たった2日で作ったアプリで、年間1,000時間の業務を削減　ベテランの技術を記録する「業務アプリ」の活用法

日本の製造業のデジタル化はまだ道半ば

大野晶子氏：アステリアの大野と申します。本日は「2万円からはじめる！業務アプリで推進する現場主導のデジタル化」についてお話をさせていただきます。どうぞよろしくお願いいたします。

まずはじめに、製造業におけるデジタル化の状況をご案内いたします。調査によりますと、半数以上の製造業の企業でデジタル技術が活用されています。

デジタル技術を活用している企業の狙いとしては、生産性の向上やリードタイムの削減、作業負担の軽減や作業効率の改善などが挙げられており、実際にデジタル技術を活用したことで、これらの効果も出てきていると言われています。

つまり今、日本の製造業ではデジタル技術の活用は、ほぼ当たり前になってきていると考えられます。ですが、やはりデジタル技術を活用されていない企業もありますし、デジタル化を推進している企業でもアナログ業務はまだまだ残っている状況です。

アナログで非効率なまま残る、現場の「情報管理」業務

では、どういったところにアナログ業務が残っているのかと言いますと、私たちは「現場」に数多くのアナログ業務が残っていると考えております。

私たちの言う「現場」とは、工場や倉庫、客先など、さまざまな場所に赴いて業務に従事するフィールドワークの現場のことを指します。これら現場の最前線ではまだ、紙や口頭などアナログ業務や、人手に頼った非効率な業務が多く存在しています。

とはいえ人手不足が叫ばれる世の中、かつDXの流れもありまして、現場でもアナログ業務をデジタル化しつつ、プロセス改善を図っていく取り組みが求められています。

では、実際に具体的には何をしていけばいいのだろうかと言いますと、現場に残る非効率な業務の1つ、「情報管理」業務の見直しになります。情報管理は現場を把握するために必須の業務であり、特に製造業の現場と言えば多種多様な報告が多いという特徴があります。

例えば、「生産実績の報告」「棚卸の報告」「ヒヤリハット」「KY記録」「設備点検」「車両点検」「4Sチェック」。その他にも「清掃報告」「修繕依頼」「入出荷報告」「日報」「改善提案」「アルコールチェック」など。これはちょっとした例になっているのですが、製造業の現場にはいまだにさまざまな報告が残っています。

そういった数多くの情報を管理するにあたって、みなさまも「情報管理、大変だなぁ」「非効率だなぁ」と思ったこともあるのではないでしょうか。

例えば「紙の報告書をExcelやシステムに打ち直すのがけっこう大変」「報告の粒度や内容がバラバラで、取りまとめるのが手間なんだよね」「現場からパソコンのある事務所に移動しないと、そもそも報告できないんだよね」「現場の写真や位置情報などを紙やパワポに手作業で貼り付けているので、けっこう時間がかかっている」……そういった数々のお悩みをうかがいます。

実際、現場業務のデジタル化においては、特に紙を活用した業務が非効率という調査結果も出ており、その他にはExcelなどの業務ファイルが散在していて管理できていない、既存の業務システムでは対応しきれない「すき間業務」が多いという課題があります。

つまりは「非効率な紙管理をなくしたい」「データ管理も効率化したい」「すき間業務だってIT化して効率化を図りたい」といったニーズがあることがわかります。このため、現場ではさまざまな業務で柔軟に使えて、効率的に情報を一元管理・共有できるツールが求められています。

柔軟に業務に馴染む、理想的な業務用モバイルアプリとは

ではそのツールは何かと言いますと、こちらの業務用のモバイルアプリになります。現場は立ち仕事も多く、常にパソコンが触れるとは限りませんので、持ち運びやすくその場で手軽に使えるスマホを情報管理のデバイスとして使うのがおすすめです。

スマホなら写真を撮影したり、QRコードを読み取ったりと、機能もとても充実しています。ただ、スマホはあくまでハードウェアとして使えるツールというだけで、本当に必要なのは中身の部分。つまりスマホで使える業務用のモバイルアプリです。

モバイルアプリならネットが届かない場所でも動作しますので、どんな現場でも利用することができます。さまざまな業務用のモバイルアプリがありますけれども、やはり自社の運用に合ったオリジナルのものを作ってしまうのが一番理想とされています。

現場でモバイルアプリを活用するまでのイメージがこちらです。まずアプリを作成し、実際に現場でアプリを使って報告を行います。するとデータがクラウドに蓄積され、管理者がいつでもどこでも現場の情報をリアルタイムで閲覧・分析できるという流れとなります。

業務アプリは、IT人材不足や少ない予算でも、手軽に作成できる時代に

ぜひモバイルアプリを活用して現場のデジタル化を進めていただきたいのですが、とはいえ課題もございます。調査によりますと、一番の課題が「専門知識があるIT人材がいない」という点です。

確かに現場の業務にすごく詳しくて、ITやアプリ作成にも詳しい人がいればベストですが、やはりなかなかそういった方はいらっしゃらないのが実情になっております。また費用対効果が不明だったり、資金不足だったりと、コストがネックで取り組めないという課題もあると思います。

では「IT人材もいないし、コストもそんなにはかけられないんだよね」という場合は、どうしたらいいのでしょうか。その答えがこちら、「ノーコード」です。ノーコードとは、コードを書かずにアプリなどのサービスを開発できる技術のことで、プログラミング知識がない方でもパーツを選んで設定するだけで、自社の現場の業務に合ったアプリを数時間から数日ほどで開発できます。

ノーコードツールを利用する一番のメリットが、IT人材でなくても簡単にアプリが作れるという点です。ITに詳しくない現場の担当者さんでも、自分たちの業務に合ったアプリを作って業務改善を進めることができます。このため現場主導で自分たちが使いやすいアプリを作成でき、定着も早く、効果もすぐに実感できます。

次に、開発スピードが早く変化に対応しやすいという点です。ノーコードなら数日でアプリを開発できるので、通常よりも開発時間が圧倒的に短くなります。またアプリの導入後も、現場の運用の変化に合わせて手軽に機能を修正できます。

そして最後に、コストが安く挑戦しやすいという点です。開発期間や工数が少ないぶん、低コストでアプリを作ることができますし、サーバーやデータベース、インフラ構築といった初期投資や準備が不要で、すぐに利用できます。月額数万円とスモールスタートで始めやすい価格感も魅力となっています。

40万点を管理する巨大倉庫の棚卸しの効率化を実現した「棚卸しアプリ」

では実際に、「Platio」というノーコードツールを活用して、業務用のモバイルアプリを作成し、現場業務を効率化した事例をご紹介してまいります。

最初の事例は、エレクトロニクスメーカーの京セラさまです。京セラさまでは、40万点を管理する巨大倉庫の棚卸を紙で行っていましたが、「スマホから棚卸が報告できないか」という現場のアイデアを元に、現場主導で棚卸アプリを、なんと1日で作成。手元のアプリで棚卸報告が完結するようになり、紙の受け渡しや倉庫内の移動がなくなりました。

また、目視で行っていた紙の棚卸表と在庫データの照合が自動化。照合ミスもなくなり、在庫精度も向上しています。現場で作ったアプリの便利さが話題となり、他部門でもモバイルアプリを活用した改善提案につながっています。

アプリを導入する前は、事務所で発行される紙のリストを取りに行く、そして事務所に戻しに行くというプロセスが発生していました。さらに、数えた在庫数とシステム上の在庫数が違うと、スタッフはもう一度事務所に用紙を取りに行って、再度棚卸をし直さないといけませんでした。アプリの導入後は、倉庫のどこにいてもアプリから棚卸報告ができるようになり、移動や紙管理の作業が不要になっています。

「ヒヤリハット改善アプリ」をたった3時間で作成

続いての事例は、廃車のリサイクルやパーツのリユースにより、車の資源循環に貢献している豊通リサイクルさまです。こちらの工場では、重く切り口が尖った材料や、金属を粉砕・圧縮する大型設備を扱うため、事故防止に向けたヒヤリハット報告や改善提案を重要視しています。しかし紙の報告書では、記入や情報管理に手間がかかるという課題を抱えていました。

そこで「ヒヤリハット/改善提案アプリ」を、なんと3時間で作成。その場でアプリから手軽に写真や動画付きで報告ができるようになったことで、報告件数が倍増し、報告書のデータ化や集計工数も大幅に削減されました。

豊通リサイクルさまが作成された、ヒヤリハット・改善提案アプリの画面がこちらになります。スマートフォンからその場で、写真や動画付きでヒヤリハットを報告できます。また、選択式の入力を活用することによって、最終的に分析する時にも入力される表現が統一されているため、分析しやすいという効果も得られています。

右側のExcelの画面が分析結果なのですが、「どんなヒヤリハットが多かったのか」というのを、本当に簡単に集計できるようになったとうかがっております。ここで、実際にヒヤリハットアプリが操作されている様子もご紹介させていただきます。

誰でも簡単にわかりやすく情報を残せる仕組み

ヒヤリハット報告の実際のアプリ画面を改めてご案内します。新しく報告を立ち上げます。基本的には上から下に、順々に項目を入力していくシンプルな画面となっておりまして、選択式で手軽に情報を登録できる仕組みを採用されていらっしゃいます。

日時などは自動で情報が登録されていきます。もちろん自由記入の項目も設けられるようになっています。キーボードから文字情報として入力他、Siriなどの音声入力方法も活用できます。

写真の登録では、スマホのカメラ機能を用いて、その場でカシャッと写真を撮って添付できるようになっています。また、手書きでヒヤリハットしたところに印をつける手書き機能もございますので、わかりやすく情報を残せるようになっています。

動画も同様ですね。ささっと動画を撮って報告に添付できるようになっています。位置情報も、今いる位置が自動で登録されていきます。その他、ヒヤリハットの原因となる項目をタップしていきます。

また、報告はメールでヒヤリハット報告があった旨を共有することもできるようになっておりますので、メールを送りたい相手を選んで登録するだけで情報が蓄積、そしてメールが飛んでいくようになっています。報告はこのようにあとから確認もできるようになっています。

フィードバック・改善までの期間が1〜2週間→2日に短縮

アプリを導入する前は、ヒヤリハットが発生した後の報告は、現場でなかなか書きづらいので保留してしまい、後で報告を作成しようと思った時にはちょっと記憶が曖昧になったりするという課題もありました。

また、紙の報告書だと情報共有までに時間がかかったり、文章だけでは状況把握が困難で、担当者さんに聞くという時間が発生します。

さらには最終的にデータ化したり集計する工数もかかってしまい、後で実際にヒヤリハットや改善提案を報告してくれた方にフィードバックするタイミングも遅くなってしまいがちで、やはり報告から間が空いてしまうと改善の熱が冷めやすいのも課題とうかがっていました。

アプリ導入後は、その場で写真付きでわかりやすいかたちで報告ができるようになり、データはリアルタイムで上長の方が確認できるようになったので、集計や分析も素早く行えて、本来はフィードバック・改善までのサイクルが1～2週間かかっていたんですけれども、2日に短縮できたという効果もうかがっております。

ベテランの技術をアプリで記録し、年間1,000時間の業務削減

次の事例は、電気通信設備の構築や管理・保守を担っている、NTT東日本 茨城支店さまです。同社では、設備の工事内容やベテランのノウハウを記録する「匠の技」記録アプリを2日で作成。ベテランの高齢化に伴う技術継承を効率化されています。

従来は、ベテランの業務ノウハウをPowerPointで会社に戻ってから作成していたんですが、その場でアプリから記録ができるようになったことで、年間1,000時間もの業務を削減。効率的に業務ノウハウの蓄積と共有を実現、さらには若手の効率的な育成にもつなげていらっしゃいます。

こちらが「匠の技記録アプリ」の画面になります。工事内容は選択式で素早く入力でき、位置情報も今いる位置が自動で登録されます。写真付きで現場のノウハウを登録できるため、直感的に情報を把握できるようになっております。一覧や地図上で過去の工事履歴を参照できるため、現場で手軽に情報を確認できるようになりました。

毎日100件以上の点検報告のアプリ化で年間400時間の業務削減を実現

続いての事例は、工場排水など産業廃棄物の中間処理を行っている興徳クリーナーさまです。同社では、工場の日常点検報告を3日でアプリ化しISO認証や行政の許認可に必要な現場データを効率的に収集しています。

ISO認証や行政の許認可のための報告に必要な項目はかなり多くて、毎日100以上の項目の点検結果を紙に記録されていました。この点検結果をアプリで収集できるようになったことで、点検記録が約1時間から20分に短縮。

入力漏れの防止や自動計算によりミスや漏れのないデータを蓄積。項目ごとの分析や傾向把握も容易になり、データに基づく改善計画の策定にも貢献しています。結果として年間400時間もの業務削減につながっています。

こちらが興徳クリーナーさまが作成した「工場日常点検アプリ」と、熱中症対策のための「暑さ指数管理アプリ」の画面になります。暑さ指数管理アプリは1日かからずに作成されたそうです。工場日常点検アプリでは、設備ごとに点検内容を切り替えて報告できるようになっており、報告は基本的に選択式で手軽に結果を登録できるようになっています。

さらに、排水量などはメーター数値を入力することで、前回値を基に当日の使用水量が自動で算出されるようになっています。2～3桁の計算であればさほどミスもないのですが、こちらでは5～6桁の計算を手作業でされていたため、当時は計算ミスもございました。ですが自動算出により、計算の手間やミスがなくなっています。

アプリ導入前は紙の運用だったため、記録しても紛失したり破けたり、あるいは水濡れといったトラブルがありました。また、移動して事務所でデータを転記し、その後データをきれいに整理して取りまとめて、分析して報告、書類はファイリングをするという紙運用ならではの手間が数多くありましたが、導入後は現場でアプリに入力すれば入力表現も整ったデータが蓄積されるため、データ活用までとても容易になっています。

プログラミング未経験の専務が「アルコールチェック」や「社用車管理」アプリを最短1時間で開発

最後に、ビルメンテナンス業界の老舗として設備管理・清掃・警備事業を展開されている、裕生さまの事例を紹介します。裕生さまでは、健康管理や安否確認、アルコールチェック、社有車管理などのアプリを同社の専務が最短1時間で開発。

社会全体でDXが加速する中、自社業務のデジタル化が遅れていることに危機感を持たれ、まずは身近な業務からデジタル化して成功体験を積み上げることで、社員のデジタル活用意識向上につなげています。

Platioでは、車両点検やアルコールチェック向けのアプリテンプレートがございまして、それを基に裕生さまが作成されたアルコールチェック・社有車管理アプリの画面がこちらです。

アルコールチェッカーや出発前の車のメーター写真を報告に添付しつつ、ワンタップで日常車両点検の報告も完了できるようなアプリに仕上げています。運転者から報告があると、管理者にはプッシュ通知が届く仕組みになっています。

「現場主導」が成功の秘訣！IT経験がなくても、現場経験があれば、使いやすいアプリが作成できる

さまざまな事例をご紹介しましたが、ここでは現場で本当に使えるアプリを導入するポイントについてご紹介します。まず1つ目は、現場主導であることです。現場の状況や課題を一番把握しているのは現場で働いている方々ですので、現場主導で業務を改善できる環境を整えることが重要です。

このためアプリ作成経験のない現場担当者の方でも、数日で業務アプリを作り、業務を改善できるノーコードツールの活用が注目されています。今回紹介した事例も、みなさまアプリの作成経験とはまったくない方々でしたが、業務に合わせて自分たちが本当に使いやすいアプリを作成され、業務改善につなげられています。

2つ目のポイントが、スモールスタートです。あれこれ一気に改善しようとすると、なかなか最初の一歩は踏み出しにくいものです。「まずはこの業務を改善してみよう」というふうに小規模な業務改善から始めてみると、負担も少ないので挑戦しやすいです。

また、1つ成功体験が生まれると「このアプリが良かったよね、この業務でも使えないかな」というふうに、横展開で現場改善の取り組みが広がりやすいので、そういった点からもまずは小さく始めて成功体験を得ていただくのが重要です。

そして最後が、アジャイル開発です。アジャイル開発とは、必要に応じて機能の改修や追加を柔軟に行っていく手法のことです。

アプリを現場で使ってみると「この機能が足りない」あるいは「この機能は不要だね」など、さまざまな発見があります。また現場は運用の変化も早いため、現場のニーズに合わせてアプリのあり方を柔軟かつスピーディーに変えていけることがポイントとなります。

プログラミング知識不要！月額2万円から始める現場主導のDX

当社のノーコードツール Platio（プラティオ）は、現場の担当者でも簡単に業務アプリを作成でき、小さく始めて横展開しやすい、柔軟かつ素早くアプリの機能を修正できるツールとなっております。そんなPlatioについて、簡単にご紹介をさせていただきます。

Platioは、ノーコードで業務用のモバイルアプリを3日で作成できるクラウドサービスです。100種類以上のテンプレートから選んで設定するだけで、プログラミング知識がない方でも自社の業務に合ったモバイルアプリを作成できます。もちろん現場の運用や要望に応じてアプリの修正も簡単です。Platioは初期費用ゼロ、月額2万円からご利用いただけます。

ご提供しているテンプレートの一例をご紹介します。「工場日報」「棚卸報告」「4Sチェック」「飲酒検査報告」など、明日からでも現場業務で活用できる多種多様な業務アプリのテンプレートを用意しております。

Platioは、業種・業界問わず幅広い用途で採用されています。自治体でも採用実績があり、熊本県の小国町さまでは「被災状況報告アプリ」を1日で作成。コツコツとアプリを作り現場業務を改善された取り組みが評価され、日本DX大賞の大賞も受賞されています。

とはいえ「そんな簡単にアプリって作れるものなんだろうか」「ノーコードって実際どういうこと？」というふうに思われる方もいらっしゃるかと思いますので、ここで実際にイチからアプリを作成するデモをご覧いただきたいと思います。

テンプレートを選ぶだけで、誰でも簡単にアプリが作成できる

Platioでは、Webブラウザ上のPlatio Studioという環境でアプリを作成します。それではテンプレートを選んで、アプリを作成していきたいと思います。テンプレートは100種類以上、さまざまな業務に合わせてご用意をしております。今回は汎用的に使えるものから、写真日報のアプリを作っていきたいと思います。

Platio Studio操作動画はこちら

テンプレートを選択して「作成」をクリックしますと、テンプレートに合わせて裏側で自動的にアプリが作られるようになっています。続いてサンプルユーザーを追加します。これだけでテンプレートのアプリが作成できてしまいます。

「写真日報アプリ」の中身を閲覧・編集する画面では、フィールドと呼ばれる項目を簡単に追加・編集できるようになっています。さまざまなフィールドのタイプがあり、スマホのカメラ機能からバーコードやQRコードを読み込むフィールドというものや、画像や動画のフィールドなどもあります。

今回は、地図のフィールドを追加して、写真を撮影した位置情報を登録できるようにしようと思います。「追加」を押しますと、新しく地図のフィールドが加わりました。フィールドの並び替えもドラッグ＆ドロップというかたちで、非常に簡単に行えます。

下のほうのビューでは、追加した地図フィールドが画像の下にきているのをご確認いただけます。文字の大きさなども簡単に設定できます。このようにアプリの設定変更も、ノーコードなら簡単に行えるようになっています。それでは編集を終了して、設定を保存していきたいと思います。

アプリに蓄積された、現場データの活用も可能

この後、実際にこの編集されたアプリを配布して、ユーザーがアプリを使えるようにしていきたいと思います。ユーザーはこちらのQRコードをモバイルアプリから読み取ることで、「写真日報アプリ」を利用できます。ユーザー情報とパスワードを入力して、ログインしていきます。日時や入力者名、位置情報などは自動で入力されますので、それ以外の項目を入力していきたいと思います。

まずはタイトルなどを自由記入というかたちで入力していきます。画像はスマホのカメラ機能を使って撮影できます。このように、撮影した写真に手書きのメモも入力できるようになっておりますので、「ここはちゃんと注目するべき部分だよ」というところに印をつけられるようになっています。

写真を保存し、地図は今いる位置情報が自動で登録されます。報告を保存すると、新しい報告画面に戻り、履歴はこのように一覧から閲覧できます。上から順に入力するシンプルな操作で、報告と共有が可能となっております。

いかがだったでしょうか。ノーコードツールだとかなり簡単に業務用のアプリを作成して、すぐに利用いただくことができます。プログラミング知識はまったく必要ありませんので、このセミナーをご覧になっているみなさまでもアプリを簡単に作っていただくことができます。

なお、アプリに登録された情報は項目ごとに整理されて蓄積されます。管理画面ではこのように一覧で情報を見られる他、データをExcelやCSVでエクスポートして活用することもできます。

当社では「Platio Connect」という、モバイルアプリの作成・活用だけでなく、データ連携までをノーコードで実現できる製品も提供しています。こちらはアプリを作成・活用することで蓄積されたデータを各種システムと連携することで、柔軟なデータ活用を実現できるサービスです。

例えば、「収集した現場データを基幹システムにも登録したい」といったニーズにお答えすることができます。ぜひこちらのデータ活用についても、お気軽にご相談いただければと思います。

アプリ活用で始める、現場の業務効率化

最後に、本日お伝えした内容をまとめます。日本の製造業ではデジタル活用が進んできておりますが、現場にはまだまだアナログ業務が多く残っています。その中でも情報管理を見直してみてはいかがでしょうか。現場の業務効率化には、モバイルアプリの活用が有効です。モバイルアプリなら現場は手軽に報告、リアルタイムに共有でき、管理側もデータが一元管理され活用しやすいというメリットがあります。

そして、自社の業務に合ったモバイルアプリを作成するなら、ノーコードでの作成がおすすめです。ノーコードなら誰でも一定の品質のアプリを簡単かつ素早く、低コストで作成できます。

ぜひノーコードで業務用のモバイルアプリを作り、現場で活用して業務効率化を進めていただければと思いますので、まずは自社の現場業務に目を向けて、できるところから改善の取り組みを始めていただけると幸いです。

最後にご案内です。Platioでは無料の体験セミナーを実施しています。アプリの作成から操作、データ管理までを1時間で体験いただけます。

また、ご紹介した事例も含めて、Platio導入事例集にてまとめてご紹介しております。30社以上の事例を一気にご確認いただけるコンテンツとなっておりますので、ぜひ下記よりアクセスしてみてください。私からのお話は以上となります。最後までご覧いただき、ありがとうございました。