ビジネス現場での会議の種類と目的　効率的な運営方法とファシリテーターの役割とは？

目次

2　日本企業の会議の課題
　2-1 社内会議に奪われる時間の長さ
　2-2 参加者の発言・意見の少なさ
　2-3 参加者が会議の「決定事項」を理解していない

3　目的を達成する会議運営法
　3-1 「会議の成功」の定義
　3-2 成功しやすい社内会議の時間設定
　3-3 事前準備
3-3-1 アジェンダの共有
3-3-2 議事録の作成者を決める

4　ファシリテーターの重要性
　4-1 ファシリテーションのプロが仕切る会議の特徴
　4-2 会議を成功に導くアクション
　4-3 オンライン会議におけるジェスチャーの重要性

5　まとめ

会議の種類と目的

営業会議や定例会議などの「情報共有型」の会議は、情報を共有し、チーム全体の理解を深めます。経営会議などの「意思決定型」の会議は、重要な意思決定を行い、組織の方向性を確定させます。

企画会議やブレインストーミングなどのアイデア提案型の会議では、新しいアイデアを生み出し、創造的な解決策を模索します。そして、1on1ミーティングやキックオフミーティングなどの「コミュニケーション型」の会議では、参加者間のコミュニケーションを重視し、関係強化や円滑な協力を図ります。

以下、ビジネスを効率的に進めるために不可欠な4種類の会議を解説します。

情報共有型（営業会議、定例会議）

営業会議では営業活動に関する情報や成果を共有し、新たな取引や顧客から提供された情報について議論します。定例会議ではチームや部署のメンバーが進捗状況や課題、スケジュールについて共有します。

情報共有型の会議は、効率的な情報共有とチームワークの向上を支える場です。

意思決定型（経営会議）

経営会議の成功には、適切な準備とファシリテーションが欠かせません。ファシリテーターは会議の進行や議論のまとめ役として重要な存在で、参加者の意見交換を促進し、意思決定のプロセスを円滑に進める役割を果たします。彼らの助けを借りて、経営会議の目的を達成するために必要な情報や意見を的確に把握しましょう。

アイデア提案型（企画会議、ブレインストーミング）

異なるバックグラウンドや経験を持つメンバーが集まり、オープンな雰囲気を作り出してアイデアの共有や議論を促進します。参加者の創造性や協力性を引き出し、集合知を活用して新たなアイデアや視点を生み出しましょう。

コミュニケーション型（1on1ミーティング、キックオフミーティング）

1on1ミーティングでは、上司と部下の間で密なコミュニケーションが行われ、フィードバックや目標設定が行われます。キックオフミーティングはプロジェクトのスタートを切り、参加者間での相互理解や目標共有を促します。

コミュニケーション型の会議は、関係の強化やプロジェクトの円滑な進行を支えるために重要な役割を果たします。参加者同士のコミュニケーションを通じて信頼を築き、目標達成に向けて共同作業を進めましょう。

日本企業の会議の課題

社内会議に奪われる時間の長さ

社内会議が長引く主な要因の1つは、議題の明確化やアジェンダの設定の不十分さです。参加者が議論や意見交換に多くの時間を費やし、結論に至るまでのプロセスが円滑に進まないことがあります。

また、効果的なファシリテーションの欠如や、参加者の準備不足や会議への積極的な参加意欲の欠如も時間の浪費につながる要因です。

参加者の発言・意見の少なさ

組織のヒエラルキーから参加者が上司や上の立場の人に遠慮をして、主体的に発言することに抵抗を感じたり、緊張や自己表現の不安、他のメンバーとの競争意識なども発言の抑制要因となります。

参加者の発言・意見の少なさは、意思決定や問題解決の過程で重要な視点やアイデアが見落とされるリスクを伴います。また、参加者の参加意欲やチームの共感性を損ねる可能性もあります。

参加者が会議の「決定事項」を理解していない

この課題の要因としては、情報伝達の不足や不明確なコミュニケーションが挙げられます。会議での決定事項や議論のポイントが明確に伝えられていない場合、参加者は正確な理解を得ることが難しくなります。また、参加者が自分の意見や立場に固執し、他の決定事項に対する理解が欠けることもあります。

目的を達成する会議運営法

まず、会議の成功を明確に定義し、目的を明確化することが重要です。次に、社内会議の効果的な時間設定や参加者の積極的な関与度について考察し、さらに、事前の準備やアジェンダの共有、議事録の作成などについて検討します。

これらの要素は、会議のスムーズな進行や参加者の満足度向上、そして目的の達成に貢献します。効果的な会議運営法を学ぶことで、目的達成に向けた効果的な会議の実現に一歩近づくことができます。

「会議の成功」の定義

まず、効果的な「意思決定」は会議の成功の1つの要素です。会議は適切な情報共有や議論を通じて具体的な決定事項に至ることが重要です。参加者が持つ知識や経験を活用し、合意形成を促進することが目指されます。

また、「参加者の関与と参加意欲の高さ」も成功の指標です。積極的な参加や意見の発信、ディスカッションの活発さは会議の成果に直結します。参加者が会議に対して意義を感じ、自身の貢献が重要と考える環境が整っていることが望ましいです。

さらに、「円滑なコミュニケーションと意思疎通」が成功に不可欠です。参加者間やチームとの連携が円滑で、意見や情報が適切に共有されることが求められます。適切なコミュニケーションツールやファシリテーションの手法を活用することで、円滑なコミュニケーションを実現しましょう。

成功しやすい社内会議の時間設定

会議の長さにはバランスが求められます。長すぎる会議は参加者の集中力を低下させ、生産性を損なう可能性があります。一方で、短すぎる会議では議論や意思決定に十分な時間が取れないため、適度な時間枠を設けることが重要です。一般的には30〜90分程度が効果的とされています。

会議を開催する時間帯も重要です。参加者の集中力やエネルギーレベルは時間帯によって異なるため、最適な時間帯を選ぶことが求められます。午前中の時間帯や、午後の活気がある時間帯が会議に適していると言われています。

さらに、会議の頻度も検討する必要があります。適切な頻度で会議を開催することで、情報共有や意思決定のスピードを向上させることができます。ただし、頻度が高すぎると参加者の負担や生産性の低下を招く可能性があるため、バランスを考慮しましょう。

会議の長さ、時間帯、そして頻度を適切に調整し、参加者の関与や議論の質を高めるための時間設定をしましょう。

事前準備

ここでは、会議の事前準備として、「アジェンダの共有」と「議事録の作成者の決定」について見ていきます。

アジェンダの共有

アジェンダを事前に共有することで、参加者は会議の目的や内容を把握することができ、自身の意見や資料の準備を適切に行うことができます。また、アジェンダの共有によって参加者全員が会議の方向性や重要なトピックについて理解を深めることができます。

参加者にはアジェンダを事前に送付し、会議前に充分な準備をする時間を与えることが重要です。アジェンダの共有は会議の効果を高めるだけでなく、参加者の積極的な参加や準備にもつながります。

議事録の作成者を決める

議事録の作成者は、会議中の発言や議論を注意深く聴き、重要なポイントや意見の要点を的確にまとめる役割を果たします。事前に作成者を決めておくことで、参加者は自身の役割とアクションに集中でき、会議の成果を最大化することができます。

また、作成者を指定することで情報の正確性と一貫性を保つことができます。議事録は参加者全員がアクセスできる重要な資料であり、作成者は正確な内容を記録し、一貫性を保つ役割を担います。

参加者が効果的に協力し、情報共有を円滑に進めるために、会議前に作成者を決めることをおすすめします。

ファシリテーターの重要性

ファシリテーターは、会議の円滑な進行や参加者の積極的な関与を促進し、参加者全員が能動的に関与できる環境を作り出します。特にオンライン会議では、ファシリテーターの役割が重要であり、会議の進行や参加者の意見を調整し、円滑なコミュニケーションを促進します。

会議の成功には、専門知識とスキルを備えたファシリテーターの選任が不可欠です。適切なファシリテーターの存在によって、参加者は会議の目的や議題に集中し、効果的な意思決定を行うことができます。

ファシリテーションのプロが仕切る会議の特徴

ファシリテーターは参加者全員が積極的に関与できる環境を作り出し、意見の多様性が尊重され、より良い意思決定が行われることが期待されます。適切なファシリテーターを選任し、彼らのスキルを会議の運営に活かしましょう。

会議を成功に導くファシリテーターのアクション

次に、ファシリテーターは参加者の積極的な参加を促します。全員が発言する機会を確保し、意見やアイデアを引き出します。これにより、参加者全員が会議に参加しやすくなり、アイデアの多様性や意思決定の質が向上します。

また、ファシリテーターは議論の進行をリードし、議論の焦点を維持する役割を果たします。議題に対して適切な質問や要約を行い、会議の進行をスムーズにします。これにより、議論が迷走することなく、目的を達成するための議論が行われます。

最後に、ファシリテーターは参加者間のコミュニケーションを円滑にし、意見の対立を調整します。コミュニケーションの促進や適切なフィードバックを提供することで、参加者同士の関係性や共感が高まります。意見の対立が生じた場合には、ファシリテーターが公平さとバランスを保ちながら調整し、円滑な議論を促進します。

これらのアクションを適切に行うことで、ファシリテーターは会議の成果と目的達成に貢献します。

オンライン会議におけるジェスチャーの重要性

ジェスチャーは会話のリズムを整えるだけでなく、注意を引くのにも役立ちます。ただし、過剰なジェスチャーや乱雑な動きには注意が必要です。適度にジェスチャーを活用することで、オンライン会議において参加者間の共感や円滑なコミュニケーションを促進することができます。

まとめ

第1章では、情報共有型、意思決定型、アイデア提案型、コミュニケーション型の会議の種類と目的について紹介しました。第2章では、社内会議における時間の長さや参加者の発言の少なさなどの課題を取り上げ、第3章では、会議の目的達成に向けた運営法や事前準備の重要性について説明しました。そして、第4章では、ファシリテーターの役割とオンライン会議におけるジェスチャーの重要性に焦点を当てました。

会議の成功には、適切な種類と目的の選択、課題への対処、効果的な運営法、そしてファシリテーターの存在が不可欠です。参加者の積極的な参加や意見交換、円滑なコミュニケーションを促進するために、適切な準備やジェスチャーの活用も重要です。

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