電子契約サービスを導入しても、紙の契約書がなくならない
松尾佳亮氏（以下、松尾）：みなさん、はじめまして。Contract One Unitの松尾と申します。私から「Contract One」の詳細についてご説明いたします。
まず簡単に自己紹介させてください。私は、2014年に営業職としてSansanに入社しました。その後インサイドセールス部門でセールス部門の立ち上げを担当し、2016年にマーケティング部に異動。2020年に、同部署の副部長として大手企業向けのマーケティング戦略立案および実施等々に関わりました。
そこから現在、新規組織の立ち上げあるいはマーケティングの知見などを活かしながら、Contract One Unitというところでアシスタントゼネラルマネジャーを務めております。本日は、クラウド契約業務サービス「Contract One」についてご紹介いたします。
さて、みなさん。契約業務にどういったイメージをお持ちでしょうか？ 私も日々お客さまと接していて、紙の契約書を使っている企業さまがまだまだ多いなと、非常に感じています。そのため、昔から続いているアナログな作業がかなり残っていて、業務の効率化が進んでいないなと感じております。
紙の契約書を扱う場合は、印刷、製本、押印、郵送といった作業が必要です。紙の契約書がなくならない限り、こうした作業はなくならないわけですね。ですので、デジタル化が進む世の中においては、非効率な作業と言えるかなと思います。
昨今、多くの企業が参入している電子契約が、それらの打開策になっていないかというところなんですが、実は電子契約のサービスを導入しても、すぐに紙をなくせるわけではありません。
契約業務は、企業間の取引を証明する非常に重要な作業です。ですので、過去の経緯や法的な制約によって、電子契約サービスを導入しても紙と電子契約の両方を使い続けている企業が非常に多いです。
契約の更新・解約忘れで、立ち退きや数百万円の損失を被る事例も
松尾：結果として、さまざまな電子契約書や紙の契約書が混在する状態なので、契約業務はより複雑になりつつあるのが現状です。そこで、企業さまは契約書の紛失あるいは二重契約の締結、契約の更新忘れなどのリスクを抱えている状態になっています。
例えば、全国で店舗を運営しているとある企業さまは、大量のテナント契約を紙で管理していました。ですが、その契約書の管理方法が統一されていなかったがゆえに、人事異動で担当者が変わった途端に複数のテナント契約の更新が漏れ、立ち退きを迫られてしまう。こういった事態も起きます。
その結果、好立地を失っただけではなくて、新たなテナントを探すために膨大な費用が発生し、他にも解約期限の管理がおろそかになって、自動で契約が更新されてしまい、数百万円の損失が発生したという事例もあります。あるいは、契約管理の不十分さを税務調査で指摘されて、ペナルティを負ったという企業もありました。
こういったケースは、実は個別にニュースになるような話ではないんですけれども、さまざまな企業さまはこうしたリスクを抱えております。
だからこそ「Contract One」は、このタグラインを掲げました。「契約業務のDXから、リスクを管理する」。アナログをデジタルに変えるというSansanの大きな強みを活かしながら、複雑化する契約業務のデジタル化に挑戦して、契約業務におけるリスク管理を実現できればなと思っています。
リスク発生の根本は、複雑過ぎる業務フロー
松尾：そもそも契約業務について具体的にイメージできる方は、もしかしたら多くないかもしれません。ですので、実際にどのような作業が発生しているか、なぜこういったリスクが発生するかがイメージしづらいかなと思います。
「Contract One」をご紹介する前に、あらためて契約業務の流れをご説明したいと思います。自社で契約書を作成する場合の図がこちらです。まずは、事業部の担当者が過去の契約書を探すところから始まります。この図の左側ですね。
一般的には、法務部あるいは管理部門に問い合わせをしますが、電子で保管している場合、紙で保管している場合、あるいはそれらが混在している場合等々。保管が複雑になっていると、管理部門に問い合わせても見つかるまでに非常に時間がかかります。
見つけ出して、類似契約を元に素案を作成します。素案を作成したら、法務部あるいは相手企業に確認をしてもらいます。それから、手作業で製本、押印、郵送作業を行います。相手企業に送って押印されて、無事締結が完了した後も、返送されてきて原本に索引などをつけて、保管・管理をしていきます。これぐらい複雑なフローがあります。
では逆に、契約書を受領した場合はどうでしょうか。まず多くの場合、事業部の担当者に直接送られてきます。担当者は契約書を受領したら、内容を確認して、それをさらに法務部などに共有。それから確認、調査を行っていきます。その後、社内での承認が下りたら、やっと押印をして、原本を取引先に返して、控えを保管して管理します。
大まかな契約業務の流れは以上となりますが、実際には相手企業あるいは内部の法務部などの管理部門とのやりとりが何度も発生します。保管や管理においても、ただ倉庫に置いておけばよいわけではなくて、契約期限を把握したり、必要に応じて更新手続きをする必要もあります。
業務スピード、内部統制、リスク管理を両立する難しさ
松尾：それぞれの業務をどの部門、どの部署が行うかは、企業によってさまざま考え方があります。我々は、主にこの3パターンに分かれると思っておりまして、この説明をさせていただければと思います。
まず一番左側にある「本社集約型」ですね。こちらは、契約業務をすべて法務部などの管理部門で行います。次に真ん中、押印まで各部門が行って、保管や管理を管理部門が行うという「部門クロス型」。そして3つ目、最後に各部門がすべてを行う「部門完結型」になります。ちょっと一つひとつ細かく見ていきたいと思います。
まず本社集約型についてですが、管理部門が集約をするために、いわゆる内部統制が非常に取りやすくなっています。一見良さそうに見えるんですが、実は現場の業務スピードが低下すると同時に、管理部門には大きな負荷がかかります。当社調べとはなりますが、実際この方法を採用している企業は、全体の25パーセントに留まっている印象です。
次に、最も多くの企業で採用されている部門クロス型。こちらの業務スピードは、先ほど紹介したものよりは少し上がります。ですが、内部統制が取りづらいことに加えて、業務が大変複雑化してしまうので、ミスが発生するリスクを非常に大きくはらんでいます。
さらには管理部門、あるいは現場部門、双方のリソースを圧迫することにもつながりますので、こちらも業務スピードの低下につながる可能性があります。
最後に部門完結型ですね。こちらは現場のスピードは比較的上がります。しかし、すべてのプロセスが現場部門に委ねられるので、作業が属人化してしまいます。ですので、紛失あるいは多重契約のリスクが最も高くなるのが、この部門完結型になります。
ご覧いただいたとおりですが、どのパターンでも業務スピード、内部統制、リスク管理、こういったものを両立することが非常に難しいです。このあたりが企業の課題となっていることがわかっていただけるかなと思います。
紙の契約書も電子契約書も一元管理できる、唯一のサービス
松尾：このように契約業務の関係者も非常に多く、プロセスも複雑になりがちです。ですので紙の契約書がなくせない。それによって多くの企業が複雑なプロセスを組んでおりますが、ここにさらに電子契約が加わると、さらに別のプロセスを組むことになります。
なので、契約業務は、プロセスの一部だけを切り取ってデジタル化を進めても、アナログとデジタルが混在する状態になって、管理をより複雑化してしまうんですね。それが新たなリスクの原因となると。そのために、紙も電子もすべて包括的に管理できる体制を構築することが非常に重要かなと考えております。
その体制の構築を実現するのがContract Oneです。Contract Oneでは押印や製本、アナログな作業を必要とする紙の契約書。また、電子契約を使って締結された電子契約書を、包括的にデジタル化する唯一のサービスとして誕生しております。すべての契約書を一元管理して、業務効率化とリスク管理を同時に実現します。
どんな形式の契約書もデータベース化できる「スマート台帳」
松尾：では、ここから実際に「Contract Oneで何ができるか」をご紹介していきたいと思います。Contract Oneには大きく2つ機能があります。1つは契約書を保管・管理していくスマート台帳。そして、押印から製本までアナログな工程を代行するスマート判子。この2つです。
この2つの基本機能によって、紙も電子も抜け漏れなく一元的に管理できるようになります。そしてこれらの機能によって、全社統一の契約情報データベースを構築できることになります。
もう少し具体的にご説明させていただきます。まずはスマート台帳について。紙や電子契約といった、さまざまな形式で作成された契約書はさらに郵送、メールなどで各部門の担当者に個別に届けられることになります。
個別に届けられているので、契約管理が非常に属人化しやすいポイントでもあり、担当者から管理部門に渡る前に紛失してしまうリスクもあります。
Contract Oneでは、それらすべての契約書をデータ化した上で、クラウド上に保存します。その時正確にデータ化しているので、検索性にも優れていますし、活用しやすい契約情報データベースとして機能する。それだけではなく、本年施行されたばかりですが、改正電子帳簿保存法の対応も実現しています。
このデータベース化には、ちょっとしつこいようですが当社がクラウド名刺管理サービスの提供を通して培ってきた、アナログな媒体を素早くデジタル化する技術が使われています。まず自社で契約書を作成する場合でも、Contract Oneにアップロードして適切に管理できるようになります。
当然、紙の契約書だけでなく、電子契約書もデータベース化していきます。そのため、寺田の話にもありましたが、すでに電子契約サービス提供企業である7社との連携が決定しています。
スマート台帳においては、Contract Oneがデータ化する紙の契約書。それから、これらの電子契約サービスを活用して締結された契約書を管理できるようになる予定です。
紙の契約書のアナログな工程を代行する「スマート判子」
松尾：続いて、スマート判子について。先ほどご説明したとおり、紙の契約書がなくせない。これによって、印刷・製本・押印・封入・郵送といったアナログな作業は、ほとんどの企業でほぼ確実に発生しています。その作業に追われてしまうことで、本来の業務に支障をきたすこともありますし、そのために会社に出社するという担当者も多くいます。
Contract Oneでは、それらのアナログな工程を代行します。ユーザー企業さまはクラウド上で契約書を確認し、指示をするだけで契約業務を完了できるようになります。どうしてもなくせなかった、アナログな工程がデジタル化されていきます。
このスマート台帳とスマート判子の2つの機能によって、ユーザー企業さまは、すべての契約書を抜け漏れなく、クラウド上で管理できるようになります。もちろんこの時、締結日、あるいは企業名、契約内容に関連付けて管理できるようになるので、契約書の管理・活用という面でも今まで以上に簡単になります。
また、期限管理が疎かになっていた企業さまも、紙と電子で複雑な管理をしている企業さまでも、契約業務に関するトラブルを回避でき、リスクを低減することにつながります。以上のように、Contract Oneは、契約の締結、データ化と保存、それから管理・活用を、包括的にデジタル化して契約業務をDX化していく。そんなサービスです。
契約書の作成から相手企業への郵送まで、ワンストップで完結
松尾：これらの機能によって、Contract Oneは、従来の契約業務を大きく変えていきたいと思っています。具体的にどう変えるかご説明したいと思います。
先ほどご説明した中でも、最も業務フローが複雑な部門クロス型の企業を例に考えてみたいと思います。この例では、各事業部と管理部門が役割分担をしているので内部統制が取りづらい。あるいは業務の複雑化が課題でした。その企業が、自社で紙の契約書を発行する場合を例にしてみます。
今まで契約書を作成する時、各事業部は過去の類似契約書について、まず管理部門に問い合わせをします。問い合わせを受けた管理部門は、電子や紙といった契約書を探し、事業部に共有します。事業部は管理部門から受け取った過去の契約書をもとにして、素案を作成して印刷・製本します。
それをさらに法務部に返し、確認・押印依頼をします。法務部はさらに中身を確認して押印をして、もう一度事業部に返却します。事業部はその契約書を封筒に入れ、切手を貼り、取引先に郵送します。取引先は受け取った契約書に押印をして、送られた元の事業部に原本を返送します。
さらに、事業部は受け取った契約書の原本を法務部に渡します。ここで初めて法務部が保管作業に入ります。保管作業に入る時、法務部がそのまま紙で保存する場合は索引を作成したり、キャビネットを整理する必要があります。あるいは電子保存している場合でも、紙で回覧されていることも多々ありますので、PDF化したり、管理用のExcelを更新する作業が行われます。
非常に長い一連の流れが、Contract Oneを導入すると、こうなります。まず事業部が素案を作成する時は法務部に問い合わせることなく、自分たちでContract Oneにアクセスをして、類似契約を探せるようになります。
法務部は、事業部がContract Oneにアップロードした契約書データを、クラウド上で確認して、Contract Oneに対して押印指示を出します。すると、印刷・製本・押印のすべてと、相手企業に郵送するところまでContract Oneが代行します。相手企業から返送された契約書は、Contract Oneが代理で受領して、それをさらにデータ化して保存します。
1通で100分以上かかる契約書の業務を、約11分に短縮
松尾：これら一連の業務を、担当者の業務時間に換算してみたものが、次のスライドになります。
こちらも当社の調べとなりますが、Contract Oneを導入する以前は1つの契約書を作成するために、なんと100分以上もの時間がかかっていました。しかも、ここには素案作成の時間を含んでおりません。つまりどういうことかというと、契約内容の作成という本来の業務以外で、実はこれほど多くの追加作業が発生していると言えます。
Contract Oneを導入していただければ、実際に担当者が手を動かす業務がわずか3工程に減ります。それと同時に、時間として約11分程度まで削減することができています。
Contract Oneが変える契約業務ということで、部門クロス型をご紹介しましたが、本社集約型と部門完結型の場合も簡単にご紹介しますね。まず、本社集約型の場合、さまざまな事業部から問い合わせが来ることが、管理部門の負担となっています。それがすべてContract Oneに集約されることになりますので、管理部門は内部統制を取りつつ、本来の業務に集中できるようになります。
そして部門完結型の場合、押印や保管、管理がバラバラになっていたものがContract Oneで集約することで、事業部の業務スピードを損わずに会社で全体を把握できると同時に、契約書の紛失あるいは更新漏れを防げるようになります。
ここまで紹介させていただいたように、Contract Oneが、企業の契約業務のシーンで、さまざまなメリットをもたらしていることが、おわかりいただけたのではないかなと思います。あらためて最後に整理させていただきます。
「業務効率化・契約情報の一元管理・多様な働き方」を実現
松尾：Contract Oneの導入メリットですね。まず1つ目は業務の効率化。押印業務などアナログな工程、あるいは煩わしい保管管理業務のデジタル化によって、契約業務自体を効率化していきます。
そして2つ目。契約情報の一元管理。紙、電子に関わらず、すべての契約書をデータ化してクラウド上で一元管理できるため、過去の契約情報の検索も非常に容易になります。ですので、より効果的な管理・活用につながります。
これが紛失、多重契約、契約更新漏れ、さらにはそれが原因となる意図せぬ費用負担のリスクを軽減していく。加えて、改正電子帳簿保存法の法令遵守も実現できます。
そして最後に多様な働き方の実現です。契約業務をオンラインで完結するために、押印のために出社する必要もなくなり、リモートワークの実現を後押しできます。あるいは、地震などの災害時であっても、インターネット環境さえあればすぐに契約業務に取り組めるので、いわゆるBCP（事業継続計画）体制の構築にもつながります。以上がContract Oneの導入によるメリットです。
これらのメリットを評価いただき、実はContract Oneのプレローンチから半年で、すでに50社近くの企業さまに導入いただいています。ご覧いただいているものが、一部ではありますが先行導入いただいている企業のみなさまです。
導入にあたっての料金体系はこのようになっています。提供時期に関しましては、すでにプレローンチを行っておりますので、Contract Oneのプロダクトサイトからお客さまのお問い合わせを受け付けております。Contract Oneのサービスについてのご説明は以上になります。
クラウドサイン、電子印鑑GMOサインなど7社とのサービス連携
松尾：最後に、冒頭でご紹介させていただきました、主要電子契約サービスを提供する7社のみなさまを、あらためてご紹介させてください。サービスの構想段階から我々に非常に共感してくださり、この正式なローンチのタイミングで機能連携を快諾してくださいました。
Contract Oneのコンセプトを実現するには、電子契約サービスの連携が必要不可欠だなと感じております。その中で、早くから契約業務のデジタル化に取り組んで来られた、業界を代表するみなさまに共感をいただき、さらには連携を実現できました。非常にありがたく思っております。
また本日、実はContract One発表に際して、すべての企業のみなさまからメッセージをいただきました。その中でも一部の企業さまから、動画でもメッセージを寄せていただいております。私からの話は以上となりますが、最後にお寄せいただいた動画をご覧いただければと思います。ご清聴ありがとうございました。
――弁護士ドットコム株式会社、橘さま。
橘大地氏：Sansan株式会社のみなさま、Contract Oneのリリース、誠におめでとうございます。クラウドサインでは、2020年からSansan株式会社のみなさまと提携させていただいて以来、さまざまな場面でお取り組みをご一緒させていただきました。
この度、Contract Oneとクラウドサインが連携することによって、より契約が身近になるように、契約をビジネスインフラとしてより活用できる未来のために、ご一緒させていただくことを大変楽しみにしております。Contract Oneの発展、そしてユーザーのみなさまの契約をもっと便利にできるよう、私たちとしても最大限応援させていただきます。ぜひよろしくお願いします。
――GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社、牛島さま。
牛島直紀氏：この度、Sansan株式会社のContract Oneと当社電子印鑑のGMOサインが連携できることになり、大変うれしく思います。新型コロナウイルス感染予防に端を発したリモートワークが拡大・定着する中、DXの流れはさらに加速しています。この度の連携を機に、Sansan株式会社と協力して、日本社会全体のDX化と業務生産性の向上に向けて尽力してまいります。
電子署名の導入のハードルを下げ、より柔軟な管理を可能に
――ドキュサイン・ジャパン株式会社、立山様。
立山東氏：我々のお客さまの多くは、業務のデジタル化への強力なツールとして、ドキュサインの電子署名をご利用いただいています。しかしながら、紙であったりPDF、あるいは我々の電子署名による契約が混在しているのが現実です。今回のContract Oneサービスとの連携によって、お客さまが柔軟に契約を管理することが可能になりました。
一方で、これまで電子署名の導入に躊躇されていたお客さまも、気軽に電子署名を導入いただけることでしょう。今回のContract Oneとの連携によって、お客さまの契約管理のお悩みを一緒に解決できることを期待しています。
――アドビ株式会社、長岡さま。
長岡昌吾氏：Adobeはこの度のContract OneとAdobe Signの連携を心より歓迎いたします。昨今の新型コロナウイルスの影響で、テレワークとオフィスワークがハイブリット化する中、電子契約サービスの需要は、日々ものすごい勢いで増加しております。
今回のSansan株式会社との連携により、Adobe Signによる電子契約書の情報をContract One上でデータ化し、かつ可視化し、蓄積された契約情報の効率活用が可能となります。今後も一層Sansan株式会社との連携を強化し、企業の契約業務におけるデジタルとトランスフォーメーションを支援してまいりたいと思います。
紙と電子のデータの共存を支えつつ、さらなるDXを推進
――jinjer株式会社、松葉さま。
松葉治朗氏：法改正により、契約業務の電子化が猛スピードで進んでいます。しかし、現場においては電子化の準備が追いつかず、どうしても一部紙管理を強いられてしまうのが実情です。この紙と電子データの共存を支えるシステムは、我々リーガルテックベンダーにとって、急務でもあり使命でもあります。
ジンジャーサインでは契約締結だけでなく、申請から締結済み書類の管理までを一貫して行えますが、Contract Oneとの連携で対応パターンがさらに増え、契約業務の効率化により一層貢献できると考えております。
――株式会社サイトビジット、杉山さま。
杉山一彦氏：株式会社サイトビジットの杉山と申します。コロナがやってきて早2年経過いたしました。ビジネスの世界においては、いろんなことがオンライン化されまして、働く距離・場所を問わずに、いろんなビジネスができるようになったかなと思っております。
その一方で、紙の電子化に関しては、簡単にはパッと進まず、各企業、段階を踏んでというかたちになっているんじゃないかなと思っております。そんな中、Contract Oneというサービスは、そういったニーズに的確に答えていると思っておりますし、最終的な紙の電子化に向けての、かなり大きな一手になるんじゃないかなと思っております。
今後、連携をさせていただくということで、しっかりと一枚岩になり、国のDX化の推進にしっかりと貢献ができるように、私たちもがんばっていきたいなと思っております。
企業のDXを後押しする、名刺、請求書、契約書のデジタル化
寺田親弘氏：コメントをいただいたみなさま、どうもありがとうございました。いかがでしたでしょうか。クラウド名刺管理サービス「Sansan」。クラウド請求書受領サービス「Bill One」。そして本日から本格提供を開始するクラウド契約業務サービス「Contract One」。これらを提供する中で、我々がどんな存在になりたいと思っているのか。
我々は、「ビジネスインフラになる」ということをビジョンとして掲げています。あらためて振り返ると、名刺は人と人、“人流”とも表現できるかなと思います。そして請求書はお金の流れたる“金流”。契約書は商業の流れたる“商流”。
事業を牽引してきたSansanのみならず、アナログをデジタル化し、企業のDXを後押しするBill One、Contract One。こういったサービスがグッと伸びることで、情報が企業にとって一元的に管理され、活用される状況を作っていきたい。そういう状況を作ることができれば、ビジネスインフラとして認識してもらえるんじゃないかなと思っております。
今回のリリースを元に、さらにビジネスインフラになっていくための動きを加速していきたいと考えております。Contract Oneの伸びや当社のさらなるサービス展開にご期待いただければと思います。ご清聴ありがとうございました。
