オンラインは付加価値ではなく、あって当たり前に　コロナ禍が顕在化させた自治体IT化の課題

Slackでの情報共有と担当割りの徹底

蒲原大輔氏（以下、蒲原）：次のスライドで、なんでこれだけ成功したプロジェクトが生まれたのかというところを深掘りしていきたいなと思います。実際のプロジェクト体制の部分ですね。どんな感じでやっていたのかを簡単にご紹介いただいてよろしいですか？

中谷優希氏（以下、中谷）：まず私どもでこの事業をやるにあたって、私が窓口となってノベルワークスさんとシステムに関してやりとりをしていたんですけれども、それ以外にも事業をやるにあたっては要綱を作ったり、広報をしなければならなくて、それを私1人でやるには短期間で非常に難しかったんです。

そこで、はっきりと所属の中で担当を分けました。極端に言えば、もうそれ以外はやらないというかたちで分けさせてもらって、私自身は先ほど言ったとおり満村さんとの窓口となって、それを即座にSlackを使ってみんなが最新の情報を共有できるような体制を取っていました。

蒲原：自治体のITのプロジェクトでSlackでやるってかなりめずらしいですよね？

中谷：はい、僕も初めて使いました（笑）。

満村聡氏（以下、満村）：それ「シー！」なところ（笑）。

蒲原：Slackではどんな感じでやりとりをされていたんですか？

満村：友だち感覚でした（笑）。

中谷：友だち感覚と言ったらそれに近いんですけど。さっき言ったみたいに僕はぜんぜんシステムのことをわかっていなかったので、打ち合わせの中で出た言葉でわからない言葉も「これってどういう意味ですか？」とか、「実際うちはこういう要綱を作ろうと思ってるんですけど、どうですか？」って基本的なところから詳細に至るまで、すべてSlackで行いました。メールは使ってないですね。Slackで全部やってましたね。

オンラインコミュニケーションを伝言ゲームにしない

蒲原：そうなんですね。我々もふだんプロジェクトをやっていて、事業者がいて、情シスさんがいて、現場の方がいて、それが伝言ゲームみたいになっていて。肝心の事業者と現場がまったく接点が持てないことがすごく多いんですね。

そうすると言った、言わないであるとか、伝言ゲームの繰り返しでお互い不信感が募っていくところがあるんですけれども。そこをSlackを使うことによってフラットにできたっていう感じですかね。

中谷：そうですね。

蒲原：このやりとりは、満村さん的にはどうでしたか？

満村：やっぱりSlackというチャットでの即時性というところが、今回一番のポイントだったなと思うんですけど。中谷さんご自身もSlackを常に見ていただいていて、お互いが外に出ている状態でもSlackを通じてその時点での課題を即時共有できるのがポイントで。私はその時、だいたいリゲイン飲んで働いていたんですけど。

中谷：ここで出てくるんですね（笑）。

満村：だいたい2時くらいに、これはちょっと急いだほうがいいっていう時でも連絡すると中谷さんも「たまたま起きました」って言って、心遣いをいただいて返信をくれると。ちょっとこれ、ブラックなのであんまり言わないほうがいいですね（笑）。

蒲原：そうですね。舞台裏が見えましたね（笑）。

満村：期間も期間だったので、最初の要求をまとめるっていうところは正直かなりパワーを使いました。

官民互いの強みを出し合える環境が成功の要因

蒲原：ちなみにそのやりとりというのはどういう感じなんですか？　中谷さんが指示を出すような感じなのか、それとも「どうしたらいいですか？」って聞く感じなのか。

中谷：指示はまったく出してないというか、そういう関係性でもなかったので（笑）。市としてのゴールとか目的というところをはっきりさせたうえで、「こういうことをやりたいんですけど、何かありますか？」というような投げ方で。

「こうしてください」というような感じではなくて、「どうやっていったらいいですか？」というような、提案してほしいし、そこで協議しながら進めていたので、指示はしていないつもりなんですけど。

満村：あ、もうまったくなかったです。

蒲原：そうなんですね。

満村：餅は餅屋さんじゃないですけど、私たちは行政の在り方とか、業務の流れとかまったくわからないので、そこは素人なので教えてくださいって言ってました。逆に中谷さんはシステムがわからないので、そこは教えてくださいって来てくれたので。

双方が「こうしたらどうですか？」「こうしたらいけますかね？」という話を決めつけずにできたので、スムーズな流れを作れたかなと思います。

蒲原：一緒に作り上げた感じだったんですかね？

満村：そうですね。

蒲原：なるほど。けっこうよくあるのが、自治体側が仕様書を作って、そこにすごく細かい機能要件レベルまで落とし込んだものを作って公示して、「あとはこれでお願いしますよ」っていうふうに丸投げするケースが多いんですが、けっこうそれって失敗するケースが多いと思っているんですね。

今おっしゃったように餅は餅屋というか、お互いの強みを出し合うというようなことが成功の要因というところですかね。

中谷：そうですね。

蒲原：ありがとうございます。ちなみにお2人にお伺いしたいんですけれども、おそらく今聞いていただいている方々はこういう関係性で事業者の方と一緒に仕事をしたいと思っているんじゃないかと。どうすればこういう関係性が作れると思いますか？

中谷：行政側も行政のルールがあって、それに則ってやらないといけないというところはあります。今回コロナということもあって特別なのかもしれないですけど、ただ言えるのはそこに縛られずに常日頃からコミュニケーションを取って進められたところが大きいです。

けっこう満村さんは行政側に立ってくれてまして、設計している段階でも「このルールを守れない人には支給しなくていいんじゃないの？」って言うくらい……

蒲原：言って大丈夫ですか（笑）。

満村：シー！

中谷：それぐらい行政側の立場にも立っていろいろ考えてくれるというところもありますし、それと今スライドにも出していただいている八尾市の中にある中小企業さんのコンソーシアム、みせるばやおというのがあって。

そこで常日頃顔をあわせているという関係が前々からあって、そこでコミュニケーションを取っている中で、おそらく市のスタンスとか市の考え方を理解してくれたうえで今回一緒にやっていただけました。そういうところが成功した要因なのかなというところはあります。

クラウドを使うことの意義を共有できるか

蒲原：満村さんから見るとこのプロジェクトが成功した要因ってどういうところにあると思いますか？

満村：繰り返しになってしまうんですけど、やっぱりお互いが信頼し合ってプロジェクトを進めるというところなのかなと思っていて。さっき餅は餅屋っていう言葉を出したんですけど、ここに関しては満村さんに任せて考えてもらったほうがいいみたいに投げていただけた。

それに対して私たちは知ってる限りの知識を使って「こういうふうにしたらもっとこうできますけど、こうしてみましょうか？」とか、いろんな提案をしながら「あ、それいいですね」「あ、これはちょっとダメですね」っていうのを、お互いの領域をしっかり意識しながら、信頼関係でやれたっていうところが一番大きなところです。

まずは相手を信じるというか、そういうところからお互いの強みをしっかり活かして、お互いにいい提案をしあうというところがポイントなのかなと思います。発注者、受注者といった関係ではまったくなかったので。最初から協力してくれる仲間的なスタンスだったのが大きいと思います。

蒲原：まさにチームワークというような感じですね。みせるばやおでの取り組みも非常に背景にはあったというふうに聞いているんですけれども、そこを簡単に触れていただいてもよろしいですか？

満村：弊社は、みせるばやおという八尾市の中小企業さまへの支援施設というのがあるんですけれども、ここでクラウドの勉強会等も実はしていまして。そこに八尾市の職員の方もけっこう来てくださったんですね。

なので最初からクラウドということに対して、行政の方ながらあまり抵抗がない方が八尾市さんは多い。最初から選択肢の中に、今回は仕様も変わってくるだろうしというところで、いかに早く仕様変更も取り込めてリリースできるかっていうところの選択肢に、最初からクラウドが入っていたというのは大きいと思います。

蒲原：そうですよね。そもそもクラウドを使ってはいけないんじゃないかというふうに思ってらっしゃる方も多いですもんね。ありがとうございます。

このトークテーマを簡単にまとめさせていただくと、成功要因は大きく2つですね。自治体と事業者がチームとして動けた。これ、文字にするとすごく当たり前な感じがするんですけれども、元自治体職員としては事業者さんとの向き合い方って学ぶことがないんですよね。あくまでも身近な先輩の立ち振る舞いを見て同じように振る舞っちゃう傾向があるので、ここはすごく重要だなと思っています。

2点目が、先ほど満村さんのお話にあったように、そもそも職員がクラウドというものに関する理解があったというところも大きかったのかなと思います。

「行かなくていい市役所」をどうやってつくるか

蒲原：では次のテーマですね。テーマの2つ目として、八尾市がこれから目指すデジタルシフトについて少し未来の話ができればなと思います。

こんな感じでお伺いしていきたいんですけれども、まず中谷さん、これから八尾市が目指すデジタルシフトの方向性っていうのはどんな感じでしょうか？

中谷：まず市役所というのは、たぶんどなたも行きたくて行くっていうことはないと思うんです。しょうがなく行ったりというところがあると思います。それで言うと、来てもらうというよりは、オンラインであるなりなんなりを使って、行かなくていい市役所を作っていく必要があるのかなと考えています。

ただ、行かなくていいだけにするのではなくて、来ることもできるというオンラインである利便性と、来庁するところの安心感という、この2つをセットにすることが重要です。今後の自治体のいろんな申請であったりとか取り組みというのは、その方向で考えていかないといけないんじゃないかなとは考えています。

蒲原：ありがとうございます。満村さんはこのあたりいかがですか？

満村：八尾市と今回のオンライン申請等に携わらせていただいて、行政という昔からある仕組み自体も今後いろいろ変わっていかなければいけないという中で、本当に八尾市さんっていろいろな取り組みをされていて。

実は今も市で受ける業務の中で一番多いのが電話の対応というお話があります。そういった電話の対応も、電話を一次受けする音声botサービスにチャレンジするとか、そういった取り組みも今いろいろ計画していただいています。

今後行政も、昔からこうだからこうやるではなくて、さまざまな方向性を考えながら、みなさんがより利便性の高いサービスを享受できるような取り組みをしていただく必要が出てくるのかなと思っています。

蒲原：まさに今中谷さんからお話があったように、市民の方の選択肢を増やしつつ、満村さんがおっしゃるようにバックエンドというか職員の方々の効率性も上げると、そこでまた時間が生まれてさらに市民サービスも良くなる。そんなサイクルが生まれるとベストですね。ありがとうございます。

kintoneを使った外部からの照会業務

蒲原：そんな中でkintoneはデジタルシフトに関してどう活用できそうでしょうか？

中谷：市役所自体もこのご時世、リモートワークという話も出てくる中、扱っている情報の加減で外部から基幹システムにアクセスできないというところがあります。

こんな状況の中、どうにかリモートワークができないかを考え、まず手始めとして、役所独特の業務で、庁内の照会というのがありまして、いろんな課から「こういう計画作ったんだけど、ご意見ください」みたいなやつが来るんですけど。この照会業務を外部からできるようにできないかというところで、今回八尾市でもお試しというところではあるんですけれども、kintoneを使った照会業務の対応というのを今試験的にやっているというところですね。

蒲原：こちらの照会アプリ、動画をいただいているんですけれども。ちょっと簡単にどういうイメージかをご紹介していただいてもいいですか？

中谷：そうですね。まず最初に照会の内容というところで、どういった依頼内容かが記載されており、次に回答すべき人の名前と回答方法が記載されています。本文のところには「こういう照会業務なのでいついつまでに回答してくださいね」と書かれており、回答書類の添付もあります。この回答書類を作成して、レコードのところに添付して、回答が終わると自分のステータスを回答済みに変えるというようなアプリの使い方をしておりますね。

蒲原：いいですね。このあたりはエクセルで回答フォーマットを作って、メールに添付してめっちゃ送りまくるのをよくやってますもんね。これはリモートからでも職員さんはアクセスできるということなんですね。

中谷：そうですね。

蒲原：まさにテレワークにもつながるということですね。ありがとうございます。

IT専門人材の登用が急務

蒲原：どんどん時間が押し迫っているんですけれども。このトークテーマ、最後の質問になります。

デジタル化を進めていくうえでのアナログな部分ですね。組織だったり風土っていうものもすごく大事だと思っているんですが、中谷さんから見てここを変えていくためのポイントってなにかありますか？

中谷：役所にも情報システムの部門はあるんですけれども、そこもいろんな情報が集まってくる中、DXであったりとかオンラインの全庁的な対応はなかなか難しいのかなという部分があります。そこに対して今後可能かどうかは別として、IT人材を積極的に登用することによって庁内のDXやIT化を推進していき、水平展開でどんどん広げていく必要があるのかなと。

今の情報システムの部門の方々も、かなり勉強されて積極的に取り組まれてはいるんですけど。扱っているシステムがそれぞれの部門でもバラバラで、自治体でもバラバラなので、そこをまとめるには、プロジェクトチームじゃないですけど専門人材を登用することによってスピードを上げていく必要があるのではないかな、と個人的には考えています。

蒲原：そうですよね。いかに民間のノウハウを取り入れるかというところ。民間人材を採用するということもそうですけど、今回のみせるばやおのように場づくりを通じてつながるというのもあるかもしれませんね。

オンラインは付加価値ではなく、あって当たり前の時代に

蒲原：ありがとうございます。本当に時間があっという間なんですが、次が最後の問いかけになります。総括的にはなるんですけれども、自治体、事業者それぞれが明日からできるアクションは何かということで、まず先に中谷さんからお伺いできますか？

中谷：今コロナの影響で、オンラインが付加価値ではなく当たり前の時代になってきたというところもあります。行政としても事業を構築するにあたってオンラインであったりとか、DXの手法を特別なものではなく、当たり前のものとして事業を構築する時です。ITやオンライン、DXの手法を事業構築の際の選択肢として考えていくっていうのが、これからは必要になってくるんじゃないかなと思っています。

蒲原：ありがとうございます。では続いて満村さん、事業者はどう変わるべきでしょうか？

満村：先ほどから中谷さんから都度都度出ているお話でもあるんですけど、行政のサービス自体もいろいろな多様性を持って、いろいろな窓口を持って、どのような方でも使いやすいサービスの窓口を設けていくというところが、DXのポイントだと思うんですけれども。

私たち開発ベンダーも、昔からやっているシステムや技術を、行政だからといって押し付けてしまうというようなところはあってはいけないと思っていて。当然ヘビーなシステムであるべき時もありますし、今回のようにライトなシステムをkintoneでいち早く構築することで、結果的に満足度の高いサービスを提供することもできます。選択肢を設けないといけないと思っているんですね。

私たち開発ベンダー自身が新しい技術を学び続けることで、その選択肢は広がっていくと思います。そこはプロフェッショナルとして常に学び続けて、その学んだ結果をお客さまに還元していくというような取り組みが必要なのかなと思っております。

蒲原：ありがとうございます。どうしても最近のDXの流れって、自治体が変わらなければという文脈が多いんですけれども、我々事業者側も変わっていかねばというところですね。ありがとうございます。