仕事を任された時に「相手の言いなり」になってはいけない　効率を上げるために「やってはいけないこと」5選 [1/2]

仕事を任された時に「相手の言いなり」になってはいけない

1つ目は「言いなりになるのを避ける。やることを見極める」です。例えば「今度の稟議にこの資料をかけたいと思っている。なので大変申し訳ないが、伊庭さん、ここのデザインをちょっとこうしてもらえないかな？」と、稟議を上げるためにデザインを変えてくれと言われる。ちょっと大変そうですよね。

やったほうがいいのか、やらなくても結果は変わらないのかを考えます。私は「やらなくても結果は変わらない」と考えたりしますね。その場合は、「口頭でなんとか対応する方法はないかな？」「デザインが決め手でないのであれば、そのことにコンセンサスを取っておかないといかんな」と思います。

「デザインが決め手になりそうですか？　だとすればすぐ修正を加えますが、デザインが評価基準に入っていないのであれば、補う方法を一緒に考えられればと思っています。と言うのは、工程がこれぐらいかかってしまいますので、かえってご迷惑をおかけしてしまうんじゃないかなと思っているんです」とか。

「すぐに動けないスタッフもおりますので、そこは調整させてもらっていいですか？　通すために何をするか、ちょっと整理させてください」というふうに、目的からはずらしません。ただ、目的にかなわない行動を求められているのであれば、「これは調整したほうがお互いのためだろうな」と思ったりします。これが大事な観点なんですよね。

ムダな作業の削減でWin-Winに

ここにあるのは、実はコスト意識なんですよ。もしそれを受けて、修正をデザイナーに委託したとしましょうか。デザイナーの時間もまた奪うわけですよね。当然私も時間を奪われますし、実はお相手の方も時間を奪われます。

そう考えた場合、「そのコストに見合うリターンってどれぐらいあるのかな？」ということを、感覚ですが頭の中でパッと計算します。「リターンないんちゃう？」と思ったら調整します。

ただ、「無理です」ということじゃなくて調整するんですね。「今、本当にやるべきことをちょっと整理していきませんか？　こういう状況なので動かすことはできないわけじゃないんだけど、動かすとこういったことも起こるので、今できることを整理させてもらっていいですか？」と、調整はします。

結果、むしろそれはお相手にとっても良かったりします。これがいわゆるWin-Winですよね。言いなりになるんじゃないんです。言いなりになると、どんなことがあるのか？　私はデザイナーに渡して、デザイナーはまたやり直して、またデザイナーに修正を求める。デザイナーと私の関係は悪化しますよね。

なのでWin-Winにするためには、こういった調整も必要だということなんですね。「言いなりになるのを避ける。本当に必要かどうかを見極める」。ここは大事にしていきたいところですね。

打ち合わせは1回で済ませる

2つ目が「やりとりの重複を避ける」です。「また、お打ち合わせをしながら決めていきましょう」というのはよくあるケースだと思います。これは1回で済ませたいんですよね。誰もがそうだと思います。

会議は必要なんですが、1回の会議で終わらせる努力は必要なんですよ。デキる方はよく「複数のことを1回で済ませることにこだわりましょう」とおっしゃいます。私も「1回で済ませるようにしましょうね」と教わってきました。でも、そこに対する執念が違うんですよ。

例えば「キャンペーンの内容を決めよう。また何度か打ち合わせをしながら修正していこう」という話が出た時に、1回でやることを教わっている人は「え？　何度も打ち合わせをすることが前提なの？　ちょっと目的にかなってないんじゃない？　本当に必要が出てくれば、また集まりゃいいけど」と思うわけですね。

じゃあ、そうならないためにどうするかというと、1回で終わらせるために、最初に会議のゴールや打ち合わせのゴールをちゃんと明確にしてからスタートするわけですね。「1回で、今後のことまで決めてしまいましょう。役割も決めてしまいましょう」といったファシリテーションができることは、当然必要になってきます。

チーム作業は「ガントチャート」でうまくいく

あとは「今後の進め方」というところで言うと、曖昧にしないことですね。「いつ」「誰が」「何をする」をちゃんと決めましょう。

もちろん会議の場では決まらないかもしれませんが、「じゃあ、いったんこの方向で。役割は私が素案を決めますので、あとはチャットのやりとりで調整していきませんか？　もしそこで違和感が出るようであれば、また修正させていただきますので」となれば、次に集まる必要はなさそうですよね。

なんでそんなことができるかというと、ガントチャート的な発想ができているかどうかです。「ガントチャートを知りません」ということであれば、知っておいていただきたいです。

ガントチャートを見たことがあると思いますが、実際にガントチャートを使うかどうかは別としても、この発想があるかどうかなんですね。私は、チームで何かをする時はガントチャートを使いまくるほうです。

「このガントチャートで整理していこうか」なんて言いながら、「タスクは1回出してみたけど、合ってる？」「抜け漏れはありそうだよね」「オッケー。これは素案なので、みんなで担当を決めていきたいと思うんだけど、どうかな？」「それは○○さんにやってもらったほうがいい。○○さん、どう？」「オッケー」。こんな感じですよね。

「担当が決まった人は見てほしいんだけど、スケジュールをこのように切っている。このガントチャートをクラウドに上げておくので、みんなで共同作業をしていこうよ」「タスクがもう少しあるなら入れていって、スケジュールを修正して。その中で全体観がそろうようにやっていこうよ。これを今週中にやってもらっていい？」「わかりました」となれば、集まる必要はなさそうですよね。このスピードじゃないと仕事は溜まります。