会議は“みんなで意見を紙に書き出す”と発言しやすい　打合せの生産性を上げるファシリテーションのテクニック [2/2]

目指すべきは「意思決定の質向上」

ということで、ここまでは2つ目の決めるプロセスというところにフォーカスしてきました。生産性の分数で言う分母と分子を見てきたので、これらを踏まえて「意思決定の質を高めるには」というポイントに目を向けていきます。

ここまでのおさらいです。1つ目のセクション、会議の無駄の削減には仕込みが重要だということ。ただ、参加者は会議に参加するだけで務めを果たしていると感じやすいので、仕込みに注力するだけではなかなか改善が進まないというお話でした。

2つ目、決めるプロセスの向上です。こちらは、会議の無駄を削減する、運営方法以前に、そもそも意思決定や意思表示を苦手としていますよねという話から、それは何を話したかより、誰が話したかを重視する「誰がバイアス」がありますと。

これから脱却するのはなかなか難しいので、「誰がバイアス」防止策の仕組みを講じていくことが重要ですよという話でした。

ここまでを踏まえて、みなさまのいつもの会議をどう変えていくのかについて踏み込んでいきます。今までの内容を踏まえて、会議の生産性問題の本質を捉えていきたいと思います。

まず右側に、目指す姿として、会議が機能して意思決定の質が向上する、これを目指すわけですけども。現状としては、会議が何も決まらないまま、時間ばかりが過ぎることがあります。

なぜこういう状態になっているのかの問題点、原因を見ていくわけですけれども。問題として参加者が意思表示、意思決定ができない。原因として、コトより人を優先しがちで、「嫌われたくない」みたいな心理背景があります。なので、これを克服するための課題としては他者と距離感を保つ、自律性を高めるということがありました。

これのための仕組み化みたいなことはいろいろとあると思います。ただ、ここで今ずっと考えているのは、会議の生産性をいかに高めるかということです。

究極の効率化は会議ゼロで判断できる体制

ここで一歩引いて考えてみたいと思うんです。我々が会議の質を高めるということは、実は目的ではないですよね。会議というのは手段であって、やはり組織としての行動を意思決定することが本当の目的です。なので、「会議をうまくやるには」ということを考える前に、意思決定の質をいかに高めるかを考えてもいいのではないかなというところです。

そう考えると、会議が苦手な組織が多いわけですけども、いかに会議をうまくやるかよりも、「そもそも、なんで会議を開いているんだろうか」を考えてもいいと思うんです。

そもそも会議が開かれるのは、自分で決められないからですよね。ということは、自分で決められる状態をどうやって作ればいいのかを考える。それが、この問題を解決する本質になるんじゃないかと思っております。

そうすると、自分で決められないじゃなくて、自分で決められる状態を作ることで、新しく出てくる課題が、議論せずとも1人で判断できる体制をいかに作るか。その先に目指す姿として、もう会議を極力ゼロにして、意思決定の質が向上していくといった方向性を考えることが重要ではないのかと思っております。

いずれにせよ、本当の目的は意思決定の質が高まることなので、会議が苦手であれば、会議しない方法を考えることです。じゃあ、ここまでを踏まえると、「どうやって1人で判断できる体制を作るんだ」ということですね。

自走する組織の3つのアクション

議論せずとも1人で判断できる体制作りをどうするのか。ある意味、部下を自走させるための3アクションということです。ここでは、野球の例を取って3つのアクションを紹介いたします。

まず1つ目の、責任所在の明確化。これは野球で言うと守備位置、自分のポジションの明確化ですね。例えば「外野のライトをあなたに任せるよ。そこに飛んできたボールは、あなたの責任でうまく処理してね」という。これ、明確化ですね。

2つ目、すべきことの定義。このライトというポジションは、どういうことをしなくちゃいけないのか。フライが上がってきたら落とさずにキャッチするとか、バウンドしてきたボールが飛んできたら内野に返すとか、すべきことを定義しておく。これはジョブディスクリプションに通ずるところですね。やるべきことを定義するということです。

最後に、1人で判断するためには当然、判断基準を共有することが重要です。やるべきことは見えても、どういうふうに判断するのかがわからないと1人では判断できませんよね。

野球というスポーツは、すごくわかりやすくて。例えば内野で1塁のほうにゴロが転がりました。そうしたら、1塁を守っている人がボール取りに行く。その人だけで完結するかというとそうじゃなくて、セカンドの人が1塁に走ってアウトを取りにいく。

じゃあ、この2人で終わるかというと、先ほどのライトの人は、もしセカンドがボールをこぼした時に、こぼれてきたボールを取れるようにバックアップとして背後にちゃんと回るといった、どういった時にどんな動きをするのかという判断基準を共有されていますね。

こういった判断基準がないと、都度都度、何か物事が起こったタイミングでどうするのかを考えるわけですけど、それじゃ遅いわけです。なので、チームとして申し合わせをしているということです。このように、責任の所在とかすべきこと、判断基準が明確になれば、会議は不要になりますね。

都度都度、こういったものを事前に話しておかないと、何かが起こった時に「これって自分がやるんですか？」「あなたじゃないんですか？」とやっていると遅すぎるわけです。これは野球ばかりじゃなくて、仕事においてもそうですよね。なので、申し合わせをしておいて、この3つを決めておくと、一人ひとりが判断できる体制が作られるということです。

こう考えると、毎回毎回会議で話し合いをしている場合でもないので、会議を減らすことは非常に有効であることが見えてきます。

会議ゼロに向けた各社の取り組み

ここで、セミナーにご参加いただいたみなさまに、どうすれば会議をゼロにできますかという問いを投げてみました。各社、「この会議をゼロにしたいな」というのをちょっと掲げてもらって、そのためにはどうするんですかということで、責任の所在、すべきこと、判断基準の整理、何をどうしていくのかを書いてもらいました。

ポイントだけ絞ってお伝えしますと、例えばA社さんでは連絡会議がある。「これ、減らしたいよね」ということでした。そのためには、責任の所在、すべきこと、判断基準などがありました。

特に一番大事だとおっしゃっていたのは、この判断基準の整理でした。会議外で決めてしまっていいことを決める。そうすれば、連絡会議もしなくてよくなるといったことがありました。

B社さんでは、「改善結果を報告するような会議をなくしたいんだ」ということでした。これも集まらなくするには、どうすればいいかを話した時に、これまた判断基準についておっしゃっていて、担当者が担う改善の範囲、そして決済金額の範囲を定めておけば、1回1回「これ、改善したいんですけど」とか「しましたけど」みたいな報告会がなくなるんじゃないかという話でした。

最後、C社さんでは、管理職で行う進捗確認の会議をなくしたいと。問題点を絞ってどう解決していくのかという会議をするにあたって、都度都度、管理職のみんなで集まらなくとも、意思決定のためにどういう情報があればいいのかさえあれば、その会議を開かなくても意思決定できるなという、そんなお話がありました。

今、3社を紹介しましたが、共通して見えてきたのは判断基準を整理することによって、「意外と集まらなくてもいいな、会議をゼロにできるかも」といったご意見があったのが印象的です。

コミュニケーションコストを最小化し、成果の最大化へ

ということで、ここまでを踏まえて、このセミナーのまとめをしてまいります。

今日は、効率的な会議の進め方や決めるプロセスをいかに向上させるかということで見てきました。そもそも、複数人で協働することは、コミュニケーションコストが大きいですよね。途中で伝えたはずなのに間違って伝わるとか、誤解されるとか、1回1回集まらなくちゃいけないとか、コストが大きい。

そういう背景を考えると、会議が機能しないと悩むならば、そもそも会議をしなくてもいい体制を作ることを考えてもいいんじゃないでしょうかということです。やはり目的は会議を行うことではなくて、意思決定の質を向上させることですので、ものによっては集まる必要がない状態を作るほうが大事なんじゃないかと思っております。

ということで、ここまでを踏まえて、またみなさまの日々の会議を見直していただく一助になればなと思います。以上をもちまして、今回のセミナーを終わらせていただきます。ご清聴ありがとうございました。