会議で発言できなくても重宝される議事録の作り方　内容についていけない若手が取り入れたい3つのアクション

「会議で発言できない」悩み

豊間根青地氏（以下、豊間根）：仕事をもっと。

岩本紘佳氏（以下、岩本）：おもしろく。

一同：『シリョサクTV』です。お願いします。

豊間根：今日のお題は「会議で存在感を出すには」ということです。この動画では、仕事の中で会議に出ても「何をしていいかわからない」とか、発言していきたいけど、存在感がなくて「自分が（会議に）出ている意味がない。どうしよう」というお悩みに答える動画にしたいと思います。

それで、（会社員）2年目のヒロカさんは、そういうお悩みはけっこうありますか？

岩本：あります！　この企画は実は私が本当に聞きたくて、豊間根さんに「動画にしてください！」って、お願いしたものです。

豊間根：ガチ企画でございます。やはり2年目だと、いろんな先輩がすごく熱く議論を交わしているのに、ただちょこんと座っているだけみたいな感じだったりして。「zoom」の隅っこにいて、なかなかバリューが出せないみたいな感じの人に向けた動画でございます。

そもそも会議の意義。なぜ我々は会議をしているのかという前提の話と、実際にやってほしい3つのアクション。中でも最後は「これをまず1回やってみてほしい」というものをお話ししていきたいなと思います。

岩本：はい。

会議で発言しないのは「お金の無駄」

豊間根：まず大前提、なぜ我々が会議をするか。会議って、いろいろと種類があるんですよ。定例会みたいな情報共有を目的にしたものとか、ブレインストーミングでアイデア出しを目的にした会議とか、いろいろあるんだけれども。基本的に会議の目的は、決めることと、動けるようにすることなんですよね。

さらにいうと究極的には、会社の利益を大きくするため。利益というのは、要は社会に対して提供した価値の裏返しなんだけれども。価値の総量を大きくするために、AとBという選択肢があった時に、もしAにするんだとしたら、それをやるために誰が、いつまでに、何をするの？　というのを決めて動くのが、究極的には会議の目的なんですね。

大前提、会議というのはその会社が社会にもたらす価値を大きくするためにやるものなので。ちゃんとリターンがないといけないんですよ。我々は忘れがちなんですけど、そもそも会議ってめっちゃお金がかかっています。時給5,000円の人が10人集まって会議を1時間やったら、それだけで5万円かかるわけですよ。

岩本：確かに（笑）。

豊間根：そう。我々は人件費の存在をけっこう忘れがちなんだけど。特に大きい企業だったら、もう偉い人なんていくらもらってんねん！　って話だから（笑）。

岩本：（笑）。

豊間根：会議に参加するんだったら、そこにバリューが出ていないきゃいけないんですよ。それぞれで決めたことや、それで動いたことによって、その組織が社会に対して提供する価値が大きくなっていなきゃいけない。会議は、基本的に価値を生み出さないとお金がどんどん無駄になっちゃう場所なんですよね。

我々はつい会議に出ることが目的になっちゃって、「招集されたから来ました」とか、会議で聞いていて「ほうほう」と言うだけでやっている気になっちゃうんだけど、会議そのものに価値はないわけですよ。

会議でバリューを生むには

豊間根：なので、これはよく言う話だけど、会議で何も発言しない人って、お金の無駄なので出なくていいんですよね。その人の人件費を、まったくバリューを発揮せずにただ垂れ流して、何も社会に対する提供価値が増えていない状態なので。発言しない、何も価値を出さない人って、お金と時間の無駄なので（会議に）出ないほうがいいんです。

その時間を別に使って、何かバリューを出したほうがいいんですよね。というのが、大前提なんです。これはよくコンサル会社の、戦略コンサルタントの人がよく言う話なんだけど、とは言え、事業会社とかで「発言しない奴は出るな」というのは、流石にキツいわけですよ（笑）。

若手が（会議に出ずに）独りぼっちでカタカタ作業しているのは変だから、意識してアクションを取りながら、徐々にバリューを出せるようになっていくためのきっかけ作りができる動画になればいいなと思っています。

あともう1個、前提を押さえておきたいんですけど。そもそも会議がめちゃくちゃきれいにできている会社って、ほとんどないと思います。本当にバキバキの戦略コンサルの会社とかだったら、論点がめっちゃ整理されていて、みんながロジカルにちゃんとアドバリューして、ちゃんとアウトプットを出して進めることができたりするわけだけど。

世の中の大半の会社は定例会が形骸化したりとか。「なんのためにこの時間があるんだろう」という時間があったりとか。論点があっちこっち行ったりみたいな感じで、けっこうまだまだ改善できる会議のほうが、世の中の大半なので。逆にいうと、縮こまっちゃって「先輩たちすごい議論しているな」と思っていても、たぶんまだ改善の余地があります。

今からお話しするようなアクションをぜひ押さえて、自分の価値を出すところに、ぜひ意識を向けていただくといいかなと思っております。

岩本：はい。

会議は「出来レース」が理想

豊間根：3つのアクションとは何かというと、まず1個目、これはけっこう難しいんですけど。会議の前に「妄想ストーリー」を作っておくのをおすすめします。

岩本：妄想ストーリーって何ですか？

豊間根：妄想ストーリーというのは、会議に出る前に、その会議でいったい何が議論されて、何が決まって、どういうアクションが出てくるのか。要はいわゆる議事録を、妄想でいいから先に自分で作ってみるんです。会議って、究極的には出来レースが理想状態なんですよ。よく日本企業は「根回しをし過ぎる」って話がありますよね。

会議の前に、偉い人に「ちなみにこの会議で、こういうことを話す予定で」みたいな。それで、その会議では「うん、じゃあ、それでいこう！」と言うだけの儀式みたいなね。「それは無駄だ」みたいな話はよくあるんだけど。でも組織が合意形成して「よし！　これでいこう」って、みんなで同じ方向を向くためには、一定の儀式が必要なんですよ。

でも、もちろん根回しのしすぎは良くないんだけどね。会議はどっちかというと、みんなで「よし、これでいこう」と決める一種の儀式なので。逆に言うと、そこでまず「じゃあ今日何を話そうか」から始まることはなくて。「今日はこれを話します」「これでいこうと思っています」「その根拠はこれです」「いいですか？」と言って、「よし、それでいいね」と決めるのが会議なんですよ。

「仮想の議事録」を作るメリット

豊間根：ということは逆に言うと、良い会議というのは、そもそも今日は何を話して、何を決めて、どういう結論なのかということが、最初からある程度決まってなきゃいけないんですね。それを「よし、それでいこう」って言えれば、それでその会議は終わりなんですよ。

なので、たぶん最初は難しいと思うんだけど、「今日のこの会議って、たぶんこれを決めるんだよな。こういうツッコミが入るよな。こういう結論になるよな」。ということを箇条書きで、仮想の議事録を先に作っておく。

そうすると、結局その会議が何のために行われていて、自分がどういう発言をすれば意味があったのかというのを、自分で考える癖がつくと思うので。これを1個、僕はおすすめします。

会議中は、なかなかみんながあーだこーだ言って発言できなかったとしても、その前に「あぁ、なるほど。やはりそう進んだな」と仮説を立てて検証する癖をつけておくと、いざ会議が始まった時にも「あ、なるほど。やはりこうきたな」と自分で考えられて、「この思想もあるんじゃないんですか？」と、ポンッと言うことができるようになります。

ちなみに僕はサントリー時代は別にやっていなかったです。

岩本：（笑）。いや、でもこれはけっこうできたらいいなと思ったのが、「なんとなく（会議に）出る」というのが、まず無くなる。あとはその会議がなんで必要なのかという部分も、自分の中で落とし込めるなと思いました。

豊間根：そうなんですよ。先輩たちに「あれ？　この会議って何を決めるんでしたっけ？」と言ってみると、「あぁ、えっと……」って、けっこうなると思うので。そこにスッとナイフを刺せるとね、バリューが出る部分があるんじゃないかなと思います。

箇条書きでメモしておくべき4項目

豊間根：2個目は、これは別の動画でも話しているんですけれども、議事メモを取るということですね。「議事録」じゃなくて「議事メモ」と呼んでいるのは、企業文化にもよるんだけど、あまり詳細に「Aさんがこういう発言をした。次にBさんが、それに対してこういう発言をした」みたいな発言録を取ることには、あまり意味がないと思っていて。

そもそも何が論点で、何を決めなければいけないか。それに対してどういう議論がなされたか。どういう結論を出したか。誰がいつまでに何をするのか。こうしたアジェンダ、議論メモ、決定事項、アクションという4項目が箇条書きで端的にあれば、議事録として成立すると思っています。

かつ、そもそもこれがない会議が非常に多いので、これを取って残しておくと、けっこう喜ばれます。とりあえず議事メモを作るのは、発言できない時に1つの価値の発揮の仕方として、けっこう定石です。

3つ目は、これはその議事メモを取っただけじゃなくて、それをまず即送る。できれば会議が終わった直後、数分レベルで「先ほどの会議でこういうことを話されました」と。「こういうアクションがあります」ってことを、遅くても当日中に話してあげる。かつ、同じ場所に蓄積していく。

「2週間前の会議ってどういう話をしていたっけ？」とか「半年前のこの会議ではどういう結論でしたっけ？」ってことが参照できるように、全員に共有した上で蓄積しておくということ。あと、人間はいろいろと会議をやっていると忘れちゃうんですよ。これは僕も今耳が痛いですけど（笑）。

「この時にはこういう話をしてたけど、それはどうなったんだっけ？」「この時の結論って何か変化があったんだっけ？」ってことを、良いタイミングでリマインドしてあげるのが喜ばれるというか。価値を出すためには取りやすいアクションかなと思います。と言いつつ、けっこう難易度が高いかなと思いますけど、ヒロカさん、できそうですか？

会議の内容が理解できない人に必要なインプット

岩本：そうですね。でも議事録は私も取ってはいるんですけど。それをシェアするのまではしていなくて。「頼まれたら送るけど」みたいな受け身になってしまっていたので。そこはもうちょっと能動的にやりたいなっていうのと、その妄想ストーリーのメモはやってなかったので、やってみたいなと思いました。

豊間根：いやぁ、そうなんですよ。会議はもう究極、出来レースなので。「たぶんこういう議論がなされて、こういう結論が出るだろうな」を先に描いて、「それでいいですね」と言えるのが一番いい会議なので。その仮説を立てるのが練習になると思うので、ぜひやってほしいなと思います。

岩本：はい。

豊間根：というのが、目の前のぜひやってほしい話なんだけど。その前提に、たぶん2つ、ある概念があると思っていて。1個はインプットなんですよ。結局その会議で「何を話していたか、よくわかんないな」ってなるのは、やはりインプットが足りていない。もちろん経験もあるんだけど。

岩本：そうですね。

豊間根：そもそも「この言葉何なの？」とか「この略語、どういう意味？」とかね。A社の話をしてるけど、「そのA社と今までどういうやり取りがあったの？」みたいなことって、わからなかったりするわけですよ。こういう時に教えてもらうタイミングを自分で待っていたら、いつまで経ってもわかんないから。情報を与えられる機会を待ってるんじゃなくて、自分で取りにいく。

社内の資料をとにかく読み込みまくって、まずはこの社内情報のプロになるってことを目指さないと、土台で使われてる言葉が意味わかんなかったら議論に参加できるわけないので。情報を取りにいくっていう、インプットが大事かなと思います。

会議以外の場で信頼を得る

豊間根：2個目は、信頼を得る。例えば「そもそもこの会議って何を決めるんでしたっけ？」っていうことを、けっこう仕事ができて実績ある8年目ぐらいの人が言うのと、本当にもう会社に入ったばかりの新卒の社員が言うのでは、やはり受け取られ方が違うんですよ。

岩本：そうですね（笑）。

豊間根：そう。まったく同じ発言でも、誰が言うかによって映り方ってぜんぜん違うので。「こいつが言うってことは、確かに」って思ってもらうために、やはりふだんの業務から信頼を得ておくことが、本質的には大事なんですよね。

会議の前にもちゃんと約束を守るとか、遅刻しないとか、レスが早いみたいな。会議以外の場所で、「こいつは信頼できるな」って思ってもらうことが、会議のちょっとした一言で「あ、確かに」っていう気づきを生むので。会議だけじゃなくてね、それ以外のすべての場所で信頼を得るっていうことが、大前提重要かなと。もはや会議の話じゃないけど、思っております。

会議が始まる前の一言で主導権を握る

岩本：（笑）。はい。

豊間根：最後に、ぜひ1個だけやってほしいなと思っているのが、グッと踏み出すのが難しいと思うんですけど。最初の一言をぜひ言ってほしいんですよ。

会議が始まってZoomとかTeamsに（参加者が）入ってきたみたいな時に最初の一言を言う。例えば「あ、みなさん。集まりましたかね」と。「じゃあ〇〇の〇〇から始めていきましょう」とか。それで「今日話すのは、こういうことだと思っています」みたいな。

「じゃあ〇〇さん、まずこれをお願いします」とか。あるいはアジェンダまでいかなくても「みなさんこれで全員揃われましたかね？」とか「ちょっと〇〇さんが遅れているみたいなので……。2分ぐらいカメラオフで待ちましょうか」でもいいんだけど。　この場を掌握する主導権を取るオーナーシップが、マジで大事なんですよ。

岩本：うん。

豊間根：あそこで「誰かが何か言って進めてくれるかな？」って待ってると、いつまで経っても発言できないので。いったんそこの場の主導権を握って、オーナーシップを取って最初の一言を発するのを、勇気出してやってもらうと、そこから話が進めやすかったりするので。

まずは内容に踏み込まなくてもいいから、最初の一言を言うことだけにチャレンジしてもらうといいんじゃないかなと思っております。

ということで、会議は、決めて動けるようにするものであると。めっちゃお金がかかっているから、（会議に）価値がないとダメですよと。だから（会議に）出ている人は、基本的には全員何らかの価値を生み出せないとダメです。

それで、妄想ストーリーを作っておく。議事メモを取る。即送ってリマインドするという3つのアクションと、インプットと、信頼。最初の一言を取ることを、ぜひ最初のアクションとしてやってほしいと思います。どうでしょう、ヒロカさん。

岩本：最初にアクションを起こすというのは意外とやりやすいかなと思っています。新人で特に知識がなくても、そういった声がけでちょっと場を柔らかくすることも、社内ならできるかなと。それで「この子、こういう動き方をするんだな」って見てもらえたり。信頼にもつながる部分だと思うので、やってみたいなと思いました。

豊間根：間違いない。会議の振る舞いは、もう全部出るのでね。ぜひみなさんも、今日のお伝えしたアクションを使って、会議で存在感を出してみてください。