「何が言いたいのかわからない」と言われてしまう人へ　わかりやすい説明のためにフォーカスすべきポイント [2/2]

「結局何か」を伝えた上で構造に合わせて話す

豊間根：今「もうちょっと具体的に教えて」っていうふうにしてみたら、例えばこんな感じですね。

岩本：すごい。

豊間根：進捗の可視化。例えば「内装工事まできて、今月末に完了見込みです」って言ったら良さそうだよねとか。引っ越し日もOKです。ステークホルダー調整、入居先のビル管理会社とか、ネットワークの設定とか。あと「業者・総務の役割分担のリストも作ってます」とか。

担当メンバーの雰囲気も大丈夫そうで、一番の重要事項はこういうことで、承認ポイントはこういうところですといったところがありそうだなと。確かにこれ全部「できてます、できてます、できてます」って言えれば、総務部長は安心してくれそうだなというのが、必要な論点として洗い出せるわけですね。

ほかにも報告書のフォーマットとかも作ってくれるんだけど、いったんここまでにします。別にこれをそのまま使うっていう話じゃなくて、「確かにコストの話もあるよな」とか「確かにネットワーク、ちゃんとやったっけ」みたいな。

ある人をある状態に持っていくための、ポイントの洗い出しっていう部分で、つまみ食い的に必要なものを取っていくことをしてあげると、チャッピーはうまく活用できます。

話す時は「一言で言うと結局何なの？」っていうところをまず伝えた上で、いくつかのポイントに分けて話す。全部で5つポイントがあって、1個目はこれ、2個目はこれっていうふうに、構造に合わせて話していくということですね。

必ず「自分が何を伝えるか」ではなくて「誰にどういう状態になってほしいのか」ということをまず定義する。そこから逆算してChatGPTとか生成AIの力も借りながら、必要な質問・疑問に答えていくっていうフローを取ると、わかりやすくなるというお話でした。

岩本：なるほど。

何を伝えるかではなく、常に状態から考える

豊間根：さあ紘佳さん、いかがでしょうか。

岩本：確かに「説明します」っていう場所ならそういうことを意識している時もあるんですけれども、会話とかの「説明」っていう名目がない時、私もけっこう「とっちらかったな」って自分で思う時があるんですよ。

例えばお客さまとの商談っていう場だったら、「こういうところは気になるだろうな」っていうところを、ちゃんと資料に落とし込んだりはしているかなって思うんですけど。

そのあとのエレベータートークとか、そういうところでちょっとふわっとした会話をしちゃったなって思う時が、私はけっこうあるんですよ。

そういう時にも「この人ってこのタイミングでどういう状態にするのがいいんだろうな」「どういう状態になってほしいから、今しゃべろうとしてるのかな」っていうところを少し念頭に置いて話してみると、そういう悔いが残るようなお話の仕方とかはなくなるのかなって思いました（笑）。

豊間根：間違いない。だから何を伝えるかじゃなくて、やはり常に状態から考えるってことですね。気をつけていきたいですね。

岩本：はい。

豊間根：ということで、みなさんも状態ファーストの説明を心がけて、チャッピーと友だちになってやってみてください。