部下が相談しやすくなるフィードバックのやり方　明日からできる、心理的安全性を高める具体的なアクション

心理的安全性を高める3つの方法

宮地尚貴氏：心理的安全性の高め方には大きく3つございます。まず1つ目が、よく言われていますが1on1ミーティング。2つ目が、ポジティブなコミュニケーション機会。そして3つ目が、SBII法という失敗を恐れない文化の醸成です。

1つ目の1on1ミーティングについては、「心理的安全性＝1on1ミーティングだよ」みたいによく言われたりもしますので、既知の方も多くいらっしゃると思います。1on1ミーティングや個別面談でぜひ気をつけていただきたいのは、話す配分です。

（話す割合が）上司が7割以上、部下が3割以下だと、心理的安全性が高まるという意味合いでの面談が成立しづらいので、（割合を）逆転していかないといけないです。部下の話す量が7割以上、上司の話す量が3割以下。このぐらいの話す量を目指していただければなと思っています。

日常のコミュニケーションを取れている会社さまは、月に一度の面談とかでもいいと思ってます。ただ、日常のコミュニケーションをあまり取れていない会社さまは、理想は週に1回ぐらいのペースでやっていただくのが非常におすすめです。

昨今、面談のマニュアルとかポイントを弊社でも用意しておりますし、いろんなサイトでも用意されています。資料の中のURLをクリックしていただくと、マニュアルのダウンロードも可能です。この別途のマニュアルはかなり充実しておりますので、「そもそも面談の進め方に困るなぁ」という企業さまはぜひダウンロードしてください。

具体的な面談手法に関して、面談に特化したWebセミナーも行っておりますので、そちらからも情報収集していただければなと思っております。

互いに学び合う“双方向コミュニケーション”が大切

ぜひ、世代を超えたコミュニケーションの機会も創出してもらえればなと思っています。昨今、特にニュースとかで取り沙汰されていていたものとして、「AIを仕事に使っていこう」という動きもすごくあると思うんですよ。入社をしたらAIのツールがインストールされているとか、そもそもGoogleにもGeminiが入っていたりします。

例えば、すごく前ですがニュースでやっていたのが、AIの使い方やシステムの使い方は若手側が講師になって、管理職や経営層とかけっこう世代の違う方に教えてあげる。そういったことをされている企業さまもいらっしゃったりします。

パワーバランス的には「上司が部下に教える」というのが一般的だと思うんですが、業務内容とか性質によっては、部下側や一般社員側が上層部の人間に対して勉強会をするとか、何かを教える。「この管理職の方も意外にこういうところに悩むんだ」とか、距離が近づく瞬間ができるんですよね。なので今、どちらかというと「近さ」みたいなところが1つ求められていたりします。

他社の例にはなりますが、「教える・教わる」の一方通行での解消ではなく、双方向でのコミュニケーションを取るきっかけを作るために、特定の分野において若手側が勉強会を担当する。もしくは上に教えるという立場を担当する機会を用意されるのも1つです。

部下が相談しなくなる……フィードバックの問題点

あとは弊社でも行っているのが、ナレッジの共有会です。業務上での成功体験・失敗体験の共有、もしくは今週1週間で学べたことや、読んだ本の内容の共有を定期的に行ったりしています。メンター・メンティー制度、ブラザー・シスター制度というふうにされている会社さまもいらっしゃいます。

混合チーム編成というのは、異なる世代や異なる部署のメンバーで、会社の何かについて考えるプロジェクトみたいなものを作っていくことです。

こういったかたちで共有会を開催したり、バディみたいな制度を設けたり、プロジェクトチームを作るといった、世代や部署の垣根を越えたコミュニケーションの機会を創出するのも、心理的安全性を保つための1つのやり方というふうに言われています。

最後がSBII法というものですね。建設的なフィードバックを行うための手法で、これは上司の方が部下に行うフィードバックの時に気をつけましょうねというものです。一般的にはSBI法と呼びますが、改善を追加して「I」が1個追加されていますので、SBII法です。

これは、ハラスメントにならないフィードバックの仕方でもよく言われていたりもしますので、よろしければご活用いただければなと思っています。状況、行動、影響、改善の4つの流れでフィードバックをしていきます。

よくあるのが、「そんなのは意味ないから」と、頭ごなしに否定をするとか、「何？」と、難しいような表情でリアクションしてしまうとか。それらの返答の仕方だと相談がまったく来なくなったり、次につながらないフィードバックになってしまいます。

心理的安全性＝優しくすればいいというわけではない

今回の事例でいうと、一方的に上司側が部下にフィードバックするようなやり方にはなりますが、まずは状況や具体的な事実に特定をした内容を伝達をしていく。例えば報告書の漏れがあったとすると、「今回のクライアント向けの報告書の締め切りは昨日の17時だったよね」と、行動について指摘をする。

「提出がなく、こちらから催促するまで何の連絡もなかったよね」と、その行動によるいい影響か悪い影響のいずれかを伝える。「クライアントへの報告が遅れて社内のチェック時間もなくなったよ。これは非常に問題です」ということで、今回でいうと悪い影響ですね。

最後に改善を入れていきます。「正直、同じことが続くと仕事を任せることができなくなるよ。仕事をやっていく上で、期限を守るというのはベースにあるし当たり前なので、次回から期限を守れるようにするにはどうすればいいと思う？」と、質問を投げかける。

もしくは、「こんな行動をやってみたらと思うんだけど、どうですか？」と、こちら側から行動のヒントを与える。この4つの流れでフィードバックをしていくと、事実に特定をして人格には一切触れず、淡々と指摘をしていくようなかたちになりますので、特に行動改善を促していきたい企業さまにはおすすめです。

やはり心理的安全性＝優しくすればいいというわけではないので、しっかりと言わないといけないことは言わないといけません。状況、行動、影響、改善の4つでロジカルにフィードバックをしていくというのも、（心理的安全性を高めるポイントの）1つなのかなと思っております。

明日から実践できる具体的なアクション

すぐにできる実施方法といたしましては、感謝の習慣化というものです。サンクスカードやOKWAVEさんを入れられていたりとか、クラウド上で「ありがとう」を送り会える組織を作っていこうとされている企業さまもいらっしゃると思います。

それと似たようなかたちで、毎日の朝礼や会議の最初に、管理者の方やファシリテーターの方が感じたチームメンバーの良かった行動とか、「これはトピックなんじゃないか？」というものを取り上げて、それを賞賛していくというのが1つ目です。

2つ目が「アイデアボックス」、もしくは「改善ボックス」というものを作っていくことです。弊社でも研修を運営している中で、このようにスプレッドシート上で改善ボックスみたいなものを入れております。

全11回のビジネススキル研修や管理職研修を展開させていただいている中で、少し前まではテキスト・スライドは代表が作っていて、なかなか意見が言えていなかった部分もあった。やはり一般メンバーからも、どんどん「ここは、こう改善したほうがいいんじゃないか？」とか、何でもいいから吸い上げたいということで始まったんです。

「ここのテキストページをこういうふうに改善すべきなんじゃないか？」というのもをズラッと書けるようにしておくことで、意外に積極的に書いてくださる方も多くいらっしゃいます。なので、このようにスプレッドシート上や共有のクラウド上で、アイデアボックスというものを作っていくのは非常におすすめです。

おすすめ施策は「PDCAの共有会」

あとは共有会ですね。特に弊社はPDCAの学校という社名なので、PDCAの共有会はよくやっています。「今週1週間実践した中でこの行動がうまくいった」「この行動が良かった」とか、逆に「この行動をするとこんな悪影響や悪いことがある」というものを週次で共有をしていくことによって、他の方の失敗を未然に防ぐことにもつながります。

他の方の成功を後押しするところにもつながっていきますので、PDCAの共有会をやっていくのは非常におすすめです。週報を入れられている企業さまだと、例えば金曜日に週報を書いて、月曜日からまた仕事が始まります。

先週の週報を読み上げて、「ここが良かったです」「ここが悪かったです」「今週はこうしていこうと思います」と、同僚からフィードバックをもらうというのを繰り返し繰り返しやっていく。そうすることで、先週より今週、今週より来週とどんどん行動が積み上がっていきますので、共有会は非常におすすめでございます。

ということで、やはりまずは一般的によくある1on1ミーティングとか、世代間のワークショップ、もしくは共有会。あとはロジカルにフィードバックをしていくという取り組みを行っていくことによって、心理的安全性がどんどん担保されていく。

とにかく上司の方の立ち振る舞いも非常に重要になってきますので、頭ごなしに否定をしないことが一番のポイントなのかなと思っております。