OneNoteで参加者にホワイトボードの内容を共有

鈴木敦史氏(以下、鈴木):一度、Skypeは終わりにします。

ホワイトボードのほうに戻しますけれど、ミーティングが終わりました。ミーティングが終わると皆さんやることは、最近多いと思うんですが。ホワイトボードの内容を、スマートフォンを取り出して、パシャッと写真を撮ってメールで共有するという。

スマートフォンも出てきたので、そういったことができるんですけど、Surface Hubの場合は、もっと便利な機能があります。この画面の右下に、メールマークのボタンがあるんですね。

これを押していただくとメールが立ち上がって、ホワイトボードに書いていた内容を、OfficeのOneNoteの、ノートの形式で参加者に共有することができます。

ミーティングに出ていた方に、今ホワイトボードに書いていた内容を、OneNoteのファイル形式で共有します。OneNoteというのは、Officeのアプリケーションなんですが、Windows版だけではなく、AndroidやiOS、Macなど、さまざまなOSにアプリケーションが出ています。

また、ブラウザでも見ることができますので、ミーティングの内容をノートの形式でさまざまなデバイスを持っている方に共有することができます。これでこのノートの共有ができました。

ミーティングが終わったらやらなければならないことが、もう1つありますね。ホワイトボードを消して帰ると。Surface Hubの場合は、右下にある終了というボタンを押します。こちらに終了というボタンがあるんですね。

これを押すと、カウントダウンが始まります。10秒待っていただいてもいいですし、このチェックボタンを押していただいてもいいです。

また、最初の画面に戻ってきます。

この画面は、「ウェルカムスクリーン」といって、Surface Hubを使っていないときは常にこの画面になっているんですけれど、ミーティングを終了して終了ボタンを押すと、このウェルカムスクリーンに戻ってきます。

こうすると、今ホワイトボードに書いていた内容や、アプリケーションを立ち上げていた状態が、すべてクリアされます。毎回、セッションが終わって終了をすると、中身が削除されるつくりになっています。

Surface Hubは通常のパソコンやタブレットと違って、誰か1人がこれを使っているという状態ではなく、「会議室で常にいろいろな方が使っていく」もしくは「オープンスペースに置いて、人がここに集まって使っていく」ということを想定していますので、前の方がセッションを終了したら、「データをすべて消して、最初の初期状態にしてあげる」という機能が備わっています。

まず1つ目のデモをご覧いただきました。ホワイトボードから社外にいる平瀬さんという方を呼び出して、ミーティングをするところまで、いわゆるアドホックなオンラインミーティングっていうんですかね。

会議開催通知の管理も可能

鈴木:さきにオンラインミーティングが予定されているわけではなく、「ミーティングをしていたら社外の人を呼びたくなった」というケースをご覧いただきました。今度は、「もともと計画しているオンラインミーティング」というのをやってみたいと思います。

おそらくこちらのほうが、ケースとしては多いかと思うんですが。

OutlookやExchangeをご利用になられている方は、普段使われてるかもしれないですけれど、会議開催通知という機能がございます。Outlookの会議開催通知の機能を使うと、会議に参加する方の予定表にその会議の予定を送ることができるんですね。

その機能を使ってSurface Hubのアドレスに会議開催通知を送ると、今画面で見ていただいているウェルカムスクリーン。真ん中らへんに、カメラさん寄っていただいていいですか?

ここに「15時半~16時半、平瀬さんのミーティング」その後、「岡村さんのミーティング」って入っているんですね。Surface Hubのアドレスを指定して会議開催通知を送っていただくと、自分の会議をSurface Hubの予定に組み込むことができます。

今度は予定されたオンライン会議を開催してみたいと思いますので、カメラさん、全体を写していただいてよろしいですか? ありがとうございます。

会議室に来てオンライン会議をやりましょうと。私が平瀬さんの会議に参加したいので、このボタンを押します。

そうすると自動的にSkypeが立ちあがって、オンライン会議に参加するところまでやってくれます。

このオンライン会議は、冒頭の4つ、会議にまつわるあるあるにも出てきましたけれど、オンライン会議って、最初の接続がすごく面倒くさいんですね。慣れてる方がいれば、その方に任せればいいんですけれど、いきなり来て、「オンライン会議を立ち上げましょう」っていうと抵抗がありますので。

Surface Hubは、やってることはSkypeのオンライン会議に参加するだけなんですけれど、それをいかにシンプルにするか。ボタンを1つ押せばいいですと。

会議開催通知さえ送っておけば、会議室に来て最初に来た方があのボタンを押せば、平瀬さんと小栗さん、……小栗さんは離席してて、壁に何か書いてありますけれど。

もう1つ下はSurface Hubのカメラですので、3カ所でミーティングをしている状態になっています。オンライン会議を簡単に開催することができます。ここから、さきほどと同じように画面を共有すれば、この画面のなかに書いてあるものを、3カ所で共有してミーティングすることができます。

ここでさきほどはアプリケーションを起動しましたが、デモでまた見ていただきたいものがあります。

自分の持っている情報を相手に共有する

鈴木:このなかに入っている「アプリケーションでファイルを開く」っていうものもあるんですけれど、おそらく多いのは、「ミーティングに参加する方が持ってきたパソコンを画面出力する」もしくは「パソコンの中身をリモートで参加している方に共有する」というケースのほうが多いのかなと思います。

今日は、この私が持ってきているSurface3、こちらをSurface Hubに接続して画面を表示して、リモートで品川にいる平瀬さんに画面を見せていきたいと思います。カメラさん、こちらのSurface3の画面をアップで抜くことできますかね? できるだけ近づいていただいて。

今、Excel立ち上げてるんですけれど、Surface3にWindows10がインストールしてあります。Windows10は、このメニューのなかに接続というメニューがあるんです。この接続を押します。

接続先として、このSurface Hubの名前が出てきます。こちらで押しますので、カメラさんはHubの、こちらのほうに画面を映しておいていただいてよろしいでしょうか。Surface Hubの名前を選んで接続します。

そうすると自動的に画面が切り替わって、ワイヤレスでこの画面がSurface Hubに表示されます。画面が半分なので全画面にしますね。

今表示をしているのは、私の手元にあるSurface3の画面です。これがHubの画面に表示されてます。今ディスプレイ出力した状態です。

この画面は、単純にディスプレイに出力しているだけではなくて、Surface Hubのアプリケーションのなかで動作していますので、この画面を共有すれば平瀬さんに見せることもできます。このなかから情報をコピーして、ホワイトボードにペーストすることもできます。

そして、これはWindows10同士の場合だけなんですが、画面の内容をSurface Hubが表示をしていると、……切れてしまいましたね。もう一度つなぎ直します。

もう1台のPCのほうにつないでみましょうか。こちらが出てきました。こちらもWindows10なんですね。

この画面をタブレット側ではなくて、Surface Hub側から操作することができます。同じように、ワイヤレスでつないだディスプレイが、タブレットの手元を操作するのではなく、Surface Hub側に出てきて直接操作をしていただくということができます。

例えばここからブラウザを起動して。……若干遅れて反応してきてるんですかね、これは。

ブラウザを起動してきましたと。そして、ここからブラウザをペンのモードに切り替えますと、タッチだけではなく、ペンも使えるんですね。ペンにしましたので書き込んでいきます。

タッチしたりペンで書き込んで、共有して保存する

鈴木:このようにタッチをしたり、ペンで書き込んだりということができます。これは、「タッチバック機能」「ライトバック機能」という名前でして、Windows10同士を接続した場合にはこういう操作もおこなっていただくことができます。

書いた内容は、Surface Hub側ではなく、接続しているこちらのタブレット側に保存されていますので、「資料を表示してレビューを受ける」といった場合には、書いた内容を個人の持っているタブレットに表示をして、それを持ち帰る。

それでまた資料を作ると。こういう使い方もしていただくことができます。

いったん終了させますね。平瀬さん、これで、ディスプレイ出力、もう1個ですね。ちょっといくかどうかわからないんですけれど、出力は、タブレット、Windows10だけではなくてスマートフォンからもおこなうことができます。

ワイヤレスの接続は、Miracastという技術を使っているんですね。Miracastを搭載しているものであれば、Windows Phoneでも、さきほど使っていたAndroidでも表示することができます。

iOSやiPad、iPhoneの場合は、Miracastに対応してないんです。対応していないんですけれど、Apple TVを経由していただくと、Apple TVをHDMIでSurface Hubに接続して、Apple TVまでをワイヤレスにしていただくことで、接続が可能です。

それ以外のMiracastに対応していないデバイスも、有線接続をしていただくことができます。有線はアナログのVGA、たぶん一番これが多いと思います。アナログのVGAでつなぐこともできますし、HDMI、DisplayPort、それぞれに対応しています。

ほとんどのPCを有線でつないで、HDMI、VGA、DisplayPortで表示をする。ワイヤレスに対応しているものはワイヤレスで表示をする、ということができます。

はい、平瀬さん。これでオンライン会議、一度終わらせますので。ありがとうございました。

平瀬氏(以下、平瀬):ありがとうございました。

鈴木:接続を切りますね。オンライン会議を終了して、こちらのセッションも、もう一度終了したいと思います。画面を一度、PowerPointに戻します。

複数拠点でディスカッションをする

鈴木:ここまでSurface Hubの、ハードウエア面と、Skypeとホワイトボードを使った基本的な機能をご覧いただきました。ここからは、Surface Hubを使ってできる業務利用シーンを見ていきたいと思います。今回は、2つシナリオを考えてみました。

1つ目は、複数拠点でディスカッションをするというケースです。さきほどのデモは、平瀬さんはタブレットを使って会議に参加してくれていました。今度は「Surface Hub同士を複数拠点で接続していく」というシナリオです。

今回想定しているのは、サポート部門と設計部門と製造部門。これが別の拠点にあって、それぞれにSurface Hubが置かれているというシナリオを考えてみました。

まず画面を切り替えていきますが、サポート部門のほうにいきたいと思います。さきほどワイヤレスがつながらなかったのでドキドキしますが、もう一度Miracastでつないでいます。

いかないかな……。つながらないですかね。5番に切り替えます。

まずはサポート部門で、今Miracastで飛ばなかったので、こちらのスクリーンに出してしまいますが、サポート部門のSurface Hubで、この「サポート集計レポート」というものを表示しています。

Surface Hubを使っていますので、「遠隔地にいる設計部門と製造工場で共有して見ている」という想定です。この画面を見てみると、左上にあるグラフ、こちらがお客様からの問い合わせ件数を表しています。そして真ん中の赤い部分が不具合に対する問い合わせ。

そうすると、この真ん中のMSCD-Z1という製品が、非常に不具合に対する問い合わせが多いと。さらに7月、8月と、どんどん不具合の問い合わせが増えている、というのをサポート部門で懸念をしている、という想定でご覧ください。

今回は「ここに何か製品の不具合があるんじゃないか?」ということで、サポート部門と設計部門と製造工場を交えてオンライン会議をしていきましょう、というシナリオです。今度は、Surface Hubのほうに画面を切り替えますので、カメラさんまた、Hubのほうの画面をお願いします。

これで今オンライン会議をしています。Surface Hubで設計部門が、さきほどの製品の図面を見ながら、問題点がないのかディスカッションをしていきましょうということで。

アプリケーションを起動して、こちらのCGを見ながら、CADデータを見て。この製品はさきほどの問い合せのなかでは、スピーカー部分への問い合わせが非常に多いです。「何かしらこのスピーカーの取り付け部分に問題があるではないか?」ということで。

「もしかしたらこの取り付け部分に、何かしら不具合があるのかもしれない」ということを、Surface Hubにペンで書きながら、3拠点で、画面を共有してディスカッションをしていく。ここで話し合った内容を、例えば「この取り付け部分のデザイン設計をこういうふうに変更していきましょう」と。

「変更した場合の影響点を、製造工場のほうで製造過程に対する影響から、製造工場のほうで考えて報告をしてください」ということを、さきほどのサポート側が見てるPower BIの画面、そして設計部門で持っている3DCADの画面を共有しながらディスカッションをしていくと。

音声と画面、カメラの画像を共有しながらディスカッションをしていきますので、実際には遠隔地にいても同じところで話し合っているように、画面と音声と映像を共有しながらディスカッションをしていくと。こういう使い方も考えられるんじゃないかな、と思います。

Surface Hub同士、これもミーティングに参加して、オンラインディスカッションしていくことができますので、こんな使い方も1つ想定されるのではないかと思います。

PowerPointのほうに戻りまして、もう1つ、シナリオを考えてきました。