「上司のお気持ち表明」でしかない指示の出し方はNG　部下が迷わないコミュニケーションの仕組み作り [1/2]

部下に適切に動いてもらうためのコミュニケーション術

豊間根青地氏（以下、豊間根）：仕事をもっと。

岩本紘佳氏（以下、岩本）：おもしろく。

豊間根・岩本：『しごおもTV』です、お願いします。

豊間根：今日は、上司の方に贈る「部下の動かし方」。我々はずっと、人を動かすとか伝わる資料というのにこだわって、資料作成に関するノウハウを発信していたりするわけですけども。

それを上司・部下間のコミュニケーションに関して、部下の人に動いてもらう・行動してもらうために、どういうコミュニケーションをしたらいいかという話をできればと思っております。

岩本：なるほど。じゃあ、これは上司向けの動画？

豊間根：はい、上司向けです。僕も一応、20人ぐらい社員がいる中で曲がりなりにも上司をやっていますので、持論を語りたいなと思います。3つのポイントでお話をしたいなと思っています。まず大前提なんですけど、これが意外と忘れがちですが、我々人間って（一人ひとり）違う生き物なんですよね。

「同じものを見ても捉え方が違う」という大前提を忘れがち

岩本：おー。めちゃめちゃ当たり前のことをためて言ったけど（笑）。

豊間根：（笑）。僕とヒロカも違う生き物なんですよ。

岩本：うん、知っています。

豊間根：知ってた？

岩本：知ってる、知ってる。

豊間根：みんな意外と知らないでしょ。これがいちばん大事なことなんですよ。どういうことかと言うと、我々人間同士って違う生き物なので、違う世界を見ているし、違う認知なんですよ。

岩本：そうですね。

豊間根：同じものを見ても捉え方が違うし、同じ言葉を使っているつもりでも、それの捉え方って人によってまったく変わるんですよ。我々って思っている以上に、色眼鏡を掛けて世の中を見ています。

コップに半分水があるのを見て、「まだ半分もあるな」と思う人もいれば、「もう半分しかない」って思う人もいるみたいに、同じ事象とか言葉・概念を見ても、まったく違う捉え方をしちゃうわけですよ。

上司と部下とのコミュニケーションがうまくいかなくて、「なんだか伝わってないんだよね」とか「指示どおりにやってくれないんだよね」みたいな時って、基本的に、やはりこれがすべてなんですよ。我々はこの大前提を忘れがちなんですよね。

わざわざ説明しなくても同じものを想像できるか

岩本：確かに。同じコミュニティにいると、「みんな方向を向いてくれているんじゃないか」とか「同じ見方をしてくれているんじゃないか」みたいな、ちょっと錯覚に陥る時はありますよね。

豊間根：そう。これは組織とか会社にもよるんだけど、やはり組織って共通言語が大事。「課題」と言ったら「課題とは何か」というのが全員の頭でそろっているとか。

あるいは、例えば「会議の準備をする時は、この4点に関して必ず準備をする」とか、「その時の4つの整理の仕方はこういうふうに考えるのである」みたいな、思考やコミュニケーション、アウトプットの型がある。

もうちょっと大きいところで言うと、例えば「この会社の事業計画はこれである。この1年は、この部署では3つの柱で取り組みを進めていくんだ」という。「あ、なんだか3つの柱ってあったな」みたいなのとか。「うちの組織図ってこれだよね。組織図全体像の中のうちの部署ってここで、こういうミッションを担っているよね」みたいな。

誰に何を伝えて、どんな行動を取ってほしいのかを意識する

豊間根：ぱっと言われたら、「あぁ、そういえばこういう組織でこんな感じになっていて、うちってここに属していたよな」みたいなのがぱっと浮かぶという、わざわざ説明しなくても同じものを想像する共通言語。これは言葉だったり、フレームワークだったり、資料だったりするんだけども。というのがあると、やはり組織のコミュニケーションコストってめっちゃ下がる。

という前提の上で、「共通言語が大事」の話はいったん置いておいて、「じゃあどういうふうにコミュニケーションするといいでしょうか？」というのを3つのポイントで話したいんですけども。「変化から考える」と、「言語化する」と、あとは「しつこくやる」。

岩本：しつこくやる（笑）。

豊間根：「結局はこれですよ」という3つ（の話）をしたいなと思っています。「変化から考える」というのは、まさに「キメヘン」という言葉を我々はよく使うんですけども、「聴き手」「メインメッセージ」「起こしたい変化」の略ですね。我々は資料においてよく使うんですが、ビジネスコミュニケーションにおける、まさに一種の共通言語です。

資料に限らず、誰かに何かを伝えるビジネスコミュニケーションにおいて、誰に・何を伝えて・どんな変化、つまり行動を起こしてほしいのか。ここから考えましょうというのが「キメヘン」の考え方なんですね。これって何が大事かと言うと、要は「伝えた相手に何をしてほしいか」というところから逆算して考えようということなんですよ。

岩本：確かに。