“最近の新人は報連相をしない”という、管理職の他責思考　部下に対する「NG指示」から見る、認識のズレを防ぐコツ

「若年層の報連相が甘い」多くの管理職が抱える悩み

宮地尚貴氏：今回は新ウェビナーでして、「新卒、新人の報連相スキルはマネージメントで引きあげられる！　管理職の他責思考を排除」ということで、新卒、新人に報告・連絡・相談をさせるように、どのようにけしかけていくのか。

大前提として、いろんな文献や弊社の研修内容でもそうなんですが、新卒、新人、若手層に研修でお伝えしているのが、「報告・連絡・相談するのは義務です。やるしかない。なんでリスクを1人で背負い込むんですか？」というお話をさせていただいております。

ただ、多くの管理職の方々の課題や悩みとして、「若年層の報連相が甘い」とか「新卒がなかなか報告・連絡・相談してこない」というところが、やはりあると思います。

ですので、優秀な方は報告・連絡・相談をすぐにやってくれる。ただ一方で、そうでない方のほうがパイとしては多いと思いますので、そういう方をどうやって管理職側から促して引き上げていくのかというところで、少しでもこのWebセミナーが参考になればなと思っております。

では、本日担当させていただきます、PDCAの学校の宮地と申します。よろしくお願いいたします。今は営業周りと、採用、広告の運用と研修の講師ですね。特に新入社員の方を対象にして実施させていただいております。

なので、まさに今はちょうど弊社の新入社員研修も中盤ぐらいに差しかかっておりますので、そちらに関しての情報等々もお伝えできればなと思っております。

指導はしているのに、部下が報連相をしてこない

では、本日の内容なのですが、「他責思考はどこから来るのか？　上司の役割について」と「こんな指示はNG！　事例をご紹介」。管理職としての指示の出し方を変えることによって、報告・連絡・相談をさせるようにしていく。あとは最後に「報連相を円滑にするために上司が取るべき行動」というものをまとめてお伝えさせていただきます。

まずは1番目の部分なのですが、「他責思考はどこから来るのか？」というところです。先ほどお伝えしましたが、大前提として報告・連絡・相談は、たぶん一般層の下からやっていかないといけないところが絶対的にあると思います。

ただ、おそらく弊社以外のどの会社さまもいろいろな研修を通じて、「報告・連絡・相談が求められているぞ」ということを新入社員の方々にお伝えしているんじゃないかなと思います。しかしながら多くの企業さまでは、「最近の新人は報連相をしてこないな」といった課題が巻き起こっている。

実際にいろいろと聞いてみると出てくるのが、若年層側からすると「いや、報告・連絡・相談をしにくいです」「上司の方がいつもすごく怖そうな顔をしてパソコンを触っているので、なかなか近づけません。だから身近な先輩に声をかけてしまいます」とかですね。

一方で上司の方からすると、やはりプレイングマネージャーの方が圧倒的に多いと思いますので、「報連相してこないんだよな」と、お互いに他責にしてしまっているところがあるのかなと思います。なので、お互いに「相手に問題があるんじゃないか？」と思っている。

上司の方々からすると、今までの経験や体験の中で、「報告・連絡・相談をするのは、部下、一般社員の方の責務だ」という認識が少なからず心の中にはあるんじゃないかなと思います。しかも自分たちが一般層だった時に、能動的に報告・連絡・相談をしていたはずなんですよね。だから、そういった経験があるからこそ「やりなさい」と思う。

管理職と一般社員、それぞれに求められる使命とは

一方で今の若手の方々、いわゆるZ世代の方々は、どちらかというと職場環境などを求めてくる方がけっこう多いと思います。自力でというよりは、何かを促してくれる職場や上司を求めている。

例えば、就職活動中に会社の説明会に参加をしました。「御社ではどんな教育環境があるんでしょうか？」とか、教育環境を求めてくる様子がうかがえる。

生まれ育った環境や価値観、時代も違います。もちろん今までの経験や体験が刺さるシーンもあるんですが、入らないところも一定数ありますので、今回のWebセミナーを通じて理解をするきっかけにもなればなと思っております。

放置してしまうと、「最近の若手は報告・連絡・相談できないな。これは採用の失敗なんじゃないか？」ということで、採用まで飛び火が来る可能性もありますので、人事の方もご参考になればなと思っています。

弊社は全国各地で管理職研修を実施させていただいているのですが、そこでは「じゃあ、管理職の責務とは何だろう？」とか「リーダー、管理職、上司は何が求められているのか？」ということを考えてもらったり、意見交換していただいています。

そこで、こちら側で1つ定義をしているのが、与えられた条件の下で人を動かし、効率良く達成をすることがリーダー、管理職、上司の使命だと。一方で、じゃあ一般社員の使命は何なのかというと、与えられた条件の下で効率良く達成に向けて動いていくこと。

なので、上司と一般社員の違いというのは、人を動かすか・動かさないかという部分なのかなと弊社では感じております。ですので、管理職層が「最近の新人は報連相をしてこないな」というのは、深層心理で思うのは致し方ないなとは思うのですが、管理職の使命から考えてみると若干物足りなさもあるかなと思っております。

いろいろな研修で携わらせていただいている中で、「部下が報連相できない」というご相談は弊社でもかなりいただきます。なので、新入社員研修などで報告・連絡・相談について徹底的に弊社でも指導させていただく中で、報連相の質が上がっていくと、上司の方もすごく喜ばれるんですね。

ただ、僕らが携わらせていただいている中で、「これって私たちがやらなくても、上司の方が指示の出し方や伝え方を工夫すると解消できる部分もあるな」と思っておりますので、ここからは事例を共有させていただきながら、日頃の指示の出し方を関連付けていただければなと思います。

「いつも忙しそうで話しかけづらい」という部下の本音

実際のNG事例です。ぜひ聞きながらお考えいただければなと思っております。上司の問題点はどこか？　こちらが上司の指示内容です。「この案件の資料を作ってくれるかな？　だいたいはこの前やってくれた流れでいいよ。わからないところもあるだろうけど、今週はほとんどオフィスにいる予定だからいつでも聞いて。期限は今週中でよろしく」。

これに対して、実際の結果として新人は期限を守り、金曜の17時に上司に提出をした。しかしながら上司が思っていた完成イメージと異なり、急ぎ、その日中に作り直すことになった。残業確定コースということですね。

こちらが上司側の意見です。私も見て感じるのが、「完成をいきなり持ってくるんじゃなくて、中盤ぐらいで相談に来なさいよ」というところがあるかなとは、もちろん思います。

ただ、新人の言い分がこちらです。「上司は優しいけれど、いつも忙しそうで話しかけづらい。ほかに聞ける人もいなかったので、進捗報告すべきか迷ったが、『前にやったみたいに』という指示もあったので、とりあえず完成まで進めてしまった」。

ですので、ここでの上司の方の指示は何が問題か。強いて言うならですね。正直めちゃくちゃ問題かというとそこまで問題ではないが、上司の方からの指示の仕方によって、もしかしたら新人の方が報告・連絡・相談をしてくれるようになるかもしれない。

そうなった時に、どのように指示の仕方を変えるべきなのかというと、このあたりが課題なのかなと思っております。「『だいたいは』この前やってくれた流れで」「今週はほとんどオフィスにいる予定だから『いつでも』聞いて」「期限は『今週中』でよろしく」だとか。

特に新入社員の方でよくうかがうのが、「何がわからないのかがわからない」というところもあったりしますし、「いつでも聞いて」と言っても、「これは話しかけていいのかな？」と様子をうかがう感じがするんですね。

もちろん、しっかりと成果に向かえる方はそういったことを気にせず、きちんと自分の与えられた役割を遂行するために、「忙しそうだけど、これはちょっと途中で確認しないと後々問題になりそうだな」と、予想して動ける方もいらっしゃるとは思うんです。

ただ、やはりそういった方は少ないので、そうでない方をどう引き上げるのかという意味で、指示の出し方を変える。なので、実際の指示の出し方の中では「今週中でよろしく」「いつでも聞いて」「だいたいは」みたいな、このあたりのあいまいな言葉はなくしていかないといけないのかなと思っております。

上司が思う「あれ」と、新人・部下が思う「あれ」は違う

可能であれば、途中で上司の方から「あれ、どうなっている？　大丈夫そう？」「進捗でわからないところはない？」「現時点で送ってもらえる？」とか、途中経過での会話がなされていたのかどうかもちょっと気になるところです。日頃の指導の中でこういったあいまい表現があると、上司の方と部下の方で共通認識がそろっていないことが本当に多くあるんですね。

上司の方が思っている「あれ」と、新人・部下の方が思っている「あれ」が異なっている。それがゆえにコミュニケーションギャップが起こって、ミスが起こってしまうということは、多くの企業さまで起こり得ます。

なので、そのコミュニケーションギャップ（をなくすためには）、上司の方の当たり前を押しつけるのではなくて、ある程度「何もわかってないんだろうな」という想定で指示を出していく。特に新入社員であれば、心持ちとしては「できないのが当たり前」ぐらいのかたちで思っていかないと、上司の方も心身的にしんどくなる部分もあるのかなと思います。

別のウェビナーでも、「指導をどの段階で分けていくのか」ということを伝えさせていただいているものもございますので、どんな分類分けの仕方がいいのかとかは、ぜひほかのWebセミナーもご視聴いただけるとありがたいなと思います。