“気づけば一日が終わる”を抜け出す　時間を主導して成果を積む10の時間術 [1/2]

忙しい人が時間を取り戻す10テク

伊庭正康氏（以下、伊庭）：研修トレーナーの伊庭です。今日は「忙しい人が時間を作るための10個の時間管理のテクニック」を紹介していきます。

（スライドを示して）今日のメニューは、こちらです。時間は誰にでも平等です。成果を出す人は、なぜバタバタせずに、あんなに効率的に結果を出すことができるんでしょうか。それは、時間の使い方がまったく違うからです。思っている以上に違うと思います。それを今日、10個紹介しますので、楽しみにしてください。それが今日のメニューです。

その前にお知らせを入れさせてください。新しい本をまた書きました。『リーダーの「任せ方」の順番　部下を持ったら知りたい３つのセオリー』。全員が楽になり、チームの動きが一変する。そんなテクニックを3つの視点で書いた本を（2025年）9月に出します。概要欄に貼っていますので、ぜひリーダーを志す方、リーダーの方、チェックしてみてください。これも効率的に仕事を済ませるテクニックです。

さぁ、ではいきましょう。このチャンネルは年200回登壇する研修講師の伊庭だからこそお伝えする、本物のTipsを紹介します。ぜひチャンネル登録をよろしくお願いします。

優先順位づけで「重要だが緊急でない」を先に予定化

さぁ、いきましょう。ドン！　やることが多すぎて、1日があっという間に終わる。これをなくしていきます。10個のうちの1つ目の極意は、ドン！　優先順位づけ。あなたは大丈夫でしょうか？　大事だけれども急ぎではない仕事。これをまず予定化をする。そこで、あなたに質問です。「あなたにとって大事だけれども、急ぎではない仕事を今、3つ挙げられますか？」。



そう言われたら「ドキッ」としませんか？　先々の段取りを考えていなければ、リストアップできないんですよね。そうなるとどうなるかというと、緊急案件に追われてしまい「あー、1日長かった。私は何をやっていたのかな」。メール（対応）で3時間かかりましたみたいなことがあるわけですよね。

アイゼンハワー・マトリクス。これは緊急度と重要度で優先順位をつける有名なやり方です。もちろん、緊急かつ重要なものは、すぐにやっちゃいます。今すぐやらないといけない商談、今すぐやらないとクレームが起こってしまう作業、これは早くやりましょう。そして2番目が、重要だけれども緊急ではない先々の準備。2ヶ月後、3ヶ月後、4ヶ月後の予定をドンドン埋めていく。

そしてその次に、緊急だけれども重要ではない。メールの返信とか、レポート作業とか、ちょっとした打ち合わせ。これは、その空いた時間に埋めていきます。

先ほどの私の質問をもう一度思い出してください。大事だけど急ぎではないことを3つ挙げてください。それができないと、緊急だけれども重要ではない捌き仕事に追われて終わってしまうので、まずそれをやっておきましょう。大事だけれども、急ぎではないこと。それを先に予定化していきます。これが1つ目。

他人に動かされない“死守時間”を作る

ドンドンいきますよ。2つ目はタイムブロッキング。こっそりと仕事ができる人がやっている、このテクニック。他人に動かされないための死守時間を決めている。あなたは決めていますか？　例えば「ちょっといいですか？」と、よく言われますよね。オフィスにいれば「また声かけられた！」ということは、よくあります。「死守時間、決めていますか？」という話です。

集中する時間、会議の時間、メールを処理する時間、休憩時間、もっと言いましょう。あなたにとってアイデアを考える時間、先々の準備を考える時間。時間がないということが、よくありますよね。テクニックを言います。タイムブロッキング。これはなにかというと、あたかも予定が入っているかのように、そこをもう予定化するということなんです。



なので「ちょっと伊庭さん、いい？」と言われた時にタイムブロッキングの時間だった場合は、「10分後でもいいでしょうか？　ちょっと今どうしても手が離せない用事がありまして……。急ぎだったらやりますが、どうでしょうか？」「あ、いいよ。ぜんぜん」「ありがとうございます！」。こんな感じでやります。

「今、思考が冴え渡っているので、あとでいいですか？」（と答えたら）「帰れ！」に、なりますよね。そこは大人の判断をよろしくお願いします。「そんなズルいことをやっていいの？」と思われたかもしれませんが。仕事が速い人はやっていますので！　もう、必ずやってください。タイムブロッキングをお願いします。

同じ作業はまとめて一気に片づける

3つ目、タスクのバッチ処理。また、あなたにクイズを出します。メールがドンドンとやってきました。あなたはその都度、その都度返すタイプですか？　それとも11時半から12時というふうに30分と時間を決めて、何通あろうが「30分で処理するぞ！」って決めていますか？　はい、正解は後者です。同じ種類の作業をまとめて行うことが正解。集中力が切れないからですね。

同じ種類の作業は、まとめてやる。メール、電話、事務処理、資料作成。これらはバラバラではなく、「この時間でまとめて、この時間内でやるぞ！」と決めている人たちは仕事が速い。「今できるからやろう」「今できそうだからやろう」はアウトです。都度やったら、集中力が切れるので、基本は一括処理でお願いします。これが3つ目でした。

25分集中＋5分休憩をリズムにする

4つ目、ポモドーロ・テクニック。これは世界的に有名なテクニックですが、集中力を切らさないためには知っておいたほうがいいでしょうね。これは小休憩を意図的に挟むやり方。具体的には、25分作業をします。そして5分、休みます。（休んだら）25分作業します、また休みます。これを3回から4回繰り返し、今度は20分くらい休む。そしてまた同じことをすると、集中力が途切れずにがんばれるという方法です。

これね、リモートワークで使えます。正直言うと、職場では、なかなかやりにくいんですよね。やはり他の仕事が入ってくることもあるので。ただ、リモートで1人でやる作業とかには向いています。オフィスでも、ただ経理作業をずっとやるとか、1人で黙々とする仕事であれば、それは向いています。

私はこれをよくやります。5分の小休憩の間は他の仕事をするより、別のことを考えたほうがいいんですよね。理想は窓の外の景色を見るとか、コーヒーをちょっと飲むとか、そんなことがいいらしいです。私は、机の掃除をしたり、床を拭いたり。リモートの時であれば、靴を磨いたり。場合によっては洗濯物を干したり、そんなことをやっています。

それで集中力も上がりますのでね。ぜひやってください。今は、YouTubeとかにもポモドーロ・テクニックを使うためのBGMなんかがあったりします。それをうまく使っていただけるといいかなと思います。

Yes IfとDESCで気持ちよくNOを伝える

そして5つ目、断る力を持っておく。もう少し言うと、丁寧に断る言葉を持っておく。これ、大事ですよね。「NO」と言えないと、振り回されて当たり前になります。「これ、お願いしていい？」と言われたら、この仕事は本当にやる価値があるのかな？　というフィルターをかけます。

「本当はやる価値ないだろうな」と思いながら、人はやるんですよね。そこで差がつくのが、気持ちよく断る力があるかどうかなんですよ。これが、人当たりのいい人ですよね。でも、自分のペースは乱さない。これなんですよね。2つの話法を紹介します。

1つがYes If法。「これ、お願いします」「あ、これですね、かしこまりました。今ちょっと手が離せなくて、明日の夕方まででも、よろしいですか？」というふうに、「はい」といったん承諾してから、自分の事情を伝えて、例えばという話法です。これがYes If法。

もう少し丁寧に伝えたい時は、DESC法。これは事実、意見、提案、選択をしてもらうという順番です。「伊庭さん、我が社のためにこれをなんとかお願いしたいと思っている。部長が、それをやってくれと言っている」。大事な取引先から、そのように言われたとしましょう。

でも、それを受けると大変なことになっちゃう場合。「ご相談いただきまして、ありがとうございます」と言いながら「大変申し訳ございません。今、〇〇の事情がありまして、〇〇な状況なんです」というふうに、できない事実を言います。そして、意見。「お役に立てるように精一杯努めたいと思っております」。そして、提案です。「例えば、いかがでしょうか？」、はい、ここで例えばが出てくるんですね。

「〇〇は、お受けすることは難しいんですけれども。こういったやり方であれば、お受けすることが可能です」。提案をしたあとは、選択。「この方法ですと、〇〇のこともできるようになります。いかがでしょうか？」。この流れ、DESC法でやると丁寧に伝えられるんですね。Yes If法は、簡単な頼まれごと。DESC法は実際に要望された時ですね。

何かしらの条件を要望された時ですね。使い分けていただくといいと思います。私は、長年営業職をやっていたので、大事な大事なお客さまでも、全部受けてしまったら体がもたないんですね。そして会社も、もたなくなります。会社も全部受けられるわけではないのでね。なので、気持ちよく相手を立てる断り方というのは、社会人として絶対に覚えておくべきだと思います。

これを覚えているからかもしれませんが、私は今のところ人間関係のトラブルがなく、時間をうまくコントロールできているのではないかなと（思っています）。勘違いかもしれませんが、自負しています。ぜひ使ってみてください。後半は、ディープに迫りたいと思っています。後半は今のところ触れるので、後半の5つを楽しみにしていてください。