探しているファイルが見つからない…地味なストレスをなくすコツ　無駄な時間を減らすファイル管理の極意

探しているファイルが見つからない…地味にストレスを感じる場面

熊谷翔大氏：今日はファイル管理のコツがテーマです。仕事で資料を作ったり情報を集めたりする時に、何かしらのファイルを使っているかと思います。

ここで言うファイルというのは、例えばWord、Excel、PowerPointといったファイルデータや、外から入手したようなPDFの資料をイメージしてください。そしてそのファイルをパソコンのフォルダやオンライン上のフォルダに格納して使うイメージかと思います。

さて、ここであなたに質問ですが、「ファイル管理が得意です」と自信を持って答えることができるでしょうか。

おそらく、あんまり得意じゃないと思ったあなたの困りごととしては、例えば確認したいファイルをすぐに見つけることができないとか。あとはチームで仕事をする時に他の人が作ったファイルのありかがどうしても見つけられない、わからないみたいな話だと思います。

ファイル管理の話はあんまり気にしてない方もいるかもしれませんが、私は仕事をする上ではけっこう重要なことだと考えています。

ということで、今日はまず、うまくファイル管理をすることが大切な理由をお話しした上で、実際に私が心がけているファイル管理のコツをお伝えしたいと思います。

ファイル管理で無駄な時間とストレスを減らす

では、まずうまくファイル管理をすることが大切な理由についてなんですけれども、シンプルに2つあると思います。

まず1つ目ですが、ファイルを探す時間は何も生み出していないからです。これも当たり前のことなんですけれども、何か探している時間は特にアウトプットはできません。なので、言ってしまえば無駄な時間だと言えます。

仕事の生産性をぐっと高めようと思うと極力減らしたい時間ではないでしょうか。ちなみに私が前職の時に徹底的に叩き込まれた考え方が、「とにかく探す時間をなくそう」ということです。

おそらく忙しいビジネスパーソンのみなさんにとっては、ファイル管理をうまくして、無駄な時間を極力減らせるといいと思っているのではないでしょうか。そして、2つ目の理由ですけれども、毎日の小さなストレスが減るからです。ファイルがすぐに見つからないとか、デスクトップがファイルで埋もれてしまっている状態は、自覚がなかったとしてもけっこうストレスになっているはずです。

これは個人のレベルでもそうですし、チームで共有しているフォルダがきれいに整理されるだけで、毎日の仕事がめちゃくちゃ快適になっていくかと思います。時間的な無駄や精神的な負担を減らす。その2つが、私が考えるうまくファイル管理をすることが大切な理由です。

フォルダは3階層までにする

さてそんな話を踏まえまして、実際に私がやっているファイル管理のコツを3つお伝えいたします。

まず1つ目のコツは、ファイル名には必ず年月日を頭に付けましょう。例えば今日作る資料だったら、今日は2022年6月29日ですので、220629アンダーバーという感じで書き出します。とにかくこれは徹底しましょう。そうすると何がうれしいかと言いますと、後から検索できます。

例えば、「○月×日の資料を探したいな」と思った時には、その日付を検索バーに入れるだけで、すぐに出てきます。そして仮に正確な日付がわからなかったとしても、例えば去年の7月の資料だとわかれば、2107と検索するだけで、ざっとあたりがつく確率が上がります。ということで、このファイル名に年月日を頭に付ける方法はめちゃくちゃ仕事がはかどります。

続いて2つ目のコツですけれども、今度はフォルダの名前ですね。フォルダのタイトルは仕事の分類ごとに分けて、これも頭に数字を付けてあげましょう。

例えば「01_社内資料」「02_社外資料」みたいなイメージです。フォルダ名も数字を付けるのがポイントです。人間はどうしても文字を探すのは難しいんですけれども、数字が頭につくだけで比較的簡単に探しやすくなります。

そして最後、3つ目のコツです。フォルダの階層を3階層までにしましょう。フォルダが永遠に深い構造になってるものがたまにありますよね。これは作った人もどこにあるかわからないみたいな感じです。

特にチームで仕事をする場面はつらいので、フォルダの階層は、理想は3階層、多くても5階層くらいを目指せるといいんじゃないかなと思っています。

チーム単位で職場で取り組む

今、3つコツをお伝えしましたが、まずは自分一人でやってみることをおすすめします。例えばデスクトップのフォルダとかオンライン上に格納している自分のフォルダからやってみてください。そして、できればチーム単位で職場で取り組んでみることをおすすめします。

おそらくこのファイル管理、フォルダ管理でストレスを感じている方は少なくないはずです。やっぱり今はこれだけコミュニケーションをデジタルに依存しているので、チーム単位でうまくファイル管理ができれば、それだけでコミュニケーションが非常に快適になるかと思いますし、仕事のスピードもぐっと上がるはずです。

そして、もしあなたが今日の話にピンとこないということであれば、職場の若手の方にぜひ今日の放送を聞かせてあげてほしいなと思います。

そしてできればその若手の方を、チームのファイル管理をきれいにするリーダーに任命してあげてほしいなと思っています。ということで、今日はファイル管理のコツをテーマに、すぐに使っていただける仕事術をお伝えしました。今回はここまでです。本日もすてきな1日をお過ごしください。