「何が言いたいのかわからない」と言われてしまう人へ　わかりやすい説明のためにフォーカスすべきポイント [1/2]

説明をわかりやすくするためのコツ

豊間根青地氏（以下、豊間根）：仕事をもっと。

岩本紘佳氏（以下、岩本）：おもしろく。

豊間根・岩本：『シリョサクTV』です。お願いします。

豊間根：今日は、説明をしたら「何が言いたいかわかんない」と言われちゃう人に見てほしい動画です。言われたことはありますか？

岩本：あまりないんですけど……。

豊間根：この人の説明はわかりやすいからね。

岩本：いや、でも意識していることはある（笑）。

豊間根：おお、なるほど。じゃあそれはちょっとあとで聞くとして。今日は「何が言いたいかわからない」って言われちゃう方に、「こういう考え方でそもそも説明を組み立てたほうがええで」という、「あ、そうなの？」と意外かもしれない話をして、ChatGPTも使って説明をわかりやすくするためのコツを紹介したいなと思っております。

フォーカスすべきポイントは「状態」

豊間根：まず、我々は説明をわかりやすくしたいじゃないですか。

岩本：はい。したい。

豊間根：説明をわかりやすくしようと思った時に、何を伝えるかを考えるわけですよ。でも、これは極論どうでもいいんですよ。

岩本：そうなんだ（笑）。

豊間根：どういうことかというと、例えば部長に「例の件ですが、高橋さんから指摘いただいた部分を修正しまして、来週の会議に向けて準備をしているので、部長にも一度どこかでお目通しをしていただきたくウンヌンカンヌン……」と言っていると「で、結局何が言いたいの？」って言われること、よくあるじゃないですか。

岩本：ありますね。

豊間根：こういう「何が言いたいかわかんない」って言われる人って、説明の仕方がわかりづらいというよりも、フォーカスポイントが違うんですよ。「何を言おうか、何を伝えようか」っていうことにばかり気を取られている。

フォーカスすべきポイントは「状態」なんですね。相手の状態の変化。例えば部長が「例の件、大丈夫なのかな。ちゃんと滞りなく進んでんのかな、炎上してねえかな」みたいに不安になっている状態。

これを「めっちゃ大丈夫そうじゃん。このまま任せてOKそうだな。特に何も介入しなくてよさそうだな」って思ってもらう状態にするために、その手段として何かを説明するわけですね。

だから「めっちゃ大丈夫そうじゃん」ってわかる状態が作れるんだったら、極論説明しなくてもいいかもしれないんですよ。

岩本：確かに。

説明はあくまで手段である

豊間根：例えば、自分が何か言うんじゃなくて、信頼されている課長が「例の件、大丈夫ですよ」って部長にひとこと言って安心してくれるんだったら、別に自分が説明しなくてもいいかもしれない。

口で説明しなくても、満面の笑みでうなずいて「たぶんあの笑顔なら大丈夫かな」って思ってもらえるんだったら、別に説明しなくてもいいわけですよ（笑）。

岩本：確かに（笑）。

豊間根：説明というのは常にあくまで手段であって、「誰にどういう状態になってもらいたくて、今この説明をしているのか」にフォーカスをすることがすごく大事なんですよね。

説明は言葉としてわかるし、耳で聞こえる、場合によっては資料として目に見えるからそこに着目しちゃうんだけど、そうじゃないですね。目に見えない「状態」に着目することがまず大事なんですね。説明がわかりやすい人は必ずこれをやっている。

自分が何を伝えるかではなくて、誰にどういう状態になってほしいかに常にフォーカスしている。相手が今どういう状態にあるのか、どこまで伝えたらその状態がどこまで変わるのかを常に考えながら、それに必要な手段としての言葉をぶつける・整理するということをやっているから、わかりやすいんですよね。

岩本：これは確かになるほどだな。

豊間根：これが一番本質なんですよ。

岩本：今、けっこう腑に落ちました。

目に見えない状態を定義するための“QAR”

豊間根：そういう目に見えない「状態」を必ず相手にして考えるのが、常に大事なんですね。それをするために、状態を定義するために使ってる大事なキーワードが……。

岩本：“キメヘン“？

豊間根：そう、“キメヘン“！

岩本：（笑）。なんでも“キメヘン“。

豊間根：このチャンネルを見ている方なら“キメヘン“をご存知かもしれませんが。「聞き手」「メインメッセージ」「起こしたい変化」。誰が聞き手で、何を伝えて、どういう変化を起こしたいのかという“キメヘン“を定義することが大事なんですね。そしてもう1個。“キメヘン“を決めた次に大事なのが？

岩本：“ま紙ペ（まず紙とペン）“？　わかんない、何だろう（笑）。

豊間根：“ま紙ペ“も大事！　これは“QAR”ですね。

岩本：あ、QARか。

豊間根：聞き手、メインメッセージ、起こしたい変化……。「誰に」「何を伝えて」「どうなってほしいのか」を決めたら、「どうなってほしいのか」というところへの変化を起こすために、相手が持っている潰さなければいけない質問・疑問が何か。

「Question」を洗い出して、それにぶつける「Answer」と、それをひもづける「Reason」を整理するのがQAR。Question・Answer・Reasonですね。

この“キメヘン“と”QAR”というキーワードを使えば、自分が何を伝えるかに気を取られずに、誰にどうなってほしいのか、そのためにはどういうハードルを超えなければいけないのか、どういう疑問に答えなければいけないのかを明確にできます。というのが我々シリョサクという会社、チャンネルの根底にあるコミュニケーションの本質なんですね。

「潰しておいたほうがよさそうな論点」をChatGPTに聞く

豊間根：とはいえちょっとムズいから、今日はChatGPTとかも使いながら、説明をサポートして構成を考えるということを実践していきたいんですけども。

例えばこういう状況があったとしましょう。オフィス移転プロジェクトが滞りなく進んでいるかどうかを気にしている総務部長がいます。あなたは総務部の担当です。その人に「特に問題なく進んでいるな、心配ないな」と感じてほしいです。

そういう状態に持っていこうとした時に、一言で言うと何を伝えるべきなのか。相手の総務部長が持っている、どんな疑問を解消すべきか。どうですか、紘佳さん。

岩本：一言で言うと「大丈夫、スケジュールどおりに進んでますよ」っていうことを言いたいですよね。

豊間根：そうね。

岩本：そのためにたぶん重要なものとしては、前提としてスケジュールとかを握っているんだとしたら、そのスケジュールの「ここまではこの時点で終わっていますよ」ということをまず伝える。

豊間根：総務部長が主語の疑問としてはいかがですか？

岩本：総務部長はたぶん「プロジェクトって問題なく終わってる？」みたいな感じに聞いてくるんじゃないかって。

豊間根：「問題なく終わっている？」、それだけでよさそう？

岩本：あとは「何か困ってることとかない？」とか。

豊間根：なるほど、まあそうですね。

岩本：リスクみたいな。

豊間根：そうそう、そういうところだよね。たぶんそういう「潰しておいたほうがよさそうな論点」ってあるじゃないですか。こういうのをチャッピー（ChatGPT）に聞いてみようぜっていうのが、これからやることです。

岩本：なるほど、そこでChatGPTが出てくるんですね（笑）。

思いつかない人はChatGPTに頼ろう

豊間根：そうです。こういうふうに、聞き手は確かに決まった。で、「こういう状態になったら確かに良さそう」っていうスタートとゴールは決まっても、そこに至るまでにどういうハードルを超えればいいのか。ゼロから考えるのって……。まあ慣れているとね。

こういうオフィス移転を何回もやったことがある人だったら「じゃあとりあえず、法規制の部分はちゃんと確認したか？」とか「社員への周知もしなきゃ」とか、そういうことがパッパッと思いつくんだけど、思いつかない人はチャッピーに頼ろうぜ、ということです。

「こういう聞き手にこういう変化を起こしたいです。そのためのメインメッセージと、解消しなきゃいけない疑問はどんなものがありますか？」ってチャッピーに聞くと、例えばこういうのが出てくるわけですね。

一言で伝えるべきことは「スケジュールもコストもリスクもちゃんと管理下にあって、予定どおり進んでます、問題ないです」っていうこと。だから「スケジュール、コスト、リスク」という3つの観点がある。確かにこの説明の仕方はよさげだな、ということがわかったりするわけですよね。

あと持ちそうな疑問として「どこまで進んでいるのか」。これはちょっと「？」では終わっていないけれども。

岩本：（笑）。

豊間根：「どこまで進んでんの？」「だいたい全体100だったら、今何パーセント？」。「30パーセントです」なのか「70パーセント」なのか。

あと「予算内に収まるの？」「今のところ見積もりどおりです、追加コストはないです」。「トラブルとか遅延って起きてないの？」「リスク管理できてます」。あと「関係部署の調整ってうまくいってんの？」「各部署との連携って何？」とか。

あるいは万一のリスク対応。これはリスクの話が2つあるけれども、「バックアッププランも策定済みなのでご安心ください」ということが言えたりするわけですよね。でもこれだと、けっこうざっくりしているから……。

岩本：でもこれだけでも、私が考えつかなかったコストのこととか、ほかの部署とのリレーション・連携みたいなところも出てきているので、やはりChatGPTはめちゃくちゃ優秀だなって思います（笑）。

豊間根：そう。漏れていそうな論点を押さえるっていうところで言うと、やはりChatGPTはかなり優秀なんですよね。