ToDoリストは「所要時間」と「締め切り」を書く　“タスクの詰め込みすぎ”がなくなる時間管理術

手帳は5色で色分けする

さとうめぐみ氏：では、実際の書き方をお話ししていきます。基本は5色で手帳の色分けをします。色分けをすることで頭の整理ができるので、その先延ばしにしていることがどういう項目なのかも見えてきますよね。

だからさっきの付箋紙に書くのも色分けして書いたらいいかもしれない。仕事の先延ばしなのか、家事の先延ばしなのか。仕事の予定、ToDoは青。日常生活、家事や片付け、衣替えは黒です。

それから体調に関すること。健康診断の予約などは赤です。あとはプライベートの予定やワクワクすることは緑です。そしてここにはないけれどもオレンジ色は、今年実現したい夢や目標を書く色です。こういうふうに色分けをすると、どの分野で先延ばしにしているかが一目瞭然です。

そしてこういうふうに5色ペンで色分けをした手帳の見本です。5色ペンで色分けをしたウィークリーの書き方がこんな感じです。ここにも着物について「オゾンクリーニングに出す」とありますね。さっきの私の先延ばしメモから作ったものですね。

予定は「その月しかできないこと」を優先

そして全体の書き方。先延ばしになる原因も手帳で見える化しておきましょう。①横入りの用事。例えば掃除しようと思っていたのに、実家の用事が入ってしまって、これだけチェックが入っています。自分のことができなくて、掃除したりブログを書いたり買い物に行ったりできなくて、実家に駆けつけなきゃいけなくなったっていうのがこの書き方でわかります。

これ、最初に予定としている時は用事の前にチェックボックスですが、横入りの用事は後ろにチェックボックスです。

そして2つ目が、思いつきの行動。3月の私なんですけども、確定申告の清書をしようと予定は書いてあるのに、突然ミシンをかけ始めてしまう。なんか作りたくなってしまう。という思いつきの行動をやってしまうのが自分のパターンとして見えてきます。

学生の時にテスト勉強をし始めるとシリーズもののマンガが読みたくなるとか模様替えをしたくなるみたいな癖がまだ残っていて、さっさと確定申告の清書をしてしまえばよかったのに、ミシン掛けをしちゃったというのが見える化できています。

そしてさっき心理の話をした時の解決方法の書き方をまとめたのでお話しします。無理なのに「こなそう」と思って書き込んでしまう忙し過ぎる人とかがんばり過ぎる人は、これを見てください。

今月やること、やりたいことは、その月にやる意味があることに絞るんです。今月やること、確定申告や運転免許の更新とか。あと、学校の仕事をしていると年度で資料や名簿が変わってくるので、その処分は3月にやる必要があるので、この月に書いています。

同じように田舎に帰省するとか京都でお花見したいとか、桜餅を食べるとかっていうのは、3月じゃないとできないことなので、ここに書きます。だから、「無理だな」って思っていて書いちゃう人の場合は、その月にやることを絞ると、こなしやすいんですね。

先延ばしがなくなるToDoの書き方

では、次にいきます。同じような書き方ですね。田舎に帰るんだったら田舎の荷造りするとか、着物のクリーニングをするんだったら染み抜きのピックアックをしておくとかです。

先延ばしがなくなるToDoの書き方も、メソッドとしてお話ししておきます。これは「時間の見積もりをする」ということの詳しい説明なんですが、まず小分けにして書き出します。そして所要時間を書き込みます。そして締め切りを書き込みます。

例えば今日の1時間の講座のPowerPointを作るのには、写真を撮ったりするのでだいたい4時間かかるんですね。なので2時間、2時間と小分けにして書き出しました。

そして所要時間ですね。2時間ずつと書き込んで、締め切りは余裕を持って先週末にはできるようにと手帳に書いてあります。

どれぐらい小分けにしたらチェックが入れられるかっていうのは、自分の経験知とか力量によるので、私は4時間の仕事を2時間、2時間に分けたという感じです。

こんな感じで会社の仕事や家の片付けもやっています。「片付け」って書いちゃうとなかなか進まないんですよ。個人レッスンでは、「片付けを2時間ずつだったら何回ぐらい必要ですか？」ということで、「片付け①、②、③、④、⑤で、結局10時間かかるな」「土日のどっちか丸々潰さないとできないな」なんていうふうに割り出していきます。

「時間があればできるのに」という人のためのワークシート

そして「時間があればできるのに」って思っている人は、「幸せおとりよせ手帳」なら1年で達成することを目的としていますので、こういうワークシートを使っていきましょう。

例えば「夢リスト」と「ライフ☆リング」を使うと、人生の先延ばししていること（を解消できます）。私なら、将来のお金のこととかはここに書けばいいということです。だから今考えなくてもいいということですよね。保留にできるというか、人生のどこかで考えればいいっていう目途が立ちます。

さらにそれを今年なのか来年なのか、何年後までに考えればいいのか。60歳の定年までに考えればいいのか。老後の資金や年金とかありますので、この8年年表を使ってお金・モノ、仕事のところで将来のお金のことを書いていくといいんです。このように活用してみてください。

あとは、1年以内にやりたいということは、この夢リストと「イヤーリングまる」の2025年のバージョンを使えばいいわけです。2025年は閏月が入るのでリベンジに向いている年なんです。しかも13ヶ月なので、1ヶ月多いと考えて、2025年中にリベンジしてみようなんていうことで夢リストに書いておくといいかなと思います。

同じように、2025年中にやろうと決めたら、「イヤープランしかく」を見て、ここの仕事とかプライベートなのかっていうところに色分けで仕分けをしていけばいいかなと。それから、この「優先順位メモ」「夢実現年間見取り図」っていうのもとっても優秀なワークシートなんです。よく個人レッスンでお勧めするのが、うちの片付けです。

「理想実現12か月プラン」で先延ばし防止

2025年の夢の1つが「すっきりした部屋で過ごしている」とかだったら、例えばキッチンの要らない食器を捨てるとか、着なくなった服を仕分けして捨てるとか、洗面台の使わなくなった洗剤や化粧品を捨てる、なんていうふうに小分けにしてチェックボックスに書き出していく。

「8月の夏休みが取れるところでやろうか」とかって書いていくと、ここに書いたことってだいたい3ヶ月ぐらいで完了させられることもあります。うちの片付けぐらいだったら8月いっぱいで全部矢印が終わっちゃうかもしれないので、ぜひこのチャートを活用してみてください。そのためには、手帳のコピーを取っておくことがお勧めです。

そして、コツコツやっていきたいというタイプの人は、この「（理想実現）12か月プラン」を使って、私のように「ペン字で字がうまくなりたい」とかを、この教養のところに書いていく。7月のところから毎日半ページずつとかでチェックを入れていけばいいかなと思います。

趣味の着物を縫うっていうことだったら、「7月、袖を付ける」とか、「8月、襟を付ける」とかって、ちょこっとずつ進めていけるということです。

「幸せおとりよせ手帳」の右端にはこういうメモスペースがあって、そこにお勧めしているのが、Aが「健康」、Bが「美容・ファッション」、Cが「心・精神」、Dが「仕事」、Eが「教養」。教養っていうのは資格とか知識のことですね。そしてFが「プライベート」、Gが「趣味」、Hが「お金・モノ」ということです。

これを、A、健康のこととか、Bは美容・ファッションのことなんていうふうに書いておくと、「12か月プラン」とマンスリーのページで先延ばしが防止できます。