、アパレル、イベント会社、医療関係、教育関係、介護関係などの方は集まらないと仕事が成り立たないでしょうし。そんな人からすると、我々のノウハウは役に立たない可能性もあります。「なにをそんなに楽しそうに言ってるんだね」と感想をお持ちになるかもしれません。

しかし少しでも仕事のヒントになるかもしれませんので、一緒にご覧いただければ幸いです。我々の活動で、いろんな方のお手伝いができるようにできればいいかなと考えています。

実は、うちのチームは丸々2ヶ月直接会ってないなという話を昨日社員たちとしてまして。事務所にバレンタインデーのときのスタッフの奥様が持ってきてくださったチョコレートが置いてある話題になりました。それを誰も回収できてないので、週明け配送になりました（笑）。チョコレート、おいしく食べたいと思います。

我々の場合週1で会っていても、アイスを食べるだけで終わったりすることもあるほどです。しかしリモートワークがフルになった結果、仕事の効率は上がっています。

そんな感じでリモートワークとプロジェクトマネジメントを一緒にするときのメリットやうまくやる方法。かけ合わせた我々がどういった過ごし方やどんなツールを使っているか。よくある質問や問題の解決策を紹介したいと思っています。

Zoomを使ったコミュニケーション方法

リモートワークでプロジェクトマネジメントを行なうメリットから。最初にメリットを紹介します。

突然ですが、僕が住んでいるところは今日大雨なんです。そんな状態で、もうすでに340人の方に視聴されながらカンファレンスができる。ありがたい！　準備してくれたスタッフ、見ているみなさんもありがとうございます。なにしろ大雨の中こうやってカンファレンスができるのはありがたい。これがリモートのいいことですね。

そして通勤しなくてよくなりました。これもうメッチャよくてですね。最初に気づいたのが、僕は会社に行くのが嫌なんじゃなくて、会社に行く行為が嫌なんだということに気づきました。ちょっと今時期が変わってきて、また別の感想もあるかと思いますが。

そしてオフィスワークのデメリットもなくなります。往復の移動や格好を整えるみたいな時間もなくなったり。他にもお昼休憩も好きなタイミングで好きなように取れたり、家にいるので家族のケアができるなどコストの削減ができます。

それだけじゃないですね。雇用も拡大できる可能性もあるということで、ほかの方と一緒に働ける可能性や好きなところで働けます。なにも家の中だけで働くのがリモートワークではありません。コワーキングスペースだったり、家の近くの職場になり得るところで仕事ができたりします。

また海外のカンファレンスだったり海外のイベントとか、海外の旅行に出かけていても仕事ができるというところが今まで挙げられていたメリットでしょう。いつかまたこうやって好きなところで働けるスタイルになれるといいなぁと思っていますけども。今はステイホームでがんばりたいです。

みなさんもなんとなくリモートを始められていると思うので、弊社の場合どうやってリモートワークをしているかということについて順番に話していきます。

我々、朝の10時半から業務が始まります。業務というか10時半くらいになったらみんなZoomをつないで、そこでなんとなく「おはようございます」って言うくらいですが。

それくらいはあっていいかなと思っています。「おはようさん」とか「今日何してた？」とか「昨日のあれ」とかやっていますね。YouTubeでおもしろかったとか、昨日のテレビ見たとか。最近だと、どうぶつの森がありますからね。どうぶつの森で新しいのが取れた、ここがわからないとかの話をしたりしています。

そのあと「今日何する予定ですか？」とか「今日私やることあんまりないんですけど、どうしましょう？」といった話をして業務に入っていく感じです。

業務はいつもどおり行います。基本的にはZoomが職場なので、業務時間はずっとZoomにつなぎっぱというかたちです。これについては、後ほどメリット、デメリットをお伝えします。

誰かが「ん～わかんねぇ」って言ってりゃ、なんとなくそれも顔とか声で聞こえたりもしますし。そういうときは「Zoom切り忘れていますよ」「ミュートできていませんよ」って言ったりもします（笑）。

お昼ごはんに行ってくるときも「そろそろお昼行ってきまーす」って言ったら、みんなが「はい、いってらっしゃーい」「らっしゃーい」と言ったり。「お昼行ってきました」「はい、おかえりー」「おかえりー」とか反応します。Zoomに行ってきます、Zoomからおかえりなさいみたいな感じです。

みんなでワーっとしゃべってなくて集中したいときは退出してもOKで、基本的に日中は任意でやっています。より細かい話をしたいときはブレイクアウトルームを作って対応する感じです。

そして業務は、Backlogをひたすら使い倒します。Backlogの中を見ながらミーティングや課題を終わらせながら仕事に取り掛かる流れです。

最近はすべての打ち合わせをZoomでやっています。オフィスのZoomを抜けて打ち合わせのZoomに行ってきますみたいな。終わったら「ありがとうございました」って言って、またオフィスのZoomに帰る。そこで「さっきの資料こんな感じ」と展開したりという感じです。

進捗確認のコツは夕礼にあり

通知もSlackを利用して通知が来るようになっています。お客さんからの問い合わせが来たときやECサイトの管理とかもさせていただいてたりするのでお客さんの売上とか、一緒に見ているお客さんだったらそういうのも見たりとか。

残課題の通知や時報、死活監視とか。なるべく機械でできることは全部機械にやってもらっています。通知を受けれるようにSlackを利用している感じです。

このへんはGASって言うんでしょうか。Google API Service？　わからないです（笑）。ちょっと違うな。Action Script？　Google Apps Script！　あ、よかったぁ。ギリギリセーフ。Google API Serviceって何やろう。危ない（笑）。新しい単語を作ってしまいましたね。3文字とか怪しいですね。

そういうのが得意な人がいるので、その人にお願いして逐次通知を増やしてもらっています。最近だと運動不足なので、休憩時間にみんなでラジオ体操や誰かがリングフィットの生放送をやり出したりとか。この光景もいつもどおりやなと思いながら仕事をするという感じです。

プロジェクトマネジメントやリモートワーク両方とも、夕礼は必要かなと思っています。これは平たく言うと日報を全員が書いて、みんなで発表し合うことです。

これもずっと社内文化だと思っていますけど。「3月11日京菜にしている？」と誤植してたのでずっと「京菜にしている？」が続いています。これは朝10時半になったら勝手にシートが作られて、「京菜に書いてくださいね～」っていうのから始まって。

夕礼は「終わりの会始めましょう。今日の司会は誰々さんです。控えは誰々さんです」。書いてくださいねっていうので終礼を始めると、Toggleのタイマーで終わりの会の時間が全員に入って、終われば業務終了という感じです。

日報を書けと言われても絶対書きたくないし、大変だしそんな書けないですし。うちは私が書けないので書きたくないって言っているんですけど（笑）。でも日報があることはすごく大事だと思っているので、自動的に日報が書かれる仕組みにしています。

これはToggleっていうタイマーのアプリと、あとはBacklogとかカレンダーに登録したものが画面にバーっと出てきて。それぞれ自動的に社員分の京菜にのシートが出てきます。なのでこれも、GASで（笑）。勝手にやっていて、プラス日々に思ったこととかを書くようにしている感じでやっています。

日替わりで司会を立てて、画面共有をしながらみんなでしゃべっていくというかたちです。狙いとしては、夕礼をやることで1日の仕事で困っていること、今日進んだのか進んでいないのかがわかります。進んでなかったらみんなで助けますし。進んでいたら情報共有もできるので、わりと気に入っています。

ただ人数が多くなってくると、バラバラにしないといけないのかなぁというような気はしますが。我々は8人くらいなのでその場でダーってやっちゃいます。誰かしゃべっている間に自分の日報を書いたりすると多少はいいかなと思っています。

ポイントは小話です。司会の人なり、最初にそれぞれ当てられた人はなにかしら小話をしゃべるっていうのも含めています。今日のくだらない小話は、雨が降っていたんで「カビがメガネに積もって育ってきたので、だんだんマリモになるように育てていきたいと思います」みたいなことを言います。たぶんダダ滑っていると思うので、みんな苦笑いして。たぶん今みなさんも苦笑いで、ぜんぜんおもしろくないと思っていると思いますけども（笑）。そういうのを上手にやるようにやっています。