3日で作った業務アプリで「毎月最大550時間」の工数削減　非効率なアナログ作業が多い「現場」のDX成功事例

DX推進の3つのフェーズ

大野晶子氏（以下、大野）：セミナーにご参加いただきありがとうございます。アステリアの大野と申します。本日は、「成功事例に学ぶアナログ業務をアプリで効率化！　2万円からはじめる『現場のDX』とは」についてお話しします。どうぞよろしくお願いいたします。

はじめに、当社アステリアについて紹介します。

1998年の創立で、東証プライム市場に上場しており、「つなぐ」をテーマとしたソフトウェアを自社で開発・販売しています。本日は、明日からでも現場のDXを始められるモバイルアプリ作成ツール「Platio（プラティオ）」について、事例を含めてご紹介していきます。

みなさま、DXの推進状況はいかがでしょうか？　日本情報システムユーザー協会の企業IT動向調査によりますと、（企業の）DXへの取り組み意識は高まっており、引き続きIT投資は続伸傾向にあります。IT投資が増加する理由のトップは「業務のデジタル化対応」となっており、アナログな業務を変革していきたい企業が多いことがわかります。

そこで、本セッションでは「現場」に目を向けた業務のデジタル化対応についてご紹介いたします。

まず、経済産業省が提示しているDXの推進フェーズを見てみましょう。（スライドのように）「デジタイゼーション」「デジタライゼーション」「デジタルトランスフォーメーション」という3つのフェーズに分かれています。

最初から第3フェーズのDXに取り組もうとすると、大規模な投資や人手もかかりやすく、ハードルが高いです。また、DXを進めるにも、判断材料となる数値データやデジタルデータがそもそも溜まっていない、あるいは足りていない状況で、「何から始めたらいいかわからない」という方もいるのではないでしょうか。

まずは第1フェーズのデジタイゼーションから、DXの基本や土台となる業務のデジタル化対応に取り組みましょう。

いまだにアナログで人手に頼る業務が多い「現場」

大野：第1フェーズは、ITを利用することによる業務プロセス強化の段階です。

物理的な情報をデジタルデータにしたり、アナログな業務プロセスを改善するといった取り組みとなります。まずはアナログな業務を見直し、デジタルデータを収集・蓄積するところから始めてみるのがおすすめです。

では、どんなところにアナログな業務が残っているかと言いますと、「現場」になります。私たちの言う現場とは、店舗や工場、倉庫や客先など、さまざまな場所に赴いて業務に従事するフィールドワークの現場となります。

現場業務は細かいため、システム化しにくいものも多く、紙や口頭などアナログな業務や人手に頼った非効率な業務がまだ数多く存在しています。これらの現場業務のデジタル化を通して、業務プロセスを改善する取り組みのことを、私たちは「現場のDX」と呼んでいます。

DXの推進にあたっては、業務のデジタル化、いわゆる非効率なアナログ業務からの脱却ができていることが重要です。まずは現場のDXから取り組みを始めてみてはいかがでしょうか。

現場業務のデジタル化では、特に「紙を活用した業務が非効率」という調査結果も出ており、そのほかにも「Excelなどの業務ファイルが散在しており管理しきれない」「既存の業務システムでは対応できない『すき間業務』が多い」といった課題があります。

IT部門の方ですと、「全社のIT基盤の構築が優先されているため、現場システムの改修・構築は後回しになっている」という点も課題として認識されているかもしれません。

つまり、現場のデジタル化・DXにおいては、「非効率な紙管理をなくしたい」「データ管理を効率化したい」「現場のすき間業務だって効率化したい」といったニーズがあることがわかります。このため、現場ではさまざまな業務で柔軟に使えて、効率的に情報を一元管理・共有できるツールが求められています。

「現場」業務で活用するならPCよりもスマホ

大野：では、そのツールというのは何かと言いますと、こちらは業務用のモバイルアプリになります。

現場は立ち仕事も多く、常にパソコンが触れるとは限らないので、持ち運びやすく機能も充実したスマホの活用がおすすめです。

特に、スマホで使える業務用のモバイルアプリなら、通信環境の良くない場所でもサクサク動作しますので、どんな現場でも利用できます。さらに、これまで紙やExcelでは管理しにくかった写真や動画などのデータを収集することもできます。

現場でモバイルアプリを活用するまでのステップとしては、このようなイメージとなります。

まず、アプリを作成し、実際に現場でアプリを使って報告します。すると、データはクラウドに蓄積され、関係者がいつでもどこでも現場の情報をリアルタイムで閲覧・分析できるという流れになります。

また、データ連携によりマスターデータをアプリに反映して活用したり、現場データをシステムに反映するような使い方も可能です。

「IT人材なし」でも業務用のモバイルアプリを作成できる方法

大野：業務用のモバイルアプリは多種多様ですが、自社の運用に合ったアプリを作れたら、一番理想的ですよね。そこで、「じゃあ、イチからアプリを作ろう」と言いたいところですが、現実的な課題も出てくるわけです。

一番の課題が、「専門知識があるIT人材がいない」という点です。

現場の業務に詳しく、ITやアプリ作成にも詳しい人がいればベストですが、なかなかそうもいかず難しいのが現状です。また、費用対効果が不明だったり、資金不足で「コストがネックで取り組めない」という課題もおうかがいします。

では、IT人材もいないしコストもそんなにかけられない場合は、どうしたらいいのでしょうか。その答えが「ノーコード」になります。

「ノーコード」とは、コードを書かずにアプリなどのサービスを開発できる技術のことで、この技術が使われているツールをノーコードツールと呼びます。

「ノーコード」なら、プログラミング知識がない方でも、パーツを選んで設定するだけで、自社の現場に合った業務アプリを数時間から数日ほどで簡単に作成できます。

ノーコードツールを利用する一番のメリットが、「IT人材でなくても簡単にアプリが作れる」という点です。ITに詳しくない現場の担当者さんでも、Excelのような手軽さでアプリを作れます。

次に、「開発スピードが早く変化に対応しやすい」という点です。パーツを組み合わせる感覚でアプリを開発でき、機能修正も手軽にできます。現場の方はもちろん、IT部門の方もより素早くアプリを開発・改修いただけます。

そして最後に、「コストが安く挑戦しやすい」という点です。開発期間や工数が少ない分、低コストでアプリを作ることができます。初期費用も不要で、小さく始めやすい価格感も魅力となっております。

3日で作った業務アプリで「毎月最大550時間」の工数を削減

大野：では、実際に「Platio」というノーコードツールを活用して業務用のモバイルアプリを作成し、現場業務のデジタル化とプロセスを改善、現場のDXを実現された事例をご紹介いたします。

まずはじめに、スポーツクラブ大手のルネサンスさまの事例をご紹介します。ルネサンスさまでは、「忘れ物管理」といった現場ならではの細かい業務がシステム化されておらず、現場では紙台帳というアナログなやり方で、日々数十件もの忘れ物を管理していました。

しかし、紙台帳では記録や問い合わせ、引き渡し対応の負担が大きいという課題がありました。そこで、店舗運営の効率化を進める業務部門の方が、「忘れ物管理アプリ」を3日で作成・運用したところ、記入から引き渡しまでの作業工数が半減、毎月最大550時間もの管理業務削減に成功しました。

こちらが、「忘れ物管理アプリ」の画面になります。

これまでの紙台帳は検索性が悪く、品物の色などの特徴の記録には主観も入ってしまうため、目的の品物をすぐに見つけることができませんでしたが、アプリでは即座に検索ができ、写真で品物を確実に確認できるようになりました。その結果、問い合わせや引き渡し対応の質、そして顧客満足度も向上しています。

毎日100項目以上の工場点検を「紙」で管理する課題を解消

大野：続いては、産業廃棄物の中間処理を行っている興徳クリーナーさまの事例です。

こちらでは、ISO認証や行政の許認可を得るために、毎日100項目以上の工場点検を行い、紙に記録をしていました。

しかし、紙では記入やファイリングの手間（があるほか）、蓄積した情報を役立てづらいといった課題がありました。そこで、業務部の方が「工場日常点検アプリ」を3日で作成して、報告や情報管理業務の工数を年間400時間も削減しています。

作成された「工場日常点検アプリ」の画面がこちらです。設備点検や周期点検など、点検内容ごとに報告を分類し、選択式で簡単に報告ができるようになっています。その日に使った水の量、排水の使用量などは、メーター数値を入力するだけで、前回値をもとに自動的に算出されるようになっています。それまでは5、6桁の数値計算を人力で行っていたのですが、自動化されていったことで計算ミスもなくなりました。

では、ここでお客さまのインタビュー動画をご覧ください。

【動画再生】

片渕一真氏（以下、片渕）：株式会社興徳クリーナーは、従業員53名で大阪府岸和田市で創業しています。「私達の使命は、世界の環境保全に貢献する事です」という経営理念のもと、日々リサイクル業務に努めています。

導入のきっかけは、当初から紙媒体で現場の資料を管理していたんですが、やはり手書きでは汚れたり破けたり、保管も面倒だったので、たまたま「Platio」さんを見つけて、おもしろいなと思って連絡させていただきました。

素人でもすぐにアプリケーションを作れるところは、すごくいいなと思いました。自分たちで作りたいアプリを作れるのが一番いい。

今はパソコンを触れない子がいたりして、「それならスマホでいいじゃないか」という判断になりました。

砂田将吾氏（以下、砂田）：日々の点検の中で水道の使用量を確認して、手計算で当日の使用量を出していたんですが、「Platio」のアプリで前日のデータを引っ張り出して、当日の使用量を入力するだけで計算して出してくれ、すごく便利になりました。

瀧川正晴氏（以下、瀧川）：紙で書くのが大変だという人が多かったので、携帯で入力するかたちになって、すごく楽になったという声があがっています。上司に申請書を出す際も今までは時間がかかっていたのですが、プッシュ通知という機能があるのでかなり時間が短縮されました。

片渕：1.5時間かかっていたものが、「Platio」を導入して20分くらいに削減されています。

今までISOなどで審査が来る時、キングファイルを3〜5つ見せていたんですが、今はパソコン1つなので、担当者さんも含めて、すぐに出せることがよかったと思っています。

今は工場では紙媒体での管理がどんどんなくなっていますが、営業などはまだまだ残っています。便利な部分は「Platio」ファーストと考えて、営業にも展開していけたらなと思っています。

【動画終了】

大野：いかがだったでしょうか？　紙から脱却したことで、紛失や破損、手書きの手間や事務所に戻ってからの転記、管理の手間をグッと削減できました。

「ノウハウ」の継承も業務アプリで効率化

大野：続いての事例は、電気通信設備の構築や保守を担っているNTT東日本茨城支店さまです。

同社では、設備の工事内容やベテランのノウハウをその場で記録する「匠の技記録アプリ」を現場の社員が2日で作成しました。

事務所に帰ってからPowerPointに工事ノウハウをまとめるという工数がなくなり、技術継承の効率化と年間1,000時間もの業務削減を実現しています。

こちらが、「匠の技記録アプリ」の画面になります。

工事内容は選択式で素早く入力でき、位置情報や写真付きで、現場のノウハウをその場で登録できます。一覧や地図上で、過去の工事履歴も手軽に現場で参照できます。

その場で報告できるため、事務所に帰ってから記憶に頼って報告していた時よりも、報告内容の質も向上しています。

「ノーコード」で、1〜3時間で作った業務アプリが生んだ効果

大野：こちらの事例は、会社から金属を回収してリサイクルしたり、中古パーツをリユースし、車の資源循環に貢献している豊通リサイクルさまです。

同社の工場では、重く切り口が鋭い材料や金属を粉砕・圧縮する大型設備を扱うため、事故防止に向けたヒヤリハット報告や改善提案を重要視しています。しかし、紙の報告書では記入や情報管理に手間がかかるという課題を抱えていました。

そこで、「ヒヤリハット／改善提案アプリ」を工場長が自ら3時間で作成。その場でアプリから手軽に写真や動画付きで報告ができるようになったことで、報告件数も倍増し、報告書のデータ化や集計工数も大幅に削減されました。

豊通リサイクルさまが作成された「ヒヤリハット／業務改善提案アプリ」の画面がこちらです。

ヒヤリハットを感じたその場で報告・共有が行えるため、上長確認からフィードバックまでの改善サイクルも1～2週間から2日に短縮されています。

また、リスト選択式で手軽に報告ができるほか、写真や動画を添付することで、「どうヒヤリとしたのか」というのをよりわかりやすく伝えられるようになりました。統一されたフォーマットおよび表現で記録されるため、分析も容易になり、ヒヤリハットの傾向把握などに役立てています。

次の事例は、ビルメンテナンス業界の老舗として、設備管理・清掃・警備事業を展開されている裕生さまです。

こちらでは、健康管理や安否確認、社有車を運転する前のアルコールチェック、社有車管理などのアプリを最短1時間で開発。社会全体でDXが加速する中、自社業務のデジタル化が遅れていることに危機感を持たれ、まずは身近な業務からデジタル化して成功体験を積み上げることで、社員のデジタル活用意識向上につなげていらっしゃいます。

裕生さまが作成された「アルコールチェック・社有車管理アプリ」の画面がこちらです。

アルコールチェッカーや出発前の車のメーター写真を報告に添付しつつ、ワンタップで日常車両点検の報告も完了できるようなアプリに仕上げていらっしゃいます。

運転者から報告があると、管理者にはプッシュ通知が届く仕組みとなっています。現場で実際に活用しながら、より使いやすいようブラッシュアップを重ねながら運用されています。

現場に業務アプリを導入する際のポイント

大野：さまざまな事例をご紹介しましたが、アプリ導入時のポイントについて、ここでご紹介します。

まずはじめにご紹介するのは、「現場ファースト」です。現場でアプリを使ってもらうためには、なるべく現場の負担がないかたちでアプリを作成するという「現場ファースト」の考えが重要です。

例えば、選択式でワンタップで入力できるようにしたり、前回値を保持したり、日付やユーザー名を自動入力したりといった、ちょっとした工夫で現場が使いやすいアプリになります。

次に「スモールスタート」です。あれこれ一気に改善しようとするよりも、小規模な業務改善から始めると負担も少ないので挑戦しやすいです。成功体験が1つ生まれると、「このアプリ、よかったから別の業務にも反映してみよう」「別の業務でもアプリ化してみよう」と横展開するケースも多くなります。

最後に「アジャイル開発」です。「アジャイル開発」とは、必要に応じて機能の回収や追加を柔軟に行っていく手法のことです。現場は運用の変化も速いため、現場の二ーズに合わせてアプリ側の機能を柔軟かつスピーディに変えていけることがポイントです。

紹介した事例は、いずれも短期間でアプリを作成していますが、作成された方々はみなさまプログラミングの経験はなく、また「アプリを作成したことなんてないよ」という方々でした。ですが、ノーコードツールを活用することで素早くアプリを作成されています。

ノーコードツール「Platio」の使い方

大野：では、実際に各社で使われている当社のノーコードツール「Platio」についてご紹介させていただきます。

「Platio」は、「ノーコード」で業務用のモバイルアプリを3日で作成できるクラウドサービスです。100種類以上のテンプレートから選んで設定するだけで、プログラミング知識がない方でも自社の業務に合ったモバイルアプリを作成できます。

もちろん、現場の運用や要望に応じてアプリの修正も簡単です。「Platio」は初期費用ゼロ、月額2万円からご利用いただけます。

ご提供しているテンプレートの一例をご紹介します。

「工場日報」や「棚卸報告」、「4Sチェック」や車を運転する前の「飲酒検査報告」など、明日からでも現場業務で活用できる多種多様な業務アプリのテンプレートをご用意しています。

「Platio」は製造業やサービス業、運輸や建設など幅広い業界で採用いただいております。

現場により用途もさまざまですが、みなさま数日でアプリを作成されています。

では、実際のアプリの作り方を、実機デモでご紹介いたします。

「Platio」では、Webブラウザ上の「Platio Studio」という環境でアプリを作成します。

それでは、テンプレートを選んでアプリを作成していきたいと思います。テンプレートは100種類以上、さまざまな業務に合わせてご用意しています。今回は汎用的に使えるものから、写真日報のアプリを作っていきたいと思います。

テンプレートを選択して作成をクリックしますと、テンプレートに合わせて裏側で自動的にアプリが作られるようになっています。続いて、サンプルユーザーを追加します。

これだけでテンプレートのアプリが作成できてしまいます。

こちらが、写真日報アプリの中身を閲覧・編集する画面です。

フィールドと呼ばれる項目を簡単に追加・編集できるようになっています。さまざまなフィールドのタイプがあり、スマホのカメラ機能からバーコードやQRコードを読み込むフィールドや、画像や動画のフィールドもあります。

今回は地図のフィールドを追加して、写真を撮影した位置情報を登録できるようにしようと思います。追加を押しますと、新しく地図のフィールドが加わりました。

フィールドの並び替えも、ドラックアンドドロップというかたちで非常に簡単に行えます。下のほうのビューでは、追加した地図フィールドが画像の下に来ているのをご確認いただけます。文字の大きさなども簡単に設定できます。

このように、アプリの設定変更も「ノーコード」なら簡単に行えるようになっています。それでは編集を終了して、設定を保存したいと思います。

誰でも簡単に業務アプリを作れて、すぐに活用できるという魅力

大野：この後、実際に編集されたアプリを配布して、ユーザーさんがアプリを使えるようにしていきたいと思います。

ユーザーは、こちらのQRコードをモバイルアプリから読み取ることで、写真日報アプリを利用できます。ユーザー情報とパスワードを入力して、ログインします。

日時や入力者名、位置情報などは自動で入力されますので、それ以外の項目を入力していきたいと思います。まずはタイトルなど、自由記入というかたちで入力していきます。画像はスマホのカメラ機能を使って撮影できます。

このように、撮影した写真に手書きのメモを入力できて、「ここ、ちゃんと注目するべき部分だよ」というところに、このように印をつけられるようになっています。

写真を保存したら、地図は今いる位置情報が自動で登録されます。報告を保存すると新しい報告画面に戻り、履歴はこのように一覧で閲覧できます。上から順に入力するシンプルな操作で、報告と共有が可能となります。

いかがだったでしょうか？　ノーコードツールだと、かなり簡単に業務用のアプリを作成して、すぐにご利用いただくことができます。プログラミングの知識などはまったく必要ありませんので、このセミナーをご覧になっていただいているみなさまでも簡単にアプリを作っていただくことができます。

なお、アプリで登録された情報は、項目ごとに整理されて蓄積されていきます。管理画面ではこのように一覧で情報を見られるほか、データをExcelやCSVで出力して活用することもできるようになっています。

当社では「Platio Connect」というモバイルアプリの作成、活用からデータ連携までを「ノーコード」で実現できる製品も提供しています。

アプリと各種システムとを連携することで、柔軟なデータ活用まで対応しており、DXの第2フェーズとしてデータ活用やデータ処理の自動化などに役立ていただけます。「既存のデータをアプリ側で活用したい」、あるいは「アプリのデータを既存システムに反映したい」といったご要望があれば、ぜひあわせてご相談ください。

では、最後に本日のまとめです。

DX推進は第1フェーズから取り組むのがハードルも低くおすすめです。その第一歩として、アナログな業務が多く残る「現場」に着目してみてください。誰でもスピーディーに、低コストで現場業務のデジタル化とプロセス改善を実現する鍵は「ノーコード」の活用にあります。

機会がございましたら、ぜひ当社のノーコードツール「Platio」を使って、現場のDXを進めていただけましたら幸いです。