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【時間管理のコツ】仕事が早い人、遅い人の違い(全1記事)

仕事が早い人・遅い人のちょっとした違い5選 タスクの後回しやダラダラ残業がなくなる時間管理のコツ

株式会社らしさラボ 代表取締役 伊庭正康氏の『研修トレーナー伊庭正康のスキルアップチャンネル』では、業績の悩み、効率の悩み、マネジメントの悩み、コミュニケーションの悩み、モチベーションの悩みなど、仕事の悩みを解決できるビジネスメソッドを紹介しているチャンネルです。今回はタスクの後回しやダラダラ残業がなくなる時間管理のコツをお届けします。 ■動画コンテンツはこちら

仕事が早い人・遅い人のちょっとした違い5選

伊庭正康氏:どうもこんにちは、研修トレーナーの伊庭正康です。今日のテーマは「仕事が早い人・遅い人 ちょっとした違い5選」を紹介していきます。「仕事が遅い人はこれをやりがち」というものを5つ紹介しますので、これだけは絶対やめてください。

今日はこんな人に見てほしいです。「手際良く、もっと仕事を進めていきたい」「残業をやめたい」。気がつけば、ついついがんばってしまうことはあるのですが、結果手際が悪くなってしまうケースも多いですよね。ですから、(今後そういった際に)注意するために、この動画を見てほしいです。

では、仕事が遅い人がやりがちなのがこちら。「『火の玉』を持たない! 早く『手離れ』させろ!」。タスク処理の基本なんですが、これができていないんですね。

「伊庭くん、このレポートをよろしくね」と言われたとして、このタスクは、「火の玉」と一緒なんです。「かしこまりました」と言って、その火の玉を預かったら、早く返さないとやけどしてしまいます。「わかりました」と言いながら、「後でやればいいかな」「ギリギリまで持っておこう」というのでは、もう丸焼けでございます。

ですので、早く手離れすることを考える。では、何が原因で手離れできていないのかというお話をしていきます。全部で5選ありますので、1つでも当てはまるものがあれば、絶対に注意してください。

仕事が遅い人にありがちな思考回路

では1つ目は、「5分でできるなら、今やらないといけない」ということです。でも、仕事が遅い人は、5分でできることであっても、「また時間のある時に」と思いがちなんですね。例えばメールの返信、日程調整、何かの予約。「また後でできる時に」と思うことがありませんか? 

この「またあらためて」が、仕事が遅い人のあるあるです。例えばメールの返信も、5分でできると思えば、2~3通返しちゃいましょう。あと、日程調整も次の会議、またあらためてメールを送るのではなくて、今決めちゃいましょう。

例えば連休のレストランの予約、美容室の予約。「またあらためて」ではなく、「今やっちゃいましょう」ということなんですよね。ですから、5分と言わず、3分で済ませられるようにがんばってみてください。「塵も積もれば」でございます。5分でできるなと思ったことであれば、今すぐやるのが肝心なんですね。

ギリギリで行動する人は基本的に仕事が遅い

では、次にいきましょう。仕事が遅い人は「面倒なことほど、後回しにする」ということをやりがちです。 それは絶対ダメで、逆なんです。面倒なことほど、早くやるんですね。火の玉を早く手放してしまうことが、好循環を生む鍵になるんです。

例えば、ちょっと先の宿題。「伊庭くん、レポートよろしくね。1ヶ月後でいいからね」と言われたとしましょう。あなたはどのタイミングでやりますか? 1ヶ月後に間に合えばいいと思うか。それとも、早く手離れをさせたほうがいいと思うか。これが大きな違いなんです。

もうわかりましたよね。「1ヶ月後でいいよ」と言われて、1ヶ月後に合わせちゃダメなんです。できる時に、どんどんとやってしまいましょうということで、1ヶ月前、もしくは2週間前に済ませる。スキマ時間でできる範囲でやって、早く収めます。

いつもギリギリに会議に来て、汗だくで「セーフ」という顔で座っているような、いつもバタついている人はいませんか? 周囲は「あの人、安心だよね」と思わないですが、その人は「セーフ」と思っていますよね。ギリギリの人は基本的に仕事が遅いです。

「面倒なことほど、早くやろう」というマインドセットが大事なんですね。面倒なことほど先に済ませ、後で余裕を持ちましょう。そうして仕事がどんどんと前に進むことで、1ヶ月後、2ヶ月後、もっと重要な仕事ができたり。もっと仕事の前倒しができることによって、常に余裕がある状態が生まれるんです。

仕事が早い人が必ずやっていること

次にいきましょう。仕事ができない人は、「仕事の業務・タスクを定型化していない」。例えばメールを打つ時でも、「あー、社長に送る時はどんなメールを打っておくかな」「ABC商事の課長に打つ時には、どんなメールにしようかな」とすべて手作業でやっています。

じゃあどうするかというと、メールとか書類は「ひな型」、つまりマスター定型文があって、そこに一部文字を差し替えるようにすることです。ゼロからメールを打っていたらとても間に合いませんので、定型文を10個ぐらい用意しておく。

こういった発想があるか・ないかはめちゃくちゃ大きいですよね。メールは1分以内、何かのレポートも30分以内に送れるように、きちんと定型化していること。もちろん「定型化」と言うからには、メールや書類だけではないんですよ。準備の仕方とかツールをそろえるとか、何でも定型化したほうがいいんです。

カスタマイズはもちろんしてもいいんですけども、1個1個アレンジをするような、言ってみれば一流料亭の「どんなものがお好みですか? わかりました」というのじゃなくて、ある程度のメニューを用意しておく。食材をあらかじめ用意しておかないと、そこからレタス、キャベツとしていたら、時間がかかって仕方がありません。

ですから、早めに仕事ができるように、ぜひ手元にひな型を用意しておいてください。業務は定型化させましょう。

ここからが、本質に迫る話になってきます。仕事が遅い人が意外とできていないのが、「期限を明確にする」ということです。仕事が早い人が必ずやっていること。それは、「無理やりでも期限を明確にする」ということなんですね。しかも、その上で約束をしてしまいます。

仕事が遅い人はこう思われるんですね。「え? 約束したら、守らないといけないじゃん」。当たり前です。約束をしたら守ります。あと、「約束をしたら、プレッシャーがかかっちゃうじゃん」。プレッシャーをかけないといけないんです。人って、そんなに強くできてないからですね。

「仕事のスピード」には2種類ある

ではいきましょう。仕事が遅い人は「なるべく早くやります」「今月中にはご覧いただくようにいたします」と言いがちです。これではダメで、「何月何日にはご覧いただくようにいたします」と、ここまで明確にして、手帳に書きます。しんどくありませんか? そうなんです、書くとしんどいんですが、でもその分、早く確実に仕事を終えることができるんですね。

大事なことを言いますが、仕事のスピードというのは2つあります。「1分で済ませるぞ」とかの絶対的なスピードと、もう1つは相対的なスピード。「相対的」というのは、「約束よりも早く」。これは相対的で、かなりプレッシャーから解放されます。

「なるべく早く」と言った時に、「相手の期待に応えないといけない」と思うから、ちょっと気持ちが焦るんですよね。でも、「3週間後の何月何日までにはご覧いただくようにいたします」と言ったら、来週に着手すれば十分ですから、今日明日はやらなくていいわけですよね。

そして、期限よりも早く済ませられれば、特急仕事がなくなり、かつ「あの人は仕事が早いよね」という信頼になりますので、ぜひやってみてください。

そして、期限を明確にすることで、「タイムプレッシャー効果」を得ることができます。「時間が迫ってくるので早くやらないといけない」というプレッシャーを自分にかけるんですね。

だらだらと残業してしまう人にありがちなこと

最後にめちゃくちゃ大事なことをお伝えします。仕事をする時に、1日の終わりを決めずにやっている人は、だらだらと残業になることは間違いありません。私がかつてそうだったからです。

「早く帰れたらいいな」というのではダメなんです。1日の終わり、具体的に「何時までに必ず終わるぞ」と決意をしてから仕事をするのは意外と大事です。「早く帰れたらいいな」で守れる人はそうそういません。「今日は必ず何時に帰るぞ」と決めて、ようやくスタートラインに立てるイメージです。

「パーキンソンの法則」をご存じでしょうか。仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する。つまり、自分が納得するまで仕事をし続けるということなんですね。

これをかつての私はやっていました。気がつけば、「もっと納得のいく企画書を」とかやっていましたが、それではダメなんです。「何時までに必ず終える」と決めないと、仕事は終わりません。

「仕事がなかなか終わらないな」と思っている方は、1日の終わりの時間を決めて、逆算で「この作業は何分で終えないといけない」と決めてください。でないと、あれも、これも、それもできなくなってしまいます。1日の終わりを必ず決めて、集中してやっていきましょう。

では、まとめていきますね。仕事をするために必要なこと。早くやるためには次のことが大事です。「5分で処理できるものは、今すぐやる」「面倒なことほど、早く手離れを」「業務は定型化させましょう」「期限を明確にして、約束して、タイムプレッシャー効果を手に入れましょう」。そして最後は、「パーキンソンの法則に負けないために、1日の終わりを決めてしまいましょう」というお話でした。ぜひお役立てください。

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