上司が知っておきたいチームをパンクさせない「タイパ抜群の仕組み化術」　仕事の進め方から考える適材適所の配置方法 [2/2]

セル方式からベルトコンベア方式に変化させる流れ

木下：「（セル方式から）ベルトコンベア方式に変えるために、どういう順番でやっていくか？」ということなんですけども、まず自分のやっている業務を3種類に分けてください。

まず1つ目、得意・不得意がはっきりしている作業。例えばクリエイティブ力とか、事務処理能力とか、文章を書く能力とか、アドリブ会話力とか、ある意味で持って生まれたセンスみたいなものがありますよね。このセンスがけっこう問われる仕事を、まず1つ目のAとして見てください。

次にB、入社してすぐにできる仕事。覚えていなくてもできる、センスがなくてもできる単純作業に近いものがBですね。

そして3つ目、ある程度、業務の流れとか目的とかをわかっていないとできない作業。このA、B、Cの3種類にまずは分けてください。

Aは向いた人を採用する

木下：まずAについては、それに向いた人を採用するということをやってください。採用する際には、結局「これさえできればいい！」ということなんですね。他のオールマイティな能力はまったく求めないです。それによって採用難易度が変わります。

例えば、文章さえ書ければ、話下手でもぜんぜんいいんですよね。明るくなくても、暗くても、正直いいです。でも文章力はめちゃくちゃ高いとか、事務処理能力がすごい高いとかですね。

面接で採用する時って、基準を持っていないと、明るくて元気な人を採用しがちになるんですけども、明るくて元気でも、例えば「文章力がダメだったら、ダメですよね」とか「事務処理能力が低かったらダメですよね」とかになってきますので。

得意、不得意がはっきりしているAの仕事で、求める能力というのがどういうものなのかを考えて、それさえできればOKという人をぜひ採用するようにしてください。

その他に関しては、Bの、誰でもできる簡単な仕事をする人を採用します。しばらく働いてもらって、1年ぐらいしたら、今度はCの、ある程度わかってないとできない仕事に配属していくという流れを作っていきます。

Bは「1年後にCが何人必要か？」を考えて採用する

木下：Bの採用人数の考え方なんですけども、「今は誰でも簡単にできる仕事がこれぐらいあるから、これだけ採用しよう」ではなくて、

「1年後にCが何人必要か？」というところを考えて、Bの人数を決めるんですね。要は、Bの人たちというのはCの予備軍の人たちなんです。なので、「今はこれだけしかないけれども、1年後ぐらいにCがある程度わかっていて、判断できる人って、これぐらい必要だよね」というのがあれば、Bのところである程度人数が足りていたとしても、多めに採っておいて、Cに流していくというのが、人数を考える上では必要になってきます。

失敗からの組み立て直しの例

木下：当社の実例を紹介したいと思います。先ほどの物流の例で話をします。まず「毛ガニが何匹、ズワイガニが何匹」と書いてある注文票に応じて、3つの工程があります。商品をピッキングするということ、そしてピッキングした商品を梱包して送り状を貼り付けるということ、それを出荷棚に置くことの3つの工程があります。

1番の商品をピッキングするということは、先ほど言ったように、Cのある程度わかってないとできない作業なんですね。ズワイガニがどれ、毛ガニがどれ、夕張メロンはどれ、富良野メロンはどれかとか。そこはある程度わかってないとできません。

そして2番の、梱包して送り状を貼る。これは手足が動けば誰でもできる仕事です。

3つ目の出荷棚に置くというのは得意、不得意がはっきりしている作業です。力仕事なので、やはり体が大きな人（が向いていて）、女性にはちょっと難しいというところです。

この物流に関しては、通常の時期はセル方式で、ある程度全部できるベテランの人たちがやっていました。繁忙期になった時は、セル方式でやっていたベテランの人たちは、全員、1の商品をピッキングする工程に全部まわります。

そして、アルバイトとか派遣の人を入れて、2とか3に配置していくんですね。3は体の大きい男性を配置します。2の人がだんだん慣れてきたら、1のほうに回していくという感じですね。

ケースバイケースが多い業務でもマニュアル化できる可能性はある

木下：改善の第1歩というのは、鳥の目で業務を俯瞰するということで、業務改善を図る場合は、業務全体の流れを把握する必要があります。客観的な目で見るとわかりやすいので、これは第三者に見てやってもらったほうがいいなと思います。

以前、当社のベテラン社員さんが、とある事情で退職することになったんです。そこで「その人の業務をどう引き継ぐか？」ということになったんですね。この人は、ベテランなので経験がないと判断できないと思われる仕事に集中していたんですよ。「これを経験の浅い社員が引き継ぐのはちょっと難しいよね」ってなったので、仕方なく「いったん俺が引き継ぐわ」みたいな感じで、引き継ぐことになったんです。

その人の業務内容をずっと聞いていたんですよ。その人が、経験に基づいて、全部ケースバイケースで判断していたんですけども、そのケースバイケースを全部聞いていたんですね。「この場合はどうするの？」「〇〇です」「なんでこうするの？」「この場合は〇〇だから〇〇するんです」「なるほど。じゃあこの場合はここを見たらいいんだよね？」と、聞きながらずっとやっていたんですけど。

結局「ケースバイケースでも、何らかの判断基準を持っているよな」ということがだんだんわかってきて、その人の判断基準を洗い出してマニュアル化すると、アルバイトでもできるようになったんですね（笑）。

そのベテラン社員はマニュアルを作らずにやるから、経験値に基づく判断が必要だっただけであって、Excelで全部仕組み化してしまってマニュアル化すると、実は誰でもできる仕事だった。

これは「こういう機会があったからわかった」ということです。なので、自分のやっている仕事をいったん他人に全部説明して、他の人に判断基準を見てもらうと、実はマニュアル化できる可能性が十分にあるということですね。