資料は3日前に完成　「伝え方」で差がつく、マッキンゼー流プレゼン準備術

資料は3日前までに完成し、「伝え方」に全力投球

田中直道氏：よろしくお願いします。簡単に自己紹介をさせていただきます。私は「MELIUS」というハイクラス向けの人材紹介事業を立ち上げ、その責任者をしている田中と申します。

我々MELIUSは、キャリア実現の1つの手段として転職を捉えており、転職活動だけでなく、スキルやマインドの向上を通じてケイパビリティをアップさせることを目指しています。このような考えのもと、マネジメントセミナーなども行っています。今回のセミナーは6回目で、これまで中間管理職の方や、将来的にマネジメントに携わる予定の若手の方々にも多く参加いただいています。

今回のテーマは、問題解決の最終段階、つまり「中身が出来上がった時に、それをどう伝えるか」というプレゼンテーションが中心です。将来、チームをリードする際に役立てていただければと思います。

今日は座学形式ですが、すでにマネジメントをされている方は現場をイメージして、これからマネジメントを始める方は「田中がこんなことを言っていたな」と思い出せるような内容にできればと思います。

今回は、目の前の人にどのように伝えたいことをコミュニケーションしていくか、これが本題になります。コミュニケーションにおいて重要なのは、「誰に、何を、どのように伝えるか」という点です。このポイントを4つのステップに分解して考えています。

私がマッキンゼー時代に携わっていた案件でも、提案の中身をしっかり作り込む、いわゆるコンテンツの議論が非常に重要でした。ただ、それと同じくらい、「クライアントにどのように伝えるか」という伝え方にも、かなりの時間をかけて議論していました。

例えば、クライアントとの重要なミーティングがある場合、3日から4日前には資料が完成しているのが基本でした。そして、残りの日数は「どうやってコミュニケーションするか」に集中します。

具体的には、資料の構成を最終確認するだけでなく、誰がどのタイミングで発言するか、どのタイミングでクライアントのAさんに話を振るかを細かく設計します。さらに、Aさんに特定の発言をしてほしい場合は事前に根回しを行うなど、準備を徹底していました。

資料よりも大切なのは「伝えたいこと」を明確にすること

このように、会議を成功させるためにコミュニケーションがどれだけ重要かをお伝えしたいと思います。深い調査や分析、示唆を出すことが重要だと思われがちですが、それと同じくらい、伝え方にも注目することが大切です。

このコミュニケーションという点で、特にコンサルティングファームなどにいると、アウトプットの一例としてわかりやすいのが「PowerPoint」の資料です。ただし、美しい資料を作ることがコミュニケーションの本質ではありません。

極端な話、資料がなくても問題ありません。重要なのは、伝えたいことをしっかり明確にし、それを相手に的確に伝えることです。資料がなければ口頭で伝えても構いませんし、簡単にWordにまとめたものでも十分です。大事なのは、伝えやすく、相手に伝わりやすいメッセージを考え、それを適切な方法で表現することです。

ここからは、先ほどお話しした4つのステップについて具体的に説明します。

まず最初のステップは「聞き手を理解すること」です。つまり、相手をしっかりと理解するところから始まります。

相手を理解する際、まず確認すべきは「聞き手が誰か」という点です。例えば、聞き手の役職や経験年数、持っている前提知識、経歴などを考慮します。また、その人が意思決定者なのか、それとも他の関係者なのか、といった点も重要です。

次に、その聞き手が何に関心を持っているのかを把握します。具体的には、「この案件に対してどのような期待を持っているのか」「どのような所感を抱いているのか」「好むコミュニケーションスタイルはどのようなものか」といった要素を考えます。

ここまでで相手を理解したら、次のステップとして「自分たちが伝えたいこと」を明確にします。つまり、「自分たちはこの場で何を達成したいのか」「どのようなメッセージを伝えたいのか」を考えるフェーズです。最終的には、相手のニーズと自分たちのニーズを統合し、それをどのように伝えるのがベストかを考えます。

本部長向けの報告会というシチュエーション

具体例がないと少しわかりにくいと思いますので、シチュエーションをイメージしながら、「相手を知る」というポイントについて具体的に考えていきたいと思います。今回は、冷蔵庫事業部を例に取り上げます。

とある総合家電機器メーカーの冷蔵庫事業部では、今後の成長の柱となる製品企画を任されています。そして、近々、本部長向けの報告会が予定されています。この本部長は今年度から着任しており、今回が2回目の報告会となります。最初の報告は3ヶ月前に行われており、その際には「集められる情報を整理して次回報告するように」との指示がありました。

こうした状況から、本部長はまだこの分野について十分な知識を持っていない段階であり、情報をインプットして全体像を把握しようとしている意図がうかがえます。さらに、この冷蔵庫事業の性質上、新しい企画を実施するためには相応に長い準備期間が必要です。したがって、報告内容を考える際には、こうした長期的な視点も欠かせません。

また、本部長との接点はこれまで限られており、そのため、どのようなコミュニケーションスタイルを好むのかがこちら側ではまだ十分に把握できていません。これらの点を踏まえて、報告内容を慎重に設計する必要があります。

まずはこのシチュエーションを頭に入れていただきながら、先ほどお話しした「聞き手を理解する」というフレームで整理していきたいと思います。

「聞き手を理解する」ためのフレーム

先ほどの情報を4つの要素に分解して考えていきます。

まず、左端の「誰が聞き手か？」という点ですが、今回の聞き手は新任の本部長です。前回の報告は3ヶ月前に行われており、今回が2回目の報告となります。このようなシチュエーションで本部長を対象にしたコミュニケーションを設計していきます。

次に、本部長がどのような関心を持っているのかを考えます。これは左から2番目の要素にあたります。着任したばかりの本部長は、事業全体の前提情報や現場の肌感覚について、まだ十分に把握できていない可能性が高いです。

また、前回の報告時に「ひとしきりの情報を確認して次回報告してほしい」との指示があったことから、新製品の企画に必要な市場調査や顧客データといったファクトの分析を期待していることがうかがえます。したがって、基本的な内容を復習的に含めつつ、情報をやや厚めに提示することで、本部長の期待に応えることができるでしょう。

続いて、「こちら側として何を伝えていきたいのか」という左から3番目の要素です。本部長に対して、これまでの調査結果を丁寧に共有することがまず重要です。それに加え、冷蔵庫の新製品を企画して実際に市場に出すまでには相当な準備期間が必要であるため、このタイミングで「時間がかかる」という現実を共有する必要があります。

その上で、限られた接点を活かしつつ、どのような方向性で打ち手を進めていくべきかという仮説についても、合意を得ておくことが我々の期待値となります。

最後に、「どのようにコミュニケーションしていくのか」という点について考えます。現時点では本部長との接点が限られており、彼が好む具体的なコミュニケーションスタイルを把握できていない状況です。こうした場合には「王道スタイル」で臨むのが適切です。つまり、結論ファーストで語るという、わかりやすく効果的なスタイルを選択することが重要だと考えます。

人によっては「ボトムアップで説明してくれるほうがわかりやすい」という方もいますが、一般的には結論から端的に伝えるほうが理解されやすい傾向があります。そのため、今回は結論ファーストの「王道スタイル」で進めましょう。このように、まず相手を知るところからコミュニケーションの戦略を立てていきます。