自分の仕事時間を守る“ムダな依頼を断るスキル”　失礼に思われずに断るためのテクニック

効率的に結果を出すタイムマネジメントのテクニック

伊庭正康氏：研修トレーナーの伊庭です。今日のテーマは、忙しい人が時間を作るための10個の時間管理のテクニックを紹介していきます。

時間は誰にでも平等です。ところが成果を出す人はなぜバタバタせずに、あんなにも効率的に結果を出せるんでしょうか。それは時間の使い方がまったく違うからです。思っている以上に違うと思います。今日はそれを10個紹介しますので、楽しみにしてください。

その前にお知らせを入れさせてください。新しい本をまた書きました。『リーダーの「任せ方」の順番 部下を持ったら知りたい3つのセオリー』。全員がラクになり、チームの動きが一変するテクニックを3つの視点で書いた本です。リーダーを志す方、リーダーの方、ぜひチェックしてみてください。これも効率的に仕事を済ませるテクニックです。

このチャンネルは年200回登壇する研修講師の伊庭だからこそお伝えする、本物のTipsを紹介します。ぜひチャンネル登録をよろしくお願いします。

緊急度と重要度を分けて考えるアイゼンハワー・マトリクス

さあ、ではいきましょう、ドン！　「やることが多すぎて1日があっという間に終わる」。これをなくしていきます。

では10個のうちの1つ目の極意は、ドン！「優先順位づけ」。あなたは大丈夫でしょうか。「大事だけれども急ぎではない仕事」。まずはこれを予定化する。そこであなたに質問です。今、あなたにとって大事だけれども急ぎではない仕事を3つ挙げられますか？

こう言われたらドキッとしませんか？　ここです。先々の段取りを考えていなければリストアップできないんですよね。そうなると、緊急の案件に追われてしまい「ああ、1日が長かった。私は何やっていたのかな。メールで3時間もかかった」みたいなことになるわけですよね。

確認します。「アイゼンハワー・マトリクス」。これは緊急度と重要度で優先順位をつける有名なやり方です。もちろん「緊急かつ重要」なものはすぐにやっちゃいます。今すぐやらないといけない商談、今すぐやらないとクレームが起こってしまう作業。これは早くやりましょう。

そして2番目が「重要だけれども緊急ではない」先々の準備。2ヶ月後、3ヶ月後、4ヶ月後の予定をどんどん埋めていく。そしてその次に「緊急だけれど重要じゃない」。メールの返信とかレポート作業とか、ちょっとした打ち合わせ。これは空いた時間に埋めていくんですよね。

先ほどの私の質問をもう1度思い出してください。「大事だけど急ぎでないことを3つ挙げてください」。それができないと、緊急だけれども重要ではない「さばき仕事」に追われて（1日が）終わってしまうので、まずそれをやっておきましょう。大事だけれども急ぎでないことを先に予定化していきます。これが1つ目。

タイムブロッキングで「死守時間」を確保

どんどんいきますよ。2つ目、「タイムブロッキング（時間の枠取り）」。仕事ができる人がこっそりとやっているテクニックです。他人に動かされないための「死守時間」を決めている。あなたは決めていますか？

例えばオフィスにいれば「ちょっといいですか？」ってよく言われますよね。「また声をかけられた」。よくあります。死守時間を決めていますか、という話です。

集中する時間、会議の時間、メールを処理する時間、休憩時間。もっと言いましょう。あなたにとってアイデアを考える時間、先々の準備を考える時間。時間がないっていうこと、よくありますよね。

テクニックを言います。タイムブロッキング。これは何かというと、あたかも予定が入っているように（作業時間を確保する）。そこはもう予定化しているってことなんです。

なので「ちょっと伊庭さんいい？」って言われた時も「わかりました。今、タイムブロッキングの時間だ。10分後でもよろしければ、いいでしょうか？」（もしくは）「ちょっと今、どうしても手が離せない用事がありまして。急ぎだったらやりますが、どうでしょうか」「いいよ、ぜんぜん」「ありがとうございます」。こんな感じでやります。

「今、思考が冴えわたっているので後でいいですか!?」は「帰れ！」になりますよね。そこは大人の判断でよろしくお願いします。「でも、そんなずるいことやっていいの？」と思われたかもしれませんが、やっているんですよ（笑）。仕事が速い人はやっていますので、タイムブロッキングを必ずやってください。

メールなどの作業は時間を決めてまとめて処理

3つ目、「タスクのバッチ処理」。またあなたにクイズを出します。メールがどんどんやってきました。あなたはその都度返すタイプですか？　それとも「11時半から12時」というふうに決めて、何通あろうがその30分で処理するぞって決めていますか？

正解は後者です。同じ種類の作業をまとめて行うことが正解。集中力が切れないからですね。メール、電話、事務処理、資料作成。これらはバラバラではなく「まとめてこの時間内でやるぞ」と決めている人は仕事が速い。

「今できそうだからやろう」。（これは）アウトでございます。都度やったら集中力が切れるので、基本は一括処理でお願いします。これが3つ目でした。

ポモドーロ・テクニックが効果的なタイミング

4つ目、「ポモドーロ・テクニック」。これは世界的に有名なテクニックですが、集中力を切らさないためには知っておいたほうがいいでしょうね。

これは「小休憩」を意図的に挟むやり方です。具体的には25分作業をします。そして5分休みます。（また）25分やります。また休みます。これを3回から4回繰り返し、今度は20分ぐらい休む。そしてまた同じことをすると、集中力が途切れずにがんばれるという方法なんですね。

これね、リモートワークで使えます。正直に言うと、職場ではなかなかやりにくいんですよね。やはり、ほかの仕事が入ってくることもあるので、リモートで1人でやる作業とかに向いています。オフィスでも1人で黙々とする仕事であれば向いております。例えば経理作業をずっとやるとかね。こういうことをやってみてください。

私はこれをよくやるんですけども、5分の小休憩では、ほかの仕事をするより別のことを考えたほうがいいって言うんですよね。理想は窓の外の景色を見るとか、コーヒーをちょっと飲むとか。

私は机の掃除をしたり、床を拭いたり、なんだったらリモートの時であれば靴を磨いたり。場合によっては洗濯物を干したりしています。それで（生活の）全体も整うからいいじゃないですか。集中力も上がりますので、ぜひやってください。

今、YouTubeとかにポモドーロ・テクニックを使うためのBGMなんかがあったりします。それをうまく使っていただくといいかなと思います。

丁寧に断る言葉を持っておくことの重要性

そして5つ目、「断る力」を持っておく。もう少し言うとこれです、「丁寧に断る言葉を持っておく」。これは大事ですよね。Noと言えないともう、振り回されて当たり前になります。

まず考えるべきは「これ、お願いしていい？」って言われたら「この仕事は本当にやる価値があるのかな」というフィルターをかけます。人はそこで「本当はやる価値ないだろうな」と思いながらも、やるんですよね。

そこで差がつくのが、気持ちよく断る力があるかどうかなんですよ。これが人当たりのいい人ですよね。でも自分のペースは乱さない。これなんですよね。2つの話法を紹介します。

1つが「Yes If法」。「これ、お願いします」「これですね、かしこまりました。今ちょっと手が離せなくて、例えばなんですけれども、もしよろしければ明日の夕方まででもよろしいですか」というふうに、いったん「はい」と承諾してから自分の事情を伝えて「例えば……」という話法です。これがYes If法。

社会人として身につけたいDESC法

そしてもう少し丁寧に伝えたい時は「DESC法」。これは事実（Describe）、意見（Express）、提案（Suggest）、選択してもらう（Choose）という順番なんですね。

「伊庭さん、これをなんとか我が社のためにお願いしたいと思っている。部長がそれをやってくれと言っている。なので、伊庭さんにはそれをやってほしいと思っている」。大事な取引先からそのように言われたとしましょう。

でも、それは受けられないんですよね。受けると大変なことになっちゃう。「ご相談いただきましてありがとうございます」とは言いながら「大変申し訳ございません、今○○の事情がありまして、○○な状況なんです」というふうにできない事実を言います。

とはいえ意見。「お役に立てるように精一杯努めたいと思っております」。自分の意見ですよね。そして提案です。「例えばいかがでしょうか……」、ここで「例えば」が出てくるんですね。

「○○はお受けすることが難しいんですけども、こういったやり方であればお受けすることが可能ですので」と、提案をしたあとは、選択。「この方向ですと○○ということもできるようになりますので、いかがでしょうか」。この流れ、DESC法でやると丁寧に伝えられるということなんですね。

Yes If法は簡単な頼まれごと。DESC法は何かしらの条件とかで実際に要望されたという時ですね。そういうふうに使い分けていただくといいかなと思っております。

私は長年営業職をやっておりましたので、大事な大事なお客さまでも全部を受けてしまったら体がもたないんですね。会社も全部受けられるわけではないので、もたなくなります。

なので、うまく、気持ちよく相手を立てる断り方というのは、社会人として絶対覚えておくべきではないかなと思います。私はこれを覚えているからかもしれませんが、人間関係のトラブルは今のところなく、時間はうまくコントロールできているのではないかなと、勘違いかもしれませんが自負しております。ぜひ使ってみてください。