時間の使い方が上手い人、下手な人の違いとは　「明日からがんばろう」を脱するための時間管理のコツ

時間の使い方が下手な人の“2つの特徴”とは

加藤想氏：今日は「時間の上手な使い方」について考えていきます。時間の使い方の上手・下手は個々人の感覚によるもので、明確な基準はありません。私自身も「今日は段取りよく仕事を進められたな」と充実感を感じる日もあれば、「何も新しいものを生み出せなかった」と不完全燃焼で終わる日もあります。

やりたいこと、やるべきことができていて、毎日充実感を得ているとか、時間に追われるだけでなくて自分で時間をコントロールしながら生きている感覚がある。この感覚をみなさんは持ちたいだろうと思っています。

逆に、「時間の有効活用ができていない」と悩む人に見られる特徴を2つ紹介したいと思います。例えば、優先順位づけが苦手なパターンです。

物事の優先順位を決めるのが苦手だと、その時の気分でやることを決めたり、今やらなくても問題のないことに時間を費やしてしまったりします。その結果、いろいろと動いているはずなのに、時間が足りないという状態になってしまいます。

2つ目は、つい楽なほうに流れてしまうというパターンもあると思います。「今度こそがんばろう」と意気込んで、勉強やダイエットの目標を立てても、「面倒だ」とか「楽しくないな」という気持ちが勝ってしまって、気づいたらスマホを触ってだらだら過ごしている。

そんな傾向にある人も、自分が本来望んでいるような時間の活用ができていないという点では、時間の使い方が下手とも言えます。

タスクをリスト化して先延ばしを防ぐ

それでは、時間の使い方がうまくなるためにはどんなことを意識すべきでしょうか？　大事なこととしては、「やるべきこと、やりたいことを洗い出す」です。まずは、自分が何をやるべきか、何をしたいかを明確にして、リスト化することをおすすめします。

「やるべきこと」とは、仕事や家事に限らず、自分自身で実行の必要性を感じるキャリアアップや自己研鑽のための勉強、健康維持のための運動なども含まれます。また、「やりたいこと」で言えば、家族や友人との交流、趣味の活動、副業なども挙げられるかもしれません。こういったものをどんどん書き出してみてください。

その次に、締め切りとゴールを決めることが大事です。「やるべきこと」の場合は、「面倒だから、今日はいいや」と、楽なほうに流れたり、「明日からがんばろう」という感じで先延ばしにして、結局取り組み自体が自然消滅していく可能性もあります。

そのような事態を防ぐためにも、「やるべきこと」に関しては、明確に「いつまでに、どのような状態になっておくか」を決めておくことが有効です。例えば英語の勉強であれば、「何月何日のTOEICの試験で何点を取る」。転職活動であれば、「何月までには内定をもらえるようにする」などが、明確化に当たります。

優先順位のつけ方、時間配分のポイント

次に、優先順位をつけて計画を立てる。これも重要になってきます。当然、時間は有限なので、やるべきこと、やりたいことをすべてこなすことは難しいです。締め切りの設定ができたら優先順位をつけていきます。多くの方にとっては、仕事の時間は動かしにくいと思うので、それ以外の時間をどう過ごすか、時間配分を決めていくイメージです。

優先順位をつける順番は、「やるべきこと」から「やりたいこと」の順番です。ただし、「やりたいこと」は日々の生活の満足度を上げる上で重要な要素なので、「やるべきこと」への時間配分が偏りすぎないように調整することがおすすめです。

時間配分は、できるだけ具体的に日々の行動をイメージしやすいように、1日から1週間くらいの単位で設定しておくことが有効です。勉強やダイエットなど、ある程度継続して取り組まなければならない目標の場合は、中期から長期計画を立てた上で、逆算して1日単位の計画に落とし込むことを意識してみてください。

そして最後に、集中力を高めることも大事です。目の前のことだけに集中して取り組めるようになると、時間の質はぐっと高まります。作業をする上で気を逸らすものは周囲から排除して、情報として入ってこないように作業環境を整えたりする。

睡眠をしっかり取って、脳みそや体のコンディションを整えることを意識してみてください。また、なるべく頭がスッキリしている午前中に、集中力を要するタスクを意識して行うこともおすすめです。

やるべきことが多くて時間が足りない……そんな人におすすめの方法

そうは言っても、「やるべきことが多くて時間が足りないよ」と悩んでいる方も多いと思います。そんな場合は、まずは現状の時間配分を可視化して、やらないことを決めることがおすすめです。

「緊急度」と「重要度」の軸を使って、マトリックス上に整理することは有名ですが、これを1回実践してみると、自分が使っている時間が可視化できて、ムダな領域もわかりやすくなりますのでおすすめです。

あとは、「スキマ時間」とか「ながら時間」を活用することもおすすめです。忙しくてまとまった時間が取れないという方は、日々の生活の中で生じるちょっとした時間を有効活用して、小分けに時間を捻出していくことが有効です。

例えば、移動時間、予定と予定の間の時間、夜寝る前の時間など、5分や10分でもいいのでスキマ時間を見つけて、何か有意義なことをする。こんなことをおすすめしています。

あと、時短家電を取り入れることもけっこう有効です。私自身も全自動の洗濯機や食洗機といったもの（を使用しています）。高額ではあるんですが、時間の捻出を考えると、未来への自分の投資と捉えて積極的に取り入れたりしていますので、ぜひ参考になればと思います。

というわけで、今日は「時間をうまく活用していく方法」について考えてみました。行動を少し変えていくだけでも、日々の積み重ねによって大きく変わってきます。1日の終わりに「今日も有意義だったな」と思えるために、まず自分は何から変えていくべきか、棚卸しをしてみてもらえるとうれしいです。