重要なのは「ボールが他の人に行っている時間」を知ること　仕事の「段取り力」が上がる手順書の書き方

仕事の段取りを組むのが苦手な人のための解決策

中田有香氏（以下、中田）：どうしても仕事の段取りが上手くいかない人がいると思うのですが、そういう人のための仕事術はありますか？

小鳥遊氏（以下、小鳥遊）：自分なりの仕事の段取りを記した「手順書」を作ることです。実は私、発達障害の一種であるADHDという特徴を持っていまして、仕事の段取りが苦手なんです。

前の前の会社で総務をしていたときに、社内のレイアウト変更をしなければならなかったんですが、段取りがすごく重要な作業だったので、そういう作業が得意な先輩社員の方にやり方を教えてもらったのですが、それでも上手く頭の中を整理できませんでした。

それくらい段取りは苦手だったのですが、その原因は、段取りを考えながら実行していこうとしていたからだとあとで分かりました。解決策として、「プログラムを組んでからそれを走らせる」みたいなイメージで、ある程度自分なりの段取りを考えてから実行していくと良いと思います。

あとは、段取りをする際に使う「段取り力」「段取り筋」のようなものがあるような気がしています。私も段取りが苦手だったのですが、何回も手順を書き出しているうちに段々慣れていきました。ハードルを下げて自分なりの手順でいいので、繰り返していくことが大切だと思います。

中田：なるほど。受講生の方から「マルチタスクが苦手なので興味深いです」とコメントをいただいております。周りからはマルチタスクに見えますが、自分なりの段取りで進めているということですね。

質問もいただいています。「手順を書き出すときの良い方法はありますか？」とのことです。

F太氏（以下、F太）：実はこの本の中で一番言いたいことは「手順書を書こう」ということなんです。なので、第一章には「手順書の書き方」を教科書レベルで書かせていただいています。

今からやろうとする仕事を書こうとすると、すごくイメージがしづらいんですよね。なので、動きながら今自分がやっている仕事をメモするんです。そうしていくことによって、仕事が終わるころには勝手に手順書ができあがっているんです。

中田：自分が仕事をしながらメモしていく……確かにそうするとできあがりますね。

F太：そうなんです。自分が今からやろうとしていることを想像するのはなかなか難しいのですが、動きながらメモすると何が必要かわかりやすいので、最初はそのようにして作成すると良いと思います。

手順書内に「他者への依頼」も含めると、段取り力が上がる

中田：どれくらい細かくメモすればいいでしょうか？

F太：最初はできるだけ細かく書いた方がいいですね。一番やりやすいのは、朝起きて出かけるまでのプロセスだと思います。仕事だとやりにくいですが、そこから始めてみるといいかもしれません。

あとは退勤する前の手順表です。「帰ろう」と思った瞬間から退勤するまでの手順書を作ってみるといいと思いますね。定時に上がろうと思ったら、意外と30分くらい前から意識して動かないと帰れないですよね。

中田：確かに５分前に帰る準備を初めても、意外と30分くらい経っていることが多いです。

F太：そうですよね。あとは上司に1時間くらい前から帰る雰囲気を出しておかないといけないなとか（笑）。そういう風に手順書を作ってみると、周りのこともわかってきますね。

そういう風に手順書を作っていると、こういう作業をあらかじめやっておいた方がいいなとか、手順を変えたほうがいいなとか、毎日気づく部分があるので、少しずつブラッシュアップしていくうちにおもしろいと感じるようになると思います。

中田：可視化することで、無駄を省いたり効率化を図ったりできるということですね。

中田：受講生の方からコメントをいただいております。「私の会社は承認を取らないといけない人や、根回ししないといけない事情が多すぎて、何をするにも高難易度の段取りを踏まないといけないダンジョンです……」とのことです。

自分の行動だけではなく、例えば承認を得ないといけないなど、他人が関わってくることもありますよね。そういう場合はどうしたらいいでしょうか？

小鳥遊：そういうのも全部手順書に書き出しています。

中田：他の人に聞くのも含めて手順書に書いているということですか？

小鳥遊：そうですね。もしかしたら自分がやることだけを書き出すレシピのようなイメージをお持ちの方もいるかもしれませんが、私は逆に「多くの人を巻き込むようなかたち」で手順書を書くのが「段取り力」を鍛えることにつながるのではないかと思っています。

例えば「○○さんに承認のお願いのメールを送る」「そのメールが返ってくる」という仕事のボールの行き来もすべて手順書に落とし込んでいきます。誰かにお願いするということは、一旦ボールが自分の手から離れるわけです。ボールを自分が持っていない間はその仕事に関しては何もしなくていいわけで、承認を得られてボールが返ってきたら自分の出番ということですよね。

「他者がボールを持つ時間」が分かれば、余計な不安が消える

小鳥遊：そういう他人へのお願いも含めて手順書を書いていくことで、仕事の流れがわかりやすくなりますし、「ずっと自分がこの仕事をしていなければいけない！」というプレッシャーから解放されると思います。

他人を巻き込むことで、気持ちが少し緩やかになると思うんです。なので「承認を取らなきゃいけない」というのは、私は気持ちを少し楽にできるチャンスだと思いますね。他の人にボールが行っている時間は他の仕事もできますので、この「ダンジョン」というのは私にとってはやりやすい、ありがたいなと思ってしまいますね。

中田：一回お願いしてボールが自分の手元から離れたら、その間はその仕事について考えなくていいわけですからね。今はどういう状況かが自分の中で整理されていないと、確かに「許可取りに行くの面倒だな」と思いそうですね。でも手順書を書いて自分の仕事の状況を把握していれば、「その間に他の仕事をやろう」と思える、そう考えると気が楽になりますよね。

小鳥遊：はい、お互い楽になると思います。例えば自分の仕事が100個あるとします。自分だけでやろうと思うと100個分自分で背負わなくてはいけない感じがしますが、それが全部誰かのボールになっていたら0個なんです。

中田：一回手放すわけですからね。

小鳥遊：はい、そういう風に考えて、積極的に周りに相談をしていくと身軽になるので、すごくチャンスだと思います。

F太：確かに他人が関わってくると「手順書を作るのが難しくなりそう」と思うのですが、本の中でそれについても細かく紹介していて「手順書を作る」というステップの中に「誰がやるべきなのかを明確にする」というプロセスがあります。難しそうだと思っている方ほど、小鳥遊さんがおっしゃっていたように「自分のボールがどのタイミングで誰に行くのか」を手順書の中に書いてみて欲しいなと思います。

僕自身もそうですが、締め切りを守ったり把握したりするのが苦手だという相談をよく受けます。それも、「その仕事に誰が関わってくるのか」を手順書を書く中でイメージできると、「結局締め切りって関わってくる人によって決まる」ということがわかってきます。

例えば、上司に承認を得なきゃいけない時に上司のスケジュールを確認すると、実は明日から長い出張に行くということがわかったとします。そうすると「この仕事の締め切りは今日だ」と、そのタイミングでわかりますよね。そういう人間関係も織り込んだ手順書の作り方をこの本で紹介しています。

中田：手順書を作っていると、仕事をお願いした人がどれくらいかかるかをあらかじめ計算できて、こちらもスムーズに仕事ができますね。

仕事とは「依頼」である

中田：受講生からの質問をご紹介します。「先生、ボールを渡したことをはっきり伝えずにあやふやにしてしまうと、結局だれもやっていなかったということになるかと思います。ボールを渡すときの注意点を教えてください。」とのことです。

小鳥遊：そうですね、仕事って全部「依頼」だと思っています。なので、期限などの依頼内容を明確にすることが重要だと思います。

ボールがあやふやになってしまうのは、結局期限が明確でないからだと思います。相手のせいではなくて、自分にも改善点があると思います。その依頼内容を明確に伝えるには、その仕事の流れを自分がある程度把握していないとできないですよね。相手は何をするべきなのかを考えた上で「こうしてください」とお願いする。このように自分の方から相手に分かりやすいように伝えることが大切だと思います。

中田：確かにそこまでしてもらえると、わかりやすくてボールがあやふやにならなそうですね。「これお願いします」とだけ言われても、何のための仕事なのかよく理解できなくて後回しにしてしまうということですね。

小鳥遊：そうですね。よくあるのは、メールの宛先が「各位」になっていると、だいたいみんな近寄らないという状況です（笑）

中田：「誰かがやっているかな」と思いますよね。

小鳥遊：そうなんです。あとは会議が終わる直前に、会議のまとめをすることが必要不可欠だと思います。「じゃあ次回までにこういうことをします、これは○○さんやってください、これは私がやります」というふうにまとめないと、せっかく開いた会議の内容がわからなくなってしまうんです。

そうすると「前回の会議を把握するための会議」みたいなものを開かなくてはいけなくなってしまい、ものすごく時間と手間がかかってしまいます。なので会議終了直前には、「誰が何をいつまでにする」というのを明確にすることが重要です。

中田：確かに会議の場で「誰が何をする」と決めてしまうという点において大事かもしれませんね。わりとなあなあにしてしまうことが多いですよね。

F太：僕自身も仕事があやふやになってしまうことが多かったので、小鳥遊さんとお話しして僕も手順書を作るようにしたんです。そこで思ったのですが、手順書を作ってその通りに仕事を進めようとすると、「今自分からこのボールが離れた」とか「この仕事のボールは今誰が持っているか」とか勝手に気になってくるんです。

あやふやになっているのが気になって仕方なくて、段取りをする上で大切な感覚が磨かれていくような感じがしました。なので、手順書を書くとこういう事故が減っていくのではないかなと思いますね。

仕事の効率化と不安の削減を実現する手順書

中田：確かに仕事の状況がわかってくると、あやふやな仕事は「これ誰がやるんだろう」と気になりますよね。

F太：そうなんです。自分が管理できていれば、宙ぶらりんになっている仕事があっても、少なくとも「自分ではない」ということがわかるので、そういう自信もついてくるなと思いました。

中田：受講生からの質問をご紹介します。「自分の許容力以上にボールが飛んできます。暴投されたり。どうやって受けたらいいのかな。」とのことです。

小鳥遊：なるほど。暴投に関しては「無視する」ことですね。

中田：無視するとはどういうことでしょうか？

小鳥遊：申し訳ないのですが、この手順書ではどうしようもないんです。手順書というのは自分がどれくらい仕事を抱えていて、自分は今どういう状況なのかを把握するものなんです。勝手に仕事をなくしていくような、そういった機能はないんですね。でも、どれくらいが許容以上なのかは可視化してくれます。

中田：なるほど。この仕事にこれくらい時間がかかるとわかるから、自分のキャパシティーがわかるということですね。

小鳥遊：「この仕事は許容以上です」と上司に相談しても「どれくらい？」と聞かれることが多いと思うんです。そのときに手順書を見せれば「これくらい大変なんです」と言えますよね。そうするとマネジメントをしっかりしている上司であれば、納得してもらえるわけです。

あとは少なくとも自分は「これくらいの仕事を抱えているんだ」と認識できるので、それだけで「たくさん仕事があって、よくわからない」という不安には陥りません。「こんなに抱えているから難しいんだ」と言える自信も出てきます。

中田：そうすると断りやすいですよね。

小鳥遊：そうです。あとは「それをすると、これができなくなるのですがよろしいですか？」みたいな言い方はできるかなと思います。

中田：なるほど、確かにそうですね。自分の仕事について手順書を作ると効率的になって不安が減りますね。先生方、本日はありがとうございました！

また、今回の授業でご紹介した本はこちらです。内容が気になった方は、こちらもぜひチェックしてみてください！