多忙な管理職頼みでは、メンバーと組織の生産性は向上しない　成果を出すために必要なのは、チームの「メンテンナンス」

時間の経過とともに、チームの生産性・成果は低下する

山口知恵氏：「コミュニケーション量で成果が変わる?!　対話を絶やさないチームづくりの重要性」について説明いたします。私は、パーソルイノベーション「hanaseru」の山口と申します。どうぞよろしくお願いいたします。

本日はこちらの4つの項目でご説明をいたします。まずはじめに、コミュニケーション量と業務成果の関係性について説明いたします。こちらは、できあがったばかりのチームの生産性やコミュニケーション量がどのように変化していくかを、時系列で示したデータです。

このグラフを見ればわかるように、時間が経過するほどチームのコミュニケーションに陰りが生まれ、本来発揮すべき生産性が低下し、成果も低下していきます。ですので、チーム・組織には、時折「メンテナンス」「ケア」をすることが必要不可欠なのです。

先ほどの表を別の図に置き換えました。チーム組成当初はお互いを知るために会話する回数が多く、お互いを気遣う気持ちもあってコミュニケーション量が多くなりますが、時間経過とともにお互いを知っている前提になり、会話の回数が減っていき、慣れからお互いを気遣う気持ちがなくなり、コミュニケーション量がどんどん減っていきます。

そうすることで、お互いの認識にズレが生じて誤解が生まれ、場合によってはチームの信頼関係の低下にもつながっていきます。この現象は誰にでも、どの組織・チーム・企業にも起こり得ることなのです。

大きな組織ほど他人任せになり、1人あたりの努力量が低下

チーム・組織に「メンテナンス」「ケア」が必要である理由は、もう1つございます。

こちらの図は「リンゲルマン効果」と呼ばれるもので、集団の人数が増えれば増えるほど、メンバー1人あたりが発揮する努力量、すなわち「手を抜いて仕事をしてしまう」という傾向があります。

例えば8名の組織の場合、1人あたりの努力量は約半分程度しか発揮されておりません。複数で成り立っているチーム・組織においては、時折仕事のあり方を全員で見直していき、努力量、すなわちパフォーマンス向上し続けること、コミュニケーションを通して意識改善させることが重要なのです。

リンゲルマン効果を別の図に置き換えました。集団の人数が増えれば増えるほど、「誰かが代わりにやってくれる」という集団心理が働き、一人ひとりが少しずつ手を抜き始め、本来発揮しなければならない生産性が上がらなくなります。この現象もチームコミュニケーション量の低下の話と同様、誰にでも、どの組織・チーム・企業にも起こり得ることなのです。

加えて、リモートワークが推進される中で、チームのコミュニケーション量がますます不足していき、社員のモチベーション低下に課題を持っている企業が増えています。今後もリモートワークを継続する企業にとっては、個々の社員のモチベーション向上とチームコンディションの向上が重要な人事課題となります。

データの形骸化が起きる理由は、メンバーへのフィードバック不足

次に、「チームコンディションの見える化」についてご説明をいたします。先ほどご説明しましたコミュニケーション量を維持していくためには、企業は定期的に組織・チームのケアをしながらサーベイやアンケート調査をすることで、チームの状況を見える化・データ化する必要があります。

チーム内の生産性を向上させる状況というのは、絶えず企業のほうから作り出していかなければなりません。データ化・見える化することで、メンバーへ方向性を示すことができ、初めて管理職がマネジメントをできる状態になっていくのです。

しかしながら、組織・チームの状況を見える化・データ化することに問題がございます。こちらはデータの形骸化に関する図です。

サーベイやアンケート調査を実施するのみで、チームメンバーへフィードバックをしないケース。または、チームメンバーと管理職の間で十分な対話がなされない場合、データが意味をなさずに形骸化してしまいます。データや数字そのものだけでは、現場の社員・人を変えることはできないのです。

育成などで管理職の負担が増え、メンバーとの対話が疎かに

管理職はチームメンバーのケアや育成のため、「1on1」「面談」「研修」「ロールプレイング」といったことに時間を費やしながら、メンバーへデータの結果の意味づけをしていきたいのですが、管理職本人がメンバー業務を兼務しているプレイングマネージャーであったり、チームの業績管理、コンプライアンス管理、組織戦略の策定といった業務の質と量の多さが中間管理職の課題になっております。

管理職1人にすべて業務を任せ、チームメンバーとじっくり対話することに無理が生じているのが現状であります。

こちらの表は、全国企業規模50名以上の企業の第1階層の管理職、いわゆる課長にあたる役職者2,000名への調査結果の表でございます。中間管理職を取り巻く近年の動向といたしまして、5割近くの回答者が業務量増加を認識しており、かつ組織の人手不足を課題と回答しております。

中間管理職が担っている1人あたりの役割の数が増しており、それに伴って管理職の負担感も上昇しているのが現状です。

個人のケアを行うことが、チーム全体の生産性につながる

ここまでのまとめになります。チームコミュニケーション量は定期的に「ケア」「メンテナンス」をしないと、発揮すべき個人の力が低下して生産性が落ちていき、結果、成果も低下していきます。

成果を上げるためには、チームの状態把握をサーベイやアンケート調査を実施して見える化するとともに、チームメンバーへフィードバックや十分な対話をすることが必要です。しかしながら、多忙な管理職1人にすべて業務を任せ、チームメンバーへ丁寧な「ケア」「メンテナンス」を継続することに無理が生じているのが現状であります。

それでは、これらの課題解決方法を、弊社サービス例でご説明させていただきます。忙しい管理職に代わり、データと対話、整理の工程を代行していくサービスが「hanaseru」です。メンバーの「ケア」「メンテナンス」に必要な「書く」「話す」「整理する」という工程を月1回のサービスで実施することで、コミュニケーションの量を維持し、生産性を向上。チームのコンディションを良化するための支援をいたします。

メンバーのメンテナンスを行うサービス「hanaseru」

「hanaseru」の特徴は4つです。

1、「アンケートサービス」「サーベイアセスメント」です。1ヶ月の行動や結果を振り返る目的でアンケートを実施します。アンケート結果は「hanaseru」で分析を行い、チームメンバーへフィードバックいたします。

2は「面談サービス」です。アンケートのフィードバック時に、コンディションが不調であるメンバーに対して「hanaseru」より面談を依頼いたします。30分間、面談の専門家である私どもの担当が話すことで思考を整理できます。

3は「レコメンデーション」です。アンケートと面談結果を「hanaseru」が整理。忙しい管理職へ、わかりやすくデータで提供いたします。

4は「フィードバック機能」です。メンバーのアンケート結果確認後、「hanaseru」上で即返信できる機能を搭載しています。

左側はメンバー側の画面で、スマートフォン・PCより簡単に質問入力ができ、結果を見ることができます。右側は管理職の画面になります。メンバー個人のコンディションの質問項目に沿って確認ができ、メンバーが回答した内容を確認することができます。

また、先ほどご説明をいたしました「フィードバック機能」もこちらの画面に搭載しており、メンバーへの返信漏れを防ぐことができます。

最後に、コミュニケーション量を増やすことで、リモートワーク下でも多様な働き方でも対話を絶やさないチーム作りが組織の生産性を向上させ、成果を生み出します。チームの「ケア」「メンテナンス」は、これからの企業に必要な取り組みになります。

「hanaseru」のコミュニケーションにおける課題解決が、みなさまの組織のお力になれば幸いです。お問い合わせにつきましては、こちらのメールアドレスにご連絡いただきましたら、私どもから折り返しご連絡をいたしまして、詳しい資料、ご説明等をさせていただければと思っております。お気軽にお問い合わせください。本日はご視聴いただきありがとうございました。