“経理あるある”の悩みは「引継ぎ・コスト削減・テレワーク対応」　コンサルタントが教える、業務改革の4つの手法

管理部門のアウトソーシング＆コンサルティングの老舗企業

津久井基喜氏：みなさん、こんにちは。「テレワークやペーパーレス化を実現するため、経理業務を『変える』4つの手順」についてご説明します。本プレゼンでは、私の自己紹介、当社の会社紹介、本題である「経理業務をどう変えるか」、最後にNOCの経理サービスについてご紹介します。

まず自己紹介ですけれども、私はNOCアウトソーシング＆コンサルティング株式会社 営業推進部 副部長の津久井基喜と申します。よろしくお願いします。

1996年にダイヤモンドの商社に入社し、10年間営業を担当しておりました。さらに2006年に広告制作会社で営業兼制作ディレクターを経験。2008年に現在のNOCに入社、BPOプロジェクト管理者を経て、マーケティングの責任者及び営業推進の担当をしております。

続きましてNOCについてですが、人事・総務・経理などの管理部門に対するアウトソーシングをメインに、オーダーメイドでサービスを提供する業務改善支援カンパニーになります。アウトソーシングのみならず業務のコンサルティングや、RPA・AI-OCR・クラウドシステムの導入支援も含めてサービスをご提供しています。

会社概要としましては資本金1億円、売上高107億円、設立30年の老舗になります。取引実績1,000社、従業員も1,500名程度の会社です。

NOCは、人事総務経理を始めとした管理部門全体に対してサービスをご提供しているというところで、BPO業界の中でも非常にユニークな存在です。

総務・経理・人事・IT・営業事務といったサービスから、業務のコンサルティングサービスまでのラインナップを揃えています。

“経理あるある”の3つの課題とテレワークの壁

本題の「経理業務をどう変えるか」について、当社によくある経理業務のご相談として、3つほど事例を挙げております。

まず1つめが「退職者が発生し、その業務を引き継いでほしい」というご相談。「経理部門のコスト削減をしたいんだけれども、どうにかしてほしい」というご相談。さらに、ここ最近コロナの影響で多いのが「テレワークに対応したいんだけれども手伝ってほしい」というご相談です。

ただ、これらを解決していくうえで上で、テレワークの壁があるかと思います。

ここでも3つほど挙げさせていただいているんですけれども、「昔からやっているから」「前任者から引き継いでいるから」といった今までのやり方・習慣のために、なかなか業務を改善できずにテレワークに進めないということですね。

紙の処理というところであれば、社内の申請書が紙だったり、社内のペーパーレス化は推進しているんだけれども、どうしても取引先から紙の書類が届くのでテレワークになかなか進めない。

さらにシステム環境というところであれば、外部から接続できなかったり、データのインポート・エクスポートができないことが、テレワークの壁になっている場合が非常に多いかなと思います。

経理の業務改革に欠かせない「4つのポイント」

こちらに経理業務を変えていく考え方を示しております。全部で4つあるんですけれども、さらに自社で解決するもの、外部で解決をするものに分けています。

まずは自社内で業務の改善をします。その中で、手でやるもの、システムでやるものを整理します。そして、システム化から溢れているもの、どうしても手作業が残るものに関しては、外部の人材（の活用）を考えていきます。

これは業務の改善の中でシステム化できないものを、直接外部の人材でどう活用するかと考えていただいてもいいですし、どうやってアウトソーシングを活用するかと考えていただいてもけっこうかと思います。

それぞれご説明いたします。変えていく方法①が、自社内での業務改善です。まずは現状の把握が非常に重要になります。日次・週次・月次・年次の業務のリストを作っていきます。それに対して処理量や発生のタイミング、どれぐらいの人が携わっているのかを把握します。

さらに使用されている会計のシステムや販売管理のシステム、経費精算のシステム、もしくはエクセルでどういうツールを使っているかを確認していきます。

それぞれ業務名をしっかりとつけていく。リスト化した業務のフロー図を作っていく。流れを作っていくことが重要になります。これをもとにやるべき仕事、やめるべき仕事、業務のタイミング、納期を伸ばせる業務、簡略化できる業務を整理していきます。

どうしても手作業でやらなきゃいけないもの、どうしても紙が残るものを一つひとつ整理して、すべての業務についてシステム化できるものを検討していきます。

システム化を進める際に必要な考え方

変えていく方法②がシステム化です。現状システムの機能の整理も、1つ必要になります。会計や経費精算・販売管理・給与計算等、いろいろな関連するシステムがあると思います。これらの機能の確認、さらに補助ツールと言われるエクセルのツールなどの確認が必要です。

そして、各システムがどういうふうに連携しているかを確認しつつ、例えばAPIで連携するのか、CSVなどのエクスポート・インポートで連携するのかを確認します。

現状使われているシステムが整理できるものであれば、整理していくんですけれども、どうしても入れ替えということも考えていく必要が出てきます。その際にはしっかりと「なぜシステムを入れ替えなければいけないのか」という、目的や課題を考えていく必要があります。

さらにシステムのところで入れ替えていくということであれば、導入費や保守費の予算感もしっかり把握しなければなりません。また、自社にとってクラウド環境がいいのか自社サーバー、オンプレミスがいいのかということも考えておく必要があります。

自分たちの改善が済んでシステム化をしていく中で、手作業がどうしても残ってしまう。システム化によって、新しく発生する業務も出てきますので、これらをしっかり把握した上でシステム化を進めていきます。

外部の人材を活用すべき仕事かどうかの判断基準

ここまでで、どうしても自社の改善で解決できないもの、システム化で解決できないものとして、（変えていく方法③の）外部の力をどうやって借りていくかということになっていきます。

まず外部の人材を活用する際には、（現状社内で）「誰がその処理をしているか」を考えていく必要があります。正社員がやるべき仕事なのか、それとも外部の人材を使っても構わない業務なのか。専任でやっているのか兼任でやっているのか。役職者がやるべき仕事なのか、その他の方がやるべき仕事なのかを整理します。

そこでの考えのポイントとしては、コストやスキルや立場に見合う業務かどうかという判断が必要になってきます。

さらに外部の人材の活用を考える前に、他部署に依頼することはできないかということも考えます。今やっている仕事を営業部門などにパスしちゃう、戻しちゃうこともできますし。

工程の前後の部署に処理方法の依頼をかける、インプット・アウトプットの仕様を依頼するということも、考えていく必要があるのかなと思います。紙でもらっているものを、CSVなどのデータでもらえないかという依頼をかけることでも、効率化はできるかなと。

これらをどうしても解決できない場合は、人材派遣やクラウドワーカーを使うといった、外部の人材の活用が出てくるのかなと思います。

アウトソーシング導入のメリット・デメリット

こうした人材活用が難しい場合の1つのパターンとしては、アウトソーシングという考え方もあります。アウトソーシングを進めていく中では、委託業務の範囲をしっかりと決めていくことと、予算をとっていくこと。開始日、セキュリティ要件をしっかりと整理しておく必要があります。

それらをもってアウトソーサーを選定していくんですけれども、やはり企業規模や事業継続性、料金、サービス提供範囲、評判などをきっちりと理解したうえで選んでいく必要があると思います。

ちなみにアウトソーシングの導入におけるメリット・デメリットがあります。メリットは、採用や労務管理の必要がなくなること、業務の品質が安定すること、自社社員が煩雑な仕事から解放されることなどです。

デメリットは、契約内容以外の業務は依頼できないので、突発的に「これをやってほしい」「あれをやってほしい」ということに関して、アウトソーサーはなかなか対応できないということですね。

さらにセンター化して遠隔で業務を行いますので、どうしても社内でやるよりも処理に時間差が発生してしまう。契約書の内容のとおりに業務をやりますので、（アウトソーサー個人の）判断を伴う業務もなかなかできないことになります。

テレワークもペーパーレス化も本当の目的ではない

最後に、コロナの対応でテレワークやペーパーレス化が喫緊の課題のようになっていますけれども、経理の人たちがもっと自由に仕事をしていくことにおいては、これらは本当の目的ではないのかなと思います。

本来は市場の変化に合わせて業務をどう効率化していって、かつ会社にどう貢献していくかを考えながら、業務の効率化を進めていくことが重要だと思います。

日本の企業の場合、スキルのある社員や応用力のある社員がいらっしゃる。現場任せにしてしまうため、いつの間にか属人化してしまうことがあるんですけれども、やはりこういう考え方から脱却していく必要があります。

今までのやり方を見直していく。システム化することによる業務の標準化、他部署に思い切って依頼するという柔軟性、外部のリソースを活用していくという割り切りも必要ではないかなと思います。

これらによって、経理の方々が煩雑な業務から解放され、本来やるべき仕事に集中できるようになっていく。そういう体制をきっちり整えることによって、経理をもっと自由にしていけるのではないかなと思っております。

納得度・満足度が高いオーダーメイド型のサービス

続きましてNOCの経理サービスのご紹介になります。NOCのサービスは、基本的には当社に業務を切り出していただくかたちになります。

現金（を扱うもの）ですとか、先ほども申し上げましたとおり（個人の）判断を伴うような業務以外に関しては、基本的にお受けできます。

一般的に経理代行と言われているような仕入・売上の仕分け、売掛・買掛の管理、月次・年次の決算のサポート、経費精算処理にプラスして、仕入先から届く請求書の受け取り・開封・そして仕分け、もしくは売上先に対しての請求書の発行までお手伝いをすることが可能です。

これらによって紙を当社に集約いただくことで、お客様はペーパーレス化が進んだり、テレワークの体制を整えられるようになります。

特長について少しご説明しますと、当社ではアウトソーシングサービスとコンサルティングサービスに分けています。アウトソーシングサービスは、他社さんでもあるような経理の代行、記帳代行などに近しい、業務を代わりにお受けするタイプですね。

コンサルティングサービスは、そもそもその業務が正しいのか、標準化されているのか、もっと効率的にできるのではないかというところも含めてのお手伝い、もしくは財務面でのサポートを、代行よりもう少し高度なところでお手伝いすることが可能です。他社にはない業務の範囲の広さと高さが特長になります。

導入までの流れとしては、目的・ゴールの共有、現状の把握、課題の洗い出し・解決案の提示というところで、かなりオーダーメイド型の設計をしていきます。そのため、非常に納得度・満足度の高いアウトソーシングのサービスをご提供するのが当社の特長となります。

最後に、2021年上期に「請求書完全データ化BPO」という、仕入れから売りまでにかかる請求書の業務を丸投げいただけるサービスのご提供を予定しております。

請求書の受け取りや発行の電子取引の支援、その電子化システムの導入支援、電子化システムに乗らないような紙の請求書と受け取りも含めてのデータ化のサポート、その後の仕訳業務のお手伝いということで、経理部門に仕事が残らないように丸投げいただけるサービスを予定しております。ぜひご期待いただければと思います。

以上になります。ご清聴ありがとうございました。