仕事が早い人・遅い人のちょっとした違い5選　タスクの後回しやダラダラ残業がなくなる時間管理のコツ

仕事が早い人・遅い人のちょっとした違い5選

伊庭正康氏：どうもこんにちは、研修トレーナーの伊庭正康です。今日のテーマは「仕事が早い人・遅い人 ちょっとした違い5選」を紹介していきます。「仕事が遅い人はこれをやりがち」というものを5つ紹介しますので、これだけは絶対やめてください。

今日はこんな人に見てほしいです。「手際良く、もっと仕事を進めていきたい」「残業をやめたい」。気がつけば、ついついがんばってしまうことはあるのですが、結果手際が悪くなってしまうケースも多いですよね。ですから、（今後そういった際に）注意するために、この動画を見てほしいです。

では、仕事が遅い人がやりがちなのがこちら。「『火の玉』を持たない！　早く『手離れ』させろ！」。タスク処理の基本なんですが、これができていないんですね。

「伊庭くん、このレポートをよろしくね」と言われたとして、このタスクは、「火の玉」と一緒なんです。「かしこまりました」と言って、その火の玉を預かったら、早く返さないとやけどしてしまいます。「わかりました」と言いながら、「後でやればいいかな」「ギリギリまで持っておこう」というのでは、もう丸焼けでございます。

ですので、早く手離れすることを考える。では、何が原因で手離れできていないのかというお話をしていきます。全部で5選ありますので、1つでも当てはまるものがあれば、絶対に注意してください。

仕事が遅い人にありがちな思考回路

では1つ目は、「5分でできるなら、今やらないといけない」ということです。でも、仕事が遅い人は、5分でできることであっても、「また時間のある時に」と思いがちなんですね。例えばメールの返信、日程調整、何かの予約。「また後でできる時に」と思うことがありませんか？　

この「またあらためて」が、仕事が遅い人のあるあるです。例えばメールの返信も、5分でできると思えば、2～3通返しちゃいましょう。あと、日程調整も次の会議、またあらためてメールを送るのではなくて、今決めちゃいましょう。

例えば連休のレストランの予約、美容室の予約。「またあらためて」ではなく、「今やっちゃいましょう」ということなんですよね。ですから、5分と言わず、3分で済ませられるようにがんばってみてください。「塵も積もれば」でございます。5分でできるなと思ったことであれば、今すぐやるのが肝心なんですね。

ギリギリで行動する人は基本的に仕事が遅い

では、次にいきましょう。仕事が遅い人は「面倒なことほど、後回しにする」ということをやりがちです。　それは絶対ダメで、逆なんです。面倒なことほど、早くやるんですね。火の玉を早く手放してしまうことが、好循環を生む鍵になるんです。

例えば、ちょっと先の宿題。「伊庭くん、レポートよろしくね。1ヶ月後でいいからね」と言われたとしましょう。あなたはどのタイミングでやりますか？　1ヶ月後に間に合えばいいと思うか。それとも、早く手離れをさせたほうがいいと思うか。これが大きな違いなんです。

もうわかりましたよね。「1ヶ月後でいいよ」と言われて、1ヶ月後に合わせちゃダメなんです。できる時に、どんどんとやってしまいましょうということで、1ヶ月前、もしくは2週間前に済ませる。スキマ時間でできる範囲でやって、早く収めます。

いつもギリギリに会議に来て、汗だくで「セーフ」という顔で座っているような、いつもバタついている人はいませんか？　周囲は「あの人、安心だよね」と思わないですが、その人は「セーフ」と思っていますよね。ギリギリの人は基本的に仕事が遅いです。

「面倒なことほど、早くやろう」というマインドセットが大事なんですね。面倒なことほど先に済ませ、後で余裕を持ちましょう。そうして仕事がどんどんと前に進むことで、1ヶ月後、2ヶ月後、もっと重要な仕事ができたり。もっと仕事の前倒しができることによって、常に余裕がある状態が生まれるんです。

仕事が早い人が必ずやっていること

次にいきましょう。仕事ができない人は、「仕事の業務・タスクを定型化していない」。例えばメールを打つ時でも、「あー、社長に送る時はどんなメールを打っておくかな」「ABC商事の課長に打つ時には、どんなメールにしようかな」とすべて手作業でやっています。

じゃあどうするかというと、メールとか書類は「ひな型」、つまりマスター定型文があって、そこに一部文字を差し替えるようにすることです。ゼロからメールを打っていたらとても間に合いませんので、定型文を10個ぐらい用意しておく。

こういった発想があるか・ないかはめちゃくちゃ大きいですよね。メールは1分以内、何かのレポートも30分以内に送れるように、きちんと定型化していること。もちろん「定型化」と言うからには、メールや書類だけではないんですよ。準備の仕方とかツールをそろえるとか、何でも定型化したほうがいいんです。

カスタマイズはもちろんしてもいいんですけども、1個1個アレンジをするような、言ってみれば一流料亭の「どんなものがお好みですか？　わかりました」というのじゃなくて、ある程度のメニューを用意しておく。食材をあらかじめ用意しておかないと、そこからレタス、キャベツとしていたら、時間がかかって仕方がありません。

ですから、早めに仕事ができるように、ぜひ手元にひな型を用意しておいてください。業務は定型化させましょう。

ここからが、本質に迫る話になってきます。仕事が遅い人が意外とできていないのが、「期限を明確にする」ということです。仕事が早い人が必ずやっていること。それは、「無理やりでも期限を明確にする」ということなんですね。しかも、その上で約束をしてしまいます。

仕事が遅い人はこう思われるんですね。「え？　約束したら、守らないといけないじゃん」。当たり前です。約束をしたら守ります。あと、「約束をしたら、プレッシャーがかかっちゃうじゃん」。プレッシャーをかけないといけないんです。人って、そんなに強くできてないからですね。

「仕事のスピード」には2種類ある

ではいきましょう。仕事が遅い人は「なるべく早くやります」「今月中にはご覧いただくようにいたします」と言いがちです。これではダメで、「何月何日にはご覧いただくようにいたします」と、ここまで明確にして、手帳に書きます。しんどくありませんか？　そうなんです、書くとしんどいんですが、でもその分、早く確実に仕事を終えることができるんですね。

大事なことを言いますが、仕事のスピードというのは2つあります。「1分で済ませるぞ」とかの絶対的なスピードと、もう1つは相対的なスピード。「相対的」というのは、「約束よりも早く」。これは相対的で、かなりプレッシャーから解放されます。

「なるべく早く」と言った時に、「相手の期待に応えないといけない」と思うから、ちょっと気持ちが焦るんですよね。でも、「3週間後の何月何日までにはご覧いただくようにいたします」と言ったら、来週に着手すれば十分ですから、今日明日はやらなくていいわけですよね。

そして、期限よりも早く済ませられれば、特急仕事がなくなり、かつ「あの人は仕事が早いよね」という信頼になりますので、ぜひやってみてください。

そして、期限を明確にすることで、「タイムプレッシャー効果」を得ることができます。「時間が迫ってくるので早くやらないといけない」というプレッシャーを自分にかけるんですね。

だらだらと残業してしまう人にありがちなこと

最後にめちゃくちゃ大事なことをお伝えします。仕事をする時に、1日の終わりを決めずにやっている人は、だらだらと残業になることは間違いありません。私がかつてそうだったからです。

「早く帰れたらいいな」というのではダメなんです。1日の終わり、具体的に「何時までに必ず終わるぞ」と決意をしてから仕事をするのは意外と大事です。「早く帰れたらいいな」で守れる人はそうそういません。「今日は必ず何時に帰るぞ」と決めて、ようやくスタートラインに立てるイメージです。

「パーキンソンの法則」をご存じでしょうか。仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する。つまり、自分が納得するまで仕事をし続けるということなんですね。

これをかつての私はやっていました。気がつけば、「もっと納得のいく企画書を」とかやっていましたが、それではダメなんです。「何時までに必ず終える」と決めないと、仕事は終わりません。

「仕事がなかなか終わらないな」と思っている方は、1日の終わりの時間を決めて、逆算で「この作業は何分で終えないといけない」と決めてください。でないと、あれも、これも、それもできなくなってしまいます。1日の終わりを必ず決めて、集中してやっていきましょう。

では、まとめていきますね。仕事をするために必要なこと。早くやるためには次のことが大事です。「5分で処理できるものは、今すぐやる」「面倒なことほど、早く手離れを」「業務は定型化させましょう」「期限を明確にして、約束して、タイムプレッシャー効果を手に入れましょう」。そして最後は、「パーキンソンの法則に負けないために、1日の終わりを決めてしまいましょう」というお話でした。ぜひお役立てください。