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第968回 マイキャリ『仕事を効率化する6つのコツ』

2022.12.17 - 2022.12.17

第968回 マイキャリ『仕事を効率化する6つのコツ』（全1記事）

2023.05.29

メインカテゴリ スキルアップ

「仕事が速い人」がやっている、業務効率化の6つのコツ　「気づいたら1時間過ぎていた...」をなくすポイント

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日本最大のビジネススクール「グロービス経営大学院」が、ビジネスパーソンに向けて、予測不能な時代に活躍するチャンスを掴むヒントを配信するVoicyチャンネル「ちょっと差がつくビジネスサプリ」。本記事では、業務効率化の6つのコツについて語られました。 ■音声コンテンツはこちら

「仕事が速い人」と「要領がいい人」の違い

鈴木麻希氏（以下、鈴木）：今日は、仕事を効率化する6つのコツについてお話しします。任された仕事をテキパキとこなして、成果を上げていく。そんなビジネスパーソンに憧れる方も多いのではないでしょうか。

仕事の効率化は、生まれ持っての才能というわけではなく、トレーニング次第で誰もができるようになるものです。今日は、仕事が速い人が実践している「仕事を効率化するコツ」を紹介できればと思います。

仕事が速いと似たような意味で、「要領がいい」という言葉が使われることがありますが、この2つは微妙に違います。要領がいいというのは、本来やるべき仕事があるにもかかわらず、上司や周りから評価されるところだけをうまくやっているといったニュアンスが含まれます。

一方で、仕事が速いというのは、任された仕事に対して、自分が期待されていることを明確に理解し、必要なビジネススキルを用いて、段取りよくこなすといった意味合いになります。

この２つの違いを理解いただいた上で、仕事が速い人が実践している効率化のコツを6つ紹介します。

1つめのコツは、「仕事の全体像と目標をおさえる」です。業務に取りかかる前に、業務の全体像と、目標をしっかりとおさえることから始めてみてください。仕事の効率が悪い人は、この2つがぼんやりしたまま業務に取り掛かることが多いので、場当たり的に仕事をし、効率が悪くなります。

全体像が見えていると、計画を立てやすく、優先順位も付けやすくなります。また、目的をしっかりと把握することで、自分が進むべき方向が明確になるので、モチベーションも上がりますし、より意識して目標達成に向けた行動ができるようになります。

「計画を立てて、優先順位を付ける」と、余計な寄り道が減る

2つめのコツは、「仕事に集中できる状態にする」です。仕事を効率的に進めるためには、自分で集中できる環境を作ることが大事です。

作業スペースを整理整頓して、集中力を削ぐようなものは目の前から遠ざけるようにします。

また、集中というのは体力を使う行為でもあるので、体調面の管理もとても重要になります。しっかり睡眠をとる、肩こりや腰痛対策としてこまめにストレッチするなど、フィジカル面での不調が発生しないような対策をしてみてください。

3つめのコツは、「計画を立てて、優先順位を付ける」です。1日の始まりや業務開始前にやるべきことを洗い出し、ToDoリストを作成するのも有効です。今日一日でやるべきことが、しっかりとイメージできたら余計な寄り道をすることもなくなります。

そして、タスクの見える化ができたら、優先順位も付けてみてください。優先順位は、仕事の重要度と緊急度の2軸でつけていきます。また、集中が求められる業務は、コンディションの良い午前中に行ったり、仕事へのモチベーションを上げるために自分が得意とするタスクから取りかかるのもおすすめです。

4つめのコツは、「毎日一定のインプットをする」です。日頃から新しい情報を仕入れて、知識の引き出しを増やしていくことも大事です。知らないことにぶつかる度に調べていると、時間がいくらあっても足りませんし、そもそも何を調べる必要があるのかわからなくなってしまって、気づいたら1時間過ぎていたということも少なくないのではないでしょうか。

前提となる知識の絶対量が多いと、情報同士の紐付けをしやすくなるので、作業効率も上がっていきます。

業務の効率化には欠かせない「ツールの活用」

5つめのコツは、「無駄な作業がないか業務のやり方を見直す」です。今やっている作業は本当に必要な作業なのか。業務のやり方を見直すことも効率化の観点では大事です。

例えば、新たに業務を引き継ぐと、今まで「前任者もやっていたから」という理由で、なんとなく同じことをしているっていうケースは少なくありません。もしかしたら、カットしても問題のない作業だったり、もっと効率よく進められたりする方法もあるかもしれません。

漠然と目の前の作業に取り組むのではなく、一つひとつの作業の意義を理解しながら、改善点はないかを考えていってみてください。

最後、6つめのコツは、「ツールを有効活用する」です。今はスケジュールや業務に必要な情報をクラウド上で一元管理してくれたり、情報共有を簡単にできたりする便利なビジネスツールがたくさんあります。ツールの活用は業務の効率化には欠かせません。

また、ExcelやWordを使った単純な資料作成やデータ収集などが定常業務である場合は、ツールで自動化できないか検討してみてください。

自動化がうまくいった際には、マニュアル化して、同じような業務を担当しているメンバーにも共有できれば、組織としての業務効率も高めることができます。

今日は、仕事を効率化する6つのコツについてお話ししました。日々の仕事や取り組み方によって、仕事の効率は少しずつ改善していきます。ぜひ今日の話を少しでも取り入れていただけるとうれしいです。

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