“気づけば一日が終わる”を抜け出す　時間を主導して成果を積む10の時間術 [2/2]

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手作業をやめてAIとクラウドに置き換える

さぁ、では後半いきましょう。6つ目、テクノロジーを活用しましょう。別に、そんな大げさに言う必要はありません。手作業をなくすことを真っ先に考える、です。真っ先にですよ？　電話で時間調整をするのも、チャットで済ませます。あとは共有も時間調整もメールでやりましょう。それが大変なんですよね。

5人の時間調整は、どうしますか？　今はもう、クラウドでやっちゃいますよね、「出欠の候補を入れておきましたので、ここに入れておいてください」。そして、情報を探す、分析する、作成するは、もう、AIでいいんじゃないの？　もうAIを使うことがチートではないですよね。ズルじゃないですよね。AIを活用しないほうが「なんでなの？」という時代にも入っているので、AIはドンドン活用します。

メールの文章も、私は今Gmailを使っていますが、もうデフォルトで、AIに作成してもらうというのが入っているんですよね。それで私は今試しています。何度も何度も使っているんですけど、お見事です。もう使わない手はありません（笑）。Outlookでも、Copilotでできるので、ぜひ使ってください。

はい、ということで、ちょっとこれはおもしろ話ではないんですけれども。私は町内会に入っていて、最近町内会ネタをよくやっているんです。本当に町内会が勉強になっています。その中の、勉強になったことの1つをお話しします。これは皮肉ではありませんからね。

今度、運動会があるんですよ。私は運動会のある係をやっているんですね。雨天決行の時は、7時に（開催を）決定します。8時から開会の準備をします。1人の係の人が「はい、質問があります。これ（開催するかどうかは）、どうやって我々は知ったらいいんですか？」。運動会の係の人たちは、みんな3キロ圏内に住んでいるんですね。

「その日の7時10分ぐらいに、我々が小学校の体育館の前にいますので、もし天気が怪しそうだったら聞きに来てください」。これ、わかりますか？　1キロ半ぐらい先に住んでいる人が「あの、今日……。雨」って、わざわざ来るという話なんですよね。ここ（喉）まで出かかりました。「それ、もうLINEでやりませんか？」と（笑）。

「LINEでやりませんか？」と言いかけたけど、ちょっとお年を召した方々なので、やめました。でもこれ、感じたことがあるんですよ。人によって、テクノロジーの活用スキルは違うじゃないですか。「我々から、テクノロジー活用をドンドンとやっていく必要があるな」と思っています。なので、あなた。ぜひ、テクノロジーを職場で誰よりも使い、普及する方になってください。

1回こっきりなことなので、私はそのお年を召した方々に対して「LINEを使いましょう」と手ほどきをするのは、ちょっといいかなと（笑）。係が回ってくるのは10年に1回ぐらいなので「まぁ、いいかな」と。それで、たぶん誰もがそのまま放置しているんだと思うんですけどね。

職場は、そうはいきませんからね。誰よりもテクノロジーを活用できるようになっておきましょう。

エネルギー高い時間に大事な仕事を置く

7個目、エネルギーマネジメント。私が大好きな言葉です。エネルギーが高い時間帯に大事な仕事を処理する。これ、めちゃくちゃ大事なんですよ。意志力というものが、よく言われています。willpowerと言います。willpowerというのは、心理学者のロイ・バウマイスターさんが提唱し、本でも書いているんですよ。willpowerは、めちゃくちゃ有名な考え方です。

これはなにかというと、人は意思決定の度にエネルギーを費やしていく。自動車は、朝にガソリンを入れたら、走行するごとにガソリンが減っていきますよね。それと一緒のように、人は意思決定をする度にエネルギーを食うんですね。人によっては違うと言いますが、エネルギーが高いのは、一般的には午前中ですよね。なので午前中に処理をする、です。

私も、このYouTubeを撮っているのは朝です。朝のほうが、いつもよりちょっと元気ですか（笑）？　あまり変わらない（笑）？　こっそり夜に撮っているやつもあるんですよ。若干、静かです。自分でもわかりますけれども、こんなにエネルギーが出ないんですよね。

残業が生産性を落とす理由は、エネルギー効率が悪いからなんですよ。もうガソリンが入っていないのに「あと50キロ走れ！」みたいな感じなんですよね。ですから、残業ってダラダラしますよね。残業するぐらいなら朝に回せというのは、実はもう証明されています。どうしてもという場合以外は朝に回しましょう。

着手の早さで結果を先取りする

8個目、先行者利益を狙う。着手の早さにこだわる、ですね。例えば、質問をする時も「質問よろしいですか？」と、躊躇せずに質問してください。そのほうが、ちゃんと答えてもらえます。後半になったら時間がないんですよね。「わかりました。また資料を送らせていただいてもよろしいですか？」みたいな感じになるので、先のほうが得。

あと、予約もそうです。「あのコンサートの予約いくぞ！」。「もう売り切れていたので、一番後ろの後列でした」って、よくなりますよね。新幹線もそうです。「取れませんでした。なので自由席で行きます」みたいなこともありますよね。自由席で立ちっぱなしとかね。というのがあったりします。

あとはラーメン屋さんの行列。私の東京のオフィスの近くにラーメン二郎があります。まぁ人気店だから行列はできるんですけども。後ろの人は、「前の人、いいなぁ」と思いますよね。「これ、炎天下でどれだけ待つねん！」ってね。「なんで並んでいるのかな？」と、感じたりします。

着手が遅いんでしょうね。「いや、歩いて10分かかりますから！」「じゃあ、15分前に出ればいいやん！」っていう話ですよね。「仕事があるから出れません！」「交渉したんか!?」って話ですよね。（交渉）してダメだったら仕方ありませんよ？　ということを考えると、やはり、遅いのはダメなんですよ。着手の早さ、先行者利益と言います。

スピードの主導権を握って巻き込む

そして9個目、遅い人に合わせない。ちょっとクールに見えたかもしれませんが、そういうわけではありません。こちらからイニシアチブを取って、「おぉ！　一緒にやっていこうぜ！」ぐらいな感じで、首根っこを捕まえて、そのスピードに合わせさせてください。仕事を増やす人って、いますよね。その場合は、まず精査をあなたからしましょう。

「これって、やると効果はどれぐらいあるんでしょうかね？　これ、やめたらどうなるんでしょうね？」。首根っこをつかんであげてください。そして、ルールを決めてあげてください。「これをやるかやらないか。もう、ルールを決めておきません？」と、笑顔で首根っこをつかんであげてください。

そして、テクノロジーの話がありましたよね。私の町内会の話は、別に仕事じゃないので（笑）。「雨天決行ですか？」と、たぶん、小学校に走って行くと思うんですけども。

でも、仕事はそういうわけにはいかないですよね。首根っこをつかむんですよ。「いやぁ、私、LINE使えませんから」「いやぁ、私、AI使えませんから」。笑顔で首根っこをギュッとつかんで、持ち上げて「使えるようになったほうがいいですよ。使いましょうよ」。

ということを、やってください。仕事のイニシアチブを取る。あなたが合わせる必要はありません。首根っこをつかむ側にまわります。

成果に影響しない仕事をやめる

10個目、とにかくやることを減らす。成果に影響しないことは、ドンドンやめる。勇気がいりますよ？　私も仕事をやめるのは、本当は得意ではありません。「あれやりたい」「これやりたい」。でも、勇気を持ってやらないと、身がもちません。

「この会議必要かな？」「この訪問、必要かな？」。「このレポート、必要かな？」と思った場合に、「なくしませんか？」というのは、仕事の場合は、なかなか難しい時もありますよね。この場合は、代替策を提案します。「その代わりに、この方法どうですか？」ということを、ぜひYes If法とか、DESC法で提案をしてみてください。今日は10個の内容をお伝えしましたが、1つでもやってみたいものはありましたか？