仕事を任された時に「相手の言いなり」になってはいけない　効率を上げるために「やってはいけないこと」5選 [2/2]

締切を「スケジュールに書くだけ」はNG

3つ目が「先延ばしをしない。手離れにこだわる」です。「また空いた時間に」「空いた時に」は絶対ダメですね。例えば「来週の金曜までにこのレポートをお願いしていいですか？」と言われたら、どう考えるかです。

やってはいけないことは、「わかりました」と言って、「金曜日締切」とだけ書くことです。これは絶対にダメで、いつ作成するのかを決めてしまう。もしくはその場で「5分で済ませられるのであれば、今送っちゃおう」という感覚を持っているかです。

「レポートを金曜日までにお願いしますね」と言われたら、返事をするわけですよね。まず第一に「この返事に添付できないかな？」を考えます。なので、ふだんから常にテンプレートは用意されているやつなんですね。

「じゃあ、あのテンプレートを使って文章を書き加えて送ろうかな？」と、テンプレートは使うんですが、内容はちゃんと濃密なものにしますよ。リアルに必要なものにして書きます。でも、フォーマットを書くとか、イチから文章を書くことはしないんですよね。そういうことを考えるので、「5分でいけそうかな？　じゃあ今送ろう」となります。

実は昨日も実際にあったんですが、「どういった営業トークを考えればいいでしょうね？」となったんですね。僕の中では、営業トークのあるべき姿をWordで打とうと思えば打てるんですよ。

ただ、「考え方は自分で言うのでChatGPTに書いてもらおう」と、音声に入れて「お願いね」と言ったら、ある程度は出てきます。「スクリプト」と言うんですが、スクリプトは10分ぐらいでできました。あとは修正すればいいので、それをメールに貼り付けて送りました。

イチから作ったらたぶん2時間ぐらいかかるんですが、スクリプトを使ったら10分でできます。そういうことも考えたら、「先延ばしをせずに、手離れにこだわる」をどこまで意識しているか（が重要）です。「空いた時にやりましょう」なんて、絶対にやめたほうがいいです。

社内の報告書はあえて完璧にしない

4つ目が「あえて、完璧にすることを避ける」。社内の報告書なのに、やたらとデザインにこだわる人もいますよね。もちろんそれはこだわりだからいいんですが、仕事で意味のない装飾をやるとコストになりますよね。箇条書きのほうが喜ばれることもあります。

そして、身内のミーティングなのに句読点・改行の位置にこだわる。あと、誤字脱字は良くない。そのための修正、修正、修正で残業してしまう。コストですね。もちろん必要であれば、誤字脱字は修正しないといけないですが、身内の会議にそれが必要かどうかですよね。

あとは、「できる」と「出来る」という平仮名と漢字の混在ですね。「これ、ちょっと困るなぁ。直そう」と気になるが、チェックするだけでも大変です。

この場合はどうするかというのは、この後紹介します。まずここで大事なことは、完璧にしないといけないのであれば完璧にするんですが、「これって完璧にしなくてもいいかもね」と思える横着さを持っているかどうかですね。

さっき言いましたが、私はめちゃくちゃこだわります。自分の作成するものにおいては、改行の位置やフォントとか、行の隙間まで気になるタイプです。それは私が得意だからで、人には求めませんよ。私、すごくいい資料を作ることは得意なんです。

ただ、先ほど私は改行の位置を変えていませんでしたよね。改行の位置を変えたら、YouTubeをご覧いただいている方の満足度や「いいね」の数、登録いただく数が変わるかどうかというと、変わらないだろうなと思ったんですよ。なぜかというと、コンテンツ重視だからですね。

デザイン重視であれば変えないといけないんですが、コンテンツ重視で、コンテンツがいいなと思ってくださっている方に見ていただきたいなと、私も思っているからですね。

「デザインがいいな。デザインの勉強をしよう」という方であれば、これはちょっと問題なんですが、このチャンネルではデザインの勉強はできません。ただ、コンテンツは勉強できるはずなんですね。

なのでまずは、自分が求められていることをしっかり見定めるということから考えると、「それって今やる必要ある？」ということは判断しないといけないんですよ。これもやはりコスト意識なんですよね。簡単に修正できるのであれば、本当はしてもいいんです。実は「Ctrl＋H」を使えば簡単にできるので、それだけ紹介させてください。

「Ctrl＋H」を使っていますか？　ショートカットキーです。例えば「私は、できる。彼も、できる。しかも、彼の後輩も出来るそうだ。できるようになったのは、○○が出来る必要があることがわかった」。（この文章には）ひらがなと漢字が混在しています。

ちょっと気になるなということであれば、「Ctrl＋H」で「出来る」を「できる」と、漢字からひらがなに置き換え、すべて置換すればいいんです。何10ヶ所、何100ヶ所、一瞬でひらがなに変わります。仕事の早い人は「Ctrl＋H」を意識するんですよ。ですから、言葉を可能な限り統一します。

「マネジャー」とカタカナで書いたら、全部「マネジャー」にします。略語を使いません。あとは「上司」という言葉も使わず、全部統一します。じゃないと、後で検算できないからですね。

「なるべく早く」はNGワード

最後に5つ目が、「期限を決めない」も避けてください。「急いでやります」「また」「なるべく早く」もダメですね。「なるべく早く連絡します」といっても、いつなんだ？　という話です。気をつけないといけないのは、時間軸は人によって違うので、「まだですか？」と言われたら信頼を損ないますし、「関心がないのかな？」と思われたりします。

そうじゃなくて、「いつまでに1回連絡しますね」。もしそのタイミングまでに回答が得られなかったら、「すみません。今この状況なので、回答をお示しできないです。また3週間ぐらい経ったらわかるかもしれません。そこでまた一度連絡させていただきます」というふうに、ちゃんと期限は伝えながらも、「まだできていなくて」ということを言ってもいいんですよ。

ただ、「できる」と約束したことはできないとダメですよ。「このあたりでわかるかもしれないので」といったことを言っています。また、自分が振り回されないために、可能であれば相手にきちんと「いつまでにご返事いただけますか？」というふうに、失礼じゃなければちゃんと決めておくことですね。

なので、必ず期限は設けておく。もしその期限を設けることが難しいのであれば、条件をつけておくことも必要だったりします。「もしご返事が延びるようであれば、仮押さえをしておくのはちょっと厳しくなりますので、もしその日程に何かが起こったら、こちらから『無理です』というお話をしてもよろしいですか？」とか。

「急ぎますので、それでもけっこうです」「ご返事に期限を切るのは難しいんですよね？」「難しいです」「じゃあ、私もそのように動くようにしますので、その時はすみません。よろしくお願いします」ということにしておけば、こちらは身動きが取れるようになりますよね。こういうことも考えておいたりします。「期限を決めない」はNGでございます。

では、締めていきましょう。今日お話ししたことは、こんなことです。「言いなりになるのを避ける」「やりとりの重複を避ける」「先延ばしをしない」「あえて、完璧にすることを避ける」「『期限を決めない』を避ける」でした。

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